Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

24H järjestämisen haasteet

Kirjoitettu 20.11.15
Esseen kirjoittaja: Henri Tokee
Kirjapisteet: 6
Kirja: Myyntitykki kertoo, Menestyvä johtaminen, elämystuottajan käsikirja
Kirjan kirjoittaja: Olli Harma, Helena Åhman, Sanna Tarssanen
Kategoriat: 1. Oppiminen, 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 4. Johtaminen, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen, 6.1. Asiakkuuden työkalut, 6.2. Myynnin ja markkinointiviestinnän taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Dynaamian järjestämä 24h synnytys on nyt takana päin. Käynnissä oleva syksy on ollut varmasti yksi oman akatemia aikojen työntäyteisempiä ja raskaimpia. Syksyn ja 24h projektin aikana ehti kokea monenlaisia tilanteita ja tunteita laidasta laitaan ja aina kaikki ei sujunut niin ruusuisesti, mutta sekin kuuluu asiaan. Kuitenkin 24h projektin projektipäällikkönä kokemat asiat ja hetket ovat tuoneet ainakin itselleni sellaisia oppeja mitä en olisi ikinä ilman tätä projektia saanut kokea. Tämän muutaman kuukauden aikana tuli mentyä monia kertoja oman mukavuusalueen ulkopuolelle ja tehtyä asioita, jotka ovat vieraita ja epämukavia. Mutta niin kuin aina, vaikeat asiat opettavat kaikkein eniten ja sen huomasi myös tämän syksyn aikana. Kovan rutistuksen jälkeen voi olla ylpeä siitä mitä saimme aikaan ja miten kaikki lopulta meni.

 

 

Monesti opettavaisten projektien aikana päässä liikkuu paljon asioita ja siinä hetkessä ei edes huomaa sitä kaikkea, mitä on matkan varrelta saanut mukaansa. Asioita pitää miettiä ja käydä läpi jolloin alkaa ymmärtää kertynyttä tietopääomaa uusista asioista. Aina kaikkea ei huomaa välttämättä edes sitä läpi käymällä vaan ne opit tulevat esiin tulevaisuuden tilanteissa, jolloin yhtäkkiä tajuaa, että tämähän on sieltä ajoilta peräisin.

 

Nyt kun projekti alkaa olemaan lopuillaan ajattelin käydä läpi mitä kaikkea se piti syksyn aikana sisällään ja mitä kaikkea siitä jäi käteen. Tarkoitus ei ole tehdä selkeää ohjenuoraa kuinka 24h kuuluu järjestää vaan käydä läpi sitä mitä ja miten me sen teimme ja mitä olisi voinut tehdä toisin ja mikä puolestaan onnistui. Tarkoitus on ennen kaikkea tuoda esiin omia ajatuksia ja koppeja, mutta ei se haitaksi ole jos jollekin muulle herää myös ajatuksia joko tulevaisuutta varten tai laittaa miettimään jotain jo tehtyä.

 

Projektin aikana tuli tehtyä asioita monelta eri osa-alueelta ja ajattelin sen takia yhdistää tähän eri aihealueen kirjoja, koska jokaisessa niissä on kuitenkin asioita mitkä linkittyvät omaan tekemiseen syksyn ajalta.

 

Lähtökohdat

Viime keväänä, kun otimme ensimmäisen kerran 24h tapetilla ja lähdimme jakamaan rooleja lupasin ottaa vastuun projektin johdosta. Jaoimme silloin myös myyntiin, tapahtumaan ja käytännön asioihin omat vastaavat, jotka toimivat ns. projektin ydinryhmäläisinä. Loput tiimiläiset jaettiin kyseisiin vastuualueisiin vahvuuksien mukaan. Itse lupasin olla myös jollain tavalla myynnissä koko projektin johtamisen lisäksi. Aluksi tuli ajateltua, että oma työnkuva on pääasiassa johtamista, mutta monien vaiheiden jälkeen kokemusta tuli kyllä niin johtamisesta, myynnistä kuin tapahtuman järjestämisestä eli toisin sanoen elämyksen tuottamisesta.

 

Kävimme myös yhdessä läpi tavoitteet eli tavoitteina oli tehdä yksinkertaisesti ikimuistoinen ja kokonaisuutena hyvin onnistunut tapahtuma, jossa Idealeka saa tehdä synnytykset kolmelle isommalle yritykselle.

 

 

 

JOHTAMINEN

 

Itselle 24h projektin johtaminen oli ensimmäinen johtamishaaste, jossa mukana oli isompi porukka ja jossa tarkoitus oli saada kaikki mukaan tekemiseen. Matkan aikana tuli tehtyä virheitä ja toivottavasti otettua niistä opikseen, mutta mahtui matkan varrelle myös joitakin onnistumisia, jotka lopulta johtivat kokonaisuudessa kelvolliseen suoritukseen.

 

Ennen kun voi johtaa muita pitää tuntea itsensä ja omat vahvuutensa. Akatemian aikana on koko ajan oppinut itsestään enemmän ja enemmän ja tämäkin projekti opetti lisää. Viimeistään nyt on alkanut oppia ja ymmärtämään sitä, että on turha yrittää olla mitään mitä ei oikeasti luontaisesti ole. Tämä ei tarkoita sitä etteikö kannattaisi yrittää kehittää itseään jossain sellaisessa asioissa mitä ei ollenkaan osaa vaan enemmän sitä että osaamisen kanssa pitää olla aito ja rehellinen. Itse olen pohjimmiltani sellainen ihminen, että jos lähden johonkin asiaan mukaan tai otan jossain roolia niin haluan tehdä sen aina mahdollisimman hyvin. Olen myös monille asioille nöyrä ja teen aina sovitut asiat kuntoon. Sen takia itsellä on monesti vaikea ymmärtää ihmisiä, jotka eivät hoida sovittuja asioita ja se näkyy ehkä omassa johtamisessani joskus turhautuneisuutena. Olen alkanut myös koko ajan enemmän ymmärtämään ihmisen erilaisuutta ja ennen kaikkea sen käyttämistä voimavarana. No se siitä itse analyysista, tärkeitä asioita, mutta mennään sitten itse johtamisen kokemuksiin mitä projektin aikana tuli.

 

Kaikki lähti liikkeelle siitä, että jaoin tiimiläiset eri rooleihin heidän osaamisten perusteella. Tein arviot melko paljon oman näkemykseni mukaan, mutta kaikki mukana olleet kyllä allekirjoittivat melko hyvin oman roolinsa. Painotin kuitenkin koko ajan sitä, että luultavasti jokainen tulee toimimaan apuna myös muilla osa-alueille kuten myynnissä. Suurimpia haasteita oli kuitenkin siinä, kuinka saada tekeminen vaaditulle tasolle, koska osasta porukasta oli selvästi aistittavissa, ettei motivaatio 24h:ta kohtaan ollut liian suuri.

 

Itse projektipäällikkönä tein syksylle viikkokohtaisen aikataulutuksen. Ensimmäisten viikkojen aikana oli tarkoitus keskittyä myyntiin ja noin kuukausi ennen tapahtumaa pääpaino siirtyisi kohti tapahtuman käytännön järjestelyitä. Näin jälkeen päin ajateltuna aikataulutuksen olisi pitänyt olla paljon tarkempi ja päivämääriä olisi pitänyt lyödä lukkoon ja kalentereihin, jotta kaikki puheet olisivat menneet koko tiimin osalta käytännön tasolle.

 

Myyntiporukka hajosi melko varhaisessa vaiheessa kiireiden ja selkeän motivaation puutteen vuoksi. Itse täytyy ottaa tästä hieman vastuuta siinä mielessä, että ei tullut käytyä jokaisen kanssa tarpeeksi henkilökohtaisesti läpi heidän aikataulujaan ja sitä kuinka he tulevat tekemään sovittuja asioita. Kaikki lupaili hoitaa oman ruutunsa, mutta monessa kohtaa tekeminen oli näennäistä ja se näkyi myös tuloksissa jotka jäivät alussa olemattomiksi. Siinä vaiheessa, kun näytti, että motivaatio myyntiin ei ollut hirveän korkealla tasolla, luotiin siihen hieman kannustimia. Se joka myy synnytykset saa valinnaisesti joka kylpyläviikonlopun kahdelle tai kahden hengen laskettelupäivän Himokselle. Tarkoituksena oli kannustaa tiimiläisiä myymään motivoituneemmin kun tiesi, että siitä hyötyy itsekin jotain. Palkinnot toimivat joillekin henkilöille, mutta osa ei tuntunut motivoituvan tästäkään. Tässä vaiheessa oli taas tilanne, jossa olisi pitänyt ottaa jokainen henkilökohtaiseen keskusteluun ja käydä läpi syitä miksi toiminta on sellaisella tasolla millä on. Totta kai minulla oli omat aavistukset siitä ja on edelleen miksi jotkut eivät toimineet sovitulla tavalla, mutta ne olisi pitänyt purkaa paljon yksityiskohtaisemmin läpi. Treeneissä kyllä kävimme avoimesti keskusteluja ja siellä tuli sitten lopulta ilmi syitä miksi osallistuminen oli mitä oli. Menestyvä johtaminen kirjassa oli viisi eri syytä sille, miksi ihmiset eivät toimi odotusten mukaisesti.

 

Syyt ovat:

  • Tiedon puute
  • Osaamisen puute
  • Halun puute
  • Tehtävän mahdottomuus
  • Henkilökohtaiset syyt

 

Jälkikäteen mietittynä syyt kyllä löytyvät melkein aina noista viidestä kohdasta. Luulen, että myyntivaiheessa tekemättömyyden syyt linkittyivät pääasiassa osaamisen puutteeseen ja halun puutteeseen. Monessa kohtaa oli aistittavissa selkeää piittaamattomuutta ja sitä, ettei osa porukasta tuntenut minkäänlaista velvollisuuden tunnetta yhteistä tekemistä kohtaan. Siinä vaiheessa, kun hommat eivät mene toivotulla tavalla pitää uskaltaa sanoo asioista suoraan ja rehellisesti. Olen ollut aina ehkä vähän huono sanomaan asiat suoraan varsinkin silloin kun se on vähän negatiivinen asia tai on odotusarvo, että vastapuolelta tulee negatiivinen vastaanotto. Sitäkin tuli kuitenkin opittua kuinka tärkeää asioiden suoraan sanominen on ja kuinka paljon helpompi asioita on sen jälkeen käsitellä kun ollaan kaikille rehellisiä ja sanotaan niin kuin ne on. En ole siinä vieläkään mikään mestari, mutta otin siinä kuitenkin yhden askeleen eteenpäin ja ennen kaikkea nyt ymmärrän sen merkityksen.

 

 

Johtaja on se, jonka tehtävä on huolehtia asioiden etenemisestä ja johtaa ryhmää kohti päämäärää, mutta menestyvä johtaja kirjassa tuotiin kuitenkin hyvin esille tärkeä asia, mitä meiltä puuttui paljon eli mikäli yksilö haluaa nykyään pärjätä työssään pitää itseään pystyä johtamaan mahdollisimman hyvin. Projektin aikana tuli paljon esille sitä, että pestiin käsiä pois koko hommasta eikä haluttu laittaa panoksia yhtään yhteiseen juttuun. Tämä oli itselleni johtajana melko haastava ja uusi asia ja se tuntui aluksi todella vaikealta. Ajattelin aluksi, että jokainen on motivoitunut hoitamaan oman tehtävänsä ilman muuta, mutta asiat eivät menneetkään niin kuin olin ajatellut. Siinä vaiheessa oli pakko alkaa muuttaa suuntaa ja ottaa selkeästi johtajuutta omiin käsiin. Yritin tehdä sen ennen kaikkea esimerkillä johtamalla. Siinä vaiheessa kun tuntui, ettei hommat etene mihinkään otin itse puhelimen käteen ja näytin koko porukalle, että ainakin itse olen valmis laittamaan itseni likoon enkä vain anna muille ohjeita ja seuraa sivusta. Keskityin enemmän siihen ryhmään, joka antoi vähän merkkejä siitä, että he haluaisivat olla kunnolla mukana tekemässä meidän yhteistä projektia. Opin johtamisessa sen, että kannattaa aina keskittyä ennemmin niihin asioihin, jotka vievät projektia eteenpäin kuin niihin, jotka jarruttavat sitä. Moni otti esimerkistä mallia ja laittoi isosti panoksia projektin onnistumisen eteen. Menestyvä johtaminen kirjassa oli seuraava lause jonka allekirjoitan täysin ja jossa onnistuin mielestäni hyvin.

 

”Ei voi johtaa, jos ei kykene johtamaan esimerkin avulla, muuten ei ole mahdollista saada muita mukaan. Kaikki tavat, jotka ovat teennäisiä tai tehtyjä tai maneereita tai vain tiettyä asiaa vasten opeteltuja eivät tule menestymään. Ainoa tapa toimia on olla niin oma itsensä kuin voi olla”

 

 

Niinä päivinä kun teimme yhdessä pyrin muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta olemaan aina ensimmäisenä paikalla ja lähtemään viimeisenä. Näin myös itse tapahtumassa tulin aamulla puoli 8 aikaan ja lähdin seuraavana päivänä 2 aikaan nukkumatta silmäystäkään. Tällä oli tarkoitus viestiä, että en ainakaan käske kenenkään tekemään sellaisia asioita, joihin en myös itse ole valmis.

 

 

Johtamisessa huomasi sen mikä ero on johtaa ihmistä silloin kun häneltä löytyy joku kiinnostus versus se kun asia ei kiinnosta yhtään. Äsken käsitellyssä myynnin johtamisen aikana tuli vastaan paljon haluttomuutta, mutta tapahtuman käytännön vaiheessa johtaminen tuntui paljon helpommalta. Myynnissä joutui koko ajan patistamaan, käskemään ja kyselemään ja potkimaan porukkaa eteenpäin ja silti tuntui ettei hommat etene juuri mihkään. Tapahtuman aikana meininki oli ihan erilainen ja siinä vaiheessa johtamisessakin pitää ottaa erilainen lähestyminen.

 

Tapahtuman äänistä ja valoista oli vastuussa meidän tiimin pojat. Heidän tekemisessään huomasi heti sen, että he tietävät niistä asioista jotain ja osittain nauttivat tekemisestä. Siteeraan jälleen Menestyvä johtaminen kirjan lausetta, koska se kuvaa tätä kyseistä tilannetta niin hyvin. Lause kuuluu; ”Ihmisen tarvitsee työssään tuntea itsensä osaajaksi ei pelkästään seuraajaksi”. Jätkät selkeästi osasivat hommat ja halusivat näyttää osaamisensa myös muille. Siinä tapauksessa parasta johtamista on antaa heidän tehdä oman hommansa ja neuvoa jopa muita. Kaikkein tyhmintä olisi ollut mennä kertomaan heille kuinka asiat tehdään, koska näki selkeästi, että heillä on homma hanskassa. Kysyin vain välillä, että meneehän kaikki hyvin ja kun vastaus oli kyllä näytin peukkua ja annoin jätkien jatkaa hommiaan. Siinä vaiheessa ymmärsi, että johtajan pitää pystyä mukauttamaan omaa rooliansa ja puuttua asioihin vain silloin kun on tarve. Onneksi en ole luonteeltani sellainen, että haluaisin päteä joka asiassa vaan kun homma toimii annan sen mennä itse eteenpäin ollen taustalla ja turvaten selustan. Jätkät hoitivat homman hienosti! Silloin kun löydät oikeat tekijät oikeisiin rooleihin pitää uskaltaa delegoida asioita vaan rohkeasti. Välillä tuntui, että otin itse monissa asioissa paljon roolia enkä jakanut tarpeeksi. Ehkä se johtui osittain siitä, etten luottanut alkuvaiheen jälkeen kaikkiin tarpeeksi ja halusin hoitaa monia asioita itse, että ne varmasti hoituu.

 

Mitä tuli opittua johtamisesta:

 

  • Jokaisen rooli on käytävä tarpeeksi selkeästi läpi
  • Kannattaa keskittyä mieluummin eteenpäin vievään kuin jarruttavaan ryhmään
  • Johtajan oman esimerkin voima on yksi tärkeimmistä asioista
  • Johatajn pitää osata asettua rooliin tarpeen mukaan. Välillä on hyvä olla etulinjassa, mutta homman rullatessa on turha puuttua liikaa asioihin
  • Kun löydät luotettavat kumppanit uskalla delegoida asioita

 

 

 

Myynti

 

Myynti lähti oikeastaan kokonaisuudessaan liikkeelle syksyllä akatemian alkaessa. Myyntitiimiin kuului aluksi minun lisäksi 3 muuta meidän tiimin miestä, joista yksi oli myyntivastaava. Olin yrittänyt jakaa porukan keväällä vahvuuksien mukaan ja kyseiset kaverit oli valittu myyntiryhmään myös sillä perusteilla. Olisi kuitenkin kannattanut selvittää paremmin heidän motivaatiotaan myyntihommaan, sillä melko nopeasti kävi niin, että myyntihenkilöiden aika ja kiinnostus myyntiin oli melko kortilla ja sen takia panostaminen myyntityöhön jäi melko olemattomaksi. Olisi alkuun pitänyt siis selkeästi selvittää paremmin ihmisten motivaation ja ajan riittävyys myyntityöhön. Lopulta myynti alkoi kasautua paljon itseni harteille ja jossain vaiheessa tuntui melko ahdistavalta soitella ainoana henkilönä meidän yhteisen projektin eteen. Onneksi meidän tiimin tytöistä löytyi lopulta todella suuri apu myynnin suhteen.

 

 

Tuotteistaminen

Myynnin tuotteistaminen pohjautui hyvin pitkälti 24h:n vanhoihin materiaaleihin, mitä saimme aikaisempien vuosien järjestäjiltä ja siitä mitä omia kokemuksia meillä oli aikaisempien vuosien tapahtumista. Oli olemassa jo valmiitakin materiaaleja, mutta niitä teimme hyvin pitkälti uudestaan itsellemme sopiviksi. Itse olin vahvasti tekemässä meidän myyntispiikkejä ja sähköpostipohjia, joista jokainen sai sorvata itselleen sopivan. Näin jälkikäteen mietittynä. Itse koen, että tuotteistaminen meni ehkä liiankin helposti juuri sen takia, että oli olemassa paljon vanhoja materiaaleja, jotka tekivät ns. ansan siinä mielessä, että kaikki tuntui olevan valmiina eikä työtä joutunut sen suhteen tekemään itse niin paljon. Jos tuotteistaminen olisi tehty alusta asti itse se olisi ollut omalle porukalle ehkä paljon selkeämpi ja olisi joutunut ottamaan enemmän asioista selvää ja luoda selkeät rajat tuotteelle. Tämä olisi tehnyt tuotteesta enemmän oman tuntuisen ja sitä olisi voinut olla luontaisempi myydä. Tässä tulee esiin monessa kirjassakin oleva fraasi: pitää tuntea täysin oma tuote, jota on myymässä. Siihen olisi voinut panostaa alusta alkaen enemmän. Sitä oppi paljon matkan varrella, mutta tuntui, että alussa se oli monelle hiukan epäselvä.

 

Mikäli itse saisin antaa joitakin vinkkejä tuleville 24h tapahtuman tekijöille, käskisin panostaa perinpohjaiseen tuotteistamiseen. Mitä paremmin ja helpommin tuote on ymmärrettävissä asiakkaalle, sitä helpommin hän sen ostaa. Itselle jäi sellainen kuva, että synnytys, innovointitapahtuma tai mitä nimeä aina käyttikään oli monesti asiakkaalle melko epäselvä ja vaikka olisikin ollut haaste, epäselvyys loi epävarmuuden ja sen takia moni jätti lähtemättä mukaan. Hommaa helpottaisi paljon se, jos esimerkiksi haastattelisi aikaisempien vuosien asiakkaita ja tehtäisiin niistä esimerkiksi selkeitä videoreferenssejä. Näiden kautta synnytyksen hyödyt ja todellinen luonne olisi paljon helpompi tuoda esille. Jälkeenpäin on myös helppo olla viisas, mutta ainakin henkilökohtainen mielipiteeni on se, että 2000 euroa oli liian kova hinta synnytykselle. Tähän tietenkin vaikutti varmasti se, että tuotetta ei aina ymmärretty kaikkine hyötyineen eikä siksi nähty tuon rahan arvoiseksi, mutta hinnan laskeminen 1500 euroon toi kauppoja paljon helpommin.

 

Itse myynti

Kuten aikaisemmin toin esille myynti oli pääasiassa minun ja meidän tiimin tyttöjen harteilla. Itse ajauduin käytännössä myynnissä päävastuulliseksi. Keskityimme myynnissä melko paljon määrään. Loimme listat johon keräsimme mahdollisimman paljon yrityksiä ja kävimme niitä läpi. Kontaktilistaa läpikäydessäni laskin, että yhteensä kontakteja oli yli 300 ja monille tuli useampia yhteydenottoja, joten voi sanoa että suuri määrä tuotti lopulta tulosta. Suurimpia ongelmia myynnissä oli se, ettei osannut tuoda kaikkia synnytyksen tuomia hyötyjä esille lyhyen puhelun aikana. Tästä hyvin kuvaavaa on se, että Beiersdorfin edustaja sanoi 24h tapahtuman aikana, ettei olisi ikinä uskonut tämän synnytyksen ja show:n olevan näin hyvä ja pitkälle viety juttu. Tämä kuvaa melko hyvin sitä, että oli vaikea luoda asiakkaalle realistinen kuva siitä mitä kaikkea hän synnytyksestä saisi. Noin 300 kontaktista saimme lopulta klousattua 4 asiakasta, joista yhden tulemme tekemään itse loppusyksyn aikana.

 

Matkan varrella potentiaalisia mukaan lähtijöitä oli useita. Viimeistään nyt myynnin aikana oppi konkreettisesti sen mitä myyntitykki kirjassakin painotettiin, että myyjän suurin virhe on olettaa asioita. Ei kannata ikinä olettaa yhtään mitään eikä laskea minkään varaan ennen kuin kauppa on lyöty sopimuksella lukkoon. Tuli monia sellaisia tilanteita, jossa kauppa tuntui jo varmalta ja tuli huokaistuakin jo kunnes muutaman päivän päästä yhtäkkiä ääni kellossa olikin muuttunut ja yritys ei ollut halukas lähtemään mukaan. Tämä meni myös välillä toisinpäin, sillä listalta katsottaessa joku yritys näytti siltä, että kannattaako tuonne edes soittaa kun ei toi voi lähteä kuitenkaan mukaan, mutta yhtäkkiä kyseinen yritys olikin erittäin kiinnostunut ja lähellä kauppaa. Jatkossa pitää myyntihommissa muistaa aina, että ei todellakaan kannata olettaa kenestäkään mitään eikä luoda ennakkoluuloja ketään kohtaan.

 

Myynti on monesti sellainen asia, jossa moni menettää helposti uskonsa, kun tuntuu ettei kauppaa meinaa tulla millään. Mekin menimme kyllä pitkään sellaisia aikoja, että kaupat tuntui oikein kiertävän meitä, mutta missään kohtaa ei annettu periksi. Olen ihan älyttömän ylpeä siitä asenteesta, millä meidän myyntiporukka jaksoi painaa eteenpäin, vaikka tuntui, että meinaa loppua usko kesken. Olen aina itse uskonut siihen, että kova työnteko palkitaan lopulta ja sain siitä melko hyvän esimerkin myynnin aikana. Olin painanut vajaan 2 kuukautta myynti menemään ja monta kauppaa oli lähellä kunnes ihan myynnin loppu hetkillä sain viimein klousattua meidän viimeisen toimeksiantajan. Voin kertoa, että oli aika hyvä fiilis! Pitkä myyntiyöprosessi toi käytännönläheisesti esimerkkejä monesta myynnin perus lainalaisuudesta. Yksi niistä oli se kuinka pieneenkin ostosignaaliin täytyy tarttua heti. Ainakin itsellä oli monesti sellaisia tilanteita, joissa asiakas antoi ymmärtää, että voisi olla kiinnostunut lähtemään mukaan, mutta en itse reagoinut siihen tarpeeksi nopeasti ja kaupat menivät sivu suun. Tähän sopii myyntitykki kirjan lause; ”Älä jätä klousaamista seuraavaan kertaa, jos sen voi tehdä nyt”. Olen varma, että tämä lause on tulevaisuudessa alitajunnassa ja pomppaa sieltä esiin pienenkin ostosignaalin kuullessa.

 

Mikä tuli opittua myynnistä:

 

  • Kova työnteko tuottaa aina tulosta
  • Tuotteistaminen täytyy tehdä aina huolella, sillä se on puolet myynnistä
  • Pieneenkin ostosignaaliin pitää tarttua heti
  • Älä ikinä oleta mitään
  • Pyri löytämään asia mihin juuri kyseinen yritys tuotettasi tarvitsee

 

 

 

Tapahtuma

 

Koko syksyn aherruksen kruunannut tapahtuma lähti rakentumaan jo myynnin ohessa pikku hiljaa, mutta kunnolla sitä alettiin työstämään vasta myynnin klousaamisen jälkeen noin 2 viikkoa ennen tapahtumaa. Jo alkusyksystä saimme mielestäni melko helpostikin päätettyä Super Mario teeman, kun Tanja oli sen jostain saanut päähän ja se kuulosti kaikkien mielestä toimivalta. Tapahtumasta meillä oli vastuussa Tapio, joka hoiti mielestäni kohtuullisen hyvin monia käytännön asioita. Alusta asti päämääränä oli tuottaa Idealekalle ja muulle paikalle saapuvalle väelle nimenomaan elämys pelkän normaalin tapahtuman sijasta. Teeman päättämisen jälkeen mietittiin idea idealta millä asioilla saamme tämän teeman ympärille rakennettua sellaisen.

 

Noin viikkoa ennen tapahtumaa lähdimme markkinoimaan ja virittämään ihmisiä meidän 24h tunnelmaan. Saimme luotua lekalaisille odottavan ja jännittävän tunnelman jo ennen itse tapahtumaa kun lähetimme heille Kolin reissulle Super Mariosta tutun mystery boxin, jota he eivät saaneet auki ennen kuin olivat ratkaisseet arvoituksen. Sen suoritettuaan boxista paljastui Super Mario ja näin ollen teema. Koko jutun tarkoituksena oli valmistaa ja hieman aktivoida Idealekaa tulevalle Super Mario elämykselle. Samaa ajettiin takaa yleisölle markkinoidessa. Toteutimme pienen markkinointikampanjan edellisen viikon 24h yhteydessä, kun kävimme jakamassa laminoituja ”sieni kutsuja” akatemialaisten takkien taskuihin. Tämän tarkoitus oli kutsua heitä paikalle ja samalla virittyä hieman tunnelmaan.

 

 

Itse tapahtumassa meidän piti koko tapahtuman aikana ottaa huomioon, että meillä oli käytännössä kolme eri asiakasta läsnä. Idealekalaiset muodostivat yhden, asiakasyritysten edustajat toisen ja yleisö kolmannen. Ideleka oli totta kai keskipisteenä ja heistä oli tehty osa koko showta. Tapahtumapaikkana toimi siis innova 2 keskusaukio. Omasta mielestäni koko tapahtuman ja elämyksen rakennuspalikat koostuivat 4 pääasiasta joita olivat sisustus, lavashow, tehosteet ja ohjelman saumaton eteneminen. Nimenomaan fyysiseen ympäristöön eli sisustukseen piti miettiä ratkaisuita, joilla saataisiin luotua totaalisesti innova 2 keskusaukion arjesta poikkeava fiilis. Mielestäni onnistuimme siinä hyvin. Se vaati paljon työtunteja pahvien ja kankaiden parissa, mutta hyvällä yhteistyöllä se sujui lopulta kohtuu vaivattomasti.

 

Elämystuottajan käsikirjassa sanottiin, että elämyksessä tärkeää on, että se vie pois tutusta ja turvallisesta uuteen ja erilaiseen. Tämä pyrittiin luomaan poikien rakentaman putken avulla. Pojat rakensivat putken jonka läpi käveltyä avautui täysin erilainen maailma verrattuna siihen, mitä putken toisella puolella oli. Siitä sai todella sen fiiliksen, että nyt astui sisään Mario maailmaan. Ainakin yrityksen edustajille, tämä oli melko uusi ja ihmeellinen kokemus, mutta ainakin palautteen perusteella positiivinen sellainen. Yleisölle pääelementtinä oli tarkoituksena olla viihteellinen show ja siinäkin onnistuimme hienosti. Ehkä oppina tai mietteenä voisi tulevaisuudelle olla, että voiko yleisöä osallistuttaa jotenkin paremmin. Toisena päivänä tosin järjestimme bingon, johon yleisö sai osallistua. Jossakin yleisöltä kerätyssä palautteessa saimme huomautusta, että yritysten edustajien puheet olivat liian pitkiä ja yleisö ehti jo melkein tylsistyä, mutta se on mielestäni melko tulkittava asia. Tunnelma koko tapahtuman ajan oli hyvä ja ääni/valomiehille siitä kuuluu iso tunnustus he hoitivat hommansa hienosti ja voi ainakin sanoa, että tällä kertaa äänet ja valot toivat huomattavaa lisäarvoa tapahtumalle.

 

Yleisö ja yritysasiakkaat näkivät pääasiassa vain show osuudet, mutta Idelekahan oli meidän asiakkaamme käytännössä 24 tunnin ajan. Se mikä show:n ulkopuolella oli ennen kaikkea tärkeää oli se, että leka tunsi olonsa koko ajan mahdollisimman vaivattomaksi ja saivat keskittyä koko ajan itse tekemiseen. Me ja pinkut varmistimme kaiken muun.

 

Ehkä isoimpia onnistumisia oli se, että tapahtuma kulki luontevasti eteenpäin koko ajan, eikä mitään isompia mokia sattunut mikä olisi häirinnyt. Kaikki pelasivat hienosti yhteen.

 

Mitä tuli opittua tapahtumasta:

 

  • Pienet asiat ratkaisee, joten kaikki pitää ottaa huomioon ja hoitaa kunnolla
  • Wau elämys irrottaa arjesta ja vie uuteen ja erilaiseen
  • Yhteistyö takaa onnistumisen
  • Pitää aina miettiä, kuinka yleisön voi osallistuttaa mahdollisimman hyvin mukaan

 

 

Kaiken kaikkiaan ainakin itse olen projektin loppu tulemaan tyytyväinen. Siitä jäi paljon asioita käteen, mitä voi käyttää tulevaisuuden haasteissa. Oma tekeminen nousi hyvälle tasolle ja tulevaisuuden tavoite on ehdottomasti pitää se korkealla ja kanavoida se uusiin haasteisiin, jossa pystyisi saavuttamaan myös niissä hyviä tuloksia.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!