Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

5 toimintahäiriötä tiimissä

Kirjoitettu 25.04.18
Esseen kirjoittaja: Samuel Pöyhönen
Kirjapisteet: 2
Kirja: 5 toimintahäiriötä tiimissä
Kirjan kirjoittaja: Patrick Lencioni
Kategoriat: 1. Oppiminen, 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 3. Yrittäjyys, 4. Johtaminen, 8. Henkinen kasvu, 8.3. Havahtuminen - ihmisenä kehittyminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

5 toiminta häiriötä tiimissä

”Ei taloudellinen tilanne. Ei strategia. Eivät tekniset valmiudet. Vaan tiimityö pysyy perimmäisenä kilpailuvalttina – siksi, että se on niin voimallista, ja siksi että se on niin harvinaista. Jos kaikki organisaation ihmiset saisi puhaltamaan yhteen hiileen, olisi mahdollista hallita mitä tahansa alaa millä tahansa markkinoilla mitä tahansa kilpailua vastaan milloin tahansa” tivaa Patrick Lencioni.

Tiimityö 

Huipputiimin luominen todellisuudessa todella yksinkertaista, mutta tuskallisen vaikeaa. Tiimin viilaus on jokapäiväistä työtä, jonka pitää jatkua päivästä toiseen. Ratkaisevaa on pitää prosessi yksinkertaisena. Tiimin onnistuu vain, jos se voittaa perin inhimillisen taipumuksen omaksua käyttäytymistä, joka turmelee tiimejä ja synnyttää niissä toimintahäiriöihin johtavaa politikointia.

Usein tiimit kompastuvat viiteen luonnolliseen sudenkuoppaan, joita kutsutaan tiimin viideksi toimintahäiriöksi.

 

1111

Toimintahäiriöt ovat kytköksissä toisiinsa, aivan kuten talon rakentaminen. Vankan talon rakentaminen alkaa hyvistä pohjatöistä ja perustuksista, voidakseen rakentaa talo kunnolla loppuun. Sama on myös tiimin rakentamisessa, pyramidin pohjalla makaa luottamus, jonka päälle aletaan luomaan päällysosia. Jos annetaan yhdenkin toimintahäiriön rehottaa niin myös tiimityön yksi lenkeistä katkeaa.

Luottamuspula

Ensimmäinen toiminta häiriö on luottamuspula. Tiimin jäsenten täytyy olla haavoittuvaisia toisiansa kohtaan. Haavoittuvuus on sitä, että jokainen tiimiläinen riisuu suojavarustuksensa toistensa edessä ja uskoo siihen, että kenenkään arkoja asioita ei käytetä heitä vastaan. Aluksi on varmasti vaikeaa olla haavoittuvainen, kun vanhan mallin koulutukset ja urakehitys opettavat ihmisiä olemaan kilpailuhenkisiä työpaikoilla ja suojelemaan mainettaan.

Tiimin jäsenet haaskaavat aikaa ja voimia hallitakseen käytöstään ja vuorovaikutustaan ryhmän piirissä. Myös tiimin jäsenet eivät ota riskejä pyytäessään tai tarjotessaan apua. Tästä seuraa, että tiimin innostavuus on yleensä laimeeta, kun epäluottamus jyllää.

Kirjoitan myös muistilistoja jokaisesta toimintahäiriöstä, joihin on helppo palata:

Kun tiimissä ei ole luottamusta, tiimiläiset:

  • Kätkevät heikkoutensa ja virheensä toisiltaan
  • Epäröivät pyytää apua tai antaa rakentavaa palautetta
  • Epäröivät tarjota apua oman vastuualueensa ulkopuolelta
  • Tekevät hätiköityjä johtopäätöksiä toisten aikeista ja taipumuksista yrittämättä ottaa niistä selvää
  • Eivät onnistu tunnistamaan eivätkä hyödyntämään toistensa osaamista ja kokemusta.
  • Kantavat kaunaa
  • Pelkäävät palavereita ja keksivät verukkeita välttääkseen yhdessä oloa.

Kun tiimissä on luottamus, tiimiläiset:

  • Myöntävät heikkouksia ja virheitä
  • Pyytävät apua
  • Eivät pane pahakseen kysymyksiä ja vinkkejä omasta vastuualueestaan
  • Antavat toiselle mahdollisuuden eivätkä tee heti kielteistä johtopäätöstä
  • Ottavat riskejä tarjotessaan palautetta ja apua
  • Arvostavat ja hyödyntävät toistensa osaamista ja kokemusta
  • Kohdistavat aikaa ja voimia tärkeisiin asioihin eivätkä politikointiin
  • Pyytävät ja antavat anteeksi epäröimättä
  • Odottavat innoissaan palavereita ja muita tilaisuuksia työskennellä ryhmänä

Ensimmäisen toimintahäirion poistamiseksi on monia keinoja, kuten henkilöstöharjoitus, tiimin tehokkuus -harjoitus, henkilöprofiilit, kokemukset (yhdessä olo) ja 360:n analyysi. Avaan osaa näistä paremmin myöhemmässä osassa.

 

Konfliktien pelko

Kun olemme saavuttaneet luottamuksen, siirrymme seuraavaan vaiheeseen, nimittäin konfliktien pelko. Luottamus takaa sen, että jokainen voi heittäytyä kiihkeään ja tunnepitoiseen väittelyyn, kuitenkaan heitä rankaisematta, vaikka he sanoisivat jotain sopimatonta.

On tärkeää erottaa hedelmällinen ideologinen konflikti tuhoisasta taistelusta, jossa arvostelu menisi toisen ihon alle. Hedelmällinen konflikti siis tarkoittaa sitä, että tavoitteena on saada aikaan paras mahdollinen ratkaisu erittäin lyhyessä ajassa.

Hedelmällinen konflikti purkaa mieltä painavat asiat ajoissa, jolloin asian selvittelyistä ei tule epäsuoria henkilökohtaisuuksia. Hyvän konfliktin jälkeen tiimiläiset ovat innoissaan jatkamaan seuraavan asian käsittelyä.

Kun tiimi pelkää konflikteja:

  • Palaverit ovat pitkäveteisiä
  • Luodaan ilmapiiri, joka suosii epäsuoraa politikointia ja henkilökohtaisia hyökkäyksiä
  • Sivuutetaan kiistanalaiset aiheet, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä tiimin menestymiselle
  • Ei onnistuta hyödyntämään tiimiläisten kaikkia mielipiteitä ja näkökulmia
  • Haaskataan aikaa ja voimia teeskentelyyn ja persoonien välisten riskien hallintaan

Kun tiimi antautuu konfliktiin:

  • Palaverit ovat vilkkaita ja kiinnostavia
  • Ammennetaan ja hyödynnetään kaikkien tiimiläisten ideoita
  • Ratkaistaan todellisia ongelmia nopeasti
  • Otetaan ratkaisevan tärkeitä aiheita pöydälle, käsittelyyn

Tiimin asioiden penkominen on tarpeen, jos näyttää siltä, ettei ristiriitatilanteita synny. Tiimi voi jopa asettaa tiettyyn palaveriin penkojan, joka ottaa asiat esille hyvässä valossa. Samalla on hyvä muistuttaa, että ristiriitatilanteet ovat välttämättömiä ja niitä ei tarvitse välttää jatkossakaan.

Kun konflikti iskee on joskus hyvä antaa sen mennä omalla painollaan, vaikka se veisi aikaa. Saattaa osapuolille jäädä pieni kitka, jos he eivät saa käydä keskustelua loppuun. Tällöin kaikkien tiimiläisten mielipiteet ja näkökannat on otettu huomioon ja tiimiläiset pystyvät luottavaisin mielin sitoutumaan päätökseen, tietäen, että jokaisen ajatuksia on hyödynnetty.

Sitoutumisen puute

Yksimielisyys: Pyritään yhteisymmärrykseen vaikka täydellinen yksimielisyys olisi mahdotonta. Sitoutuneissa tiimeissä varmistetaan, että jokainen mielipide on kuultu ja otettu huomioon. Tämä tuo halun asettua tukemaan mitä tahansa päätöstä, jonka tiimi on lopulta tehnyt.

Varmuus: ”Jonkinlainen päätös kun ei päätöstä lainkaan” on vanha sotilassanonta, joka pätee vielä tänäkin päivänä.  On parempi tehdä rohkeasti jonkinlainen päätös, kun jäädä jaarittelemaan. Päätöksen suuntaa pystyy yhtä rohkeasti muuttamaan tarpeen tullen. Varmuus näkyy siinä, että pystytkö sitoutumaan tiimin toimintaan ilman täydellistä tietoa?

Jos tiimi ei onnistu sitoutumaan, se:

  • Luo keskuuteensa tulkinnanvaraisuutta suunnasta ja asioiden tärkeydestä
  • Katsoo sivusta, kun hyvät tilaisuudet menevät ohi liiallisen analysoinnin ja tarpeettoman viivyttelyn vuoksi
  • Synnyttää luottamuspulaa ja epäonnistumisenpelkoa
  • Palaa yhä uudelleen keskusteluihin ja päätöksiin
  • Yllyttää tiimiläisiä jälkiviisauteen

Jos tiimi sitoutuu, se:

  • Luo selvän suunnan ja arvojärjestyksen
  • Saa koko tiimin suuntautumaan yhteisten tavoitteiden mukaan
  • Kehittää kyvyn oppia virheistä
  • Hyödyntää mahdollisuuksia ennen kuin kilpailijat ehtivät
  • Siirtyy epäröimättä eteenpäin
  • Muuttaa suuntaa epäröimättä ja vailla syyllisyyttä

Deadlinet eli nämä kuuluisat takarajat ovat hyviä sitoutumisen mittareita. Tässä toimintahäiriössä on olennaista poistaa tulkinnanvaraisuus ja tehdä asiat selkeästi ja yksinkertaisesti. On myös hyvä palaverin lopussa käydä läpi sovitut asiat, jotta tulkinnanvaraisuus minimoituu.

Vastuun väittely

Väistellään kiusallisia tilanteita, jotka voivat romuttaa kallisarvoisen ihmissuhteen. Tämä vain oikeastaan huonontaa ihmissuhteita. Voi olla myös niin, että muut tiimin jäsenet alkavat paheksua toisiaan tekemättömistä töistä tai tiimin laatuvaatimuksien heikkenemisestä. Tärkein tässä onkin vertaispaineen luominen eli esimerkillä johtaminen. Vertaispaine luo motivaation tekemään, jotta ei tuottaisi pettymystä tiimitoverille.

Kun tiimiläiset välttelevät vastuuta, he:

  • Aiheuttavat paheksuntaa tiimin jäsenten välille, koska heillä on erilaiset suoritusvaatimukset
  • Yllyttävät keskinkertaisuuteen
  • Myöhästyvät takarajoista eivätkä selviä hankkeiden ratkaisevista osa-alueista
  • Säilyttävät tiimin vetäjälle kohtuuttoman taakan ainoana kurinalaisuuden valvojana

Kun tiimiläiset pitivät toisiaan tilivelvollisina, he:

  • Varmistavat, että alisuoriutujat kokevat painetta parantaa suoritustaan
  • Tunnistavat mahdolliset ongelmat nopeasti kyseenalaistamalla epäröimättä toistensa lähestymistapoja
  • Synnyttävät keskinäistä kunnioitusta, koska kaikilla tiimiläisillä on yhtä korkeat laatuvaatimukset
  • Säästävät tiimin tolkuttomalta byrokratialta, jota tarvittaisiin suorituksen ohjaamiseen ja korjaaviin toimenpiteisiin.

 

Tulosten huomioitta jättäminen

Jokainen tiimi tai organisaatio määrittelee, mitä sen on tarkoitus saada aikaan tietyn ajanjakson kuluessa. Nämä tavoitteet muodostavat suurimman osan lähiajan kontrolloitavista tuloksista. Vaikka tuloksen tekeminen olisi tavoitteiden perimmäinen linjaus niin päämäärät ja tavoitteet luovat paljon edustavamman linjauksen, jotka yhdessä päätetään. Lopulta nämä tavoitteet tuovat voittoa.

Kaikki tiimit ja järjestöt eivät ole tuloskeskeisiä, hyvä niin. Jossakin tiimeissä tyytyväisyys on jo taattu pelkän tiimin kuulumisen johdosta. Tämä voi johtaa siihen, että tiimi luulee menestyvänsä vain, jos kuuluu johonkin erityiseen organisaatioon.

Tiimin tavoitteet täytyy olla tärkeimpiä kuin yksilön tavoitteet. Yksilöt eivät voi parantaa omia asemiaan tai uranäkymiään tiimin kustannuksella.

Kun tiimi ei ole keskittynyt tuloksiin, se:

  • Junnaa paikallaa/ei pysty kehittymään
  • Harvoin päihittää kilpailijoita
  • Menettää saavutuksiin suuntautuneita työntekijöitä
  • Yllyttää jäseniään keskittymään omaan uraansa ja omiin tavoitteisiinsa
  • Joutuu helposti hakoteille

Kun tiimi on keskittynyt yhteisiin tuloksiin, se:

  • Säilyttää saavutuksiin suuntautuneet työntekijät
  • Minimoi individualistisen käytöksen
  • Iloitsee menestyksestä ja kärsii epäonnistumisesta viisaasti
  • Hyödyntää yksilöitä, jotka asettavat tiimin edun omien tavoitteiden/etujensa puolelle
  • Välttää häiriötekijät

Tuloksiin perustuvalla palkitsemisella pystyy jossain määrin motivoimaan tiimiä eteenpäin. On myös hyvä olla luottamatta täysin siihen, koska taloudellinen motivaatio ei voi olla ainut käytöstä ohjaava tekijä. Palkitsemisen täytyy olla tarkoin harkittua, jotta tiimi saa palkitsemisen hyvin tehdystä työstä eikä hyvästä yrittämisestä. Tämä voi johtaa siihen, että tietyn lopputuloksen saavuttaminen ei ole kovin tärkeää, kun palkitsemisen saa jo hyvästä yrittämisestä.  Johtajan osuus on olla epäitsekäs ja objektiivinen ja varata palkitseminen ja tunnustuksen antaminen niille, jotka oikeasti myötävaikuttavat tiimin tavoitteisiin. Otetaan terve järki käyttöön ja rutkasti kurinalaisuutta ja sinnikkyyttä tiimin tavoitteiden mukaisesti. Sieltä vähitellen se menestymisen valo alkaa pilkottaa.

 

OMA TIIMI

Miten nämä kaikki toimintahäiriöt näkyvät meidän tiimissämme?

Mielenkiintoista on käydä läpi jokainen kohdan pykälä tiimin kesken ja tunnustella, olemmeko päässeet pyramidissä ylöspäin. Viime viikon treeneissä käsittelimme Tiimiakatemian tiimiarviointijärjestelmää, täpitystä. Ajauduimme puhumaan luottamuksen merkityksestä ja konfliktien pelosta. Huomasimme, että olemme kummastakin kohdasta täyttäneet osan vaatimuksista, sen sijaan että olisimme luoneet pyramidin perustan kuntoon.

Huomaan, että tiimissämme jokainen vaikuttaa järkevältä ja hyväntahtoiselta tarkastellessaan heitä yksilöinä. Vaikkei heti päällepäin näy, meidän tiimissäkin on jännitteitä, jotka hiertävät yhteistä innostusta ja tekemisen määrää. Emme ole kumminkaan tuhon toimittuja vaikka keulimme jo rakentamaan seinämiä vaikka perustat ovat vielä huteria. Olennaista on nyt keskeyttää ylöspäin rakentaminen ja varmistaa vankat perustukset(luottamus).

Luottamuksen parantamiseksi löytyy muutamia keinoja. Ensimmäiseksi on henkilöhistoriaharjoitus, jossa tiimiläisiä pyydetään vastaamaan muutamiin peruskysymyksiin. Vuorollaan jokainen tiimiläinen kertoo itsestään. Tämän jälkeen tiimiläiset alkavat tuntea pientä yhtäläisyyden ja kiinnostuksen tunnetta.Itseasiassa meidän tiimi on tehnyt tämän kaltaisen harjoituksen viime syksynä Lego Serious -pajassa, jossa kävimme läpi jokaisen oppimissopimusta(missä olet ollut?).

Tiimin tehokkuus harjoitus on sellainen, jossa jokainen tiimiläinen tunnistaa tärkeimmän panoksen tiimin hyväksi, sekä yhden osa-alueen, jota tämän pitää kohentaa tai josta tämän pitää luopua tiimin edun vuoksi. Jokaisen mielipide huomioidaan. Tämä harjoitus tarvitsee tietysti pientä luottamusta taustalle, jotta se toimisi. Tämän tehokkaan harjoituksen voi tehdä tunnissa. Luottamusta voi myös parantaa perinteisellä yhdessä ololla, kuten vaellukset tai seikkailuradat, kuitenkin niin että, jokaisella tiimiläisellä on jokin rooli.

Uskon, että meillä on vielä paljon tekemistä konfliktien kanssa. Tiimissämme on niitä persoonia, jotka kiusaantuvat kehitettävästä palautteesta ja on myös niitä persoonia, jotka eivät viitsi aloittaa päivää toisen palautteenannolla vaikka se olisikin välttämätöntä tiimin edun nimissä. Itse huomaan kuuluvani jälkimmäiseen ryhmään. Annan mielelläni kehitettävää palautetta, kun siihen on suotuisat olosuhteet. Tarkoitan sitä, että ei ole kiva pilata hyvää tunnelmaa palautteen annolla, varsinkaan kun ei varmasti tiedä miten toinen reagoi. Tähänkin on tulossa muutos; esimerkiksi tiimin treenien jälkeen olisi hyvä käydä läpi mieltä painava asia asianomaisen kanssa. Tällä tavoin saadaan paras mahdollinen kehitys nopeasti, eikä asiat jää vaivaamaan ja hidastamaan tiimin kehitystä.

Samalla tämä nopea palautteenanto estää synnyttämästä pieniä kuppikuntia, jossa pölistään toisen heikosta suorituskyvystä ja laadusta. Meidänkin tiimiin on syntynyt näitä kuppikuntia luonnostaan, koska olemme luottaneet yksilön sanaan, että hommat tulevat tehtyä määräajassa? Treeneissä näiden asioiden läpikäyminen on melkein ehdotonta. Meillä se on kääntynyt niin, että laivamme purskuttaa eteenpäin vaikka ankkurit ovat maassa. Toisin sanoen meillä on treeneihin niin rutkasti läpikäytäviä asioita, että tiimin perusasiat jäävät taka-alalle. Pitäisi olla niin, kun konflikti iskee, siitä jutellaan sulassa sovussa ja ratkaistaan se saman tien. Tämän jälkeen odotetaan innolla jo seuraavaa aihetta, niin ettei pöksyt pysy jalassa.

Sitoutuminen näkyy valitettavasti niin, että treeneissä jokainen nyökyttelee päätä yhteisen päätöksen merkiksi. Mutta loppujen lopuksi osa tiimiläisistä eivät noudata yhteisiä päätöksiä. Olemme paljon keskustelleet paljon takarajojen paukkumisesta, minkä takia ne eivät pidä meidän tiimissämme. Todennäköisesti emme ole löytäneet yhteistä merkitystä tiimin toiminnalle, olemme vielä tiimi vailla päämäärää. Tähän on myös tulossa muutosta mm. Why-testin tekemisellä ja vision kirkastamisella.

Todella tärkeää onkin oman esimerkin näyttäminen jokapäiväisessä toiminnassa niin sanottu vertaispaine. Kun muutkin tekevät haluaa viimeinenkin tehdä. Varsinkin, jos esimerkillä näyttäminen tuo tulosta. Esimerkillä toimiminen on tuotava näkyvästi esille, että näin näitä hommia hoidetaan, ei kuitenkaan liian ylimielisesti.

Palkitseminen

Olen miettinyt paljolti tiimimme palkitsemisjärjestelmää. Itse olen niin vaatimaton, että minulle tavallaan riittää, että kaikilla on hauskaa ja työt tulee tehtyä. Mutta entäs muut? Millä keinolla suunta on etuovelle ja sieltä asiakkaisiin päin? Olisi tavattoman helppoa ottaa vain taloudellinen palkitsemisjärjestelmä käyttöön ja luoda motivoida sitä kautta. Kuinka kauan tälläinen motivaation lähde kestää, kun janotaan vain lisää loppujen lopuksi? Kaksi kuukautta?

Ajatukseni on luoda sellaista palkitsemistapaa, joka ruokkii oman halun motivaatiota ja yhdessä tekemistä. Yritetään luoda tiimin ja yksilön tasolla merkitystä tälle yhdessä ololle. Voi olla myös niin, että jonkinlainen mixi on tarpeen tehdä oman halun ja taloudellisen palkitsemisen kautta.

”Tiimi on yhtä vahva kuin sen heikoin lenkki”

Tosiasia on se, että tiimi on yhtä vahva kuin sen heikoin lenkki. Tämä lause kyllä sisältää monta asiaa ja saattaa olla vaikea sisältää konkreettisesti. Näin se vaan menee. Varsinkin ensimmäisenä vuotena olisi ensiarvoisen tärkeää, ettei heikkoja lenkkejä syntyisi tai ne minimoidaan. Voisimme ottaa treenien aiheeksi tämän aiheen ja keskustella siitä mitä tämä käytännössä tarkoittaa ja mitä kaikkea se pitää sisällään.

On mahtava tunne se, kun pääsee soveltamaan tämän kirjan oppeja tiimin toimintaan. Tämä kirja on kyllä MUST juttu jokaiselle pinkulle. Tämä auttaa. Kuitenkin kiitos, kun luit minun versioni viidestä toiminta häiriöstä.😊

Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!