Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuman luvat sekä budjetointi

Kirjoitettu 09.08.18
Esseen kirjoittaja: Milla Lehtonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Nettiartikkkelit
Kirjan kirjoittaja: Nettiartikkelit
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Ovatko tapahtumasi luvat kunnossa?

 

 

Tapahtumaa järjestäessä sinun tulee olla tietoinen luvista, ilmoituksista sekä muista järjestelyistä, joita tapahtumasi tarvitsee. Tapahtuman luvat ovat kokonaan tapahtuman järjestäjän vastuulla. Lupa-asioissa on tärkeää olla ajoissa liikkeellä, sillä hakemuksen käsittelyyn voi mennä jopa useita kuukausia. Tarvittavat luvat muuttuvat aina tapahtuman koon ja luonteen mukaan. Varsinkin suurten tapahtumien kannattaa toteuttaa alusta asti yhteistyötä viranomaisten kanssa, sillä heiltä saa aina neuvoja liittyen lupa-asioihin.

 

Yleisimmät luvat

 

Ulkotapahtuma vaati aina maankäyttöluvan siltä taholta kenen tilaa tai maa-aluetta ollaan käyttämässä. Kaupunkohtaisesti määräytyvät ne tahot, joilta lupia tulee hakea. Ilmoitus yleisötilaisuudesta on toinen hyvin yleinen lupa, joka tulee hakea oman alueen Poliisi-laitokselta.

 

Tapahtumalta vaaditaan myös turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa sen takia, että tiedetään tapahtuman riskit ja niiltä osataan välttyä, sekä osataan toimia riskitilanteessa. Hyvä muistisääntö on, että yli 200 ihmisen tapahtumasta tulee tehdä myös pelastussuunnitelma. Kun tapahtuman ihmismäärä alkaa nousta tähän 200 henkilön luokkaan riskien määrä lisääntyy huomattavasti ja varmasti tapahtumanjärjestäjänä haluat, että asiakas tuntee olonsa turvalliseksi koko tapahtuman ajan.

 

Muut luvat ovat hyvin riippuvaisia siitä mitä tapahtumasi sisältää, esimerkiksi kaikista poikkeavista järjestelyistä on ilmoitettava vastuussa olevalle viranomaiselle. Sinun tulee tapahtumantuottajana huolehtia esimerkiksi jätteiden kuljetuksesta, sekä meluhaittojen ilmoittamisesta. Lue lisää tapahtuman lupa-asioista Tapahtuman Pelikirjasta.

 

Jotkut kaupungit ovat helpottaneet sekä selkeyttäneet lupien hakemista kokoamalla hakulomakkeita samaan paikkaan. Esimerkiksi Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan, kulttuurin- ja vapaa-ajan toimialan, pelastuslaitoksen sekä Helsingin Sataman luvat voidaan hakea samasta paikasta, osoitteesta asiointi.hel.fi.

 

Muistettavaa

 

Lupa-asiat kannattaa huomioida jo ihan tapahtuman alkuvaiheilla, kun lähdetään laatimaan budjettia. Lupa- ja ilmoitusasioihin kuluu rahaa ja summat voivat olla isoja, esimerkiksi anniskeluluvissa, joiden hinta kohoaa useampaan sataan euroon.

 

Huomio nämä asiat:

 

  1. Tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta
  2. Ole ajoissa liikkeellä
  3. Budjetoi lupahakemukset

Tapahtuman budjetointi

 

Harva tapahtuma toivoo negatiivista lopputulosta taloudellisesti, tai oikeastaan toivooko kukaan. Monesti tapahtumaa edeltänyt työ on ollut kuukausien tai jopa vuosien mittaista ja sen halutaan tuottavan järjestäjälle jonkinlaista voittoa. Tämä tilanne ei kuitenkaan vahingossa muodostu, vaan taloudellista tilannetta on seurattava kokoajan. Jokainen tapahtuma tarvitsee budjetin eli suunnitelman, johon kirjataan tulot ja menot. Budjetin avulla voit seurata taloutta ja tiedät millainen taloudellinen tilanne tapahtumallasi on.

 

Budjetin laatiminen tarvitsee tietoa siitä millaisia menoja, sekä tuloja tapahtumalla on. Tärkeää on luoda kokonaisbujetti ja alkaa pilkkomaan kokonaisuutta pienempiin osiin. Pienempiä kokonaisuuksia on helpompi hahmottaa ja vähemmän asioita jää huomiomatta. Kaikkea ei kuitenkaan voi ennustaa, joten hyvä on budjetoida noin 5% kuluista yllätyskuluihin. Alussa luvut voivat olla hyvinkin pitkälle arvioita, mutta tärkeä on huomioida ja muokata kuluja ajan mittaan. Tärkeää on siis muistaa budjetin joustavuus ja sen muunteleminen läpi valmisteluajan. Varsinkin isoissa tapahtumissa muutokset ovat hyvin yleisiä, sillä yllätyskustannuksia voi tulla yllättävistäkin paikoista.

 

Budjetin laatiminen ei takaa sitä että tapahtuma jää taloudellisesti voitolle, vaan tärkein osa on jatkuva seuranta ja siihen reagointi. Hyvä ja huolellinen budjetointi selkeyttää tapahtuman etenemistä, sillä ymmärrät mitä on vielä tehtävä, esimerkiksi pitääkö lipunmyyntiä buustata uudella kampanjalla. Isoa tuotantoa tehdessä pitää ymmärtää se, että isot ideat vaativat isosti rahaa. Tapahtumaa tehdessä kannattaa muistaa miettiä millaisen taloudellisen riskin on ottamassa ja toimia niin että taloudellinen epävakaus pienenee.

 

Jos tapahtuma alkaa saada osakseen liikaa kuluja ja budjetti alkaa näyttää negatiiviselta on hyvä kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin

 

  1. Karsi kalleimmista, eli mistä voisit säästää?
  2. Kilpailuta kustannukset
  3. Keskity yhteistyökumppanuuksien myyntiin
  4. Huolehtia lipunmyynnin sujuvuudesta – käytä dynaamista hinnoittelua
  5. Panosta vapaaehtoistyövoimaan

 

Lukemani materiaali

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/35251/Leskinen_Satu.pdf?sequence

https://www.myhelsinki.fi/fi/tapahtumajärjestäjän-ohjeet

https://www.laurea.fi/tiedotteet/Documents/58%20Tapahtumajärjestäjän%20opas.pdf

Tapahtumajärjestäjän muistilista

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!