Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

4 ASKELEEN SYSTEEMI PAREMPIIN TULOKSIIN

Kirjoitettu 20.09.19
Esseen kirjoittaja: Sampsa Hakakoski
Kirjapisteet: 3
Kirja: The 4 Disciplines of Execution
Kirjan kirjoittaja: Sean Covey, Jim Huling & Chris McChesney
Kategoriat: 9.04. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Löysin tämän kirjan selaillessani BookBeatin suosituksia minulle. Kiinnostukseni herätti tuo sana ”execution”, koska olen huomannut, että monella (myös itselläni) on ongelmia läpiviennin kanssa. Halusin siis oppia, miten toteuttaa tehdyt suunnitelmat. Itse olen hyvin analyyttinen tyyppi ja vahvuuksiani on suunnitelmien tekeminen, mutta kun pitäisi toteuttaa ne, niin kaikki ei aina mene putkeen.

Lyhyesti sanottuna ”The 4 Disciplines of Execution” ovat 4 tarkkaa sääntöä, joiden avulla voit viedä strategian käytäntöön. Kirja keskittyy erityisesti siihen, miten sytyttää organisaation ihmisten sisäinen motivaatio.

On olemassa 3 syytä, miksi työntekijä ei innostu työstään:

  1. Anonymiteetti: Hän ei koe, että johtajat tietävät tai välittävät, mitä hän tekee
  2. Epäolennaisuus: Hän ei näe tarkoitusta työlleen
  3. Mittaamattomuus: Hän ei näe oman työnsä vaikutusta

 

Discipline of Focus (Keskity vain kaikista tärkeimpään)

Suurenmoiset tulokset ovat mahdollisia vain, jos on täysin tietoinen, mikä on kaikista tärkeintä. Tämä on hyvin hankalaa, koska nämä kaikista tärkeimmät asiat mitä useimmin peittyvät päivittäisen ”pyörremyrskyn” alle. Sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen, päivittäiset palaverit ja kaikki muu liiketoiminnan ylläpitämiseen vaadittavat hommat vievät tietysti aikaa. Ajanhallinta on kumminkin vain asioiden priorisointia, joten tämän vaiheen haaste on priorisoida aikaa kaikista tärkeimmälle tavoitteelle.

Systeemin ensimmäinen osa on määrittää, mikä on äärimmäisen tärkeää nyt. Pitää siis luoda ”WIG” eli ”Wildly Important Goal”. Kirja suosittelee, että teet vain yhden (max. kaksi) WIG:iä, koska silloin tavoitteet pysyvät vielä selkeinä ja voit antaa niille tarvittavan huomion niiden läpiviemiseen. Tämä toimii vähän kuin omat aivosikin. Ihminen pystyy pitämään noin neljää asiaa mielessään samanaikaisesti, mutta silti vain yhtä tehokkaasti (kirjasta ”Your Brain at Work”). Yritä tehdä kahta asiaa samanaikaisesti, niin molempien laatu kärsii.

Tämä meneekin vastoin monen ihmisen (erityisesti kunnianhimoisten ihmisten) ajattelumallia. Tuntuu luonnolliselta, että jos haluaa saada paljon aikaan, niin pitää tehdä enemmän. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Maailmassa on aina enemmän hyviä ideoita, kuin on resursseja niitä toteuttaa – varsinkaan laadukkaasti. WIG onkin sellainen tavoite, joka ei tulisi suoritettua ilman erityistä huomiota, eikä myöskään yrityksen perustoimet vie sitä eteenpäin. WIG kuuluukin juuri siihen toiseen neljännekseen (ei kiireellinen, mutta tärkeä), josta Stephen Covey puhui kirjassaan ”Tie menestykseen” (eng. ”7 Habits of Highly Effective People”).

Näin luot WIG:in organisaatiollesi tai tiimillesi:

  1. Ei enempää kuin yksi tai maksimissaan kaksi WIG:iä per tiimi. Mieluummin vain yksi.
  2. Jos kyseessä on alemman tason tiimi, onko WIG linjassa koko organisaation päätavoitteen/strategian kanssa?
  3. Tavoitteen täytyy olla mitattavissa ja sillä täytyy olla tarkka määräaika (”From X to Y by WHEN?”). Määräaika pitäisi olla ainakin 6 kuukauden päässä, jotta organisaatiossa ehtii syntyä pidempiaikaisia muutoksia sen toimintakulttuurissa.
  4. Tavoitteen täytyy ottaa huomioon sekä työntekijät, että johtajatkin. Kaikkien täytyy olla pelissä mukana.
  5. Tavoitteen täytyy olla haastava, mutta ei mahdoton.

Inspiroiduin itse käyttämään tätä systeemiä myös omassa elämässäni. Kysyin itseltäni kirjan ohjeen mukaan: ”Jos vain yksi osa-alue elämästäni kehittyisi, minkä osa-alue kehittyminen toisi eniten arvoa elämääni?”. Päädyin siihen vastaukseen, että omilla suhteillani on suurin merkitys elämäni laatuun. Tein siis itselleni tavoitteen: ”Tapaan 120 uuttaa kiinnostavaa henkilöä 1.8.2020 mennessä”. Tämä tavoite on mitattavissa ja sillä on tarkka määräaika. Lisäksi se on haastava, mutta ei mielestäni mahdoton.

 

Discipline of Leverage (Toimi ennustavien mittareiden pohjalta)

”Lever has to move alot to move the rock a little.”

Nyt meillä on WIG, hienoa! Tämä ei kumminkaan vielä riitä, koska tavoitteen lisäksi tarvitaan tietysti toimintaa. WIG:in lisäksi meidän pitää luoda vielä tarkempia mittareita, jotka mittaavat itse tekemistä.

Kirja puhui kahdesta erilaisista mittareista, ”Lag”-mittareista ja ”Lead”-mittareista. Kutsutaan näitä, vaikka viivemittareiksi ja ennustaviksi mittareiksi. Viivemittarit tarkoittavat mitattavia tuloksia, jotka tulevat seurauksena jostain viiveellä. Näitä mittareita ovat esimerkiksi liikevaihto ja asiakastyytyväisyys. Viivemittarit kertovat, jos olet saavuttanut tavoitteesi ja myös WIG kuulu viivemittareihin. Viivemittareissa on kumminkin ongelma ja se on tuo viive.  Jos haluat kasvattaa asiakastyytyväisyyttä, niin luonnollisesti sinun täytyy tehdä jotain, jotta se kasvaisi. Monet organisaatiot kumminkin seuraavat pääsääntöisesti vain viivemittareita ja kirjan mukaan se olisi sama, kuin ajaisi autoa katsomalla taustapeiliin.

Viivemittarit ovat kumminkin tärkeitä, mutta niiden lisäksi tarvitaan myös ennustavia mittareita. Kun viivemittarit kertovat tulosten saavuttamisesta, ennustavat mittarit kertovat, jos tulet saavuttamaan tavoitteesi. Ennustavat mittarit mittaavat prosesseja, jotka johtavat viivemittareihin. Jos painon pudotus on viivemittari, niin liikunta ja terveellisesti syöminen ovat ennustavia mittareita. Ennustavat mittarit ovat vipuja, jotka liikuttavat kiveä (viivemittari) toisessa päässä.

Näin luot ennustavat mittarat WIG:lle:

  1. Brainstormaa tiimin kanssa vaihtoehtoja ennustaviksi mittareiksi. Mitä sellaista emme ole jo tehnyt, millä voisi olla suuri vaikutus WIG:iin? Mitä vahvuuksia meillä on? Mitkä heikkoudet voivat estää meitä saavuttamasta WIG:iä?
  2. Mittarin täytyy olla ennustava, vaikutettavissa ja mitattavissa. Mittarin täytyy vaikuttaa suoran WIG:iin, tiimin täytyy kyetä vaikuttamaan siihen välittömästi ja vain mittaamalla saa tietää, toimiiko mittari.
  3. Mittarin täytyy olla jatkuva prosessi eikä vain kerran tehty homma. Ennustavan mittarin käyttö pitäisi johtaa muutokseen tiimin toimintakulttuurissa ja tämä on mahdollista vain jatkuvalla prosessilla.
  4. Tämänkin mittarin täytyy ottaa huomioon sekä työntekijät, että johtajat. Kaikkien täytyy olla pelissä mukana.
  5. Mittarin täytyy alkaa yksinkertaisella verbillä. Tämä pakottaa mittarin mahdollisimman simppeliin muotoon, mikä taas helpottaa ymmärtämistä.
  6. Lisäksi hyvä ennustava mittari ottaa määrän lisäksi huomioon myös laadun. Montako suoritusta ja minkä tasoisia.
  7. Lopuksi täytyy miettiä, onko prosessin mittaaminen kannattavaa. Joissain tilanteissa mittaaminen voi viedä niin paljon resursseja, että mittaamisesta tulee kannattamatonta. Tällaisten asioiden mittaaminen ei tietenkään ole järkevää.

Itselleni loin ennustaviksi mittareiksi omaa WIG:iä varten seuraavat prosessit. Kontaktoin LinkedIn:ssä henkilöitä ja pyydän heitä lounaalle tai kahville. Tässä seuraan kontaktoitujen henkilöiden määrä. Tämä prosessi vaikuttaa suoraan siihen montako henkilöä tapaan, lisäksi prosessi on täysin vaikutusalueellani ja sitä voi mitata. Tämän mittarin lisäksi päätin, että tulevaisuudessa julkaisen jokaisen kirjaesseeni, jonka Tiimiakatemialla teen. Tämän avulla muut voivat löytää minut ja lisäksi tämä pakottaa itseni panostamaan esseisiin enemmän.

 

Discipline of Engagement (Pidä kirjaa tuloksista)

”People play differently when THEY are keeping score.”

Nyt olemme rajanneet keskittymisemme äärimmäisen tärkeään tavoitteeseen ja lisäksi olemme luonut ennustavia mittareita, joita seuraamalla opimme, miten pystymme liikuttamaan WIG:iä tehokkaimmin. Seuraavaksi pitäisi saada kaikki tiimin henkilöt innostumaan prosessista.

Kaikista paras motivaattori on tulokset. Tulokset eivät kumminkaan voi motivoida, jos henkilö ei tiedä jatkuvasti, onko hän voittamassa. Monessa organisaatiossa seurataan tuloksia kuukausittain. Tässäkin ennustavat mittarit yleensä unohtuvat kokonaan, mutta joka tapauksessa, kuukausi on aivan liian pitkä aika palautteen saamiseen. Meidät ihmiset on ohjelmoitu niin, että vastaamme vain lyhyen aikavälin mielihyvään. Sen takia esimerkiksi laihduttaminen on vaikeaa, koska tulokset ovat vasta monen viikon päässä. Meidän aivomme eivät osaa käsitellä tuota kaukana olevaa mahdollistaa mielihyvää, onnistumisen tunnetta. Meidän pitää saada jatkuvasti palautetta siitä, miten olemme suoriutumassa.

Tämän takia meidän pitää luoda tulostaulu tiimille, josta kaikki näkevät, miten he suoriutuvat ja lisäksi kuka on voittamassa. Pelit on äärimmäisen loistava tapa aktivoida ihmisiä, joten tulostaulunkin pitää olla kuin jonkun pelin (esimerkiksi jääkiekon) tulostaulu.

Näin luot oikeanlaisen tulostaulun:

  1. Taulun täytyy olla yksinkertainen. Siitä täytyy nähdä viidessä sekunnissa, mikä on pelin tilanne.
  2. Taulussa täytyy olla sekä WIG, että siihen johtavat ennustavat mittarit.
  3. Taulusta täytyy nähdä, missä tiimi on nyt ja missä sen pitäisi olla.
  4. Taulun täytyisi olla jossain näkyvällä paikalla, mistä tiimin jäsenet näkevät sen jatkuvasti. Parasta olisi se, että tiimin ulkopuolisetkin voisivat nähdä sen, jotta syntyisi kannustava ulkoinen paine.
  5. Anna tiimin itse muokata tulostaulun ulkonäköä. Tämä lisää tiimin sitoutumista taulun seuraamiseen.
  6. Ja kaikista tärkein, päivitä taulun tulokset AINAKIN kerran viikossa, mieluiten päivittäin.

Itselleni en ole luonut mitään visuaalista taulua seinälle, vaan loin Trelloon kortin tavoitteelleni. Kortissa lukee WIG, sekä kuukausittainen tavoite. Lisäksi kirjaan siihen kontaktoitujen henkilöiden määrän. Olen liittänyt kortin puhelimeni alkunäytölle, joten näen tavoitteeni aina kun avaan puhelimeni. Tämän lisäksi olen julkistanut tavoitteeni omalle LinkedIn profiililleni muidenkin nähtäväksi, minkä olen huomannut auttavan tapaamisten saannissa. Ihmiset tuntuvat auttavan mielellään, kun he tietävät, mitä haluat saavuttaa.

 

Discipline of Accountability (Luo vastuullisuuden kulttuuri)

Tähän mennessä olemme rajannut keskittymisen vain tärkeimpään tavoitteeseen, luonut ennustavat mittarit tavoitteen seuraamiselle ja innostavan tulostaulun, jotta kaikki tietävät pelin tilanteen. Meiltä kumminkin vielä puuttuu systeemin viimeinen palan, vastuussa pitäminen. Kolme aikaisempaa askelta ovat olleet toteutuksen valmistelua, mutta tämä viimeinen askel on itse toteutus. Toteuttamiseen tarvitaan kurinalaista ja pitkäjänteistä vastuussa pitämistä.

Tähän ratkaisuna on viikoittaiset WIG tapaamiset. Tapaamisten tarkoituksena on käydä yhdessä läpi saavutetut tulokset, luoda sitoutumiset seuraavalle viikolle, oppia yhdessä epäonnistumista ja tietenkin pitää tiimin jäsenet vastuussa sovituista asioista. Näiden tapaamisten avulla voit rakentaa tiimiisi vastuullisuuden kulttuurin, kunhan vain pidät johdonmukaisesti kiinni niiden toteutumisesta.

Näin pidät WIG tapaamisen:

  1. Tapaaminen pitäisi olla viikoittain aina samaan aikaan, mieluiten myös samassa paikassa.
  2. Tapaamisessa käydään vain WIG:iin liittyviä asioita. Päivittäistä ”pyörremyrskyä” ei saa päästää tähän tapaamiseen. Pidä tapaaminen lyhyenä ja energisenä.
  3. Käy läpi viime viikon sitoutumiset (johtaja aloittaa), tuliko ne suoritettua ja mitä viime viikolla opittiin. Kaikki tiimin jäsenet tulee pitää vastuussa heidän sitoutumistaan, vaikka he eivät pääsisikään tapaamiseen tai heillä olisi hyvä syy sitoutumisten tekemättä jättämiseen.
  4. Käy tulostaulu läpi. Liikkuvatko mittarit ja jos ei, miten ongelma voitaisiin ratkaista.
  5. Valmistele alkava viikko. Jokaisen tiimin jäsenen (johtaja ensimmäisenä) täytyy tehdä itselleen 1-2 viikon aikana suoritettavaa sitoutumista, joiden tulisi vaikuttaa positiivisesti ennustaviin mittareihin. Sitoutumisten tulisi vastata kysymyksiin, mitä, milloin ja mikä on odotettu lopputulos.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!