Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus

Kirjoitettu 26.04.21
Esseen kirjoittaja: Essi ollonqvist
Kirjapisteet: 3
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Eläköön tapahtumat

Minun on pakko todeta, että olemme aika ison projektin äärellä. Olemme monialaisen projektiryhmän kanssa suunnittelemassa ja toteuttamassa tänä keväänä yrittäjyystapahtumaa korkeakouluopiskelijoille.

Tapahtumakonsepti on DreamUp, joka on ollut vuosittainen opiskelijatapahtuma Jyväskylässä. Tänä keväänä se tullaan ensimmäistä kertaa järjestämään virtuaalitapahtumana vallitsevan pandemian takia. Ensimmäinen ajatus virtuaalitapahtuman järjestämisestä verrattuna normaaliin tapahtumaan oli kuoleman tylsä. Miten tapahtumasta saisi edes aikaiseksi tapahtuman, eikä se alkaisi muistuttamaan webinaaria?

Tämä oli projektimme ensimmäinen haaste, mutta myöhemmin tämä haaste osoittautui monella tavalla merkittävimmäksi tekijäksi.

  1. Kunnianhimoiset tavoitteet

 

Vaikka emme pääse näinä aikoina paikan päälle ja voi siten tarjota asiakkaalle ikimuistoista tapahtumakokemusta, virtuaalitapahtuma kuitenkin mahdollistaa yhden, huomattavan seikan. Virtuaalitapahtumaan voi osallistua koko maanlaajuisesti ja siitä lähti idea, että asetimme tämän kevään yhdeksi päätavoitteeksemme kävijämäärän nostattamisen. Koska haluamme tarjota asiakkaalle unohtumattoman tapahtumakokemuksen, päätimme myös uudistaa konseptia yhdistelemällä vanhaa ja uutta.

 

  1. Kilpailueron kirkastaminen muihin tapahtumiin

 

Virtuaalitapahtuma on huomattavasti haastavampi järjestää kuin normaali tapahtuma. Virtuaalitapahtumassa asiakkaan eteen pitää tehdä enemmän töitä asiakkaan hankinnassa tapahtumaan ja asiakkaan pitämisessä alusta loppuun tapahtumassa. Tähän yksi vastauksista on asiakkaan aktiivinen osallistaminen. Olemme tänä keväänä panostaneet runsaaseen workshop-tarjontaan. Haluamme tarjota monipuolisen tapahtumatarjonnan. Tämä erottaa myös meidät kilpailijoistamme.

 

  1. Tiimiytyminen

 

Nämä haasteet ovat koko ajan tuoneet enemmän meitä projektiryhmäläisiä yhteen. Kellään ei ole ollut liiaksi kokemusta virtuaalitapahtuman järjestämisestä, joten ei ole ollut vaihtoehtoja kuin pähkäillä yhdessä tuntikausia. Olemme haasteiden takia ”joutuneet” viettämään enemmän aikaa yhdessä, mikä on tehnyt meistä paremman tiimin. Mielestäni olemme aika vahva tiimi jo nyt. Meidän vahvuutemme on pirun hyvä ryhmähenki, ja olen itse kokenut, että se on suurin syy, miksi jokainen meistä tekee ahkerasti töitä. Jos jotakin projektia pitäisi kutsua innostavaksi projektiksi, se olisi tämä projekti.

 

Teoria tueksi tapahtumaprojektiin

 

Luin Helena Vallon ja Eija Häyrisen Tapahtuma on tilaisuus -kirjan. Se on tyyliltään opasmainen, käytännönläheinen kirja tapahtuman järjestämiseen. Valitsin sen projektin tueksi, etten unohtaisi projektipäällikkönä mitään oleellista. Tapahtumaprojektit ovat projekteista juuri sellaisia, ettei niiden kulkua pysty koskaan täysin ennustamaan. Ne sisältävät paljonkin muuttujia, ja aina jotain jää huomioimatta, jonka takia myöhemmin juostaan ja panikoidaan.

 

Kirjassa kuvataan, että tapahtuman tekeminen on tunnetyötä ja kiinteä osa markkinointityötä. Allekirjoitan tämän lauseen täysin. Koska sain tästä projektista päällikön pestin, olen yrittänyt ottaa aseman haltuun ja toimia juuri sen takia järjellä. Olen yrittänyt toimia juuri päinvastoin, ja siksi tämä lause jäi heittämällä parhaiten mieleen kirjasta. Olen selvä tunneihminen ja koen, että olen vahvistunut tämän projektin ansiosta. Suurin oppi on ollut se, että pystyn paremmin elämään asioiden kanssa, jotka eivät mene niin kuin itse olin ne suunnitellut.

 

Projektipäällikkyys

 

Olen ylpeä itsestäni, että sain projektipäällikön vastuun tässä projektissa. Taakka ja vastuu ovat kuitenkin olleet huomattavasti suurempia, kuin ikinä olisin voinut kuvitella. Huomaan, miten paljon kohdallani tämä projekti lepää. Kirjassakaan ei yhtään vähätellä, kun projektipäällikön roolia kuvataan keskeisimmäksi rooliksi koko tapahtumaprojektissa.

 

Projektipäällikön pitää omata monia kykyjä. Yksi tärkeimmistä kyvyistä on delegointikyky. Siinä minulla on petrattavaa. Haalin helposti itselleni liikaa tekemistä. Kohdallani huono delegointikyky ei johdu luottamuksen puutteesta, vaan koen helpoksi itse hoitaa asioita. Olen monesti ajatellut, että delegoisinko tehtäviä paremmin, jos meillä olisi isompi projektiryhmä. Nyt tuntuu haasteena se, että kaikki projektiryhmäläiset ovat jo ylityöllistettyjä ja kukin joutuu tekemään oman vastuualueen ulkopuolelta tehtäviä. Tavoitteeni projektipäällikkönä on ollut ylläpitää tätä projektia sellaisena, ettei kaikki tee kaikkea. Nyt se on ollut välillä sellaista, koska muuten meiltä loppuisi aika.

 

Tämä juttu on tosiaan ollut minun juttuni. Tämä tuntuu niin omalta. Tämä ensimmäinen kerta tapahtumaprojektissa on ollut melkoista selviytymistä. Kukaan ei tiedä paljoakaan, mitä pitäisi tehdä. Minäkään en yhtä lailla tiennyt, joten paljon on huvennut aikaa asioiden selvittämiseen, mutta sitä enemmän se on antanut! Ei ole ollut aiemmin varmaan tällaista ajanjaksoa elämässäni, että olisin ollut näin monien eri tyyppien kanssa yhteyksissä. Olen saanut rakentaa jotain suurta ja antaa ideoiden lentää. Ja kaikkein tärkeintä on ollut, että olen saanut buustata muiden tekemistä.

 

Yllätyksellisyys

 

Kirjassa esiteltiin kolme kaikkein tärkeintä neuvoa, ja valitsin niistä yhden seuraavaksi agendalistalleni.

 

”Yllätyksellisyys ja pienet asiat rakentavat osaltaan onnistunutta tapahtumaa!”

 

”Hyvin suunnitellussa ja toteutetussa tapahtumassa parasta on yllätyksellisyys, joka on sellaista pientä viitseliäisyyttä ja luovuutta, jota tarvitaan tapahtuman elämyksellisyyden varmistamiseksi. Olennaista on, ettei kerrota osallistujille kaikkia pieniä yksityiskohtia, mutta suuret linjat tietenkin.” Tästä myöhemmin minulle kehittyi idea…

 

Virtuaalitapahtumamme tekninen runko koostuu päälavasta ja sessiohuoneista. Sessiot ovat yhtä kuin workshoppeja. Ajattelimme aluksi, ettei päälavalla tarvitse olla koko ajan ohjattua toimintaa. Projekti kehittyi, ja oivalsimme, että päälava on yksi suurimpia tapahtuman kiinnittäjiä. Sen avulla asiakas saadaan huomattavasti helpommin pidettyä alusta loppuun tapahtumassa. Sinne pitää kehitellä aktiivisen toiminnan lisäksi vähän kevyempää settiä, jotta tapahtumaruudut pysyvät kotikatsomoissa auki, mutta asiakkaalla ei tarvitse olla koko ajan 100% fokus. Setit tulee myös tarkkaan miettiä, etteivät ne aja asiakkaita itsessään pois.

 

Suurin settimme voisi toimia samalla yllätyksenä. Puolen päivän jälkeen jokaisen keskittyminen alkaa enemmän tai vähemmän herpaantumaan, joten tarvitsemme jotain jännittävää. Tämän kaiken tuotoksena syntyi paneelikeskustelu. Paneelikeskustelun voisi mainita markkinoinnissa, mutta sen suurempi tavoite olisi pitää paikan päälle tulleet katsojat kuin houkutella lisää väkeä. Paneelia ei erityisesti markkinoitaisi, vaan se lähinnä mainittaisiin aikatauluissa ja ohjelmassa. Tapahtumapäivänä saisimme pudotella pommeja eli meidän panelistien nimiä, ja tämän ohjelmanumeron ympärille loisimme hyvää hypetystä ja tapahtumafiilistä.

 

Loppusanat

 

Haluan lopettaa tämän esseen kahteen, aivan älyttömän hyvään otteeseen tästä kirjasta.

”Tapahtuman tekijällä pitää olla nöyryyttä, ja hänen pitää ymmärtää tapahtuman syvin tavoite ja olemus sekä olla valmis oppimaan tekemistään virheistä.”

”Suurpiirteisyys kostautuu ennemmin tai myöhemmin, ja siksi kokeneet tapahtumantekijät ovatkin todellisia yksityiskohtien hallinnan mestareita.”

Nämä kaksi kohtaa tiivistävät minun omat tavoitteeni tältä projektilta päällikköhommien lisäksi. Kumpikaan noista ei ole tavoitteena helpoimmasta päästä ja kummankin kanssa on suhteellisen helppo kompuroida. Mutta jos ja kun saavutan nämä tavoitteet tänä keväänä, olen ottanut suuria askeleita eteenpäin.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!