Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

80/20 periaate

Kirjoitettu 29.03.17
Esseen kirjoittaja: Petri Vainio-Pekka
Kirjapisteet: 2
Kirja: The 80/20 principle
Kirjan kirjoittaja: Richard Koch
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Ajattelin lukea tällaisen kirjan, joka koskee ajanhallintaa. Mielestäni oma ajanhallintani on ollut aina aika huonoa. Käytän todella paljon aikaa mahdollisesti vääriin asioihin. Varsinkin tänä keväänä tuntuu, että kaikki aika on kadonnut johonkin. Sitä, että olenko saanut tällä kaikella käyttämälläni ajalla mitään aikaan, on sitten toinen juttu. Usein huomaan esimerkiksi nettisivuja tehdessä, että pattitilanteessa yritän ja yritän, mutta en onnistu. Tällaiseen vierähtää usein pitkäkin tovi ja lopputulos ei muutu mihinkään. Toivottavasti tämän kirjan opit auttavat minua tässä kyseisessä asiassa ja jatkossa toimin entistä tehokkaammin ja paremmin.

 

Suurin osa isoista lopputuloksista syntyy pienellä työllä

 

Monesti lopputulokseen ei tarvita suurta työmäärää. On yleistä, että ihmiset alkavat ylimiettimään ja hieromaan asioita liikaa. Kirjassa kerrottiin hyvin, että on yleistä että projektistasi suurin osa lopputuloksesta on tullut tehtyä pienellä työmäärällä viikkotasolla. Mihin tämä loppuaika siis on hävinnyt? Itsellä ainakin vaikka lopputulos olisi hyvä alan miettimään, että kuinka sen voisi saada vielä paremmaksi. Tämä pitäisi säästää sitten aivan loppuun ja sillälailla, että sinä et ole se kuka tämän arvioi. Huomaan nettisivuja tehdessäni, että olen aivan liian kriittinen itselleni. Jos jokin palikka ei ole juuri siinä, mihin sen olen ajatellut, se ei kelpaa. Näin käytän todella paljon aikaa siihen, että saan palikkaa siirrettyä sen 3 senttiä. Tämä on juuri sitä niin sanottua turhaa aikaa jota käytän. Karkeasti sanottuna 80% tuloksista syntyy 20 % työhön panostetussa ajassa.

 

Mietin vain, että mitähän tapahtuisi, jos saisi vaikka 50 % ajastaan käytettyä tehokkaasti. Tämä oli todella silmiä avaava tilasto. Toki on voinut muuttua ja kaikilla ei näin tietenkään ole. Mutta itse koen, että tämä pitää hyvinkin paikkaansa minun kohdalla.

 

80/20 teoria toimii monessa eri tilanteessa. Esimerkiksi monessa yrityksessä 20 % tuotteista tuottaa 80 % liikevaihdosta. Tämän huomaa jo ihan niinkin pienessä yrityksessä, kuin Bisnerassa. Meillä selkeästi tuottavimmat tuotteet/ projektit viime vuonna olivat Kivisalmen Kievari ja EkoTeko pop-up. Nämä toivat meille oikeastaan juuri 80 % liikevaihdostamme, piirun verran alle. Tämä oli todella mielenkiintoinen fakta, joka pisti minut miettimään. Kuinka monessa yrityksessä on liikaa tuotteita ja kuinka niitä sitten karsia. Tämän takia olisi mielestäni todella tärkeää meilläkin oikeasti katsoa kuinka paljon mikäkin projekti oikeasti on tuottanut. Tähän täytyy laskea myös työtunnit, jotka ovat tämän tuloksen tuoneet. Se, että kievari tuotti hyvin, mutta kyllä se myös vei aikaa. Olisi kuitenkin ehkä parempi miettiä, että käytämmekö aikaa oikeiden asioiden parissa vai voisimmeko hyödyntää toimivia projekteja enemmän ja laajentaa näitä?

 

Keski-Suomen Oma Kodissa meillä on päätuotteena selkeästi välitys. Mutta meille tulee paljon tuloa myös kaupanvahvistuksista ja arvioista. Nämä ovat summiltaan kuitenkin niin paljon pienempiä, että ihan nämä eivät teorian tasolle yllä. Kirja kuitenkin valotti minulle jo, mitä tuttavani sanoi, että enne yrityksen ostamista, on tärkeää selvittää, mikä osuus liikevaihdosta tulee näistä. Kuinka paljon liikevaihto pienenee käytännössä, kun me alamme Jaken kanssa sitä tekemään. Alussa tämä pyörii kuitenkin todella paljon pelkästään välityksen avulla. Minun täytyy siis selvittää, kuinka paljon välityksen osuus on nykyisestä liikevaihdosta.

 

Periaate ei synny itsestään

 

Tämä periaate ei tule automaattisesti tämän kirjan luettua käytäntöön. Tämän eteen täytyy tehdä töitä, koska ihminen automaattisesti etsii tasapainoa kaikkeen. Se, että käytät 80% ajastasi turhaan on melko hankala ajatella. Ja mietippä työnantajasi näkökulmasta. Eihän kukaan voi tulla sanomaan aamupalaverissa, että ”nyt te kaikki teette pitempään töitä, koska vain 20 % teiltä on hyödyllistä”. Tai voihan toki, mutta tämä ei ole kauhean innostavaa. Kaikkiin tälläisiin periaatteisiin ja teorioihin olen suhtautunut melko varauksella. Mutta tämä on kyllä erittäin hyvä. Jotenkin tämä kolahti ja kovaa.

 

Kirjassa kerrottiin, että on tehty tutkimus englannin kielestä, jonka lopputuloksena selvisi, että vain 700 yleisintä sanaa kattaa 2/3 osaa kokopäivän keskusteluista. Tästä varmaan johtuu sekin, että todella moni puhuja ja esiintyjä toistavat usein samaa sanaa useasti esityksen aikana. Toki ei tämä nyt pelkästään tästä johdu, mutta mielenkiintoinen huomio. Ihminen yrittää kuitenkin päästä mahdollisimman helpolla aina ja tämä on osasyynä tähän, että samoja sanoja käytetään paljon. Suomessa tämä olisi varmasti paljon pienempi, koska yksi sana kattaa niin monta asiaa. Kuten juuri äsken käyttämäni sana ”niin”. Tällä on tuhottoman monta eri merkitystä.

 

Epätasapainon tuoma ahdistus

 

Epätasapaino on myös todella hankala ja epäreilu usealle ihmiselle. Tämä tulee helposti esiin esimerkiksi varallisuudessa ja varsinkin suomessa, jossa sinulla täytyy olla aina paremmin asiat kuin naapurillasi. Se että iltalehti julkaisee joka vuosi eniten tienanneet aiheuttaa aina paljon keskustelua. Tähän kuitenkin täytyy mielestäni aina muistaa se, että mitä nämä ihmiset ovat tehneet rahojensa eteen. Mikään yritys ei ole noussut hetkessä ilman töitä suureksi. Mutta tämä on ihmiselle luonnollista. Tätä asiaa ei varmasti koskaan kukaan pysty muuttamaan.

 

Tämän vuoksi ihmisetkin ovat erikokoisia. Mikään teoria ei kerro sitä, että mistä tämä johtuu. Jokainen on vain erilainen ja tähän ei ole minkäänlaista tasapainoa. Tasapainoa ei mielestäni kannata heti lähteä tavoittelemaan. Itse koen ainakin, että jos pikkuhiljaa saisi työtä tehokkaammaksi sitä paremmin minulla menee myös henkisesti. Tällöin kaikki ahdistuksen kohteeni vähenevät varmasti ja tasapaino alkaa löytyä työn, koulun ja vapaa-ajan välillä. Nyt tämä tasapaino on hieman hukassa ja tunnen välillä olevani aivan loppu päivän päätteeksi.

 

Helpottamaan päivää

 

Tämä kyseinen periaate on tehty helpottamaan sinun työpäivääsi, mutta toimii myös koko päivään. Jos tosiaan ajattelee, että 20 % työstäsi tuottaa niin suuren osuuden tuloksesta. Kuinka paljon se työpäiväsi tuottaisi siis tulosta jos prosentti olisi suurempi. Hyvä esimerkki tästä itselleni on viime tinkaan jättäminen. Projekti joka kestää vaikka kuukauden viimeistellään aina aivan viimetippaan. Juuri tästä syystä tuo prosentti osuus on niin suuri. Kun taas jos projektin tekemisen ja suunnittelun jakaisi koko sille ajalle, joka sinulla on ennen deadlineä niin tuloskin voisi olla parempi. Tällöin myös pystyisit tekemään tehokkaammin ja keskittymään mahdollisesti moneen samaan aikaan. Kun viime tippaan jättäminen aiheuttaa taas sen, että pari viimeistä päivää tehdään 10 tuntia putkeen. Tämän kun jakaisi eripäiville, niin ei tarvitse olla matikkanero, että älyää esimerkiksi viikkokohtaisesti, kuinka pienestä ajasta tässä olisi oikeasti kysymys.

 

Mikä sitten saa ihmiset jättämään usein asiat viimetinkaan. Tämä on varmaan iänikuinen mysteeri. Itse en tähän ole vastausta löytänyt. Mutta suurin epäilyni on se, että itseni johtaminen on vielä niin huonoa, että en vain saa itseäni tekemään pakollisia juttuja, ennen kuin on aivan pakko. Tähän kuitenkin auttaa se, että itse tykkäät siitä mitä teet. Ja tähän tulisikin pyrkiä. Aina kaikki ”pakolliset” tuntuvat vain ahdistaa ja tästä päästäänkin mistä puhuin aikaisemmin eli ylimiettimiseen. Pakon tunne yleensä alkaa ahdistaa ja turhauttaa.

 

Kirjassa neuvotaan, että helppo tapa aloittaa on alkaa tutkia työpäivääsi. Mitä teet ”tehottomalla” ajallasi. Suurin osa löytää itsensä juuri ylimiettimästä tai pohtimassa tekemiään virheitä. Virheet lamauttavat helposti koko aivotoiminnan ja alat miettimään liikoja ja rypemään epäonnistumisessasi. Esimerkiksi, että kirjoitat esseetä, etkä tallenna sitä ja painat ruksia. Moni tietää miltä tämä tuntuu. Aivan hirveältä. Juuri tekemäsi melkein valmis teksti on kadonnut ja joudut aloittamaan alusta. Tämänhän luulisi olevan helppoa, koska juuri kirjoittamasi on tuoreessa muistissa, mutta eipä se ole. Jäät miettimään, että pitipä sitten menna painamaan tuosta. Tämän, kun jättää väliin ja keskittyy vain tekemään tekstiä, huomaa, että lopputulos syntyy paljon nopeammin.

 

Tutkimalla työpäivääsi huomaat omat virheesi, mitkä toistuvat. Nämä poistamalla saat paljon enemmän aikaan työpäivänäsi ja tulet huomaamaan, kuinka paljon näiden pahojen tapojen karsimisesta on hyötyä. Itse ainakin aioin tämän tehdä ja oikeasti pyrkiä eroon huonoista tavoistani, joita varmasti on monia.

 

Tuottavien tuotteiden korostus

 

Vaikka yritykselläsi olisi monia tuotteita kannattaa näiden kohdalla miettiä tämän teorian pohjalta, mitkä oikeasti tuottavat. Näihin kannattaa siis lyödä eniten myös paukkuja. Täytyy olla myös ajan hermoilla sen suhteen, että kaikki tuotteet eivät välttämättä toimi. Tällöin täytyy olla myös valmis luopumaan näistä, jos ne vaativat aikaasi. Jos tuotteet ovat vain listalla, mutta eivät vaadi resursseja ei tämä ole niin kriittistä. Mutta markkinointiin näihin ei välttämättä kannata juurikaan satsata. Tässä täytyy olla myös ajan hermoilla ja olla valmis ideoimaan tuotteita uudestaan. Miten näistä saa taas toimivat ja miten näitä uudistaisi.

 

Kirja toi todella paljon hyviä pointteja ja aioin todellakin miettiä näitä omassa elämässäni. Suurimpana on tuo tuotteiden tehokkuus rahallisesti. Tuntuu, että olen käyttänyt paljon aikaa sellaiseen, josta olisi voinut paremmalla tuotteella saada nopeammin ja enemmän. Mutta oppimassahan täällä ollaan, joten en kadu, että olen kokeillut monia eri asioita. Nyt olen kuitenkin löytänyt sen, mitä haluan tehdä joten, toivottavasti saan tällä alalla tehokkaammin tehtyä työni!

Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!