Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Aikaansaamisen taika

Kirjoitettu 17.02.19
Esseen kirjoittaja: Elina Tolppi
Kirjapisteet: 2
Kirja: Aikaansaamisen taika
Kirjan kirjoittaja: Satu Pihlaja
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Satu Pihlajan Aikaansaamisen taika on käytännönläheinen kirja itsensä johtamisesta. Vaikka koen olevani hyvä johtamaan itseäni, sain kirjasta uusia näkökulmia ja hyviä vinkkejä entistä parempaan ajan käyttöön.

Saan yleensä tehtyä To Do -listan asiat ongelmitta, mutta välillä ”ei niin mieluisat asiat” jäävät viime tinkaan ja kerääntyvät yhdelle päivälle. Pihlaja kehottaakin kirjassaan jakamaan ns. ikävät asiat useammalle päivälle. Näin päivät täyttyvät suurimmaksi osaksi itselle tärkeistä asioista ja pakolliset pahat tulee tehtyä melkein huomaamatta siinä sivussa. Koko akatemian ajan olen jättänyt backstagen päivittämisen viime tinkaan. Kun tuntikirjaukset ja motorolat tekee vasta lukukauden päätteeksi, menee niissä huomattavasti enemmän aikaa kuin silloin, jos näitä kirjottaisi säännöllisesti viikoittain. Varaankin nyt jokaiselta viikolta tunnin backstagen päivittämiseen, jotta en kohtaa taas samaa viime tingan ongelmaa. Kun asian kirjaa koko keväälle etukäteen kalenteriin, tulee se hoidetuksi ajallaan. Tai näin ainakin toivon.

Useimmille meistä aloittaminen on vaikeinta. Kirjassa ratkaisuksi esitetään 15 minuutin taktiikka. Esimerkiksi itselleni lukeminen on mielekästä ja helppoa, mutta kirjoittamisen aloittaminen on se ongelma. Jos päätän kirjoittaa 15 minuuttia, pääsen kirjoittamiseen kiinni. 15 minuuttia on sen verran pitkä aika, että siinä ehtii aloittaa. Toisaalta se taas on niin lyhyt aika, että 15 minuuttia jaksaa tehdä mitä tahansa. Useimmiten käy niin, että alkuun päästyään ei tahdokaan lopettaa. En osaa vieläkään oikein ajatella reflektioiden kirjoittamista työnä ja niinpä kirjoittaminen jää usein illoille ja viikonlopuille. Olen välillä kyllä varannut kalenterista aikaa kirjoittamiselle ja silloin tällöin se on pitänyt, mutta liian usein sivuutan sen, koska on niin sanotusti tärkeämpää tekemistä. 15 minuutin taktiikka menee siis ehdottomasti käytäntöön.

Tiimimme pitää viikoittain viikkopalaverin, jolla viikko startataan yhdessä koko tiimin kesken. Palaverissa käydään läpi jokaisen tiimiläisen kolme tavoitetta tulevalle viikolle ja samalla katsotaan, miten viime viikon tavoitteet ovat täyttyneet. Vielä tänäkin päivänä palaverit ovat usein pitkävetisiä eikä palaverit tunnu aidosti hyödyllisiltä. Ongelmana on useimmiten joko ihmisten huono valmistautuminen, ”huonot” tavoitteet, johtajuuden puute tai aktiivisen läsnäolon puute. Huono valmistautuminen tuntuu johtuvat viestinnän puutteesta. Vaikka osa meistä on sisäistänyt sen, että viikkopalaveri on joka maanantaina (ellei toisin mainita), ei kaikki sitä tunnu muistavan. Viikkopalaverista tulisikin muistuttaa ennen viikonloppua ja vielä sunnuntaina hyvissä ajoin, jotta se ei unohdu keneltäkään.

On myös tärkeää, että tavoitteet ovat oikeanlaisia. Pihlajan mukaan tavoitteen tulee olla selkeä, mitattavissa, itselle asetettu, myönteinen ja omien arvojen mukainen. Useimmiten tavoitteiden ongelmana on se, että ne eivät ole tarpeeksi konkreettisia tai mitattavissa olevia. Tällaisia tavoitteita on mahdotonta seurata. Jos viikkopalaverit toimisivat niin kuin niiden pitäisi, voisimme paremmin auttaa toisiamme. Jos kertoisin viikkopalaverissa, että tavoitteeni eivät onnistuneet ja osaisin ehkä myös avata syytä epäonnistumisen takaa, saisin paremmin apua muilta. Nyt tavoitteet ja niiden toteutuminen käydään vauhdilla läpi ja iso osa tavoitteista ei ole mitattavissa olevia. Tällöin on vaikeaa sanoa, täyttyivätkö tavoitteet aidosti vai eivät ja auttamistakaan ei tällöin juurikaan tapahdu.

Myös mielikuvaharjoittelusta voi olla hyötyä itsensä johtamisessa. Esimerkiksi aamulla voi tulevan päivän käydä läpi mielessään ja lopulta ajatella sitä hetkeä, kun kaikki tarvittava on tehty. Mielikuvaharjoittelu selkeyttää ajatusta tulevasta päivästä ja auttaa keskittymään olennaiseen. En ole vielä kokeillut mielikuvaharjoittelua. Sen sijaan käyn joko edellisiltana tai aamulla läpi päivän tehtävät ja tavoitteet. Se auttaa keskittymään kyseisen päivän agendaan ja päivä pysyy tehokkaana, kun tietää tasan tarkalleen, mitä tekee.

Paras on hyvän pahin vihollinen.”

On hyvä muistaa, että kaikkea ei tarvitse viilata täydellisyyteen asti vaan yllättävän usein ”pelkkä” hyvä riittää. Omalla kohdalla olen oppinut melko hyvin pois perfektionismista. Ennen olin huomattavasti hitaampi ja kaukana tehokkaasta, koska halusin tehdä kaiken täydellisesti. Ajan myötä olen oppinut, että täydellisyyden tavoittelu ei useimmiten ole järkevää, sillä se vie hitokseen aikaa. Useimmissa asioissa ei oikeastaan ole väliä onko se hyvä vai paras. On tärkeää oppia tunnistamaan ne asiat, joissa hyvä riittää. Aikaa kun ei ole rajattomasti. Täydellisyyden tavoittelu on myös ahdistavaa ja yleensä sitä onkin itse se pahin tuomari. Taustalla voi olla huono itsetunto ja tarve todistaa muille olevansa hyvä. Tulevan viikon tavoitteet on hyvä kirjata itselle ylös ja kirjaamisen lisäksi kannattaakin merkitä tavoitteet tärkeysjärjestykseen. Näin tärkeimmille asioille voi priorisoida enemmän aikaa.

Vaikka kirja ei tarjonnut suuria ahaa-elämyksiä minulle, pidin siitä. Voisin suositella kirjaa jokaisella, joka kamppailee tehokkaan ajan käytön kanssa. Aikaansaamisen taika tarjoaa konkreettisia vinkkejä parempaan ajankäyttöön.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!