Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Apina- ja projektijohtamista

Kirjoitettu 26.10.14
Esseen kirjoittaja: Saija Valkonen
Kirjapisteet: 4
Kirja: Apinajohtajan käsikirja / Projektityö
Kirjan kirjoittaja: Tommy Lundberg & Ola Berggren / Petri Virtanen
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Apinajohtajan käsikirja / Projektityö

Tommy Lundberg & Ola Berggren / Petri Virtanen

 

Tommy Lundberg ja Ola Berggren vertailevat kirjassaan, Apinajohtajan käsikirja, ihmisten ja simpanssien toimintaa johtajuuden näkökulmasta. Aivan kuten Nalle Puh ja johtamisen taito, tämä johtajuuskirja oli kirjoitettu täysin uudenlaisesta näkökulmasta. Toisinaan kirja oli pitkäveteinen ja yllätyin kuinka monessa kohtaa pääsi suoraan toteamaan, että noinhan me Tiimiakatemialla jo tehdään. Petri Virtanen on puolestaan kirjoittanut kirjansa Projektityö puhtaasti projektijohtamisen näkökulmasta, joka oli itselleni hyvin ajankohtainen sillä johdan tiimimme yhteistä isoa projektia: Learning Revolution with Peter Senge. Seuraavassa käyn läpi projektimme vaiheet Virtasen listan mukaisesti niiltä osin kuin tällä hetkellä on annettavaa. Nostan myös esiin hyviä huomioita Lundbergin sekä Berggrenin kirjasta (suorat lainaukset ovatkin Apinajohtajan käsikirjasta).

 

Projektin valmisteluvaihe ja hankkeen käynnistäminen:

1. Määrittele tarkkaan projektisi tarve ja tarkoitus

Projektimme ajatus sai alkunsa jo keväällä Society of Organizational Learning -tapahtuman jälkeen, kun tapahtumassa olleet näkivät tarpeen koota Tiimiakatemian verkosto yhteen. Tämä ajatus kulki nimellä Tiimiakatemia Global Forum, ja se oli tarkoitus järjestää keväällä 2015. Minut pyydettiin tapahtuman projektipäälliköksi, sillä savolainen visionäärimme näki tarpeen, että johtajana olisi järjestelmällinen ihminen – mielellään nainen. En nähnyt syytä kieltäytyä haasteesta, joten siinäpä sitten oltiin.

Kesällä haistelin mielenkiintoa Tiimiakatemialta ja aluksi näyttikin hyvältä – lopulta kukaan ei kuitenkaan hakenut projektiryhmään. Onneksi omaan tiimiin pystyy aina luottamaan – niin tässäkin, ja niinpä lähdimme tiimini kanssa Brand Campille tuumailemaan, että mikä on homman nimi. Parin päivän session jälkeen nähtiin tarve tapahtuman järjestämiselle Tiimiakatemian verkoston yhteen saattamiseksi. Päätimme siirtää tapahtuman syksylle 2015, hankkia pääpuhujaksi Peter Sengen ja lähteä keskustelemaan mahdollisesta yhteistyöstä Society of Organizational Learning -organisaation kanssa Ruotsiin.

 

2. Kuuntele yhteistyökumppaneita

Yhteistyökumppaneiksi neuvottelimme Partuksen sekä SOL-organisaation. SOL lähti hieman epäröiden mukaan, mutta vihreää valoa kuitenkin vilauttaen. Juuri kun olimme saaneet nämä neuvottelut lähes päätökseensä, tuleva pääpuhujamme Peter Senge, ilmoitti tulevansa Suomeen marraskuussa 2014 – vain seitsemän viikon kuluttua. Hän lisäksi ilmoitti halukkuutensa auttaa Tiimiakatemiaa ja olisi valmis tulemaan tapahtumaan, jonka järjestäisimme kyseiselle päivälle. Hetken punnittuamme shokeeraavaa aikataulun lyhentymistä, ryhdyimme tuumasta toimeen saaden taaksemme Partuksen täyden tuen.

 

3. Muotoile projektisi tavoitteet tarkoituksenmukaisella tarkkuudella &

4. Jäsennä projektisi elinkaari visiolähtöisesti

Aikataulun lyhentyminen vuodesta seitsemään viikkoon oli suurin muutos tapahtumamme järjestämisessä. SOL -organisaatio jäi kyseisestä tapahtumasta sivuun, nopean aikataulun ja keskeneräisten neuvotteluiden vuoksi, mutta lupasi tiedottaa kuitenkin aiheesta omalle verkostolleen. Partus sen sijaan on pääyhteistyökumppanimme, mukaan saimme lisäksi Monkey Busineksen pojat.

Projektin päätavoitteenamme on saada aikaan tapahtuma Peter Sengen ympärille 19.11.2014. Toinen päätavoite on jäädä edes hieman plussalle, saaden paikalle Tiimiakatemian verkostoa ympäri Suomea. Löimme alustavaksi myyntitavoitteeksi 200 myytyä lippua. Näillä tavoitteilla lähdimme etenemään ja luomaan aikajanaa tavoitteiden seuraamiseksi. ”On älykkyyttä hoksata mitä pitäisi tehdä tiettynä aikana ja myös tehdä se.”

 

5. Hanki itsellesi riittävä asiantuntijuus käynnistyvän projektin tekemiseen

En ole ennen johtanut tapahtumanjärjestämistä, saati sitten ollut mukana tämän koko luokan tapahtumajärjestämisessä, kuin ei myöskään kukaan projektiryhmästämme. Siksi tarvitsimmekin paljon vinkkejä ulkopuolelta. Jaoimme vastuualueet projektiryhmämme kesken ja kukin alkoi paneutua omaan alaansa. ”Johtaminen on vastuunjakamista.” Itse projektipäällikkönä haistelin vinkkejä johtamiseen ollessani eri tapahtumissa sekä luin esimerkiksi nämä ko. kirjat, joista esseetäni väkerrän. Lisäksi saan sparrausta yhteistyökumppaniltamme viikoittain ja sen olen huomannut, että mikäli en vaadi projektiryhmältäni tarpeeksi, olen liemessä, sillä minulta kyllä vaaditaan!

 

6. Sovella projektin suunnittelussa olemassa olevia työkaluja &

8. Määrittele projektiohjauksen muodot

Otimme käyttöömme vanhan toimivaksi todetun aikajanan, jonka avulla projetiryhmä pysyy kärryillä siitä, mitä milloinkin tapahtuu tai mitä olisi pitänyt tapahtua. Lisäksi pidämme viikoittain tilannekatsauksia, joissa viimeistään ihmiset pääsevät kärryille asioista. Väsäsin myös itselleni to-do -listan, jossa näkyvät kaikki tehtävät vastuuhenkilöineen, josta minun on sitten helppo seurata ja kysellä ihmisiltä missä mennään.

 

7. Rekrytoi huolellisesti

Roolien jaossa, tässä tapauksessa kun tiimi oli jo kasassa, pelasimme puhtaasti vahvuuksilla. Mikäli niitä ei suoraan ollut menimme mielenkiinnon ja vahvan johtamisnäytön mukaan. Roolit ovat hieman heiluneet, kun johtajat eivät aina ole voineet olla paikalla ja se onkin yksi syy, miksi myös tekemiset ovat toisinaan jääneet asetetuista tavoitteista. Tähän on kuitenkin tulossa parannus, kun saamme taas koko poppoon kasaan ensi viikolla.

 

Projektin varsinainen toimeenpano:

9. Käytä projektiohjausjärjestelmääsi

Olen käyttänyt ja käytän jatkossakin. Näitä ollaan myös yhdessä päivitetty, jotta niitä olisi yhä helpompi seurata.

 

10. Tiedosta projektisi edistyminen ja poikkeamien syyt,

11. Valitse poikkeamiin puuttumisstrategiasi nollatoleranssin ja piittaamattomuuden väliltä. Ratkaisu on aina projektikohtainen. &

12. Ole valmis täsmentämään alun perin asetettuja tavoitteita

Kuten aiemmin jo hieman mainitsin, olemme päivittäneet yhdessä seurantataulukoitamme sekä tavoitettamme realistisemmiksi. Olemme myös päivittäneet tarpeen tullen johtorooleja, josta pari omaa havaintoani: on tärkeää, että johtajalla on auktoriteettia ja hän johtaa esimerkin kautta. Lisäksi johtajan on pystyttävä olemaan läsnä tai muutoin hoidettava työnsä delegoimalla. Viime kädessä johtaja on kuitenkin vastuussa omasta osa-alueestaan oli hän läsnä, tai ei.

Kaiken kaikkiaan mielestäni vastaantulleisiin haasteisiin ollaan pystytty reagoimaan niihin tarvittavalla nopeudella. Olemme myös pitäneet joustavan linjan ja tarpeen tullen muokanneet alkuperäistä suunnitelmaa.

 

13. Huolehdi tiedon välityksestä projektista ulkomaailmaan ja päinvastoin

Viestintä. Se mistä suuret teot voivat alkaa tai mihin pienet päättyvät. Vanha sanonta kuuluu: Kaikki kaatuu johtamiseen ja johtaminen viestintään. Tässä projektissa olen pyrkinyt pitämään viestinnän hyvin läpinäkyvänä mutta totta kai aina on parantamisen varaa niin sisällä kuin ulospäinkin.

Pääviestintäkanavamme asiakkaille on tällä hetkellä ollut Facebook, jonka avulla olemme saaneet osallistujia mukaan. Kuitenkin tärkeimmäksi  kanavaksi on noussut suosittelut. Monet sanovat, etteivät ole kuulleet tapahtumastamme muualta kuin kaveriltaan. Tässä meillä on parannettavaa ja mietittävää, että mistä kohderyhmämme oikeasti saa tiedon.

 

14. Kasaa projektin aineetonta pääomaa. Aineeton pääoma on luonteeltaan hyvin herkkää ja katoavaista. Projektitiimin osaaminen ja asiakastyytyväisyys ovat hyviä signaaleja aineettoman pääoman kertymisestä.

 

Projektin päättäminen:

15. Uskalla päättää projektisi

16. Arvioi kriittisesti projektisi myönteiset ja kielteiset tulokset

17. Kerro välittömille yhteistyökumppaneille ja muille osallisille projektiarvioinnin tulokset

 

Next steps:

Projektin kannalta olennaisinta on tällä hetkellä siitä viestiminen ulospäin ja sitä kautta uusien osallistujien haaliminen. Tietysti myös aktiivinen suoramyynti on tärkeässä roolissa. Johtajan näkökulmastani tärkein haaste on nyt ja jatkossa homman pitäminen kasassa: näe metsä puilta. As simple as that?

 

Saija Valkonen, saija(at)millio.fi

Tagit: , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!