Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon projektissa

Kirjoitettu 14.01.19
Esseen kirjoittaja: Maaria Pelkonen
Kirjapisteet: 1
Kirja: Onnistu projektissa
Kirjan kirjoittaja: Sami Kettunen
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Halusin lukea tämän kirjan, koska haluaisin toimia itse jossakin vaiheessa projektipäällikkönä. Sami Kettusen kirja sisälsi valtavasti uutta tietoa minulle ja oli hyödyllistä lukea se. Kirja on käytännön opas projektin hallintaan ja siinä käydään läpi esimerkiksi projektin eri vaiheita sekä hyvän projektipäällikön tunnusmerkkejä.

Projektityön tarkoituksena on saavuttaa jokin ennalta määritelty tavoite ja onkin olemassa erilaisia projektityyppejä, jotka riippuvat niiden tavoitteista. Jokaisella projektilla tulee aina olla omistaja. Yleensä se on henkilö, jolle projektin tulos siirtyy projektin päätyttyä. On olemassa sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita: sisäiset asiakkaat ovat yrityksen sisällä, kun taas ulkoiset ovat yrityksen ulkopuolisia henkilöitä.

Projekteissa tärkeänä henkilönä toimii projektipäällikkö, koska hän pitää huolen siitä, että projekti valmistuu ajoissa, pysyy budjetissa ja tavoitteet täyttyvät. (On myös tärkeää asettaa projektille välitavoitteita ennen lopullista tavoitetta. Se tukee projektin läpivientiä lisäämällä seurattavuutta ja antamalla motivaatiota projektiryhmän jäsenille.)

Tavoitteisiin pääsevän projektipäällikön ominaisuuksiin kuuluu muun muassa:

päämäärätietoisuus, jotta hän haluaa saattaa työnsä loppuun saakka ja on sitoutunut siihen.

kyky johtaa ihmisiä, tarvitaan työtehtävien jakamisessa, ristiriitojen selvittämisessä sekä projektiryhmän jäsenten kuuntelemisessa

uskallusta puuttua asioihin, välillä tulee ongelmia ja niistä tulee pystyä kertomaan asiakkaalle ja omalle organisaatiolle

PROJEKTIPÄÄLLIKÖN 10 KÄSKYÄ

  1. Suunnittele projekti huolellisesti.
  2. Dokumentoi kaikki sovitut asiat ja keskustelut ja huolehdi dokumenttien välittäminen henkilöille, jotka niitä tarvitsevat.
  3. Valvo projektin etenemistä.
  4. Ole rehellinen ja avoin projektin omistajalle. Kerro ongelmista vähättelemättä.
  5. Tartu ongelmiin heti kun ne ilmenevät, niin ne on helpompi hoitaa.
  6. Jaa tehtäviä ja vaadi raportointia. Projektipäällikön tulee tietää projektista kaikki ja jakaa työt projektiryhmälle.
  7. Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja. Täytyy pystyä kieltäytymään projektiin kuulumattomista töistä.
  8. Huolehdi projektiryhmän jaksamisesta. Valvo projektiryhmän yhteishenkeä.
  9. Tee projektista riskianalyysi ja seuraa tarkasti, miten riskit kehittyvät. Näin pystyt ennakoimaan ongelmat ja koettaa ehkäistä niitä.
  10. Priorisoi töitä. Keskity oleellisiin tehtäviin ja opi kestämään tekemättömien töiden painetta.

Ylläolevia ohjeita noudattamalla projektin onnistuminen on todennäköisempää. Projektipäälliköt voisivat vaikka tulostaa ohjeet seinälle, jottei ne pääse unohtumaan.

Projekteillakin on elämänkaari… (=projektin vaiheistus)

  1. Tarpeen tunnistaminen

-joko asiakkaan tilauksen perusteella, oman sisäisen idean pohjalta tai kehitystarpeen seurauksena.

  1. Suunnittelu

-hyvä suunnittelu lisää yhteisymmärrystä ja selkeyttää tavoitteita, lisää tehokkuutta ja kommunikaatiota sekä vähentää epävarmuutta ja riskejä. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!

  1. Toteutus

-voidaan aloittaa käynnistyspalaverilla, jossa projektiryhmän jäsenet tapaavat toisensa. Ihmisten on huomattavan paljon helpompaa soittaa tai laittaa sähköpostia niille, jotka he ovat tavanneet. Sisältää eri osapuolten lyhyen esittäytymisen sekä osallistuvien yritysten esittäytymisen.

  1. Projektin päättäminen

-ei tarkoita vain loppuraportin kirjoittamista vaan, että ohjausryhmälle esitellään projektin tulokset sekä päätösesityksenä projektin päättäminen. Projektin päättäjäiset on myös hyvä idea, jos projekti on kestänyt pitkään. Huolellinen projektipäällikkö on luonnollisesti ottanut projektin päättäjäisten kulut huomioon budjetissa jo projektin suunnitteluvaiheen aikana.

Aina projektit eivät kuitenkaan etene niin kuin suunniteltu. Tässä 10 syytä miksi projektit joskus epäonnistuvat:

  • Projekti on huonosti tai puutteellisesti suunniteltu.
  • Projektin tavoite ja rajaukset ovat liian väljät tai täysin puutteelliset.
  • Projektin henkilöstön osaaminen on riittämätön asetettuihin tavoitteisiin nähden tai yhteistoiminta ei pelaa.
  • Projektin seuranta ja valvonta laiminlyödään.
  • Projektipäällikkö ei seuraa projektin etenemistä riittävästi tai ei ole riittävän vaativa.
  • Projektissa yritetään saada aikaiseksi liian paljon kerralla.
  • Asiakkaan vaatimukset ja tavoitteet projektille muuttuvat jatkuvasti.
  • Projektipäällikkö vaihtuu kesken projektin.
  • Projektin riskejä ei ole listattu suunnitteluvaiheessa, eikä niihin ole varauduttu riittävästi etukäteen.
  • Projektin ympäristö muuttuu kesken projektin.

Jos jotain positiivista pitää löytää epäonnistuneesta projektista, niin se, että yleensä projektipäällikkö oppii kaikkein eniten projektien johtamisesta niiden kautta.

TYÖMÄÄRÄN ARVIOINTI

Työmäärän arvioimiseen on olemassa monia menetelmiä mutta erityisesti yksi jäi mieleeni. Planning Poker on James Grenningin keksimä menetelmä, joka perustuu ryhmätyöhön. Ensin yksi henkilöistä laatii projektin eri työvaiheista ja tehtävistä listan, jonka jälkeen hän esittelee ne ryhmälle yksi kerrallaan. Jokaiseen arviointiin osallistuvalla henkilöllä on käytössään arviointikortit, joilla hän näyttää kyseisen tehtävän työmääräarvionsa työtunteina. Kaikki arvioijat näyttävät korttinsa samaan aikaan. On kiellettyä sanoa omaa arviotaan ääneen, jotta se ei jää liikaa vaikuttamaan omaan tai toisen arvioon. Jos esitetyt arviot eivät ole samansuuruisia, korkeimman ja alhaisimman arvion esittäneet perustelevat arvionsa. Sitten tehdään uusi arviointikierros ja katsotaan päästäänkö yhteisymmärrykseen. Jos yhden tehtävän työmääräarvio näyttää nousevan yli 100 työtuntiin, jaetaan se osiin. Planning Pokerin kerrotaan tuovan melko oikeaan osuvia työmääräarvioita. Plussana myös, ettei arvioijien tarvitse käyttää aikaa ennakkovalmisteluihin.

Voisin kuvitella meidänkin tiimin kokeilevan kyseistä menetelmää, jos jonkin projektin työmääräarvio on erityisen tärkeä. Toki korttimenetelmää voisi käyttää myös, kun täytyy äänestää jostakin tiimiin liittyvästä asiasta. Korteissa voisi tällöin lukea esimerkiksi kyllä ja ei numeroiden sijasta. Näin jokainen ainakin uskaltaisi tehdä itsenäisen päätöksen, jos on taipumusta kuunnella äänekkäimpien mielipidettä.

BUDJETTI JA AIKATAULU

Projektin yksi oleellisimmista mietittävistä asioista on raha. Edullisin lopputulos saadaan lähes poikkeuksetta silloin, kun projektin budjetti sidotaan kiinni ja koko hanke suunnitellaan budjetin näkökulmasta. Tällöin projektin tavoite, toimintatapa, tekijät ja aikataulu joustavat budjetin ehdoilla. Kallein tapa projektin toteuttamiseen on tekijöihin sidottu toteuttaminen varsinkin, jos tekijät eivät tunne projektissa käytettävää teknologiaa tai toimintaympäristöä. Parhaimmillaan tekijöihin sidottu projektin toteuttaminen on nopein ja kustannustehokkain tapa. Silloin projektiin on saatu mukaan yrityksen kokeneimmat ja osaavimmat toteuttajaresurssit.

Aikataulu on yksi tärkeimmistä mittareista, joita projektin omistaja katsoo arvioidessaan projektin onnistumista. Aikataulua mietittäessä on tärkeää sopia projektin selkeät aloitus -ja lopetuspäivät, jottei ne veny turhaan. On myös oleellista huomioida ihmisten muun työn kuormitus, kuten esimerkiksi tänä keväänä meillä ”rajapinkuilla” opiskelu vie jonkin verran aikaa.

KOMMUNIKOINTI

Projektipäällikön ja projektiryhmän välinen tiedonvälitys on tärkeää. Kommunikoinnin tulisi olla tehokasta ja helppoa. Esimerkiksi aamupalavereissa (max. 15 min.) jokainen kertoo edellispäivän tuloksista sekä mahdollisista ongelmista. Aamupalaverissa käydään myös läpi alkavan päivän työtehtävät. Tällainen yhteydenpito on motivoivaa projektiryhmän jäsenille. Myös viikkopalaverit ja kokoukset ovat hyvä tapa kommunikoida. Täytyy kuitenkin muistaa, että huonosti valmisteltu tai kokonaan valmistelematta jätetty kokous hukkaa projektin resursseja ja laskee osallistujien motivaatiota. Jotta projektiryhmän jäsenet voisivat saada tukea projektipäälliköltä, heidän olisi hyvä tuntea toisensa, esimerkiksi syömässä käynti projektiryhmän kanssa luo rennompaa ilmapiiriä projektiryhmän ja projektipäällikön välille. Palautteen antaminen on taitolaji ja kannattaakin pitää mielessä, että negatiivinen palaute tulee antaa yksilölle kahden kesken. Kerro positiivinen palaute sen sijaan koko projektiryhmän kuullen.