Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Budjetoinnin mielettömyys

Kirjoitettu 04.12.13
Esseen kirjoittaja: Anu Kuivaniemi
Kirjapisteet: 3
Kirja: Budjetoinnin mielettömyys
Kirjan kirjoittaja: Petri Åkerberg
Kategoriat: 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

 

Budjetoinnin mielettömyys oli mieletön kirja. En saanut paljoakaan irti siitä, mutta ne pari asiaa, jotka kolahtivat, kolahtivat kovaa. Kirjassa kerrottiin paljon isojen yritysten ja julkisen puolen budjetoinnista sekä sen jähmeydestä, ja luulen, että se antaa jonkinlaisia vinkkejä näiden kohderyhmien ihmisille uudenlaisesta budjetoinnista. Tiimiakatemian ympäristöön kirjaa on haasteellisempi soveltaa, koska toteutamme muutenkin jo aika löyhää budjetointia.

 

Ajan määrä on vakio

Yritys budjetoi yleensä rahansa aika tarkasti. Tiimi budjetoi, projektit budjetoivat, kaikki budjetoivat. Rahaa tulee ja menee, sitä hankitaan lisää ja sitä kulutetaan. Aika on yrityksessä vähän samankaltainen rahan kanssa. Ajan määrä on kuitenkin vakio, se vain siirtyy ja elämä liikkuu eteenpäin. Toisesta päästä aika loppuu ja toiseen päähän sitä tupsahtaa lisää.

Ilman visiota emme pääse eteenpäin, joten asetamme tavoitteita oppimissopimuksiimme ja kalentereihimme. Haluamme kehittyä ja saavuttaa jotain. Toimimme projektipäällikköinä, johtajina ja vastaavina, ja rakennamme omaa tulevaisuuttamme oppimalla uusia taitoja ja kehittämällä kenties tulevaa työpaikkaa.

Silti aikaamme kuluu paljon turhaan. Letimin sanoin tuusailemme, puuhailemme ja hengailemme ehkä turhankin paljon. Käytämme aikaamme lypsylehmäprojekteihin, tai johonkin sellaiseen mistä emme opi enää mitään uutta. Käymme asiakkaissa vaikka niistä ei seuraa mitään. Kehittelemme ja suunnittelemme. Suoritamme ja teemme hanttihommia. Ydinkysymys onkin; mikä vie meitä kohti tavoitteitamme? Hanttihommatkin ovat ok, jos haluaa kehittyä parhaaksi työntekijäksi.

Teimme vähän aikaa sitten Sopivalle tavoitteet vuodelle 2014. Tavoittelemme mm. 50 000 euron myyntiä vuodessa, paljon uusia asiakkaita, näkyvyyttä, brändin kirkastusta, sekä kympin arvoista työpaikkaa työntekijän näkökulmasta. Tavoitteita on paljon, ja ne ovat kunnianhimoisia. Töitä on siis tehtävä.

Näiden lisäksi tavoittelen muissa projekteissa kansainvälistymistä ja kansainväliseen bisnekseen tutustumista. Haluan myös saada tehtyä mukavasti rahaa oikeilla projekteilla, ja haluan välttää kamalia en-opi-mitään-lypsylehmäprojekteja. Otan vuodenvaihteen jälkeen kalenteriini vielä yhden uudenkin palikan: haluan tehdä viikoittain jotain itseäni kehittävää, kuten esimerkiksi opetella ranskaa ja espanjaa, treenata matikkaa, lukea sanakirjasta uusia sivistyssanoja tai vaikka opetella steppaamaan. Haluan että viikkooni kuuluu jonkin kivan asian opettelua ja kivaa tekemistä.

Olen siis kirjannut tavoitteitani ylös ja miettinyt mitä haluan saavuttaa. Seuraavaksi mietin, paljonko haluan/pitää tehdä töitä että saavutan tavoitteeni. Teen aika paljon työtunteja viikossa tällä hetkellä, ja tavoittelen vähentämistä 50 viikkotyötuntiin ensi keväänä. Näiden tavoitteiden ja tämän maksimituntimäärän perusteella budjetoin aikani!

 

Budjetoi aikasi

 

Lähdin budjetoimaan aikaani edellä mainittujen raja-aitojen avulla, ja laadin viikkoa muistuttavan kaavion. Täytin kaavioon luonnollisille paikoilleen nyt ja keväälläkin toteutuvat palikat, kuten treenit ja viikonlopun työt Sopivassa. Sitten aloin testailemaan erilaisia palikoita eri kohdille. Paljonko haluan käyttää aikaa tiimin yhteisiin juttuihin? Paljonko aikaa vaaditaan Sopivalle että pääsemme tavoitteisiimme? Kauanko käytän aikaa lukemiseen viikossa?

 

 

Kuvassa näet esimerkin miten ajan voi jakaa viikolle. Se voi auttaa ajan budjetoimisessa, kun näkee miten se voisi käytännössä jakautua.

 

Mihin budjetissa riittää aikaa?

Haluan panostaa tiimin asioihin, kuten soluun ja esimerkiksi vahvarien suunnitteluun ja muuhun vastaavaan, keskimäärin neljä tuntia viikossa.

Kirjoja luen usein junassa, ja junamatka kestää kolme tuntia suuntaansa. Aina en jaksa lukea junassa, mutta se on hyvä vertailukohde. Kun luen tasaisesti noin neljä tuntia viikossa, luulen saavani kirjapisteet ajallaan siinä tahdissa. Olen oppinut lukutekniikkaa ja osaan valita mitä luen ja mihin en keskity niin paljoa. Esseiden kirjoittamiseen en halua jatkossa käyttää niin paljon aikaa kun niihin on nyt mennyt, sillä mietin liikaa ja tuusailen samalla muuta kun kirjoitan esseitä.

Treenit vievät kalenterista kahdeksan tuntia viikossa, ja tiimin yhteisiin asioihin kuuluu treeneihin valmistautuminen ja jälkipuinti.

Itsensä kehittämisen palikka on tärkeä, ja haluan kokeilla saanko sen avulla pidettyä mieleni virkeänä ja uudistushaluisena. Uskon, että se tuo mukavaa tasapainoa ja vaihtelua projektien keskelle, kun asennoidun siihen hauskalla ja antoisalla tavalla.

Sopivaan aion käyttää talouspäällikkyydestä vapautuneen ajan. Tavoitteemme ovat kovia, ja visiot selkeitä, joten budjetoin eniten aikaani siihen. Se on tärkein projektini.

Bostonin matriisin mukaan osa projekteista on tähtiprojekteja, osa vie paljon aikaa mutta ei tuota mitään, osa tuottaa paljon mutta vie vähän aikaa, ja osa täytyisi haudata. Tästä sain ideaa, että olisi hyvä olla lypsylehmä-, haastava ja kehittävä projekti. Tämän pohjalta mietin, että mitä tällaisia projekteja minulla olisi ensi keväänä ja miten paljon budjetoin niille aikaa. Päädyin laittamaan rahaprojektille neljä tuntia viikkoon, ja haastavalle projektille kahdeksan tuntia. Toivon, että LE olisi rahaprojekti, koska en halua tehdä lypsylehmiä, vaan ansaita rahaa oikeilla ja hyvillä hommilla. LE on varmasti tuottava, joten siksi se menee rahaprojekti-kategoriaan. Se on toisaalta myös haastava, joten nämä kaksi projektia menevät limittäin ajallisesti. Haastava projekti olisi Design Alosen galleria-projekti. Se tuntuu nyt hurjalta, mutta mielettömältä haasteelta, joten ominaisuudet haastavaksi projektiksi ovat kasassa.

Koska aina tulee yllätyksiä, ja toisena aikana toiset asiat vaativat enemmän aikaa, budjetoin liikkumavaraa neljä tuntia viikkoon. Se aika antaa itsestään aina sitä tarvitsevalle.

 

 

Ympyräkuvio budjetoidusta ajasta ja niiden osuuksista

 

Kuvio osoittaa, mikä osa-alue vie aikaasi eniten, ja mikä vähiten. Voit miettiä tämän avulla, mikä on sinulle tärkeää ja miksi haluat käyttää siihen paljon aikaasi. Ajan budjetointi auttaa sinua organisoitumaan paremmin, ja hyvä budjetointi auttaa pääsemään asettamiisi tavoitteisiin. Jos esimerkiksi haluat kasvattaa verkostoasi, budjetoit sille aikaa höpöttelyn ja yhteisöllisten tapahtumien muodossa, ja jos taas haluat tehdä tulosta, budjetoit paljon aikaa työlle ja projekteille.

Kokeilun kautta näen onko tämä malli toimiva, ja täytyykö jotakin muuttaa. En ole jaotellut tätä enää pienempiin osiin, vaikka todellisuudessa aika jakautuu monimutkaisesti eri työtehtävien välillä.

 

 

 

Kolminkertainen kirjanpito

Kirjassa oli hyvä ajatus kolminkertaisesta kirjanpidosta sijoittajille.

”Se että tiedetään, mistä raha on lähtöisin ja mihin se on käytetty, näyttää riittävän vielä tänäkin päivänä. Sen ei kuitenkaan pitäisi riittää, lisäksi tulisi tietää, mitä tällä rahallisella panostuksella on aikaansaatu. Ei riitä, että tiedetään, että raha on käytetty matkustamiseen, täytyy myös tietää, miksi on matkustettu.” (s.27)

Tästä ei puhuttu paljoa kirjassa, mutta se aiheutti silti suurimmat ideat. Tällainen malli on lähellä sitä mitä Tiimiakatemialla ja Mittavassa tehdään. Olemme kiinnostuneita toistemme projekteista, ja haluamme tietää mihin yhteisiä rahoja käytetään. Ei riitä, että osallistutaan koulutukseen ja lasku tuodaan talouspäällikölle, täytyy myös oppia koulutuksessa jotain ja hyödyntää ja jakaa uusia tietoja ja taitoja.

Kehitinkin taulukon, jota alamme käyttämään ainakin Sopivan budjeteissa ja tulo-meno –laskelmissa. Luvut ja selitteet ovat tekaistuja.

 

 

Tumesta näkee mihin raha on mennyt ja mitä hyötyä se on tuonut. Taulukko ja selvitys auttavat myös huomaamaan ovatko jotkut menot turhia, ja mihin pitäisi panostaa enemmän. Taulukkoon voisi lisätä vielä vaikka värikoodeja osoittamaan investoinnin tärkeyttä. Tällainen tume voitaisiin käydä läpi aina kuukausicheckissä, niin kaikki tiimiläiset olisivat hyvin kartalla projekteista. Läpinäkyvyys on tärkeää, ja tämä kaavio auttaa osaltaan siinä.

 

Anu Kuivaniemi

Osuuskunta Mittava Innovations

045 137 4745

anu(a)mittava.fi

Tagit: , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!