Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Budjetoinnin mielettömyys

Kirjoitettu 17.03.14
Esseen kirjoittaja: Sakari Lehto
Kirjapisteet: 2
Kirja: Pertti Åkerberg
Kirjan kirjoittaja: Budjetoinnin mielettömyys
Kategoriat: 3. Yrittäjyys, 3.3. Yrityksen roiminnan kehittäminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Mieletöntä kyllä. En näkisi kirjan olevan tarkoitettu tiimiyrityksille, vaan pikemminkin pitkän kokemuksen omaaville ehkä hieman vanhoillisille yrityksille, joilla on tapana vastata kaikkiin tarjouksiin ”ei olla budjetoitu, ehkä ensi vuonna”. Kirjan tarkoitus oli perustella miksi perinteinen vuosibudjetti on vanhanaikainen ja huono, ja miksi pitäisi vaihtaa rullaavaan budjetointiin. Tuosta asiasta en kyllä mitää AHAA! -elämystä saanut, mutta onneksi kirja kuitenkin herätti muutamia muita hyödyllisiä ajatuksia. Siksi kerronkin vain lyhyesti budjetoinnista ja sen jälkeen yleisesti suunnitelmallisuudesta ja akatemialaisen ajankäytöstä.

 

Perinteinen vuosibudjetti on  luotu stabiiliin toimintaympäristöön, aikoina joilloin markkinat olivat ennustettavempia. 90-luvulla toimintaympäristä kuitenkin muuttui vaihtelevammaksi kun teknologia iski, joten perinteinen vuosibudjetti on nykypäivänä jäykkä systeemi eikä ota huomioon ympäristössä tapahtuvia tulokseen vaikuttavia muutoksia kesken budjettikauden.

Rullaava budjetti. Toimintasuunnitelma tehdään vuodeksi eteenpäin, mutta sitä päivitellään lyhyemmillä aikaväleillä, esim 3kk välein. Näin tulee otettua huomioon paremmin myös lyhyen tähtäimen ennusmerkit ja trendit. Rullaava budjetointi tarjoaa notkeutta ja ketteryyttä, mitä tänä päivänä tarvitaan.

Akatemialla rullaava budjetointi korostuukin, sillä perinteisellä yrityksellä on selkeä toimialansa ja -ympäristönsä, mutta akatemialla tehdään projekteja hyvin laajasti eri aloilla minkä takia vaihtelevuuttakin on yhä enemmän.

Noh, mielestäni homma on kuitenkin hanskassa. Ei meillä perinteistä vuosibudjettia olla käyetty. Rullaavasti on menty: tarve kun on löytynyt, sille on luotu budjetti ja keksitty keinot hankkia rahat. Tosin, on meilläkin vuosisuunnitelma, johon kyllä sain idean 3kk välein kuukausicheckeissä havainnnollistaa talouspäällikkönä kuinka budjetissa on  pysytty ja tarviiko sitä muokata. Lisää kaavioita siis luvassa.

 

Ajankäyttö ja suunnitelmallisuus

Minkälainen on todellisuudessa akatemialaisen työviikko tavalliseen viisipäiväiseen, 40-tuntiseen työviikkoon verrattuna?

-Treenit 8h = 32h

– Muut TA-aktit: rakettipäivät, vahvarit, forumit, koulutusohjelmat, ruotsin kurssit, ristipölytykset, etc (KA 8h) = 24h

Tämä kun jaetaan taas päiviksi, tulee: 24h / 8h = 3pv.

Akatemialaisen työviikko on siis todellisuudessa lähempänä 3 päivää työtä. Herää kysymys kuinka tuo aika käytetään tehokkaasti? Tämä havainto oli itselleni ainakin silmiä avaava ja sai treeneissä myös muita miettimään ajankäyttöään. Mihinkään turhaan ei ole aikaa, mikäli haluaa tuossa 24 tunnissa jotain merkittävää saada aikaseksi. Toisaalta havainto oli myös lohduttava, koska sillä voi perustella aikaansaamattomuutta ajantarpeen riittämättömyydellä – en siis tarkoita selittelyä vaan sitä että aikaansaamattomuus ei olekaan (välttämättä) kiinni omasta laiskuudesta, vaan pikemminkin noista kaikista muista vaadittavista tehtävistä. Ajankäyttölaatikossa nämä tehtävät menisivät kohtaan ”important and urgent”, eli kiireellisiä ja pakollisia.

Kolmen päivän työviikko vaatii meiltä sen, että pidämme suunnitteluprosessit mahdollisimman tehokkaina ja pyrimme pääsemään toimintaan mahdollisimman nopeasti. Niinpä keräsin mieleen juolahtavia koppeja tehokkaasta suunnitteluprosessista:

  • Viikkosuunnitelman lisäksi suunnittele päivän tehtävät jo ennen työpäivän alkua (aamulla/edellisiltana)
    • Täten ensimmäisenä toimistolla ei tarvitse alkaa miettiä ”mitä sitä tekis” (tämä toimettomuus kun tarttuu myös muihin kanssaolijoihin)
  • Pidä tiimityö tehokkaana: ei yhdessä yhtä asiaa, vaan selkeät vastuualueet, joiden etenemistä seurataan ja tuotoksia esitellään yhteisesti (kaikki pääsevät vaikuttamaan)
  • Vanha kunnon benchmarkkaus – joku on jo suunnittellut puolestasi 😉
  • Pidä dokumentoitu lukuaineisto kevyenä: kaikki tarvittava, ei mitään ylimääräistä.
  • Dokumentointu, pelkistetty näkyvissä oleva toimintasuunnittelma projekteille, jossa havainnollistettu projektin eteneminen stepeittäin. Ensimmäinen steppi aina mahdollisimman pieni, jotta toiminnan makuun päästään heti.
  • Kerää toiminnasta aina asiakaspalaute – asiakas saattaa nähdä jotain mitä itse ei. Lisäksi säästää aikaa, kun he suunnittelevat kehitystä puolestasi.
  • Älä suunnittele liian pitkää rupeamaa kerrallaan, vaan suunnittele sykleissä (vrt. rullaava budjetti)
    • Näin pysyy mukana trendissä, etkä sekoita päätäsi liialla suunnittelulla.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!