Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Budjetoinnin mielettömyys

Kirjoitettu 30.11.14
Esseen kirjoittaja: Miia Huotari
Kirjapisteet: 3
Kirja: Budjetoinnin mielettömyys
Kirjan kirjoittaja: Pertti Åkerberg
Kategoriat: 3. Yrittäjyys, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut

Budjetoinnin mielettömyys, 5.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

Minut valittiin jo heti ensi kättelyssä yrityksemme talouspäälliköksi. Päädyin siitä syystä lukemaan Pertti Åkerbergin Budjetoinnin mielettömyys kirjan. Sillä suurena tavoitteenani on kehittyä niin talousasioiden hoidossa kuin myös johtajanakin.

 

Teos painottuu lähinnä siihen miksi perinteinen budjetointi ei toimi. Se nimittäin aiheuttaa yrityksille aivan liian suuria kustannuksia, se ei toimi kunnolla nykyisessä toimintaympäristössä sekä se tuottaa vain hyvin vähän lisäarvoa yrityksille. Tämänpäiväinen liiketoimintaympäristö vaatii reagointiherkkyyttä sekä joustavuutta, johon perinteinen budjetointi ei kykene. Mielestäni teos on lähinnä kirjoitettu suuremmille yrityksille, jotka työllistävät useita satoja sekä tuhansia ihmisiä. Joten ymmärrän, että aikaa menee hukkaan, jos käytetään aikaa sellaiseen mitä ei voida ennustaa saatikka pysyä vielä niissä arvioissa. En kuitenkaan koe, että budjettien laatiminen ja niiden seuraaminen olisi mitenkään turhaa meidän kaltaisessamme yrityksessä. Joka tapauksessa kuitenkin koen, että meidän osuuskunta Bisnerankin on otettava suunnanmuutos monenkin asian suhteen. Parhaiten tietysti kun lähden itsekin esimerkillisesti näyttämään mallia.

 

LAATU, AIKA JA KUSTANNUKSET

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kuva 1,

Laatu, aika ja kustannukset

Tavoitteiden saavuttaminen edellyttää toimenpiteisiin ryhtymistä. Jotta tehotamistoimenpiteillä saavutetaan pysyvä vaikutus, sen tulee täyttää laatu-, aika- ja kustannusvaikutteiset vaatimukset.


”Laadun, ajan ja kustannusten ihanteellinen yhdistelmä tietysti on, että alhaisilla kustannuksilla saadaan aikaiseksi korkealaatuisia tuotteita ja palveluita, jotka voidaan toimittaa asiakkaalle entistä nopeammin. Jotta tämä ylipäänsä olisi edes teoriassa mahdollista, on tuotantoprosessin oltava erittäin nopea ja tehokas.”

 

AIKA

 

Olen huomannut sekä tiedostanut sen, että yrityksemme käyttää valtavasti aikaa merkityksettömiin asioihin. ’’Toiminto voi olla joko arvoa lisäävää tai arvoa tuhoavaa.’’ Monessa tapauksessa se on sitä arvoa tuhoavaa. Käytämme hyvin paljon aikaa suunnitteluun, suunnitteluun ja vielä kerran suunnitteluun. Toteutus jää aina siten taka-alalle, koska olemme täyttäneet kalenterimme jo kaikkeen muuhun, joka ei valitettavasti johda yhtään mihinkään monessakaan tapauksessa. Jos oppisimme käyttämään aikamme viisaammin saisimme oikeasti paremmin hoidettua asiat loppuun nopeammin sekä pienemmillä resursseilla. Näihin asioihin tulisi jatkossa paneutua, jotta saavuttaisimme asettamiamme tavoitteitamme:

 

  • läpimenoaikojen tehostaminen
  • arvoa tuhoavien toimintojen eliminoiminen
  • parempi asiakaspalvelu
  • parempi laatu
  • pienemmät kustannukset

 

LAATU


Arvontuottaminen on kaiken A ja O laatunäkökulmasta katsottuna. Monestikin täällä Tiimiakatemialla on painotettu sitä, että laatu tulee määrästä. Huomasin itsessänikin paljon kehitystä asiakaskäyntien suhteen oman yrityksemme asiakasviikoillamme. Alkuaikoina täällä akatemialla ollessani minulle oli hyvin vaikeata tarttua edes puhelimeen, saatikka sitten soittaa asiakkaalle ja lisäksi mennä vielä käymään kyseisen asiakkaan luona. Nyt se on jo paljon helpompaa, kun on tullut käytyä jo useammassa paikassa. Tietysti ongelmana ei ole enää se miten hankitaan niitä käyntejä vaan enemminkin se että, miten saadaan tehtyä niitä kauppoja. Kuitenkin uskon, että tässäkin suhteen se laatu tulee sieltä määrästä, useiden toistojen ja lukuisien yrityksien kautta.

 

KUSTANNUKSET


Kustannusnäkökulmalla tarjotaan työkalut mittaamiseen sekä johtamiseen. Kustannuksilla tarkoitetaan sitä, että miten voisimme vieläkin kustannustehokkaammin hoitaa yrityksessämme asioita. Kuten sanontakin kuuluu aika on rahaa, niin sitä se on myös tässä tapauksessa. Kun aika kasvaa myös kustannukset kasvavat ja näin se on myös toisinpäin. Omassa yrityksessämmekin meidän tulisi miettiä kustannuksia esimerkiksi projektitasolla sekä myös ihan yleisesti ottaen.

”Tämän lisäksi pitää myös tietää, mikä määrä panostuksesta, eli kustannuksista on edistänyt asiakas- ja omistaja-arvon luontia ja mikä on ollut arvoa tuhoavaa sekä miksi yksittäinen työsuoritus on tehty.”

 

UUSI SUUNNITTELUMALLI


Sain paljon koppeja siihen liittyen miten kehitetään suunnittelujärjestelmä yrityksellemme, jossa aikaa ja kustannuksia säästämällä toiminnastamme voidaan tehdä entistäkin laadukkaampaa.

 

’’Paremman tekeminen alkaa siitä, että lopetetaan huonon tekeminen. Ei siitä, että aletaan parannella huonoa, siihen kuitenkin tarvitaan rohkeutta.’’

 

Jotta suunnittelumallista saadaan täysi hyöty irti. Tulee meidän yrityksemme perusasioiden oltava kunnossa. Yrityksen keskiöön ja ytimeen kuuluvat nämä seuraavat seikat; kyky johtaa ihmistä, kyky olla joustava ja kyky reagoida nopeasti.

 

 

 

 

 

 

 

 

Kuva 2,

Esittelin tässä esseessäni jo aikaisemmin ajan, laadun ja kustannusten kytkeytymisen toisiinsa. Kuvassa 2 on kuvattu, miten ne suhtautuvat nopeuteen, joustavuuteen ja kykyyn johtaa ihmistä. Kuvan ympyrä puolestaan kuvaa sitä, miten nämä tekijät ovat ankkuroituneet toisiinsa.

 

KYKY JOHTAA IHMISTÄ

 

Mainitsinkin jo kirjoitelmani alussa, että toimin tällä hetkellä yrityksemme talouspäällikkönä. Johtajuus jaetaan niin leadership-johtajuuteen, jolla tarkoitetaan ihmisten johtamista. Sekä management-johtajuuteen, joka puolestaan painottuu asioiden johtamiseen, kuten esimerkiksi minun kohdallani taloudenjohtamiseen. Kuitenkin minunkin täytyy omata kyky johtaa ihmisiä, jolla saada tiimini jäsenet motivoitua, innostuttamaan sekä työskentelemään tuotteliaasti yhteisen päämäärämme hyväksi.

 

Itsensä johtaminen on vastuunottamista itsestämme, ajatuksistamme, sanoistamme, teoistamme sekä reaktioistamme. Koskaan ei voi liiakseen painottaa sitä, miten tärkeää itsensä johtaminen on. Kyseinen kirjakin painottaa sen merkitystä kovin ottein. Ennen kuin voi johtaa muita täytyy osata sekä kyetä johtaa itseään, se on kaiken A ja O. Itsekin olen joutunut opettelemaan tämän jalontaidon, enkä väitä edelleenkään, että olisin siinä mitenkään erityisen hyvä, mutta koko ajan teen asian eteen kovasti töitä. Hyvänä esimerkkinä mainittakoon sen, että meidän osuuskuntamme tavoitteena on se, että 30.11. mennessä jokaisella meistä on kasassa 16 kirjapistettä. Tällä hetkellänikin teen töitä sen eteen, että saan varmasti hoidettua tämän viimeisen esseeni kunnialla valmiiksi, jotta pysyisin tiimimme asettamissa tavoitteissa. Mielestäni on hyvin tärkeää, että johtajat näyttävät esimerkkiä muille siitä, miten tulisi toimia eikä puolestaan päinvastoin. Tiimioppiminenkin on hyvin paljon hitaampaa, jos yhteisiin tavoitteisiimme emme pääse. Ainakin itse aion tehdä omalta osaltani töitä sen eteen, että voisin parhaani mukaan viedä omaa tiimiyritystäni, tiimiäni sekä omaa oppimistani eteenpäin.

 

’’Sen sijaan, että haemme tapahtumille selityksiä ja syitä itsemme ulkopuolelta, meidän on syytä kääntyä entistä enemmän sisäänpäin ja ymmärtää, mitä itsensä johtamiselta vaaditaan.’’

 

Itsensä johtamiseen kuuluu myös uskallus tulla pois omalta mukavuusalueelta. Olen pitänyt itseäni aina hyvin rohkeana, mutta olen täällä ollessani monesti joutunut huomaamaan sen, että todellisuudessa olen aina ennen elänyt vain mukavuusalueellani, nyt puolestaan asiat ovat päinvastoin. Mikä on toisaalta hieno asia, sillä joudun haastamaan itseäni valtavasti monessakin suhteessa. Moneen kertaan olen todennut sen, että kun on siellä epämukavuusalueella, niin oppiminen tapahtuu suurimmassa osin juurikin siellä. Ehkä se rohkeus minkä olen kokenut aiemmin ennen tänne tuloani olikin pelkästään sitä tottumuksen tuomaa turvaa. Monet asiat olisivat varmastikin jäänyt kokeilematta ja hoitamatta, jos en olisi uskaltanut haastaa itseäni olemaan epämukavuusalueellani. En aio enää elää sillä tavoin, että tyytyisin vaan rutiininomaiseen suorittamiseen sekä mukavuusalueella olemiseen täysin, vaan aion yllättää vielä itseni moneen otteeseen kokeilemalla niitä täysin vierailta ja pelottavilta kuulostavia sekä tuntuvia asioita.

 

Käsittelin nyt melko pitkästi itsensä johtamisen, koska uskon, että kyky johtaa muita koostuu pääosin siitä, että pystyy johtamaan itseään, sitten voi vasta keskittyä muiden johtamiseen. Tässä ohessa on lueteltu lista muutamista perussäännöistä, jolla johtaja voi välttää pahimmat sudenkuopat:

 

  • Poista pelko, johtaminen ei saa perustua pelkoon.
  • Jaa vastuuta ja vapautta.
  • Valmenna itseäsi ja anna myös muille mahdollisuus valmentua.
  • Yhteisen päämäärän saavuttamisen merkitys.
  • Ole aito!
  • Tehtäväsi on antaa ja auttaa.
  • Älä tee muille sitä, mitä et halua tehtävän itsellesi.

 

KYKY OLLA JOUSTAVA

 

Yrityksen joustavuudella tarkoitetaan sitä, että yritys tuntee oman toimintansa ja markkinaolosuhteet, joissa se toimii sekä panostaa jatkuvasti joustavuuden kehittämiseen. ”Kun joustavuus asetetaan tavoitteeksi, täytyy luonnollisesti ymmärtää, mitkä omista prosessesta tukevat tätä tavoitetta tässä ja nyt, miten prosesseja on kehitettävä, jotta verkottuvan yritysympäristön tarpeet voidaan tyydyttää ja mitä uusia vaatimuksia ja mahdollisuuksia se tuo mukanaan.” Jotta olemme joustavia myös käytännössä, meidän yrityksemme täytyy tukea saumattomasti joustavuuden tavoitteita. Koen, että on hyvin tärkeätä yritysmaailmassa, että pystymme olemaan joustavia ja taipuvaisia. ”Saa taittua, mutta ei katketa.”

 

KYKY REAGOIDA NOPEASTI

 

Perusedellytys nopealle reagointikyvylle on se, että tiedetään, milloin ja miksi täytyy reagoida sekä minkälaisia toimenpiteitä tarvitsee tehdä. ’’Merkittävin asia tässä yhteydessä on kyky tulkita heikkoja signaaleja, mikä edellyttää herkkiä tuntosarvia asiakas-, kilpailija- ja trendikentässä. Toinen merkittävä arkinen tekijä on tuote- tai palvelu-, asiakas- ja markkina-alueenkannattavuuden tunteminen.’’

 

Huomaan, että olemme reagoineet varsin hitaasti yritystämme koskeviin asioihin. Saatamme keksiä jonkin hyvän oivalluksen, miten meidän tulisi toimia, jotta pystyisimme toimimaan paremmin sekä saisimme asiat ajoissa hoidetuksi, mutta todellisuudessa asiat monesti jäävät roikkumaan, eikä mikään sitten etene ansiokkaasti loppuun. Vaikka koen erittäin tärkeäksi, että saamme yrityksemme sisäiset asiat kuntoon sekä hoidetuksi, niin liian usein kuitenkin käy niin, että pidämme palavereita palavereiden perään ja mikä kauheinta niitä ei olla saatettu mitenkään etukäteen edes suunnitella.

 

’’Johtopäätös on se, että organisaatiot käyttävät aivan liian paljon aikaa sisäisten asioiden hoitoon ja asiakas unohtuu taustalle aina.’’

 

Olemme yhdessä keskustelleet jälleen kerran kyseisistä asioista. Päädyimme kuitenkin siihen, että palaverit suunnitellaan aina sekä ne pyritään pitämään mahdollisimman tiiveinä. Sekä mikä tärkeintä pyritään pitämään asiakas aina ykkösenä, ja keskittymään ja reagoimaan heidän tarpeidensa täyttämiseen mahdollisimman nopealla aikataululla sekä tuottamaan vielä arvoa asiakkaalle. Ainakin itse pyrin jatkossa tuomaan esille asiakkaan todellisen merkityksen vieläkin selvemmin tiimillemme, ja toivon mukaan jokainen sitoutuu asioihin, joita olemme päättäneet. Sillä asiakkaiden kautta saamme projekteja. Projektien kautta puolestaan opimme sekä saamme korvausta työstämme, ja se puolestaan tuo helpotusta sekä mahdollisuuksia meille. Talouspäällikkönäkin on varmastikin paljon mukavampaa kuin ei tarvitse koko ajan miettiä ja toitottaa siitä minkälainen heikko taloustilanne meillä tällä hetkellä vallitsee.

 

 

Miten toimiva strateginen suunnittelu, tavoitteenasetanta ja palkitsemisjärjestelmä asetetaan toisiinsa niin, että tiimimme motivaatio ja oma-aloitteisuus lisääntyvät? Perusasia, jonka tulee olla kunnossa, on tavoitteenasetanta. Itsekin tiedostan sen, että moneenkaan asiaan en pysty vaikuttamaan, ja siihen ei minun kannatakaan suunnata kaikkea energiaani. Suuntaamalla katseensa oikeisiin asioihin, joihin pystymme vaikuttamaan, johtavat meidät menestykseen. Omalla toiminnallamme voimme vaikuttaa siihen, montako asiakaskontaktia haalimme itsellemme kuukausitasolla, kuinka paljon käytämme päivästämme aikaa yritykseemme ja vielä kuinka tehokkaasti sen ajan käytämme. Jokainen tiimistämme voi siihen vaikuttaa ja meidän tiiminämmekin täytyy auttaa jokaista huomaamaan sen tosiasian.

 

’’Monessa organisaatiossa proaktiivinen ja reaktiivisten tavoitteiden sekoittaminen keskenään tekee organisaatiosta voimattoman, byrokraattisen ja turhautuneen. Jos ihmiset eivät ymmärrä, mistä he aidosti voivat ottaa vastuuta, ei tavoitteenasetantakaan toimi.’’

 

Meidän yrityksemme tapana on palkita, jos onnistumme saavuttamaan asettamamme tavoitteet. Voin myöntää, että palkkiot sekä rangaistuksen motivoivat ainakin minua pääsemään tavoitteisiin. Kuitenkaan pelkät palkkiot ja rangaistukset eivät aina riitä, tarvitaan jotakin sellaista mikä motivoi ja saa ihmiset liikkeelle. Mitä se sitten on? Se asettaa tietyssä määrin haasteita, koska jokainen olemme täysin erilaisia. Kuitenkin meidän jokaisen on huolehdittava itsestään, mutta myös jokaisen on otettava vastuu tiimistämme. Itse ainakin haluan auttaa viemään tiimiäni eteenpäin, ja autankin mielelläni muita jos suinkin vain voin. Sillä olen ymmärtänyt, että siitä tiimioppimisessa on kyse. Helppoa tiimioppiminen ei missään tapauksessa ole, mutta ehkä jollakin tavalla löydämme jokaisella hyvän tavan saada tulosta ja sitä kautta saavuttamaan tavoitteensa. Onnistuneen asiakasviikkojemmekin myötä lähdemme yhdessä viettämään muutamaksi päiväksi laatuaikaa koko porukalla Peurunkaan. Ainakin saimme motivaatiota palkinnon kautta, ja sitä kautta liikettä sekä pöhinää keskuuteemme, joka tässä tapauksessa tuottikin tulosta.

 

Itse päätämme omilla toimenpiteillämme, sitoutumisellamme, kurinalaisuudellamme ja kyvyllämme haluamamme tason, jolla pelaamme yritysmaailmassa. Itse ainakin toivon, että voin vaikuttaa siihen miten yhdessä voimme päästä sinne mestaruussarjatasolle.

 

’’Yritysten kannattaa perehtyä menestyjien toimintaan, kopioida mestareilta parhaat konseptit ja sovittaa ne omaan toimintaympäristöön.’’

 

Jotta voimme päästä haluamallemme tasolle vanhoista toimintamalleista, jotka eivät tuota tulosta on ehdottomasti päästävä eroon sekä tehtävä kovasti töitä sen eteen mitä haluamme saavuttaa.

 

’’Olennaista ei ole se, mitä tärkeitä asioita tai toimenpiteitä sinä teet, vaan se, miten teet nämä asiat ja toimenpiteet. Voittaja on se organisaatio, joka pystyy synnyttämään sen pienen eron, joka on avain menestykseen. Sen pienen eron, joka saa joukkueen taistelemaan voittomaalista viimeiseen sekuntiin saakka. Sen pienen eron, joka antaa yhdelle voittopotin ja toiselle merkittävästi vähemmän. Voittajan organisaatiossa mieli, ajatus ja tekeminen on keskittynyttä.’’

 

Miia Huotari

Osuuskunta BISNERA

miia.m.huotari@gmail.com

050 305 7263

 

Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!