Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Digitaalinen Mittava 2014

Kirjoitettu 22.04.14
Esseen kirjoittaja: Timo Kasurinen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Viestinnästä tietoon
Kirjan kirjoittaja: Maija-Leena Huotari, Pertti Hurme ja Tarja Valkonen
Kategoriat: 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 2.3. Yhteisöllisyyden kehittämisen työkalut, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut, 3.3. Yrityksen roiminnan kehittäminen

Digitaalinen Mittava 2014, 3.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 3.0/5 (1 vote cast)

Maija-Leena Huotarin, Pertti Hurmeen ja Tarja Valkosen kirja ”Viestinnästä tietoon” käsittelee jokaisen yrityksen yleisintä kompastuskiveä. Miten yrityksen sisällä tulisi viestiä ja miten luotua tietoa tulis hyödyntää tehokkaasti.

Mietin pitkään mistä oikein kirjottasin tähän esseeseen. Selaillessani muiden akatemialaisten kirjoittamia opuksesta (niitä löytyi huimat kaksi), törmäsin tälläiseen kohtaan: ”Miksi minä lähtisin opettelemaan myynnin syvimpiä strategioita, koska tiedän että tiimistämme löytyy tähän tietoa ja kyseinen asia ei minua sytytä.” Lainaus on Soile Niinikosken vuonna 2012 kirjoittamasta esseestä. Asiayhteys johti toiseen ja keksin aiheen tähän kirjoitukseen.

Välillä minua mietityttää oma oppimiseni. Nyt toisella vuodella moni projekteista on alkanut toistamaan itseään ja välillä tuntuu, että kehittyminen junnaa paikallaan. Uskoisin, että myös muilla tiimiläisillä on välillä samanlaisia tuntoja. Rahalliset tavoitteemme myös kannustavat tällä hetkellä pikasen rahan tekemiseen joka ottaa jonkun verran pois uusien ideoiden ja projektien kehittämiseltä. Rahaa täytyy kuitenkin tehdä, siitä ei pääse mihinkään, mutta miten voisimme samalla kehittää myös oppimistamme ja luoda uusia liikeideoita?

Yhdessä oppiminen johtaa uuden tiedon kehittämisen, joka puolestaan johtaa uusiin kokeiluihin ja toivon mukaan suurempiin projekteihin. Juurinkin tämä uuden tiedon luominen on kirjan kirjoittajien mukaan organisaation, tai tässä tapauksessa tiimin oppimisen pääasiallinen tavoite.

Mielestäni meillä on osaamisen kannalta loistava tiimi. Ammatitaitoa löytyy laajalta alueelta johtamisesta asiakaspalveluun. Ongelmaksi nään sen, että tätä tietotaitoa jaetaan heikosti ja eriäviä taitoja ei käytetä yhteistyössä. Viestintä siis ontuu tällä saralla ja me teemme tämän takia entistä vähemmän uusia kokeiluja. Uuutta tietoa ei pääse syntymään. Koitankin tässä esseessä miettiä ratkaisuja kyiseiseen aiheeseen.

Meidän tiimissämme on hyvin juurtunut solutoiminta. Jokaisella joryn jäsenellä on oma solunsa, joiden sisällä tiedonkulku toimii yleisesti ottaen erinomaisesti. Tieto vain ei kulkeudu niiden ulkopuolelle. Asiakaspäällikkö-solu ei tiedä mitä viestintä-solussa on kehitetty ja opittu ja niin edespäin. Olen itse tällä hetkellä juurikin viestintäsolussa, jonka vuoksi tämän kirjan luinkin. Tässä essessä on  3 kohtaa:

  1. Miten tietoa tällä hetkellä jaetaan?
  2. Millä viestintää parennetaan?
  3. Miten voimme luoda uutta tietoa ja kokeiluja?

Soilen lainausta vähän muotoillen: Miksi minun pitäisi lukea taloushallinnasta (vaikka haluaisinkin oppia sitä) , kun meidän tiimistä löytyy jo valtava määrä osaamista siltä alalta? Laiskuutta voi käyttää myös voimavarana.

Miten tietoa tällä hetkellä jaetaan?

Kuten aiemmin sanoin, mielestäni meillä on jo olemassa tiimin sisällä hyvin paljon tietotaitoa. Lisäksi meillä on laajaa kokemusta erilaisista projekteista. Tiedon jakaminen jää kuitenkin hyvin pitkälti treeneissä höpöttelyyn ja satunnaisesti projekteissa käytettyihin teorioihin. Ongelmana tässä on ajankohtaisuus. Vaikka voi hyvin olla, että saatan joskus tulevaisuudessa tarvita Hit mr. filosofiaa tjsp. niin se unohtuu hyvin nopeasti treenien jälkeen jos teoria ei ollut silloin ajankohtainen.

Tiimiakatemialla opitaan kuitenkin toteuttamalla teorioita käytännössä. Tässä keskiössä on tietenkin projektit. Olemme puhuneet paljon mitenkä projekteja tulisi käydä enemmän läpi treeneissä. Tämä on kuitenkin valitettavasti jäänyt puheen tasolle. Eniten oppeja ja koppeja saa omasta tekmisestä. Toiseksi eniten muiden onnistumisista ja epäonnistumisista.

Olemme myös yrittäneet tuoda kirjoja treeneihin, mutta melko huonolla menestyksellä. Tähän emme ole vielä löytäneet meille sopivaa tapaa toimia. Voisi melkein siis sanoa, että oppia ei tällä hetkellä jaeta. Tai jos jaetaan, niin se ei mene perille.

Minua mietityttää yleisestikin Tiimiakatemialla tietynlainen vanhanaikaisuus. Meidän pitäisi olla innovaation ja yrittämisen etulinjassa, mutta tietoa varastoidaan lähinnä fläppipaperille jotka tungetaan ö mappin uumeniin. Haluasin nähdä Mittavan siirtyvän paljon enemmän sähköisen tiedonjakelun piiriin.

Ongelma kiteytettynä:

  • Big Data kirous, eli valtava määrä tietoa, jota ei pystytä hyödyntämään tarpeellisten työkalujen puutteen vuoksi.

Miten viestintää parannetaan?

tiedonhallinnan_prosessi

Yllä kuvattuna informaation hallinnan prosessi. Ensimmäisenä kuvasta tulee mieleen miten meillä informaatiota säilytetään? Dokumentointi on meillä kehittynyt hyvin ensimmäisestä vuodesta, mutta tiedon varastoiminen on ongelmallista. Esimerkiksi projekteista ja koulutusohjelmista tieto on hyvin vaikeasti saatavilla. Mielestäni tässä olisi ensimmäinen koppi viestintä-solulle.

Jopa meidän 14 hengen pienehkö tiimiyritys tuottaa jo viikossa niin paljon tietoa ja dataa, että sitä on mahdotonta hallinta ilman oikeanlaisia apuvälineitä (big data). Yleisesti ottaen yrityksissä on siirytty tiedon digitaaliseen jakamiseen sen tehokkuuden vuoksi.

Digitaalinen Mittava

Digitaalisena varastointijärjestelmänä meillä on toiminut Google Drive. Sieltä kuitenkin tulee lähinnä käytettä talousseurantaa ja satunnaisesti haettua joku logo. Oikeastaan ainut hyvä juttu drivessä on tällä hetkellä asiakkuuksien ja talouden seuraaminen.

Johtaminen

Haluaisin kuitenkin esimerkiksi nähdä siellä enemmän infoa projekteista ja koulutusohjelmista. Voisimme solussa alkaa vastata sen järjestelmällisyydestä ja ottaa vastuullemme vaatia tätä myös muilta. Kaikilla projekteilla on suunnitelmat kunnossa, mutta ne ovat piilossa projektiryhmän omissa tietokannoissa. Miksi suunnitelmat eivät löytyisi hienosti myös tiimin omasta drivestä niin kuin asiakasrekisterikin.

Soluilla voisi olla oma kansionsa, jonne tapaamisten kirjaukset laitetaan yhteiseen tiedostoon. Joryn jäsenien on näin helpommin pysyä kartalla muiden toimista ja samalla syntyy ideoita miten vaikkapa asiakkuuksia yhdistetään viestintään tai talouteen. Tämä olisi omiaan parantamaan läpinäkyvyyttä ja se mahdollistaisi paremman yhteistyön solujen välillä.

Meillä on loistavat syklitavoitteet, mutta ainoa paikka mistä ne näkee on treenihuoneen fläpi. Jos haluat tutkia niiden edistymistä, täytyy sinun tarkastella monta eri taulukkoa ja käydä kysymässä vielä parilta henkilöltä varmistukset. Myös nämä tavoitteet voitaisiin muuttaa reaaliaikaseen muotoon digitaalisesti.

Oppiminen

Motorolissa piilee yleensä erittäin paljon hyvää tietoa. Niille voisimme luoda myös aivan oman paikkansa. Yleensä meillä motorolat käydään läpi treeneissä, jos ollenkaan. Tiedon pitäisi kuitenkin olla saatavilla helposti silloin kun se on ajankohtaista. Jos joskus haluan lähetä tekemään teema-tapahtumaa, haluaisin ehdottomasti päästä käsiksi 50’s ja TDF projektien motoroliin.

Lisäksi drivessä voisi olla koulutusohjelmissa olevien koonnit jokaisesta kontaktikerrasta ja mahdollisesti myös omalla ajalla suoritettavat koti-tehtävät. Näiden lisäksi tietysti tarvitaan valtava tiimiyrittäjän työkalupankki, jonne kaikki voviat lisätä oppimansa teoriat ja työkalut. Tärkeää on, että kaikki nämä osa-alueet on hyvin järjestelty ja helposti löydettävissä. Tällöin informaation jakaminen onnistuu helposti.

Taloudessa ja asiakkuuksissa olemme luoneet tähän jo toimivat järjestelmät, jotka ovat tuoneet läpinäkyvyyttä sekä uutta keskustelua. Miksei sama onnistuisi myös muun tiedon kohdalla?

Tässä vielä kiteytettynä toimenpiteitä:

Viestintä-solu:

  • Hallintajärjestelmien kartoittaminen – onko drive meille paras vaihtoehto?
  • Tiedon organisointi sähköiseen muotoon – helposti löydettäväksi!
  • Vastaa siitä, että projektiryhmät ja yksittäiset tiimiläiset jakavat tietoa sähköisiin järjestelmiin.

Tiimiläinen

  • Päivittää teoriapankkia omalta osaltaan.
  • Projekteista tieto esille.
  • Käyttää tätä tietoa hyväkseen kokeiluissa ja projekteissa.

Solut:

  • Yhteinen paikka solujen koonneille ja päätöksille.
  • Yhteinen aikataulu.
  • Vastaavat osaltaan oman solunsa informaation jakamisesta.
  • Tavoitteet esille.

Miten voimme luoda uutta tietoa ja kokeiluja?

Tiedon luomisen prosessi – SECI

Sosiaalistuminen (hiljainen tieto) -> Ulkoistaminen (eksplisiittinen tieto) -> Yhdistäminen (eksplisiittinen tieto -> Sisäistäminen (eksplisiittinen tieto)

Yllä esitetty tiedon luomisen prosessi SECI, jossa on neljä kohtaa. Kuvaukseni eivät aivat vastaa kirjan tietoja, vaan käytin niitä pohjana tälle ”oman” teoriani luomiselle. Tässä kuitenkin näkemyksieni kuinka SECI kulkee meidän tiimissämme.

Sosiaalistuminen (hiljainen tieto)

Tässä vaiheessa tiimiläiset jakavat itse saamaansa tietoa vähän kuin ohminennen. Pääasiassa tämä tapahtuu meillä höpöttelemällä projekteista, kirjoista ja koulutuksista. Tätä vaihetta voidaan kuitenkin tehostaa muunmuassa ylempänä esitetyllä digitaalisella tiedon jaolla.

Parhaiten tämä vaihe kuitenkin toimii kasvokkain ja yhdessä tekemisellä. Tätä voisimme tehostaa pyörittämällä solujen kokoonpanoa välillä. Vaihdetaan muutama tyyppi solua kohden.

Ulkoistaminen (hiljainen tieto -> eksplisiittinen tieto)

Tässä vaiheessa yhdessä luotu, uusi tieto konkretisoituu. Se dokumentoidaan ja varastoidaan (digitaalisesti) myöhempää käyttöä varten. Tässä kohdassa meillä on paljon ongelmia, koska monesti tieto hukkuu tai jää käyttämättä. Tähän ratkaisuna on ylempänä mainittu tiedon organisoiminen.

Yhdistäminen (eksplisiittinen tieto -> hiljainen tieto)

Nyt on aika siirtyä konkretian tasolle. Tiimissä on syntynyt uusi liikeidea tietoja yhdistelemällä. Aikasemmassa vaiheessa taltioitua infoa voi nyt tutkia (motorolat, teoriat, esseet) ja lähteä rakentamaan projektia eteenpäin niiden pohjalta.

Sisäistäminen

Projekti lähtee käytäntöön ja se muuttuu osaaksi rutiineja sekä arkipäivää. Projekti tuottaa osaltaan uutta tietoa joka tallennetaan tulevia kokeiluja varten. Sykli lähtee kulkemaan uutta ympyrää.

Esseestä käytäntöön

Mitenkä pääsemme sitte tällaiseen SECI tilanteeseen? Tällainen muutos vanhasta uuteen on erittäin rankka ja vaikea toteuttaa eikä se tapahdu hetkessä. Ensimmäiseksi aion käydä tämän esseen ideat läpi viestintä-solussamme. Kysyn muilta mielipiteitä ja katsomme löytyiskö täältä ainakin joitakin kohtia mitä voimme saman tien lähteä viemään eteenpäin.

Kirja käydään läpi myös treeneissä, jossa haluan käydä läpi ainakin SECI malllin ja miten sitä voisi soveltaa meidän toimintaamme.

Timo Kasurinen

Osuuskunta Mittava Innovations

+358 400 445 534

timo@mittava.fi

 

Keskustele artikkelista

2 kommenttia to “Digitaalinen Mittava 2014”

  1. Henry Vesin sanoo:

    Mulla on sulle se koulutusjuttu mitä mun piti lähteä viemään eteenpäin syksyllä mutta en saanut aikaiseksi. Siihen on koottu hyviä juttuja liittyen tähän samaan tietovirtasysteemiin yms. Muistuta että otetaan se mindmap esille!

  2. Timo Kasurinen sanoo:

    Ohoh, huomasin nyt vasta tän kommentin. Pitää muistaa mainita!

Leave a Reply to Henry Vesin

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!