Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Eat that frog

Kirjoitettu 21.02.15
Esseen kirjoittaja: Anu Kuivaniemi
Kirjapisteet: 2
Kirja: Eat that frog
Kirjan kirjoittaja: BrianTracy
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tracy antaa kirjassa paljon hyviä käytäntöön välittömästi vietäviä vinkkejä itsensä johtamisesta, kehittymisestä ja työskentelyn tehostamisesta. Suosittelen kirjaa kaikille, jotka haluavat kehittää itseään ja parantaa elämänlaatuaan parantamalla työskentelytapojaan.
Päällimmäisenä kirjasta jäi mieleen

  1. listat ja suunnittelu
  2. kaikkea ei ehdi kuitenkaan tehdä
  3. olet itse suurin esteesi
  4. päivää ei aloiteta pikkuasioiden hoitamisella
  5. sano ”ei” enemmän
  6. delegoi rohkeammin
  7. eat that frog first

 

Eat that frog

Koko kirjan pääpaino oli sammakon syömisessä. Sammakko tarkoittaa sitä tärkeintä, haastavinta ja suurinta tehtävää mikä edessäsi odottaa. Tracy kehottaa moneen kertaan aloittamalla työpäivät AINA juuri tällä työtehtävällä. Jos aloittaa aina niiden nopeiden pikkuasioiden hoitamisella, ei koskaan tee mitään tärkeää ensin ja opettaa itsensä vähättelemään tärkeitä ja haastavia työtehtäviä.
Tämä oli itselleni suurin oivallus, ja tulee varmaan olemaan myös suurin haaste, sillä olen aina ajatellut että teen pikkujutut alta pois niin pääsen paneutumaan isompiin hommiin. Nyt kun mietin, niin aika monta kertaa isoille hommille ei ole jäänyt riittävästi aikaa tai energiaa, ja aina on tullut uusia pikkuhommia joita täytyy hoitaa.
Hyvänä perusteluna ja motivaattorina Tracy nosti esiin 80-20 systeemin. 80 % tuloksista tulee 20 % työstä. Siis kymmenen kohdan to do listan kaksi kohtaa ovat ne, joihin kuuluu keskittyä. Tämä tuntuu älyttömältä ajatukselta, mutta pistän sen ehdottomasti käytäntöön. Lisäksi tässä huomaa, miten pikkuasioihin ei todellakaan kannata laittaa niin paljon energiaa kun olen tottunut laittamaan. Ihan turhaa. Päivän tehtävistä täytyy osata poimia ne pari tärkeintä, ja usein ne ovat ne haastavimmat.
Jos tiedossa on suuri sammakko, kuten esimerkiksi Sopivan uudistaminen ja uuden suunnan löytäminen, täytyy syöminen aloittaa suupalasta. Tee lista kaikista tehtävistä mitä asiaan liittyy, ja aloita yhdestä. Sen kummempaa se ei ole. Haasteellista siitä tulee siinä vaiheessa jos ei tiedä mitä haluaa ja mitä pitäisi tehdä. Miten epätietoisuudesta saa pykättyä tehtävälistan?

Tavoitteellisuus

Tracy kertoi jälleen tavoitteiden asettamisen tärkeydestä. Hän listasi asioita, joita Tiimiakatemialla käytetään oppimissopimuksessa. Aliarvioin vielä itsekin tuota paperinpalasta. On tärkeää kirjoittaa asiat ylös, jotta ne konkretisoituvat ja niihin tulee ajallinen määre. Jos sitä ei ole, et ota itsekään tosissasi tavoitettasi.
Merkityksen löytämisen tärkeys on iskostunut minuun jo monista johtamisen kirjoista joita olen lukenut. Tracy nosti sen myös esiin. Jos ei tiedä, miksi tekee jotain asiaa, ei pysty hoitamaan sitä tehokkaasti tai ollenkaan. Merkitys motivoi. He menestyvät, keille on selvää mitä he haluavat, mitä heidän täytyy tehdä ja miksi he tekevät sitä. Väitän, että sellainen ei pysty tekemään tehokkaita to do -listoja kenelle nämä asiat eivät ole selvillä.
Suunnittelu
To do –listat ovat kirjoittajankin lempiasioita. Tracy kehottaa pitämään useampaa tehtävälistaa kerrallaan ja päällekäin. Hän väittää, että 10 minuuttia käytettynä tehtävälistan tekemiseen edellisenä päivänä vähentää työajasta 2 tuntia seuraavana päivänä.
1. Masterlist eli päälista, johon tulee kaikki asiat mitkä täytyy hoitaa.
2. Monthly list eli kuukausittainen lista.
3. Wekly list eli viikkolista. Tämä lista on työn ja muutoksen alla aina viikottain sitä mukaa kun tulee uusia tehtäviä.
4. Daily list eli päivittäinen tehtävälista. Tähän sovelletaan ABCDE tekniikkaa.

ABCDE-metodi

Tämän tekniikan avulla pystyy löytämään päivänsä tärkeimmät tehtävät ja keskittymään oleelliseen. Ensin -täytyy olla päivän to do-lista. Siihen aletaan sitten merkitsemään tehtävien perään eri kirjaimia. Ne merkkaavat tehtävän luonnetta, ja luovat tärkeysjärjestyksen tehtäville.
A-kirjaimella merkitään sammakot. Tärkeimmät, vaativimmat tehtävät, jotka täytyy tehdä tai tulee suuria seurauksia. A-tehtävä on esimerkiksi tärkeän asiakkaan luona käyminen. A-tehtävät tulee priorisoida jos niitä on monta. Kirjaimen perään lisätään numerot 1, 2, 3, 4, jne. ja aloitat aina A1 tehtävästä, eli kaikkein tärkeimmästä.
B-kirjaimella merkitään ei-niin-tärkeät tehtävät, joiden tekemättä jättämisestä ei koituisi kovin suuria seurauksia tai tekemisestä ei tule kovin suurta hyötyä. Ne ovat ”should do” tehtäviä. Sähköpostin tarkistaminen on esimerkki B-tehtävästä.
C-kirjaimella merkitään ”could do” tehtävät. Tekemättä jättämisellä ei ole uraan liittyviä seurauksia. Näitä olisi kiva tehdä, kuten esimerkiksi lounastaa työkaverin kanssa.
D-kirjaimella merkitään delegoitavat tehtävät. Tähän kategoriaan kuuluu kaikki mitä muut voivat tehdä. Delegoi kaikki mitä pystyt.
E-kirjaimella merkitään eliminoitavat tehtävät. Niitä olisi hauska tehdä, mutta sillä ei olisi merkitystä. Tässä kategoriassa voi olla sellaisia tehtäviä jotka joskus olivat merkityksellisiä mutta eivät ole enää.
Tämä metodi auttaa keskittymään sammakoihin, eli tärkeimpiin tehtäviin.

 

Timeslots

Kirjassa oli hauska vinkki kalenterin suunnitteluun. Olen miettinyt tätä paljon, mutta en ole uskaltanut viedä käytännön tasolle. Työssä täytyy olla aikataulullisesti niin joustava, kun työskennellään useiden ihmisten kanssa, että en ole ajatellut tämän olevan mahdollista. Kesän ajan voin kuitenkin pistää tämän kokeiluun, sillä työkavereita on paljon vähemmän kuin yleensä. Olen ihan innoisssani jo!
Tracy siis kehottaa tekemään työtapaamisia isensä kanssa, varaamaan kalenterista timeslotteja tietyille työtehtäville. Kalenteriin merkataan tietty aikaväli, joka on varattu ennalta määrätylle asialle. Sinä aikana suoritat tehtävän, ja siirryt sitten seuraavaan. Puhelin laitetaan kiinni ja muutkin häiriötekijät suljetaan ulkopuolelle. Työn tekeminen on tällöin paljon tehokkaampaa.
Olen tavallaan kokeillut tätä hyvin alkeellisella asteella, ja tykkään kyllä ajatuksesta.

Valmistelu

Edelliseen liittyen ja siihen oleellisesti kuuluen Tracy korostaa valmistelun tärkeyttä. Työpöytä tyhjäksi muusta krääsästä, kaikki mahdollinen tarpeellinen tilalle niin että ei tarvitse nostaa takapuoltaan tuolista koko sinä aikana mitä työtehtävän tekeminen vaatii. Kirjan mukaan on 500 % tehokkaampaa tehdä työtehtävä kerralla alusta loppuun kuin pätkissä. Puhelimen soiminen, tekstarit, Facebookit, sähköpostit, juttelevat tiimikaverit, lounastauot ym. ym. katkaisevat työn suorittamista aina. Keskittyminen herpaantuu eikä flow tila pääse syntymään tai pysy jos sen on saavuttanut.

Optimismi

Välillä menee hermo kun osa tiimissä suolaa optimismia ja tietynlaista pilvilinnailua. Optimismi on oleellinen osa menestystä. Tracyn mukaan se on erittäin tärkeää menestyksen ja onnellisuuden saavuttamiseksi. Optimisti etsii kaikesta jotain hyvää. Mielestäni joka asiassa on kaksi puolta, ja kaikella tapahtuvalla on aina merkityksensä. Optimisti etsii takaiskuista aina mahdollisuuksia oppia ja kasvaa. Ne ovat parhaita tilaisuuksia kehittää itseään paremmaksi. Lisäksi optimisti on ratkaisukeskeinen ja pyrkii löytämään ongelmiin ratkaisuja.
Älä hikeenny pikkuasioista –kirja kertoo paljon tästä aihepiiristä.

Riippuvaiseksi onnistumisesta

Onnistumisen tunne on yksi hienoimmista tunteista. Siihen voi kirjan mukaan kehittää myös riippuvuuden, jota voi hyödyntää työelämässä. Kun saa työtehtävän jälkeen vetää viivan tehtävälistaan, on onnistunut. Kun on selättänyt haasteellisen tehtävän, voi taputtaa itseään selkään ja kokea onnistumisen tunteen. Jos jää koukkuun onnistumisesta, aiheuttaa itselleen positiivisen kierteen, missä on helpompi aloittaa työtehtäviä ja jouhevasti hoitaa niitä yksi kerrallaan.

Aika loppuu

Tajusin Unkarin matkalla, että elän tulevaisuutta varten. Tähtään kaikessa tekemisessäni aina tulevaan. ”Sitten kun valmistun niin..” tai ”Sitten kun olen saanut nämä pois alta niin olen onnellinen”. Miksi en nauttisi nykyhetkestä tulevaiuuden odottelun sijaan? Pohdiskelen tätä enemmän Älä hikeenny pikkuasioista-esseessä.
Tracy teroittaa, että työtehtävät eivät tule koskaan loppumaan. Niitä tulee aina yhtä monta lisää mitä sai juuri tehtyä alta pois. Koskaan ei ole aikaa tehdä kaikkea mitä pitäisi tehdä. Täytyy siis tehdä vain tärkeimmät! Voi kun se olisikin niin helppoa. Tämä menee kuitenkin ehdottomasti kokeiluun. En halua elää jotain tulevaa onnellisuutta odotellessa, minkä saavuttaa kun on saanut kaikki hommansa tehtyä. En myöskään halua kokea stressiä siitä kun en saa millään tehtyä kaikkia asioita mitä haluaisin. Se jos joku on ärsyttävää. Minun täytyisi nyt ymmärtää että en vain voi tehdä kaikkia maailman asioita, ja että valintaa on pakko suorittaa.

Tasapaino

Erittäin tärkeää työskentelyn tehostamisessa on työn ja levon tasapaino. Keskittyminen herpaantuu ja jaksaminen loppuu usein 8-9 tunnin jälkeen, joten ei ole järkevää tehdä pitkää päivää. Jokaisella on myös päivässä tehokkaimmat hetket, joillain se on aamu, joillain iltamyöhä. Etsi oma tehohetkesi ja ajoita siihen eniten töitä. Virikkeet, henkinen hyvinvointi, fyysinen kunto, ruokavalio ja lepo ovat myös työn kannalta erittäin tärkeitä. Näillä sanoilla onkin hyvä lopettaa essee, ja aloittaa oma kuntokuuri, johon sisältyy ruokavalion uudistus, liikunnan lisääminen ja kunnon kohottaminen. Henkistä hyvinvointia imen kirjoista ja sosiaalisesta elämästä, virikkeita haen haasteellisista työtehtävistä. Kesä 2014 tulee olemaan mullistava!

 

Anu Kuivaniemi

Osuuskunta Mittava Innovations

anu (a) mittava.fi

045-1374745

Tagit: , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!