Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Eat That Frog

Kirjoitettu 21.01.14
Esseen kirjoittaja: Elias Markkula
Kirjapisteet: 2
Kirja: Eat That Frog
Kirjan kirjoittaja: Brian Tracy
Kategoriat: 1. Oppiminen, 9. YPK:n ulkopuoliset

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Näin kevään alussa huomasin, että pitkästä aikaa on kalenteri ollut buukattu täyteen koko ajan vähintään viikoksi eteenpäin. Hommaa siis on. Tällä hetkellä minulla on käynnissä kolme projektia akatemialla. Kaksi niistä vaatii paljon asiakaskäyntejä ja palavereita. Niiden lisäksi olen jyväskylän tradenomiopiskelijoiden ainejärjestön hallituksessa, sekä kiipeilyn parissa tulee hommattua illat. Kaiken muun päälle on harrastukset ja sosiaalinen elämäkin.

 

Yhtälönä siis voisi kuvitella, että paljoa muuta ei kerkeä tekemään. Itsestäni tuntui ennen, että en pysty pallottelemaan näin montaa asiaa yhtäaikaisesti. Jouluna sain kuitenkin jonkin oivalluksen ja energiaboostin. Päätin haastaa itseni ja tietoisesti asettaa itseni ja kalenterini koetukselle. Näin ollen huomasin että kaikki tekeminen on jotenkin organisoitava ja saatava järjestykseen. Muistin lukeneeni Brian Tracyn Eat that Frogin kesällä. Silloin en kuitenkaan saanut aikaiseksi paneutua siihen sen enempää ja kirjoittaa tätä esseetä. Silloin ei ollut tarvetta paneutua tekemisen tehostamiseen. Nyt on tarvetta, niinpä kaivoin vanhat muistiinpanot esiin ja muistuttelen itselle mitä kesällä tuli luettua.

 

Tracy kertoo kirjassaan reseptin kaaoksen hallintaan, jota moni meidänkin tiimissä tuskailee. Tracyn mukaan koskaan ei voi olla niin tehokas, että pystyisi hoitaman kaikki tehtävät ja hommat. Aina tulee lisää ja lisää hommaa. Työ ei tekemällä lopu. Aikaakaan ei pysty hallitsemaan. Se on kaikille sama.

 

Ihan aluksi on luotava tavoitteet, mitä kohti pyrkii. Jokaiselle päivälle on luotava tavoite. Miksi ylipäätään raahaudun akatemialle joka aamu, vaikka voisin nukkua ja herätä kun huvittaa. Minulla on jokaiselle päivälle tavoite, liittyen eri projekteihin. Toisena päivänä se voi olla jokin puhelutavoite, toisena menestyksekäs asiakaskäynti, kolmantena vaikka hyvät treenit. Tavoitteet on hyvä pitää pieninä ja säännöllisinä, eli purkaa viikkotavoite päiväkohtaiseksi. Näin ei tule tunnetta, että on jokin mahdoton tehtävä edessä. Steppi kerrallaan, viikon jälkeen on jo otettu harppaus!

 

Saadakseen kaaoksen haltuun, on alettava karsimaan tekemisiä. Tämä oli minulle suuri ahaa-hetki. Tracy esittelee nerokkaan yksinkertaisen metodin asioiden hoitamisen järjestämiseen.

 

 

ABCDE

 

Idea on yksinkertainen. Kun tavoite on kirkkaana mielessä, on mietittävä konkreettisia tekoja, joita tavoitteen saavuttaminen vaatii. Listaa ne ylös. Esimerkiksi tällä viikolla tavoite on ollut saada yksi projekti valmiiksi. Se on vaatinut tietyn määrän puhelin soittoja, s-posteja ja tapaamisien sopimisia.  Nämä ja kaikki muut hommat olen kirjannut ylös ja pistänyt kalenteriin. Ilman deadlinea, asiat eivät muutu konkreettisiksi. Sitten on vuorossa nerokkaan

ABCDE-metodin käyttö.

 

  • A: Tärkeimmät tehtävät tavoitteen saavuttamisen kannalta. Jos ei tehdä, seuraa vakavia seurauksia. Esim. Tärkeät asiakaskäynnit, tärkeät palaverit, tiettyjen töiden deadlinet.
  • B: Tehtävät joista, ei seuraa vakavia seurauksia, jos ei hoideta. Joku ei ehkä ilahdu jos ei näitä juttuja tehdä, mutta ei mitään sen kummempaa. Esim. Joku sähköposti, vähäpätöinen palaveri, lounas työkaverin kanssa.
  • C: Joku mukava homma, josta ei koidu mitään seurauksia. Esim. Bilispeli
  • D: Delegoitava homma. Minä koitan delegoida asioita, joissa tiedän muiden olevan parempi, taulukoiden teko tai graafiset jutut
  • E: Eliminoitavat hommat. Turhuudet

 

 

 

Ideana on aloittaa päivä A:sta. Eli tehdä tärkeimmät asiat heti päivän alkuun. Ne ovat yleensä myös vaativimpia tehdä, joten niitä helposti välttelee. Itse olen huomannut soittelun aloittamisen aamulla helpommaksi kuin iltapäivällä. Aamulla on vielä virtaa jutella. Koskaan ei pitäisi tehdä B tai C- tehtäviä, jos on tärkeimpiä hommia tekemättä.

 

D eli delegoitavat työt ovat mielenkiintoinen asia. Monet haluavat hallita kaikkea ympärillään ja palloilevat monen asian kanssa samaan aikaan. Nämä henkilöt usein vannovat multitaskingin voimaan. Ollaan facebookissa samaan aikaan kuin tehdään hommia ja vielä jauhetaan kovaan ääneen muista projekteista kesken kaiken. Tosiasiassa mitään tulosta ei tapahdu, tai jos tapahtuu, niin hitaasti ja huonolla laadulla. Itse pyrin tekemään ne asiat valmiiksi, jotka olen kalenteriin tehtäviksi merkinnyt. Yleensä kolme tärkeää juttua per päivä. Ei sen enempää.

 

 

80/20

 

Yleensä tuo kolme asiaa tuovat suurimman osan päivän tuloksesta ja muu hömppä ehkä sen 20%. Siksi koitan minimoida omat tehtävät ja hoitaa väin tärkeimmät. Lisäksi huomaan kuinka paljon helpompi on keskittyä tekemiseen ja päästä flow-tilaan, jolloin tekeminen on tehokasta ja tuottavaa, kun on vain muutama asia hoidettavana. Focus on ihan eri tasoa, kuin viittä eri asiaa samanaikaisesti tuusaaminen. Lisäksi on helppo hahmottaa tekemisen määrä, kun on listannut asiat ylös numerojärjestykseen ja näkee oman edistymisensä. Tulee mahtava olo, kun voi vetää rastin tehdyn työn merkiksi.

 

Siis:

 

1)   Aseta tavoite

2)   Listaa konkreettiset teot mitä tavoite vaatii. Suunnittele!

3)   80/20. Tee vain tärkeimpiä tehtäviä. Opettele sanomaan EI. Teetä muilla vähemmän tärkeät tehtävät

4)   ABCDE

5)   Focus! Estä häiriötekijät. Vältä multitaskingiä

6)   Askele kerralla. Nauti onnistumisista

7)   Lepää tarpeeksi. Väsyneenä et saa mitään kunnolla tehtyä

 

 

 

 

Elias Markkula

 

Tagit: , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!