Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Fasilitointi luo uutta

Kirjoitettu 04.03.20
Esseen kirjoittaja: Jenni Suomalainen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Fasilitointi luo uutta
Kirjan kirjoittaja: Piritta Kantojärvi
Kategoriat: 5. Valmentaminen, 5.1. Valmentaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Aloitus

Piritta Kantojärven kirjassa Fasilitointi luo uutta pureudutaan Kantojärven omien kokemuksien kautta siihen, mitä fasilitointi oikein on ja miten siinä onnistumisen mahdollisuuksia voidaan maksimoida. Kirjassa on paljon Kantojärven oman elämän esimerkkejä, niin hyvistä, kuin huonoistakin kokemuksista. Lisäksi annettaan paljon ja vähän vielä lisäksi erilaisia mahdollisia fasilitointiin sovellettavia työkaluja ja erilaisia ”pelejä”. Kantojärven omaa erikoisalaa ovat luovan ongelmanratkaisun (CPS = creative problem solving) prosessien fasilitoinnit ja suurin osa annetuista työkaluista keskittyvätkin tämän kaltaisten fasilitointitilaisuuksien eri vaiheisiin, mutta ovat sovellettavissa myös muihin vastaaviin tilanteisiin.

 

Mitä on fasilitointi?

Paneutuessani johonkin asiaan tykkään usein paneutua sanan etymologiaan saadakseni kokonaisemman kuvan siitä, mitä sanalla oikeasti tarkoitetaan. Fasilitointi tuleekin latinan sanasta Facil, joka tarkoittaa helppoa. Fasilitoinnilla tarkoitetaankin ryhmäprosessien helpottamista. Fasilitointia hyödynnetään useimmiten tilanteissa, joissa ryhmällä on jo asian ratkaisemiseen tarvittava tieto ja taito. Kyetäksesi fasilitoimaan tilanteita sinun ei siis tarvitse olla käsiteltävän asian asiantuntija, vaan ytimessä on löytää oikea työskentelytapa, jotta ryhmä saadaan toimimaan mahdollisimman rakentavasti.

Ajatuksia fasilitoinnista

Usein onkin hyvä, että fasilitaattori on joku ryhmän ulkopuolinen jäsen, sillä silloin ryhmäprosessin ohjaajan on helpompi pysyä neutraalina ja analysoida tilannetta ilman, että omat näkemykset ohjaavat toimintaa liikaa. Nykypäivänä ajaudutaan usein tilanteisiin, joissa pidetään palavereita vain palavereiden pitämisen vuoksi, mutta turhan usein on tullut itsekin sekä osallistuttua että ohjattua palavereita, joiden rakenne on huonosti suunniteltu ja tuloksetkin ovat usein sen mukaisia.

Onkin hyvä huomioida, että innovointi ei parane lisäämällä palavereita, eikä sitoutuneisuus lisäänny keskustelemalla, jollei tilannetta fasilitoida hyvin. Tämän huomaa usein ihan käytännössä senkin kautta, että esimerkiksi treenit, jotka on hyvin suunniteltu ajavat useammin keskustelunkin hedelmällisemmälle maaperälle, kuin sellaiset, joiden rakenne on jäänyt suunnittelematta. Toki on poikkeustilanteita, joissa huonosta rakenteesta huolimatta syntyy syvää keskustelua, mutta hyvän rakenteen avulla voidaan antaa hyvän keskustelun syntymiselle korkeammat mahdollisuudet.

Fasilitoidessa on hyvä muistaa, että osallistujat vastaavat sisällön tuottamisesta, päätöksistä ja toimenpiteistä. Fasilitaattorin tehtävänä onkin ensisijaisesti avustaa ja sparrata, ei puuttua. On hyvä huomioida myös se, että fasilitaattorin taipumus on tehdä tilanteista itsensä näköisiä, niin hyvässä kuin pahassa. Esimerkiksi huomaan itsessäni vaikeuksia johtaa tilanteita eteenpäin niiden vaatimassa tahdissa, sillä omaan taipumuksen pohtia asioita monesta eri suunnasta saadakseni mahdollisimman kattavan ja kaikkia miellyttävän lopputuloksen aikaiseksi. Toisinaan olisi kuitenkin tarpeen siirtyä pohdinnasta kohti valintoja ja tekemistä. Koen, että silloin kun joku muu johtaa tilannetta, ei tekemiseen siirtyminen ole itselleni ongelma, mutta vaikeuksia tuottaa ohjata tilanne henkilökohtaisesti siihen suuntaan.

Fasilitointia ei voi oppia kirjaa lukemalla, vaan opin saa parhaiten tekemällä. Usein tehdessä saattavat kuitenkin yksityiskohdat unohtua ja toiminta urautuu helposti, jos ei etsi uutta tietoa ja ideoita fasilitointiin teorian kautta. Tämä ajatusmalli kulkee myös käsikädessä akatemialla toimivan teorian soveltaminen käytäntöön -mallin kanssa. Teorian ja tekemisen välille onkin hyvä löytää tasapaino, jotta oppiminen voitaisiin maksimoida.

 

TEKEMINEN TEORIA

 

Fasilitoinnin rakenne

Fasilitoiduissa tilanteissa on yleensä tarkoituksena löytää ratkaisuja tai uusia ideoita joihin ongelmiin tai mahdollisuuksiin. Ideoita pohdittaessa ei ole useinkaan kannattava ja toimiva ratkaisu vuoron perään keksiä idea ja heti perään miettiä, miksi se on mahdollisesti huono.

Tilaisuuden rakenne onkin hyvä rakentaa siten, että ensin keskitytään maksimoimaan ideoiden syntyminen puuttumatta ollenkaan mahdollisiin ongelmiin. Prosessin avaavaa vaihetta kutsutaankin divergenssiksi. Divergoidessa on hyvä kirjata ylös kaikki mahdolliset ajatukset tuomitsematta niitä hyviksi tai huonoiksi. Tässä vaiheessa on myös erittäin tärkeää keskittyä kannustamaan ja innostamaan. Ideoita voi myös yhdistellä, jolla vältetään juuttumista ainoastaan helppoihin ja yksin kertaisiin ideoihin.

Divergoinnin jälkeen pyritään siirtymään prosessin sulkemiseen, eli konvergointiin. Konvergoidessa ideoita arvioidaan tarkoituksen mukaisesti. On tärkeää olla objektiivinen ja tehdä valintoja huomioiden ympäristö, asianosaiset ja kriteerit. Ideoita tulee myöskin peilata siihen, että mitkä niiden tavoitteet ovat ja keskittyä fokusoimaan niiden pohjalta.

Siirros divergoinnista konvergointiin ei kuitenkaan ole koskaan kivuton, siksi näiden kahden vaiheen väliin sijoittuvaa aikaa kutsutaan termillä Groan Zone. Tämä vaihe synnyttää todennäköisesti eniten erimielisyyksiä ja nurinaa. Tavoitteena on päästä yhteiseen ymmärrykseen. Groan Zonen myllätessä on hyvä tarkkailla tilannetta ja tarkkailla kuinka kauan ryhmässä vallitsevan kitkan antaa vallita ja toisaalta pitääkö sen antaa vallita pidempään.

Tyypillisimmät sudenkuopat

Epäselvä tarkoitus – ihmisten on vaikea asennoitua innovoimaan ja ideoimaan, jos tilaisuuden tarkoitus ei ole kaikille selvänä. Vaikka aiheesta ja ongelmasta olisikin juteltu jonkun ryhmän yhteyshenkilön kanssa aiemmin, on hyvä tarkentaa vielä tilaisuuden alussa päivän agenda.

Roolissa sekoilu – fasilitoidessa on helppo ajautua tilanteeseen, jossa puutut toiminnan kulkuun liikaa, jolloin alennat todennäköisesti ryhmässä olevien panosta tilanteeseen, sillä heille saattaa syntyä ajatus siitä, että tarvittaessa tulet paikkaamaan heitä ideoiden luomisessa.

Aihe unohtuu – Jos fasilisoitavan tilanteen sopimisesta on turhan pitkä aika, on aihe voinut unohtua osallisilta, jolloin on hyvä muistuttaa aiheesta ennen kontaktia ja varmistaa vielä, että onhan sovittu aihe/ongelma vielä ajankohtainen. Huomattiin tämä ongelma vierailutiimin kanssa, kun olimme sopineet yhden pinkkutiimin kanssa siitä, että tulemme ohjaamaan heille topaasia-työpajan. Ryhmän kanssa oli sovittu, että he miettivät tilanteeseen jonkin ongelman omasta tiimistään, jota sitten yhdessä ratkaistaan. Tiimi oli kuitenkin unohtanut sovitun päivän ja vierailutiimin kanssa vasta edellisenä iltana muistutimme tulostamme, jolloin tiimi keksi nopeasti jonkin ongelman tilaisuutta varten. Tiimi oli muuten tyytyväinen työpajaan ja fasilitointiin, mutta ongelmaksi koitui, että kysymystä ei ollut mietitty tarpeeksi huolella, jolloin lopussa todettiin, että jokin toinen aihe olisi voinut olla ajankohtaisempi.

Muita tyypillisiä sudenkuoppia ovat muun muassa epäselvä ohjeistus, liian vähän aikaa, kirjurin blokki, monimutkainen suunnitelma, vaillinainen kokonaisprosessi, sekä joustamattomuus.

 

Epäonnistumisen pelko

Epäonnistumisen pelko on varmasti asia, jota sekä osalliset, että fasilitaattori usein pelkäävät. Usein hyvä keino keventää tunnelmaa on sanoittaa pelko ääneen, jolloin sen mahti pienenee. Lisäksi on hyvä muistaa, että ottamalla riskejä tapahtuu varmasti joitakin huteja, mutta suuremmalla todennäköisyydellä saavutat huippu ideoita. Ilman riskinottoa jäädään hyvin suurella todennäköisyydellä keskinkertaisiin ideoihin ja ratkaisuihin. On helpompi tehdä villistä ideasta maltillinen, kuin maltillisesta ideasta villi.

Lopputulema

Fasilitointi on siinä mielessä mielenkiintoinen työmuoto, sillä siinä jokainen tilanne ja fasilitoitava tilaisuus on aina erinäköinen ryhmästä riippuen, siinä lienee yksi niistä sen hohdoista omasta mielestäni. Omasta mielestäni fasilitoinnissa on tärkeintä olla läsnä ja lukea tilannetta jatkuvasti, sekä tehdä sitä omana itsenään. Omaan toimintaani aion viedä kirjasta joitakin fasilitoitavissa tilanteissa käytettäviä harjotteita ja heti huomenna vetäessäni kv-treenit pääsevät muutamat opit suoraan teoriasta käytäntöön.

Tagit: , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!