Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Getting things done

Kirjoitettu 18.05.18
Esseen kirjoittaja: Neea-Eveliina Mäkinen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Getting things done - the art of stressfree productivity
Kirjan kirjoittaja: David Allen
Kategoriat: 9. YPK:n ulkopuoliset

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Yksinkertaistettuna Allenin teos ”Getting things done” kertoo oman työnten tehostamisesta ja yksinkertaistamisesta ulkoisen muistin, eli esim. muistilistojen avulla. Kirja istui aivan mahtavasti omaan nykyiseen tilanteeseen, jossa opettelen erilaisten muistinjatketyökalujen käyttöä. Otin juuri viikko sitten käyttöön Wunderlist-nimisen sovelluksen, joka toimii sähköisenä to-do –lista-alustana niin puhelimessa kuin koneella sovelluksena. Alku innostus on alkanut huveta ja haluaisin löytää mahdollisimman tehokkaan tavan hyödyntää sitä. Ettei olisi vain työkaluja työkalujen ilosta.

 

To-do –listojen tehokkuus piilee avoimien mielenyhtymien (open loops) sulkemisessa, keskittymisen ylläpitämiseksi, sekä asioiden organisoimisessa kaaoksen välttämiseksi. Avoimilla mielenyhtymillä tarkoitetaan mieleen juolahtavia pieniä asioita, jotka tulisi hoitaa. Nämä asiat jäävät helposti mielen perukoille kytemään ja aiheuttavat stressiä ja estävät täydellistä keskittymistä, koska niitähän ei saisi unohtaa, esim. maito on loppu, täytyy hakea sitä kotimatkalla kaupasta.

Tehokkuuden parantamiseen sekä to-do –listojen masteroimiseen Allen on kehittänyt viisivaiheisen GTD-tekniikan.

  1. Kirjaa kaikki mieleesi juolahtavat tehtävät ylös.
  2. Selvennä listan kohdat. Mitä ne oikeastaan ovat ja mistä ne koostuvat.
  3. Järjestä kaikki kohdat selkeäksi listaksi.
  4. Reflektoi kohtien tärkeys ja muovaa listat niiden mukaisiksi.
  5. Valitse kohta listalta ja tee se.

 

Lista on itsessään hyvin yksinkertainen eikä mitenkään maata järisyttävä. Kuitenkin huomaan todella helposti hyppääväni jo ensimmäisen kohdan yli. Niin usein en kirjoita pikku juttuja minnekään ylös vaan pidän niitä mukana mielessäni koko päivän, muistuttaen itseäni säännöllisin välein ennen kuin illalla tajuan, etten tehnytkään sitä. Tämän jälkeen vasta kirjoitan itselleni muistutuksen seuraavalle päivälle, etten unohtaisi sitä uudelleen. Kirjassa kuitenkin huomautettiin siitä, että jos tehtävän tekeminen kestää alle kaksi minuuttia, se kannattaa tehdä heti mieleen juolahtaessa. Listaa/listoja tulisi myös käydä läpi jatkuvasti, jotta tärkeysjärjestys pysyisi mahdollisen optimoituna, eikä mitään tärkeää pääse unohtumaan.

 

Kirjassa neuvotaan valitsemaan maksimmissaan kolme ”keräystyökalua”, eli paikkaa, jonne isket tulevat tehtävät ja tapahtumat. Kalenteri on yksi yleisimmistä, enkä oikeasti tajua, miten jotkut voivat elää ilman sitä. Kalenterin lisäksi käytän Wunderlist:ia monenlaiseen listoittamiseen. Minulla on siellä työn lisäksi vapaa-ajan listat niin mielekkäille kirjoille, resepteille, kuin ruokaostoksillekin. Työt olen kuitenkin listoittanut projektikohtaisesti, yleiseen to-do listaan, sekä tämän päivän to-do listaan. Projektilistoihin menee isommat kokonaisuudet tärkeysjärjestyksessä, esim. laadi markkinointisuunnitelma Kahvila Myllytuvalle. Yleiseen to-do listaan tulee pilkotut työtehtävät ko. kokonaisuuksista esim. sovi palaveri tyttöjen kanssa, suunnittele julkaisujen aikataulutus, ideoi julkaisujen sisältö, julkaise ensimmäinen postaus etc. Päivän to-do listalle kerään joka aamu sille päivälle tulevat työtehtävät ja vedän niitä yli sitä mukaa, kun niitä tulee tehtyä. Aamuisin käyn myös aina läpi kaikkia listoja ja siirtelen asioita tarvittaessa listasta toiseen. Tiukan aikarajallisen työtehtävän tullessa laitan siihen vielä hälytyksen päivää aikaisemmalle, jottei se pääse unohtumaan.

Tällä hetkellä suurin ongelmani on kuitenkin listojen jatkuva päivittely, asioiden listaan lisääminen ja ennen kaikkea työtehtävien tarkempi pilppominen. Listani menettävät helposti merkityksensä, kun sinne syntyy vain pieni määrä kuitenkin suht. laajoja tehtäväkokonaisuuksia, joiden tekemisessä menee melkein koko päivä. Tästä syntyvä toinen ongelma on myös listan päivittäminen ja tarkastaminen päivän aikana. Kun listassa on vain isoja asiakokonaisuuksia, ei ole tarvetta pahemmin käydä tikkaamassa kohtia yli, koska niissä menee koko päivä. Tällöin myös helposti unohtuu muut pienemmän asiat, joita listalta löytyy. Kyse voi olla vielä totutteluprosessista, mutta tämä työkalu ei oikeasti toimi, ellei tapaan opi.

Muistutuksena vielä näiden muistinjatkeiden käyttöön se, että niitä tulee myös tyhjentää säännöllisesti. Koska niihin tulee suoltaa kaikki irtonaiset ajatusjuonteet, ne täyttyvät nopeasti ja mahdollisesti turhalla tavaralla. Listoilta tulee siis karsia epäolennaisia asioita, jottei tekemättömien asioiden määrä hukuta oikeasti oleellisia juttuja listalta.

Siinä hetkessä turhilta tuntuvia asioita ei kuitenkaan aina kannata suoraan mennä poistamaan. Työkalut tulisi olla suunniteltuna niin, että ne mahdollistavat laajan kategorisoinnin. Kategoriat voivat olla koti-työ –jaon lisäksi myös aikaan sidottuja, esim. tulevana kesänä, ensi vuonna tai seuraavan 10 vuoden sisään. Jos mieleesi juolahtanut asia tai idea on oikeasti merkityksellinen, muttei tilanteeseen sopiva, ei sitä missään nimessä kannata poistaa, jos sen voi siirtää.

 

Kirjassa puhuttiin myös oman työtilan merkityksestä työtehokkuuteen. Mikä minua siinä hämmensi, oli se, että Allenin mielestä työtilan tulisi olla siisti, fiksusti järjestelty, mutta ennen kaikkea henkilökohtainen. Kenenkään muun ei tulisi käyttää sinun työtilaasi, jottei oma järjestely ja kaikkein paras työ fengshui kärsi. Ymmärrän tämän kyllä täysin, mutta miten tämä esim. avotoimistoissa voisi ikinä toimia. Niin pitkälle, kun sinulla on oma lokerikko yhteisellä työpöydällä, tämä on vielä ihan tehtävissä, mutta mitäs sitten, kun päästään Tiiimiakatemian kaltaiseen työympäristöön, jossa kaikki pöydät ovat periaatteessa kaikkien käytettävissä ja kaikki lainaavat toistensa toimistotarvikkeita. Olen aina ollut sitä mieltä, ettei akatemian toimistolla yksinkertaisesti pysty saavuttamaan täyttä tehokkuuttaan ja se itseasiassa saattaa johtua juuri noista kyseisistä syistä. Sen lisäksi, että ihmiset keskeyttävät ja häiritsevät jutustelemalla turhia ympärillä, mikään ei ole ikinä siellä, minne sen jätit ja aina joudut nousemaan ylös etsiäksesi esim post-ittejä. Tämä keskeyttää työnteon mahdollisesti useaksi minuutiksi, jolloin työhön paluuseen ryhtymisen prosessi täytyy käydä taas alusta. Jos kuitenkin haluaa hiljaisuutta, sitäkin kyllä tiloistamme löytyy, mutta ei toimiston puolelta. Eikö se silloin hieman riko avotoimiston tarkoitusta?

Vaikka en pysty rakentamaan omaa tehopesää työpaikalla, voin kuitenkin edelleen tehdä sen kotona. Meillä on varsinainen kotikonttori olohuoneessamme, jossa minun ja poikaystäväni työpisteet ovat toisiaan vastakkain, mutta kuitenkin niin, että meillä on oma tilamme ja työkoneet estävät suoran silmäkontaktin. Se toimii minulle mainiosti, koska satunnaisesti tarvitsen toisen tuomaa sosiaalista painetta työhön ryhtymisessä, ja kun toinen tekee, on pakko tehdä itsekin. Allenin mukaan työpisteen tulisi olla järjestelmällisen lisäksi hyvin minimalistinen, kuitenkin niin, että kaikki tarvittava on kurotusetäisyydellä. Ja jos työpisteitä on useampi esimerkiksi kotona ja töissä, ne kannattaa tehdä identtisiksi tehokkuuden maksimoimiseksi.

 

Kaikki tämä työkaluilla stimuloitu prosessi halusta/tarpeesta tekemiseen on toimiva, koska se juontuu ihmisen luonnollisesta suunnitteluprosessista. Teemme jatkuvasti asioita itsestään ilma, että niitä tarvitsee kirjoittaa ylös odottamaan. Esimerkiksi kun mahaa alkaa kurnia, ihminen tajuaa, että on nälkä. Hän tietää, millaisen lopputuloksen haluaa, eli kylläisyyden. Tämän jälkeen käydään läpi ideoita siitä, mitä söisi, valitaan sopivin, tehdään ruokaa ja syödään. Näihin ”tehtäviin” ei tarvittu minkäänlaista työkalua, vaan se tulee meiltä jo luonnostaan. Nyt kun tämän viisi kohtaisen prosessin laittaa ei niin luonnostaan tuleville työtehtäville, saadaan hyvä lopputulos. Kohdat ovat siis:

 

  1. Määrittele tehtävän syy, MIKSI
  2. Mieti mitä haluat saavuttaa, TAVOITE
  3. Käy läpi eri vaihtoehtoja, IDEOI
  4. Järjestele ja valitse ideoista niin, että se on oikeasti tehtävissä, VALITSE
  5. Määrittele mitä teet seuraavaksi ja toimi, SUORITA

 

 

 

 

Tagit: , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!