Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Hallittu projekti

Kirjoitettu 13.12.18
Esseen kirjoittaja: Monika Tuurala
Kirjapisteet: 1
Kirja: Hallittu projekti
Kirjan kirjoittaja: Mikko Mäntyneva
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

 

Me Tiimiakatemialla jaamme arkemme kolmeen osa-alueeseen: treeneihin, kirjapisteisiin ja projekteihin. Myymme ja toteutamme projekteja hankkimillemme asiakkaille. Mikä projekti oikeastaan on ja miten se määritellään? Mäntyneva määritteli sen tässä kirjassa seuraavasti

Projekti koostuu väliaikaisista aktiviteeteista, jotka on ajoitettu, sillä on selkeä tavoite, aktiviteetit edistävät projektin tavoitetta, sillä on käytössä rajalliset resurssit, projektipäällikkö koordinoi projektin eri aktiviteetteja ja projektin lopputuloksen saavuttamiseen liittyy riski.

Vaikka sanaa projekti käytetään usein aika väljästi, voimme me sanoa tekevämme projekteja. Olisi hyvä, jos jokaisella projektillamme olisi projektipäällikkö, jonka käsissä ohjat ovat ja joka valvoo sen etenemistä. Töillämme on tavoite, josta asiakas maksaa. Teemme töitä asiakkaalle jossakin aikataulussa, projektillamme on sisältö eli mitä tehdään milloinkin ja miksi ja sisältö vie meitä kohti projektin tavoitetta. Onnistumisessa ja lopputuloksessa on riskinsä. Otetaan esimerkiksi valokuvausprojekti, jossa uusi mallisto kuvataan mallien päällä. Tällaisen projekti on toteutettu tiimissämme. Tavoite on ottaa hyvät ja edustavat kuvat asiakkaalle, jotka hän voi julkaista ja joihin hän on tyytyväinen. Ensin kuitenkin valitaan mallit, haetaan vaatteet, kuvataan ne, editoidaan ja lähetetään asiakkaalle. Tässä projektissa ei ollut nimettyä projektipäällikköä, mutta pari ylitse muiden huolehti projektin edistymisestä. Käytössämme oli hyvä kuvaaja, tiimiläisiämme mallina sekä asiakkaalta tullut vaatemallisto. Esimerkiksi kuvausstudiota ei ollut. Riskinä oli, ettei asiakas ole kuviin tyytyväinen tai että kuvat eivät onnistu ollenkaan. Ajallisesti projekti oli rajattu siten, että asiakas tarvitsi uudet kuvat uuden malliston julkaisussa.

Samaan tarinaan voi liittää projektin elinkaaren: 1. valmistelu 2. suunnittelu 3. toteuttaminen 4. päättäminen. Tiivistettynä käytäntöön: 1. asiakkaan hankinta 2. toteutuksen suunnittelu, missä kuvataan, milloin, miten 3. itse kuvauksen toteutus 4. kuvien palautus asiakkaalle onnistuneesti sekä itsellemme motorolan käynti. Kaikki vaiheet ovat tärkeitä. Opimme varmasti jokainen sen Tiimiakatemian aikana, että toteutus on hankalaa, jos suunnittelu on jäänyt vajaaksi tai siinä ei ole otettu kaikkea tarvittavaa huomioon.

Kirjassa esiin nousi projektipäällikön tärkeys. Miettiessä asiaan tiimissämme, unohdamme tai emme ole edes ajatelleet, valita projektipäällikön. On tärkeää, että on yksi ihminen, joka on perillä projektin kulusta. On vaikeaa esimerkiksi viiden hengen projektiryhmän sisällä selvitellä aikatauluja, työn laatua, ristiriitoja, työn jakoa ja etenemistä. Tämän olemme huomanneet itsekin omien projektiemme myötä. Tulevaisuuden työelämää silmällä pitäen se on hieno oppimatka, kun toimit jonkin projektin päällikkönä. Siinä opimme käytännön tasolla projektien vetoa, eikä vain kirjoista lukemalla. Tiimiakatemialla on paljon pieniä juttuja, joita teemme, emmekä aina ymmärrä etukäteen, kuinka paljon ne voivat meitä viedä eteenpäin ja opettaa. Nämä ovat arvokkaita taitoja työelämässä tulevaisuudessa, emme ole vain valmistuneita, jotka tietävät, miten asiat pitäisi hoitaa, vaan meillä on jo käytännön kokemusta asiasta.

Projektiin liittyvät ongelmat liittyvät usein viestinnän ongelmiin. Projektin kaikki osapuolet tulee pitää ajantasalla asioista. Viestintään liittyy sen sisältö, kohderyhmät, viestinnän tarpeet ja tavoitteet, kanavat ja muodot, vastuuhenkilöt ja viestinnän ajoitus. Viestintä on olennainen osa projektin onnistumista. Projektiviestintä voidaan jakaa sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Sisäiseen kuuluu luonnollisesti pääosassa projektitiimi. Ulkoiseen voi kuulua muun muassa projektin tilaaja ja rahoittaja. Viestintä voi kuulostaa helpolta ja yksinkertaiselta asialta etukäteen. Sitä se ei kuitenkaan ole. Olemme huomanneet projekteissamme, kuinka viestintä todella rupeaa laahaamaan ensimmäisenä. Hyviä neuvoja tulevaisuuteen on esimerkiksi viestinnän suunnittelu. Voisimme käyttää jatkossa oikeasti aikaa ja ajatusta tähän. Miksi viestimme? Miten viestimme? Kenelle viestimme? Mitä viestimme? Aina ei tarvitse käyttää ensimmäistä mieleen tullutta kanavaa tai tapaa. Tiimiakatemialla meillä on hyvä mahdollisuus kokeilla erilaisia keinoja ja oppia niiden toimivuudesta. Jokapäiväisen Whatsapin sijaan voi kokeilla muun muassa sähköpostia, tiedotteita tai intranettiä. Tämä myös sen takia, että tulevaisuuden työpaikoissamme on laajasti käytössä erilaisia keinoja ja toki voimme viedä sinne myös uusia mahdollisuuksia, jotka olemme jo käytännössä todenneet toimiviksi.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!