Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Hyvästä tiimistä huipputiimiksi Scrumin avulla?

Kirjoitettu 12.02.16
Esseen kirjoittaja: John Blåfield
Kirjapisteet: 3
Kirja: Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time
Kirjan kirjoittaja: Jeff Sutherland
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Rupesin lukemaan Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time kun Joona ehdotti että kokeilisimme kyseistä työkalua INTOn organisoitumiseen. Olen myös kuullut puhuttavan scrummista useita kertoja varsinkin koodareilta. Kaikin puolin aihe vaikutti sellaiselta että siihen pitäisi tutustua. Ensimmäiset sivut luettuani huomasin että aavistukseni oli oikea. Scrum vaikuttaa erittäin lupaavalta.

Suhtaudun scrummiin kuitenkin terveellä skeptisismillä. Sen toimivaksi saaminen ei tule olemaan helppo asia meidän tiimissä. Kirjassa puhuttiin useista esimerkeistä, joissa todella strukturoitunut organisaatio pystyi purkamaan rakeinteitaan ja ottamaan scrummin käyttöön, hyötyen siitä massiivisesti. Meidän tiimin tapauksessa haaste on vähän päinvastainen. Meidän tiimissä rakenteita on yllättävän vähän, niinkin vähän että se jopa saattaa haitata toiminnan tehokkuutta. Minusta tuntuu että monet pelkäävät että scrum on taas yksi johtamisen työkalu, jolla yritetään riistää yksilön vapaus toteuttaa itseään. Päin vastoin scrummin idea on riisua johtajat mielivaltaisesta pomottelusta ja antaa päätöksenteko tiimille. Tämä toki on jollain tavalla käytäntönä jo nytten, koska käytämme paljon kaverijohtamisen menetelmiä.

 

Itseorganisoituvat tiimit

Itseorganisoitumisen alueella scrummista ei ole meille kovasti hyötyä. Mielenkiintoni herätti   edistymisen mittaamisen helppous ja toiminnan tehostuminen. Joonan toimesta käyttöönotettu scrum wall on monipuolisempi to do lista, josta helposti näkee mitä kukin on tekemässä juuri tällä hetkellä. Scrum wall auttaa myös hahmottamaan paremmin työn edistymisen, sillä koko ajan on nähtävillä että kuinka monta tehtävää on siirtynyt done osioon. Suunnittelimme tiimillemme ensimmäisen scrum sprintin mutta mielestäni teimme yhden merkittävän mokan. Emme tehneet sprinttitavoitteita tiiminä vaan keskityimme ykilöiden omiin tavoitteisiin. Yksilöiden omat tavoitteet ovat usein johonkin projektiin liittyviä ja näin ollen tiimiin liittyviä. Valitettavaa on kuitenkin se että porukalla ei päätetty että mitkä asiat ovat tärkeitä tiimin kannalta ja mitä tehtäviä näihin osa-alueisiin liittyy.

Hyvä olisi miettiä mitkä ovat tiimillemme tärkeimmät asiat juuri nyt esim. Golden Step, 24H harjoituskeissit, täpitys, rakettipäivät, kumppanuuspäivät ja myynti. Valitaan asioista tärkeimmät mihin pyritään keskittymään seuraavan sprintin aikana. Sen jälkeen jakaudutaan pienryhmiin ja mietitään että mitä kaikkea pitäisi tehdä tämän asian etten. Kun ollaan saatu hyvä määrä asioita valikoidaan niistä tehtävät, jotka tuottavat eniten arvoa pienimmässä ajassa. Tämän jälkeen pienryhmissä tai koko tiimin kanssa pelataan planning poker jokaisesta tehtävästä ja arvioidaan kunkin tehtävän suuruus suhteessa muihin tehtäviin.

hahmotelma scrum seinästä

 

Suunnittelupokeri

Planning Poker on työkalu, jolla voidaan arvioida tehtävien relatiivinen suuruus. Työkalu perustuu tutkittuun faktaan että ihmiset ovat todella huonoja arvioimaan tehtävien kokoa aikayksiköissä. Tehtävä minkä luulisi kestävän 3 tuntia viekin vain tunnin ja tunnin mittainen tehtävä osoittautuikin koko päivän hommaksi. Suunnittelu pokerissa käytetään usein numerosarjaa joka mukailee Fibonacci sequencee. Yksi tyypillisimmistä versioista on 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, + ja ?. Numerot eivät välttämättä tarkoita aikaan, vaan tehtävän kokoa suhteessa toisiin tehtäviin. + merkki tarkoittaa liian isoa kokonaisuutta ja kysymysmerkki epätietoisuutta.

Suunnittelu pokeri etenee seuraavalla tavalla:

  • Jokaisella on yksi kaikkia numeroita edustava kortti
  • Luetaan ääneen yksi tehtävistä mikä koko pitää arvioida
  • Arviot laitetaan kuvapuoli alaspäin
  • Jokainen kääntää arvionsa samaan aikaan
  • Jos kaikki ovat lähes yhtä mieltä suuruudesta laitetaan eniten osumia saanut luku ja siirrytään seuraavaan arvioitavaan tehtävään
  • Mikäli joukossa on merkittävästi eriäviä arvioita annetaan eriävän arvion omaavalle henkilölle puheenvuoro, jolloin he saavat kertoa miksi he ravioivat näinm jonka jälkeen pelataan uusi kierros samasta aiheesta
  • Tätä toistetaan kunnes arviot on saatu melko lähelle toisiaan jonka jälkeen siirrytään seuraavaan tehtävään

Ajattelen että jos lopputulemaksi saadaan 8 tai isompi, on syytä keskustella voitaisiinko tehtävää pilkkoa pienempiin osiin. Ainakin, jos 13 tai isompi tarkoittaa tehtävää, joka vaatisi koko sprintin tai yli.

 

Product owner

Joryn tehtäväksi jää varmaankin toimia enemmänkin product ownerin kaltaisessa roolissa. Product owner on enemmänkin työn tilaaja kuin johtaja. Hän vastaa kysymyksiin ja pitää tiimin velvollisena suoriutumaan siitä mitä on sovittu.

 

Lopputulema

En ole varma tuleeko tämä toimimaan tiimin työskentelyn tehostamisen työkaluna. Ainakin idea on fiksu, valitsemme ne asiat mitkä seuraavan sprintin aikana ovat tärkeimmät ja luomme niihin konkreettisia tehtäviä, joiden loppuun vienti vie meitä eteenpäin kohti kyseistä tavoitetta. Näin ollen pystyisimme paremmin keskittymään tiettyihin asioihin ja saattamaan niitä loppuun. Kyseinen kuulostaa houkuttelevalta, koska loppuunsaattamisen jälkeen voimme keskittyä taas seuraaviin asioihin. Haaste tämmöisessä jutussa on että saadaanko koko tiimi työskentelemään käyttäen scrumia. Tiimin potenttiaalin maksimointiin ei riitä pelkkä scrumi. Scrumi toki voi olla yksi työkalu sen saavuttamiseen. Tärkeintä on kuitenkin luottamus tiimiin ja yhteinen päämäärä.

 

John Blåfield
Tiimiyrittäjä
ideainto.fi

Tagit: , , , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!