Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

ideapakka_esseekuva

Ideapakka – Tiimivalmentaminen

Kirjoitettu 26.01.17
Esseen kirjoittaja: Tomi Rytkönen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Ideapakka - Tiimivalmentaminen
Kirjan kirjoittaja: Ideapakka
Kategoriat: 9.01. Oppiminen, 9.04. Johtaminen, 9.05. Valmentaminen

Ideapakka - Tiimivalmentaminen, 5.0 out of 5 based on 4 ratings
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (4 votes cast)

Olen varmasti ensimmäinen Tiimiakatemialla, joka kirjoittaa reflektion Ideapakasta.

Tiimiakatemian teoriakäsitteiden laajentuminen fyysisistä kirjoista monipuolisiin verkkoaineistoihin ja muihin lähteisiin tarjoaa vapaamman otteen yksilön oman kehittymisen tukemiseen ja teorian hyödyntämiseen sen osalta.

Olen huomannut, kuinka esimerkiksi videomuotoisten teorialähteiden (esim. TEDtalksien) hyödyntäminen oppimisen reflektoinnissa on avannut monien tiimiyrittäjien mahdollisuuksia päästä tehokkaammin kiinni esseiden kirjoittamiseen. Mielestäni tämä muutos on erittäin hyvä ja osoitus modernissa ja muuttuvassa oppimisympäristössä mukana pysymisestä. Mitään aiempaa tapaahan tässä ei poisteta – fyysiset kirjat ja niiden reflektointi pysyy edelleen toiminnan ytimenä, mutta mahdollisuuksia laajennetaan nykyaikaisempaan muotoon.
Otin haasteen teorialähteiden venyttämisestä vastaan ja lähdin katsomaan, saisiko Tiimivalmentamisen Ideapakasta oppeja ja uusia ajatuksia, joita voisin reflektoida esseen muodossa.

Olen työskennellyt opiskelijayrittajyys.fi -verkkosivuston kanssa, joka on tarkoitus avata lähiviikkojen aikana. Sivusto toimii opiskelijayrittäjyyden äänitorvena Suomessa valtakunnallisesti yhteistyössä Nuorten Yrittäjien, Nuori Yrittäjyys ry:n ja YES-verkoston kanssa. Sivusto toimii myös alustana ja myyntikanavana opiskelijayrittäjyyden valmennuspalveluille, joita lähden tarjoamaan oppilaitoksille ja muille oppimisyhteisöille.
Puhuimme Brandstoren poikien eli Jorin ja Kaitsun kanssa muutama viikko sitten, kuinka saisin tuotua jotakin konkreettista opiskelijayrittäjyyden valmennuksiini. Soitin alumni Henry Vesinille ja kysyin neuvoja asian suhteen. Puhelimen toisesta päästä tarjoutui heti hyviä ja käytännöllisiä ideoita, joita en ollut ajatellutkaan asian suhteen. Tärkeimpänä oli kuitenkin Henyn sanoma ajatus:

 

”Mieti, mitä konkreettista voit tarjota asiakkaille, että niille jää jotain käteen valmennuksesta”

 

Tämän kautta saimme ajatuksen Ideapakkojen ja kirjallisuuden hyödyntämisestä valmennuksissa.

Otin käsittelyyni kaksi Ideapakkaa – Tiimivalmentamisen ja Fasilitoinnin & Ideoinnin pakat. Näistä ensimmäisenä vien välittömästi käytäntöön ja reflektoin Tiimivalmentamisen Ideapakkaa.

Lähdin tutkimaan Ideapakkaa tarkemmin samalla, kun suunnittelin treenejä tiimilleni torstaiksi. Aiheena toimii itsensä johtaminen ja tehokkuus. Mietin, pystyisinkö hyödyntämään Ideapakan työkaluja treeneissä kyseisen aihepiirin ympärillä ja saisin samalla hyvää käytännön kokemusta siitä, toimisiko Ideapakka myös opiskelijayrittäjyyden valmennuksissani.

Vedän treenit torstaina (kirjoittaessani tätä on tiistai) ja reflektoin jälkeenpäin tähän samaan esseeeseen, kuinka ideat toimivat käytännössä ja mitä oppeja sain itse sekä palautetta tiimiltäni.

 

IDEAPAKKA VALMENTAMISEN TYÖKALUNA

AIKALAATIKOT:

aikalaatikot_nelikenttä

 

Otin vapauden muodostaa oman, hieman visuaalisemman version aikalaatikoiden nelikentästä. Visualisoinnin kautta ja hieman kokonaiskuvaa laajentaen tätä työkalua voi soveltaa myös oman elämän ja ajankäytön hallintaan.

”Laatikoston avulla voi arvioida omaa ajankäyttöä työtehtävien kiireellisyyden ja tärkeyden näkökulmasta.”

 

Miten?
1. Kirjoita yksittäiset työtehtäväsi viikolta post it -lapuille (kullekin yksi). Kiinnitä ne fläpillä piirrettyyn nelikenttään. Arvioi, miten työtehtäväsi sijoittuvat laatikoihin.

2. Suorituskyvyn ja hyvinvoinnin kannalta on tärkeää, että kaikki tehtävät eivät ole ”Kiireisissä laatikoissa” vaan työviikoissasi on aikaa myös ”Ei kiireisille tärkeille asioille”

3. Jos taas tehtävistä useampi loksahtaa ”Ei tärkeisiin laatikoihin”, on parempi katsoa tiukasti peiliin ja jutella esimiehen kanssa.

4. Varmista, että ”Ei kiireiset tärkeät asiat” laatikossa on myös tehtäviä. Ne rakentavat työsi tulevaisuutta.

ideapakka_8020

KALENTERIN 80/20

Pyysin tiimiläisiäni tekemään ennakkoon ajankäytön kirjanpidon, jossa he kirjaavat kahdelta treenejä edeltävältä päivältä kaikki tekemänsä asiat. Kirjauksiin täytyy sisällyttää töiden lisäksi myös kaikki muutkin mainittavat asiat, kuten lounaan syöminen, television katselu ja vaikkapa jopa somen selailu puhelimella.
Tarkastelemme jokaisen henkilön ajankäyttöä ja pyrimme löytämään havaintoja ja synnyttämään keskustelua jokaisen ajankäytöstä. Kuluuko aikaa johonkin turhaan liian paljon tai viettääkö henkilö liikaa aikaa töiden parissa?

Käytetään havainnoinnissa hyödyksi Tiimivalmentajan Ideapakan ”Kalenterin 80/20” työkalua. Viikon tarkastelujakson sijaan käytämme kahden päivän jaksoa, joka on helpompi organisoida ja saada aloitusliike asialle.

 

Miten työkalu toimii?

  1. Tarkastele viime viikon kalenteriasi. Mistä teoista/asioista syntyi tulosta?
  2. Tulos voi olla esim. myynti, kauppojen määrä, uudet asiakkaat, opitun hyödyntäminen tai jakaminen muille tai joku muu tiimin tai omia tavoitteita edistävä teko.
  3. Ole sopivan kriittinen arvioidessasi tuloksia.
  4. Tarkastele vielä viime viikon kalenteriasi ja katso, mitkä asiat veivät aikaasi viime viikolla, mutta eivät tuoneet tulosta nyt eivätkä todennäköisesti tuota tulosta myöhemminkään.
  5. Nyt tiedät, mille asioille sanot jatkossa ei ja mille varaat enemmän aikaa. Valitse viisi eniten tulosta lisäävää tekijää ja raivaa niille kalenteristasi riittävästi aikaa.

 

tulokset

Kuinka Ideapakkaa käytetään valmentamisen apuvälineenä?

Tänään teorian vieminen käyntäntöön toteutui, kun vedin treenit tiimilleni itsensä johtamisesta ja tehokkuudesta.

Asetimme treenien alussa oppimistavoitteet. Check-inin yhteydessä pyysin kaikkia esittämään tavoitteitaan, mitä he haluavat oppia itsensä johtamisesta ja tehokkuudesta. Treenien lopussa nämä tavoitteet käytäisiin läpi ja katsottaisiin, pystyttiinkö edistämään näiden tavoitteiden toteutumista treenien aikana.

Treenien alkupäässä halusin pitää teoriaosuuden vahvasti yllä, kuiten siten, että sitä lähdettiin suoraan käytännössä hankkimaan. Pidimme siis suoraansanoen kirjapiirin viidentoista minuutin ajan.

Keskustelimme kirjapiirin jälkeen siitä, kuinka yhteinen lukuhetki toimi ja jokainen esitteli lukemansa kirjan. Näin saatiin samalla iskulla hyödynnettyä teoriapuolen jakamista tiimin kesken ja osa saikin hyviä kirjasuosituksia toisilta.

 

Ideapakka valmennuksen apuvälineenä

Ideapakka työkaluna tuli kehiin, kun lähdimme käymään läpi jokaisen ajankäytön kirjanpitoa. Jokaisen oli täytynyt tehdä edelliseltä kahdelta päivältä kirjaukset siitä, mihin käyttää aikaansa.

Kävimme näitä kirjauksia läpi ja teimme havainnointeja joko itse tai yhdessä siitä, mihin käytämme aikaamme. Onko työ liian suuri osa ajastamme vai menevätkö päivät suurimmaksi osaksi vapaa-ajan kuten sarjojen tai somen selailun parissa.

80/20

Hyödynsimme keskustelun aikana Ideapakan Kalenterin 80/20 –työkalua, jossa pyritään löytämään kalenterista ne asiat, jotka tuottavat tulosta. Näihin asioihin keskittymällä pystytään parantamaan tehokkuutta.

Keskusteluissa tuli ilmi nopeasti, että tarkastelujaksolla on suuri vaikutus työkalun toteutukseen. Työkalussa alun perin olleen viikon sijaan nyt seuratut kaksi edellistä päivää olivat liian lyhyt ajanjakso siihen, että eroavaisuuksia olisi saatu esille. Myös kaksi edellistä päivää olivat olleet suurimmalle osalle tehokkaita jo pelkästään siksi, että treenit ja koulutusohjelmat olivat vieneet jo suuren osan päivästä.

Saimme kuitenkin aikaan dialogia siitä, kuinka ajankäytön seurannalla on merkitystä ja kuinka itsessään tietyt asiat saattavat viedä aikaa mutta tukevat samalla kehittymistä ja tuottavat tulosta. Esimerkki tälläisestä oli Villen videoeditoinnin opettelu, joka tukee hänen oppimistaan ja innostaa häntä. Kuitenkin ongelmia kohdatessaan aikaa kului enemmän kuin oli suunniteltu, mutta ongelmanratkaisun myötä ajankäyttö tuotti tulosta.

Työkaluna Kalenterin 80/20 hahmottaminen oli aluksi hankalaa. Miten sitä voidaan soveltaa käytäntöön? Huomasin, että työkalua olisi pitänyt selittää ja avata perusteellisesti tilanteessa, mutta ajanpuutteen vuoksi tämä jäi vähälle. Työkalun toimivuudesta käytiin keskustelua ja välillä pohdittiinkin jo, onko sillä oikeasti tekemistä tehokkuuden kanssa. Pitkän yhteisen pohdinnan ja keskustelun kautta kuitenkin työkalun käyttötarkoitus avautui suurimmalle osalle.

 

Havaintoja

Yksi mainittavan arvioinen huomio, jonka tein työkalujen käytön aikana oli se, että joskus työkaluja käyttämällä huomataan, että asiat ovatkin paremmin kuin ajatellaan. Siinä missä tiimiläiset olivat ajatelleet olevansa tehottomia, huomasivat he itse tarkastelun kautta, että olivat saaneet todellisuudessa paljon enemmän aikaan kuin ajattelivat. Voi toki olla, että myös tarkastelujaksolle valitut päivät vaikuttivat asiaan.

Havaintoja oman ajankäytön suhteen tehtiin myös sen osalta, että tehottominta aikaa oli Tiimiakatemian toimistolla. Esille tuotiin ajatuksia, että muualla olisi saanut paljon enemmän aikaan. Tiloissa tapahtuva hälinä ja jatkuvat keskeytykset katkaisivat ajatuksia ja työn tehokkuus muiden kanssa keskustellessa ei ollut parasta.

Joillekin oman ajankäytön seuraaminen tuntui myös haastavalta eikä sitä haluaisi tehdä mielellään. Tiedostetaan, että aikaa kuluu turhaan, mutta sen seuraaminen ja tarkka aikataulutus tuntui vain entistä masentavammalta. Tämä on myös hyvä huomio, jonka avulla pystyy huomioimaan yksilöitä tiimissä paremmin.

Yksi hieno esimerkki päätöksenteon vaikutuksesta tehokkuuteen ja sen kautta 80/20 mallissakin esitettyihin tuloksentavoitteluun oli tiimimme Kaitsun ja Jorin esimerkki siitä, kuinka he olivat suunnitelleet tiistaina päivällä työstävänsä reissuvideota Budapestista, joka ei ollut kovin tärkeä eikä myöskään kiireellinen. Kun he kokoontuivat, he innostuivat keskusteluidensa kautta kuitenkin työstämään Tiimiakatemian Brandstore –projektiaan, joka oli jäänyt jälkeen mutta oli kuitenkin tärkeä heille. Iltapäivän aikana he saivat luotua uuden startin koko projektille ja suunniteltua monta askelta eteenpäin.

Tämän kautta huomataan, kuinka innostus ja päätöksenteko vaikuttaa tehokkuuteen. Kun saa oikean flown ja innostuksen päälle sekä löytää tehtävät jotka ovat tärkeitä, toiminta tuottaa tulosta paremmin.

Näillä sanoilla päästäänkin seuraavaan Ideapakan työkaluun jo hieman sivuten:

 

Aikalaatikot

Saimme aikalaatikoista pintaraapaisun. 80/20 työkalun jälkeen kävimme läpi, kuinka omia tekemisiään voi järjestellä aikalaatikkojen nelikenttään siten, että saa kokonaisvaltaisen kuvan itselle tärkeistä ja ei-tärkeistä sekä kiireellisistä ja ei-kiireellisistä asioista.

Pakko myöntää, että tämän työkalun käyttäminen olisi ollut hyödyllisempää, mikäli sitä olisi viety suoraan käytäntöön ja muodostettu esimerkiksi jokaiselle henkilökohtaiset aikalaatikot. Tämä oli suunnitelmissani, mutta treenien aikataulu venyi liiaksi (liian hyvän) dialogin vuoksi. En nähnyt tätä kuitenkaan huonona asiana, joten en halunnut puuttua hyvään keskusteluun liikaa.

 

Kiteytys:

Sain tämän kokeilun avulla pintaraapaisun teorian hankkimisesta Ideapakasta ja sen käyttämisestä treeneissä valmentamisen apuvälineenä. Koin kuitenkin, että mikäli aikaa olisi ollut enemmän ja olisin itse ehtinyt enemmän tutustua kaikkiin käytettävissä oleviin työkaluihin, olisi niitä voitu hyödyntää paremmin.

Koin kuitenkin hieman haastavaksi Ideapakan työkalujen soveltamisen suoraan käytäntöön, sillä siinä olevat ohjeet olivat hyvin yleispäteviä eikä niitä avattu mielestäni tarpeeksi selkeästi.

Treenit itsessään olivat mielestäni hyvät ja saimme luotua hyvinkin syvällistä keskustelua esillä olleista asioista. Juurikin sopiva teoriapohja sekä keskustelunavaukset ja erilaisten työkalujen ja menetelmien soveltaminen käytännössä oli toimiva yhdistelmä itsensä johtamisen ja tehokkuuden aihepiirissä.

Pystyn hyödyntämään näitä saatuja oppeja ja palautteita myös opiskelijayrittäjyyden valmennuksien kehittämisessä. Minun täytyy pystyä muodostamaan valmennuksista sellaisia, että ehdimme käydä tarpeeksi asioita läpi, mutta että dialogi olisi rikasta ja uusia ajatuksia ja ideoita syntyisi.

Ideapakka-kokeilu oli opettavainen ja juuri itseäni tällä hetkellä hyödyntävä. Jos pystyn kahdessa päivässä luomaan teoriapohjan Ideapakan kaltaisesta työkalusta valmennukseen, varmasti sen muu sisältö voi tarjota myös hyviä mahdollisuuksia teorian viemisessä käytäntöön.

 

Tässä vielä palautetta itse treeneistä tiimiläisiltäni:

– Kirjanlukuhetki oli erittäin hyvä!

– Tauotus loppupäässä oli huonoa, kun oltiin aikataulusta jäljessä.

– Työkaluja tuli hyvin esille ja niistä oli konkreettista apua.

– Sai konkreettista apua toimintaan, jota voi viedä käytäntöön.

– Dialogi oli hyvää ja keskustelua syntyi.

– Oppimistavoitteiden määrittäminen alussa oli hyvä asia!

– Syntyi hyvää keskustelua ja tärkeitä nostoja siitä, kuinka tiimimme dialogissa osa keskeyttää ja puhuu toisten päälle jatkuvasti.

– Kirjojen lukeminen toimi piristysruiskeena!

– Loppua kohden kiire vei tehokkuutta.

– Kysymys heräsi siitä, mitä tiimi vie käytäntöön näistä treeneistä?
Ota yhteyttä ja tilaa valmennus opiskelijayrittäjyydestä tai reflektiossa käytetyistä menetelmistä:

Tomi Rytkönen
+358 44 355 4847
tomi@osuuskuntawire.fi