Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Ideasta tapahtumaksi

Kirjoitettu 06.06.17
Esseen kirjoittaja: Miia Huotari
Kirjapisteet: 4
Kirja: Onnistunut yritystapahtuma - Järjestäjän käsikirja & Tapahtuma on tilaisuus - Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen
Kirjan kirjoittaja: Johanna Catani & Helena Vallo ja Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen, 1.1. Oppimisen suuntaviivoja, 1.2. Oppimisen taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Olen Tiimiakatemia aikana ollut mukana järjestämässä useampaa tapahtumaa. Jo heti ensimmäisenä vuonna tapahtumat veivät minut mennessään. Tykkään siitä, että on selkeä tavoite, jota kohti koko ajan mennään ja lopulta kaikki työ huipentuu tapahtumaan, jossa näkee oman kättensä jäljen.

 

Olen tekemässä opinnäytetyötä kaverini Claudian kanssa. Aiheenamme on tuottaa käytännönläheinen opas ensikertalaiselle tapahtuman järjestäjälle sekä tutkia myös miten opas toimii käytännössä.

 

Viime aikoina olen lukenut muutamia tapahtuman järjestämisen kirjoja sekä olemme tehneet opinnäytetyötämme varten kaikki haastattelut. Tämä essee pohjautuu teoksiin Onnistunut yritystapahtuma – Järjestäjän käsikirja, jonka on kirjoittanut Johanna Catani. Lisäksi luin Helena Vallon sekä Eija Häyrisen kirjan Tapahtuma on tilaisuus – Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen.

 

Tutkittuamme tarkemmin aihetta olemme oivaltaneet sen, että tapahtumat lähes poikkeuksetta rakentuvat hyvin samalla kaavalla, oli kyseessä festivaalit, muotinäytös, seminaari tai vaikkapa 8-vuotiaan Onnin syntymäpäivät.

 

Kirjoituksessani yritän parhaani mukaan tuoda esille sen, mitä eri tapahtuman vaiheet sisältävät. Lisäksi myös hahmottaa itselleni, miten opas tulisi rakentaa ja mitä sen tulisi pitää sisällään. Tämä esseeni on vasta hahmotelma ja pohja opinnäytetyötämme varten.

 

Kattavampi tapahtumajärjestäjän opas on tulossa ensi syksynä, joten siitä löytyy paremmin kaikki tapahtuman vaiheet sekä mitä kannattaa ottaa huomioon tapahtumia järjestettäessä ja kaikki tarpeellinen tietoa siitä, mitä sinun tarvitsee tietää sekä tehdä, jotta saat tapahtuman kuin tapahtuman tehdyksi.

 

Tapahtumat harvemmin rakentuvat silmänräpäyksessä ilman suunnittelua ja ennakkoon tehtävää pohjatyötä. Tapahtuman järjestäminen on prosessi, jossa suunnittelu vie keskimäärin 75% ajasta ja loput 25% toteutusta. Olemme tehneet haastatteluja kymmenen kappaletta ja myös kirjoissa toistuu sama teema, että tapahtumien järjestäminen vie aikaa ja niihin pitää käyttää myös sitä.

 

’’Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.’’

 

Olemme havainneet sen, että tapahtuma koostuu eri vaiheista. Suurin osa asioista pitää hoitaa ennakkoon ennen tapahtumaa, tapahtumapäivällekin löytyy paljon asioita mitä pitää tehdä ja ottaa huomioon sekä ei sovi unohtaa tapahtuman jälkeistä aikaa. Näistä vaiheista olen nyt alkanut kokoamaan listaa mitä vaiheet pitävät sisällään.

 

Ennen tapahtumaa

 

1. Kirkasta idea ja kenelle olet tapahtumaa järjestämässä?

Kun lähdet tekemään tapahtumaa pitää olla jokin idea siitä mitä tapahtumaa lähdet tekemään ja kannattaa heti ensi kättelyssä miettiä myös kenelle tapahtuman aikoo tehdä.

 

2. Mieti tapahtuman tavoitteet sekä visio

Tavoitteet kannattaa miettiä sekä visio mitä kohti haluamme mennä. Esimerkiksi haluamme järjestää Suomen suurimman rockfestivaalin, jonne haluamme kaikista halutuimmat maailmanluokan artistit sekä 120 000 kävijää. Tavoitteet ovat helpompi saavuttaa kun ne on mietitty ennakkoon, ne ovat selkeät, niitä seurataan ja pyritään menemään niitä kohti.

 

3. Mitä, missä, milloin?

Rockfestivaalit, Jyväskylän satamassa, 11-12.6.2017. Itse opittuna huomiona kannattaa aina katsoa mitä tapahtumia kyseisenä päivänä on muualla samalla alueella sekä myös muualla Suomessa, jotta ihmiset eivät jätä tulematta paikalle vain sen takia, että jotakin muutakin tapahtuu tuona kyseisenä päivänä.

 

4. Ideoi ja suunnittele tapahtuman sisältö

  • Teema
  • Koristelut
  • Esiintyjät
  • Ohjelma
  • Tarjoilut
  • Kesto

 

5. Budjetointi

  • Kulubudjetti = Mihin kaikkeen menee rahaa?
  • Tulobudjetti = Mistä rahaa tulee?

 

Kulubudjettia laatiessa kannattaa varata rahaa yläkanttiin, sillä monesti tulee yllättäviä kuluja vastaan, joita ei ennakkoon voi tietää. Pääasia budjetteja laatiessa on se, että tulobudjetti ei näytä eikä mene miinukselle.

 

6. Roolien ja tehtävien jako

Teetkö yksin vai porukassa? Kuka vastaa mistäkin? Jos useampi ihminen järjestää tapahtumaa kannattaa sopia vastuualueet hyvin tarkasti ja kirjata jokaisen tehtävät ylös, jotta ne eivät unohdu. Aina tapahtumia järjestäessä tulee jonkun johtaa projektia ja huolehtia siitä, että kaikki asiat tulee tehdyksi eli projektipäällikkö on ehdottoman tärkeä!

 

7. Laadi aikataulu

Yksinkertaisesti tee aikataulu siitä mitä pitää milloinkin tapahtua. Esim. Hommaa esiintyjät 15.2. mennessä, hommaa ilmapallot 3.5., lähetä kutsut vieraille 13.5, tarjoilu päätetty 17.5… Jokaiselle tehtävälle kannattaa myös päättää A-henkilö eli joka hoitaa tehtävän tai huolehtii siitä, että se tulee tehdyksi.

 

8. Kilpailuta

Kaikki kannattaa yleensä kilpailuttaa. Vaikka se voi tuntua työläältä kysyä monesta paikkaa tarjousta voit kuitenkin säästää jopa useita tuhansia euroja rahaa kun et hyväksy ensimmäistä vastaan tulevaa tarjousta. Muista aina tehdä kaikki sopimukset kirjallisina!

 

9. Tila + tilasuunnitelman teko

  • Käy aina paikassa, jossa tapahtuma järjestetään
  • Havannoi ympärille: mitä tilassa on jo?
  • Pyydä pohjapiirrustus tilasta ja laadi sen pohjalta tilasuunnitelma
  • Mieti millä vieraat saapuvat. Tarvitsevatko parkkipaikan?
  • Ennemmin liian pieni kuin liian suuri tila
  • Mitä kaikkea tilaan halutaan?

 

10. Mieti aina Plan B

Ennakkoon kannattaa käydä läpi kaikki mahdolliset riskit ja miettiä niihin jo hyvissä ajoin ratkaisua. Esimerkiksi jos esiintyjä peruu viimetipassa voiko joku toinen esiintyä pidempään tai jos ulkoilmatapahtumassa sataa vettä, voidaanko järjestää katos tai riittävästi sateenvarjoja vieraille.

 

11. Ilmoitus- ja lupa-asiat

Suuremmissa tapahtumissa voi joutua tekemään erillisiä ilmoituksia ja lupahakemuksia viranomaisille tapahtuman järjestämisestä. Ota selvää mitkä luvat tarvitset tapahtumaa varten.

 

12. Mahdolliset vakuutukset

Jossakin tilaisuuksissa tarvitaan erillisiä vakuutuksia esimerkiksi tapaturma- ja vastuuvakuutus. Nämä kannattaa selvittää, jos kyseessä hieman suurempi tapahtuma.

 

13. Myynti

Myynti kannattaa aloittaa hyvissä ajoin oli kyseessä sitten lipunmyynti, kutsujen lähetys, yhteistyökumppanuudet. Myynti vie yleensä aikaa varsinkin jos tapahtuma on ennestään tuntematon.

 

14. Markkinointi

On hyvä markkinoida ja kertoa mitä tapahtuu milloinkin missäkin ja mitä tuleman pitää. Kannattaa luoda hype tapahtuman ympärille jo ennakkoon. Kannattaa tehdä markkinointia ja myös miettiä miten ja missä kanavissa meidän tapahtuman tulee näkyä.

 

15. Työntekijöiden hommaaminen sekä perehdytys

Monesti tapahtumissa tarvitaan henkilökuntaa. Esimerkiksi tapahtuman pystyttäjiä/rakentajia, kuljettajia, liikenteenohjaajia, ovimiehiä, narikka, kokkeja, tarjoilijoita, kuvaajia, ääni- ja valomiehiä, lipunmyyjiä, järjestyksenvalvojia, juontajia, esiintyjiä, isäntiä/emäntiä, myyjiä ja monia muita. Joten kannattaa perehdyttää jokainen mitä tehtäviä kenellekin kuuluu ja varmistaa vielä, että jokainen saapuu oikeaan aikaan paikalle ja tietää missä pitää milloinkin olla. Perehdytykseen sekä oikeiden ihmisten etsimiseen kannattaa käyttää aikaa!

 

16. Viestintä ja informointi

Viestintä on tärkeää ja projektipäällikön pitää huolehtia siitä, että sitä tapahtuu. On tärkeää, että sidosryhmät tietävät missä mennään ja mitä heiltä vaaditaan, vieraat tietävät kaiken tarpeellisen, jotta osaavat saapua paikalle, projektiryhmä tietää missä mennään ja mitä tuleman pitää.

 

17. Tapahtuman rakentaminen

  • Tekniikka
  • Somistaminen
  • Tavaroiden roudaaminen
  • Tapahtumapaikan rakentaminen
  • Tapahtumapaikan pitää olla siisti!

 

18. Tavarankuljetus ja vieraiden liikennejärjestelyt

Aikatauluta tavarankujetukset, jotta kaikki eivät tule samaan aikaan. Huolehdi, että tavarat saadaan tuotua hyvin tapahtumapaikalle niin ettei se ruuhkauta tai häiritse muuta liikennettä.

Mieti myös aina millä vieraat saapuvat. Onko yhteiskuljetus, jolloin tarvitaan tilaa busseille, tulevatko jokainen autolla, jolloin tarvitaan parkkipaikkoja tai myös liikenteen ohjausta, vai pääsevätkö ihmiset helposti julkisilla? Ota huomioon ja sen pohjalta tee suunnitelma johon osaat varautua.

 

19. Kenraaliharjoitus

Ennen tapahtumaa käykää läpi juonnot, esitykset, aikataulu, testatkaa, että valot, äänet ja muu tekniikka toimii sekä kaikki muu on kunnossa.

 

20. Kaikki valmista 1h ennen tapahtuman alkua
Nyrkkisääntönä on se, että kaikki pitäisi olla valmiina tunti ennen tapahtumaa, sillä monesti vieraita saattaa tulla tapahtumaan liian aikaisin. Lisäksi siinä on vielä hieman pelivaraa jos tulee jotakin yllättäviä muuttujia ja parhaimmassa tapauksessa ehtii vielä vetämään henkeä ennen h-hetkeä.

 

Tapahtuman aikana

 

1.Ota vieraat hymyssä suin vastaan

Oli kyseessä liikenteenohjaaja, ovimies tai illan isäntä niin tärkeää, että jokainen saa lämpimän vastaanoton. Hymyllä on siis iso merkitys. Vaikka järjestelyt olisivat hieman kesken ja aikataulut olisikin hieman muuttuneet vieraat eivät saa nähdä kiirettä eikä paniikkia.

 

2. Seuraa ohjelman kulkua ja pidä kiinni aikataulusta

 

3. Projektipäällikkö keskity vain olemaan ja pitämään huolta vieraista

Tapahtuman järjestäjä liiku ja katso, että kaikki toimii. Älä ota itsellesi muita tehtäviä tapahtuman aikana. Nauti omien kättesi jäljestä ja seurustele vieraiden kanssa.

 

4. Huolehdi myös henkilökunnasta, esiintyjistä, yhteistyökumppaneista jne.

Vaikka pääfokus on vieraissa ja tapahtumaan osallistujissa niin huolehdi siitä, että henkilökunta sekä muut tahot pystyvät pitämään taukoja, heille on varattu juomaa ja syötävää sekä muutenkin heidät on otettu huomioon.

 

5. Kysy vierailta, onko meillä hauskaa?

Kannattaa jo illan aikana kysyä vierailta miten he viihtyvät ja onko heillä kaikki hyvin. Lisäksi jutustelu vieraiden kanssa on hyväksi.

 

6. Dokumentoi tapahtumassa

  • Ota kuvia
  • Videoi

 

7. Anna lahja

Tapahtuman päätteeksi voi antaa pienen lahjan muistoksi osallistujille tapahtumasta.

 

Tapahtuman jälkeen

 

1. Purkaminen ja siivous

 

2. Tarkista vielä paikat

Huolehdi, että kukaan vieraista tai mitään ylimääräistä tavaraa ei jää tapahtumapaikalle kun sieltä viimeisenä poistut.

 

3. Tavaroiden palautus

 

4. Jälkimarkkinointi (pian tapahtuman jälkeen)

  • Palautteen kerääminen ja vastaaminen
  • Onko miten ahkerasti vieraat käyttäneet somea?
  • Muistaminen esim. lahja, materiaalin jakaminen osallistujille, kiitos viesti!

 

5. Loppupalaveri

Loppupalaveri kannattaa pitää projektiryhmän kesken, mahdollisten asiakkaiden sekä yhteistyökumppaneiden kanssa. Hyvänä vinkkinä on käydä läpi palautteet sekä tehdä tapahtumasta motorola eli mikä meni hyvin? Huonosti? Mitä teemme paremmin ensi kerralla? Mitä viemme käytäntöön? Kannattaa myös säästää kaikki materiaalit tulevia tapahtumia varten.

 

Tässä nyt ovat tämän hetkiset vaiheet mitä tapahtumissa tulisi ottaa huomioon. Toki kaikkia näitä vaiheita ei jokaisesta tapahtumasta löydy ja myös on tapahtumia jossa on paljon muunkinlaisia työvaiheita. Varmasti kun luen aiheesta enemmän sekä kun työstämme opinnäytetyötämme uusia vaiheita ja huomioitavia asioita tulee varmastikin mieleen enemmän. Lähtökohtana on itselle hahmottaa että miten oppaamme tulisi rakentua ja mistä se koostuu. Näitä kun alkaa käymään läpi tarkemmin sekä myös jakamaan itse opittuja, luettuja sekä tapahtumajärjestäjien kokemuksia saamme varmasti hyvän ja käytännönläheisen oppaan, jota voi ensikertalainen tapahtuman järjestäjä käyttää hyödykseen sekä toivottavasti saamaan varmuutta lähteä tekemään tapahtumia kun on selvillä hieman mitä tuleman pitää.

 

Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!