Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Ihmiset tekevät muutoksen

Kirjoitettu 24.02.19
Esseen kirjoittaja: Maaria Pelkonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Jäävuoremme sulaa
Kirjan kirjoittaja: John Kotter, Holger Rathgeber
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

John Kotterin ja Holger Rathgeberin kirja oli aivan uskomaton! Kirja on kirjoitettu satumuotoon, joka teki lukemisesta erittäin miellyttävää ja nopeaa. Teos käsittelee ihmisten johtamista ja muutoksen läpivientiä organisaatiossa. Kirja auttoi ymmärtämään, millaisia vaiheita muutoksessa on ja mitä erilaisia näkökulmia yleensä ihmisillä on muutokseen liittyen. Sadussa oli selkeästi huomattavissa tämä Kotterin onnistuneen muutoksen kahdeksanvaiheinen prosessi.

  1. Muutoksen välttämättömyyden ymmärtäminen

Muutosprosessi lähtee toden teolla liikkelle vasta kun henkilöstö oivaltaa, että nykytilan mukaisesti emme voi jatkaa. Käsillä oleva muutos on välttämätön. Esimiehen tehtävä on muutoksen alkuvaiheessa auttaa henkilöstöä ymmärtämään ja hyväksymään ne syyt ja perusteet, jotka pakottavat muutokseen.

  1. Muutosta ohjaavan ryhmän tai tiimin perustaminen

Muutoksen eteenpäin vieminen organisaatiossa tai työyhteisössä vaatii sitoutunutta projektitiimiä. Yksittäinen henkilö ei voi vastata onnistuneesta muutosprosessista.

Esimiehen kannattaa perustaa ryhmä, joka päämäärätietoisesti ja hallitusti toteuttaa muutoksen vaatimia toimenpiteitä. Ryhmään kannattaa valikoida työyhteisöstä sekä ”ihmisten johtajia” – leadereita, että ”asioiden johtajia” – managereita. Muutosjohtamisessa on 80%:sti kyse leadershipistä ja 20%:sti managementista. Ihmiset tekevät muutoksen.

  1. Selkeän vision ja strategian laatiminen

Päämäärän tulee olla kaikille selvänä mielessä. Millaiseen tilanteeseen pyrimme tällä muutoksella? Mistä tiedämme, että olemme toteuttaneet onnistuneesti tavoittelemamme muutoksen? Esimiehen tulee varmistaa, että kaikilla on samanlainen käsitys muutosprosessin tavoitteesta.

Myös tavoitteeseen vievät askeleet tulee konkretisoida. Mitä meidän tulee tehdä, jotta tavoittelemamme muutos on mahdollinen? Strategian tulee olla kaikille ymmärrettävä ja toteuttamiskelpoinen.

  1. Muutosviestintä

Muutosprosessin aikana – alusta loppuun – viestintä on yksi tärkeimmistä onnistumisen tai epäonnistumisen tekijöistä. Esimieheltä tämä vaatii sitkeyttä ja kärsivällisyyttä: samaa viestiä on usein toistettava uudestaan ja uudestaan. Muutoksen keskellä, varsinkin kun kyse on usein tunnepitoisista asioista, huhut saavat hyvin helposti siivet. Siksi on tärkeää viestiä faktoja selkeästi ja täsmällisesti, kerta toisensa jälkeen.

  1. Henkilöstön valtuuttaminen muutoksen päämäärän mukaiseen toimintaan

Vaikuttamisen ja hallinnan tunne tukee jaksamista ja hyvinvointia sekä mahdollistaa aktiivisen roolin ottamisen. Esimiehen tulee selkeästi antaa vaikuttamisen mahdollisuuksia ja valtuuksia toimia muutoksen edellyttämällä tavalla. Ulkoaohjatut ja –käskytetyt muutosprosessit eivät onnistu. Muutoksen syyt voivat tulla ulkoa, mutta prosessin toteutukseen liittyvät valinnat on saatava tehdä itse.

  1. Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen

Muutos voi olla kokonaisuutena suuri ja pitkän ajan kuluessa tapahtuva hanke, jolloin on vaikea nähdä kuinka ”me ikinä pääsemme tuonne”. Tällöin on tärkeää asettaa konkreettisia ja realistisia välitavoitteita ja huomioida yhteisesti – tai jopa juhlistaa – niissä onnistuminen. Välimatkan etappeihin pääsy osoittaa henkilöstölle, että muutosprosessi menee koko ajan eteenpäin ja että lopputulokseen pääsy on mahdollista!

  1. Muutosten vakiinnuttaminen uudessa, saavutetussa tilanteessa

Kun muutosprosessin on viety onnistuneesti päätökseen, ei saa liian pian hengähtää, ”menihän se läpi”. Ihmisillä on taipumus palata ja kaivata menneeseen ja ”valua” vaivihkaa takaisin vanhoihin toimintamalleihin. Esimiehen kannattaakin pitää jonkin aikaa uusia käytäntöjä korostetusti esillä: ”Tämä on meidän nykyinen tapamme tehdä”.

  1. Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin.

Muutosprosessin päätyttyä ja uusien toimintatapojen vakiinnuttua on hyvä vielä yhteisesti käsitellä tehtyä matkaa: mistä lähdimme, millaiset vaiheet prosessissamme oli, mihin tulimme? Mikä meissä muuttui? Näin tehty muutos nivoutuu vahvasti osaksi yhteisön ja organisaation kulttuuria ja henkistä omaisuutta. Muutos on nyt tärkeä osa yhteisön historiaa ja identiteettiä.

Kirja käsittelee muutosjohtamista pingviinien elämän kautta, kun yksi heistä huomaa, että heidän jäävuorensa on alkanut sulaa. Tästä seuraa, että heidän täytyy keksiä ratkaisu ongelmaan ja monien vaiheiden kautta he keksivätkin sen ja päätyvät etsimään uuden jäävuoren, jonka he voivat asuttaa.

Tiimissämme voisi olla tilanne, että olemme sopineet keskenämme, että teemme 100 asiakaskäyntiä kuukaudessa mutta emme kuitenkaan pääse tavoitteeseemme. Kyseisessä tilanteessa tarvitsisimme muutosjohtamista. Ensin meidän täytyisi siis ymmärtää, että tilanteen on muututtava. Sen jälkeen meidän tulisi valita vaikkapa muutama henkilö tiimistä, jotka ohjaavat muutosta ja vievät asiaa eteenpäin. Kun ryhmä on valittu, pitäisi luoda selkeä visio siitä, mitä halutaan ja konkretisoida tavoitteeseen vievät stepit. Voisimme jakaa 100 asiakaskäynnit neljälle viikolle, jolloin joka viikko pitäisi käydä 25 asiakaskäynnillä. Se ei kuulostakaan enää niin pahalta tehtävältä, koska tiimissämme on 15 henkilöä. Kun visio on kaikilla selvillä ja kaikki tietävät oman osuutensa tehtävästä, on tärkeää jutella kaikesta avoimesti ja pitää tavoite pinnalla niin, ettei se pääse unohtumaan. Viestintä on yleensä tärkein tekijä onnistumiseen tai epäonnistumiseen.

Sitten pitäisi saada jokainen tiimin jäsen haluamaan tavoitteen onnistumista ja näin ollen sitoutua tehtävään. Välitavoitteet, eli tässä tapauksessa 25 asiakaskäynnin viikkotavoitteet varmistavat lyhyen aikavälin onnistumisen. Viikkotavoitteet ovat tärkeitä, jotta tiimi huomaa muutoksen etenemisen, motivaatio säilyy ja tiimi uskoo lopputulokseen pääsyyn. Kun kuukauden jälkeen huomaamme, että olemme onnistuneemme 100 asiakaskäynnin tavoitteessa, on tärkeää pitää yllä uutta käytäntöä yllä eli saavuttaa kuukausittainen tavoite kerta toisensa jälkeen. Jotta muutos todella jää pysyväksi tiimissämme, on hyvä miettiä: mistä tilanteesta lähdimme, millaiset vaiheet prosessissamme oli ja mihin tulimme ja mikä meissä muuttui? Täytyy siis saada muutos osaksi tiimin henkistä omaisuutta.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!