Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

…Ja sen jälkee lennän taas paltsusta paltsuun

Kirjoitettu 03.11.18
Esseen kirjoittaja:
Kirjapisteet: 2
Kirja: Hallitse ajankäyttösi
Kirjan kirjoittaja: Useita
Kategoriat: 9. YPK:n ulkopuoliset

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Ajankäyttö ja sen haasteet ovat akatemia-aikana nousseet omassa elämässäni pintaan aivan uudella tavalla. Välillä tuntuu ettei ehdi, tai että hommia on liikaa ja vaikea sopia “vapaa-ajan menoja”. Kaverini jopa ihmettelivät, että ihan kun olisin hävinnyt maan alle puoleksi vuodeksi, vaikka itse tuntuu että eihän siitä ole pitkään kun nähtiin. Akatemian ohella epäsäännöllinen yötyö vaikeuttaa tehokkaaseen rytmiin pääsemistä, ja muun olen koittanut jatkaa harrastuksiani samalla teholla kuin joskus aiemmin.

 

Joskus päivät ovatkin melkoista juoksemista, ja pahimmillaan pitää rientää aamusta akatemialle, akatemialta hieromaan asiakasta, sieltä treeneihin, treeneistä kotiin, ja sitten vielä yöksi töihin. Pahin asia tässä ei suinkaan ole asioiden määrä, vaan niiden epäsäännöllisyys, kun työajat heittelevät miten sattuu, harrastusten aika ja sijainti vaihtelee, ja sitten pitäisi kavereitakin nähdä. Säännöllinen unirytmi on mahdottomuus, vaikkakin nukkuminen itse ei ole ongelma. Olen myös huomannut että “tehokkain hetkeni” päivän aikana ajoittuu ilta 4-7 aikoihin. Aamuisin akatemialla on vaikea olla tehokas (tai myöskään sosiaalinen), ja yömyöhään ajatukset alkavat poukkoilla liikaa. Kenties yritän tehdä liian montaa asiaa kerralla, ja siksi on vaikea paneutua yhteen. Kun tekee vähän kaikkea, ei tee mitään kunnolla

 

Puuttuuko päämäärä?

Tuon edellisen olen huomannut itsestäni. Menestyminen monessa asiassa vaatii todellista paneutumista, ja tunnen että en osaa tai ehkä edes haluakaan suunnata kaikkea energiaani yhteen asiaan. Osaan montaa asiaa hyvin, mutta en ole mestari missään. Tämä on kaksipiippuinen juttu; toki haluaisin olla jossain paras, mutta liika keskittyminen yhteen asiaan tuo omat ongelmansa.

Eräs ystäväni on harrastanut todella paljon kamppailulajeja. Hän aloitti judolla, siirtyi kickboxingiin, sieltä vapaaotteluun ja brasilialaiseen jiujitsuun. Nyt kun hänellä todettiin lonkkavika, eikä hän pysty enää kilpailemaan ja harrastamaan täysillä. On pelottavaa ajatella, että yksi tärkeimmistä asioista menee pieleen niin, ettet itse voi siihen vaikuttaa, ja mitä enemmän elämä painottuu yhden asian varaan, sitä suurempi on riski että jotain menee vikaan. Osin tämä on kai pelkoa? Jos haluaa olla huippu, on otettava riskejä ja välillä tehtävä uhrauksia.

Toisaalta voidaan ajatella kuin sijoittaja: ei pidä laittaa kaikkia munia samaan koriin. Tarina ei ole ainoa laatuaan, erityisesti urheilun parissa törmää usein tarinoihin urheilijoista, jotka tippuvat tyhjän päälle heidän urheilu-uransa loputtua. Sitten on myös ihmisiä kuten Floyd Mayweather, joka on paitsi kova urheilija, myös helvetin kova tekemään rahaa.

 

En tosiaan halua uhrata koko elämääni yhdelle asialle. Jos haluaisin paneutua vain yhteen juttuun, koko elämä pitäisi muuttaa sen mukana kavereita myöten. Kuitenkin myös minulla pitäisi olla selkeä päämäärä: päämäärät ohjaavat toimintaamme ja päämäärän kirjaaminen voi olla tärkeimpiä asioita mitä teet miettiessäsi elämääsi. Kun päämäärä on kirjattu ylös, alkaa toiminta myös alitajuntaisesti kulkea tätä maalia kohti.

 

Kirjan opit: Minun tulisi säännöllisesti kirjata päämääräni ylös. Toisekseen minun pitäisi allokoida aikaani päämäärien mukaan. Tietyn verran aikaa työlle, kavereille, opiskelulle, harrastuksille jne. Tästä aikataulusta pitää sitten pitää kiinni, liian usein jätän esimerkiksi kaverit näkemättä että ehdin tehdä jotain rästityötä kotona.

 

Päämäärän puute tuntuu olevan myös Mahtian ongelma. On asiakaskäyntejä, palavereja, kokouksia, virkkareita (ei tarpeeksi), jne. Pohdimme milloin mitäkin. Yhtenäinen suunta antaisi meille lisää tehoja, asiat olisivat tärkeysjärjestyksessä. Jos pyöritämme kauppaa keskustassa, voi varasto tai rekry nousta tärkeämmäksi, jos taas teemme synnytyksiä, asiakaskäynnit ja myynti. Nyt sovimme hiljattain että alamme tehdä synnytyksiä, mutta siihenkin meinasi usko loppua alkuunsa, kun vain murto-osaa saatiin paikalle. Tämä on pitkälti varmaan viestinnän ongelma, ja koin tämän todennäköisesti tärkeämmäksi kuin muut tiimiläiset. Jokatapauksessa päämäärä ohjaisi toimintaamme johonkin suuntaan, ja vähentäisi tiimillemme omaista poukkoilua hyvästä ideasta toiseen. Tai oikeastaan päämäärä on väärä sana, sillä päämäärä voi olla vaikka tietty liikevaihto tai asiakaskäyntien määrä. Meiltä tuntuu puuttuvan tietty “ydin”. Mikä on Mahtia? Kun tiedämme tämän, voimme paremmin asettaa tavoitteita ohjaamaan päämääräämme.

 

Tietoähky

En usko tietoähkyn olevan ongelma itseni tai Mahtian kohdalla. Kirjassa puhuttiin paljon johtajista jotka joutuvat lukemaan satoja sähköposteja päivittäin ja seuraamaan alansa uutisia tiukasti, kaiken muun työn ohella. Tähän paras ratkaisu lienee tehokas delegointi.

 

Omalla kohdallani olen koittanut pärjätä erilaisilla tehtävälistoilla, jotta pysyn kartalla kaikesta mitä pitää tehdä. Vinkkeinä kirjassa luetellaankin esimerkiksi tehtävien jako kiireellisimmästä vähiten kiireelliseen (a1, a2, b1, b2 jne).. Tämä ei kuitenkaan toimi itselleni, sillä joskus yksi tehtävä joutuu odottamaan toista henkilöä tai tietoa, tai juuri tuolla hetkellä ei ole sille tarpeeksi aikaa (esimerkiksi vartti ennen kokousta). Nappaankin tehtävälistalta asioita satunnaisesti sen mukaan, mikä on parasta hoitaa nyt. Olen myös jakanut tehtäviä taulukkoon kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella, mutta ei tärkeät ja ei kiireelliset tehtävät tahtovat jäädä jatkuvasti tekemättä. Käytän yhä enemmän kännykkää, sillä saan sekä kalenterin tapaamisia varten, että tehtävälistan ja muut tarpeelliset asiat samaan paikkaan.

 

Ollaan oikea firma koska meillä on palavereja

Toisinaan myös Mahtiassa tärväämme aikaa turhuuksiin. Toki näen tarpeen tehdä yhdessä asioita, koska se hitsaa tiimiä yhteen ja kasvattaa yhteenkuuluvuutta. Mutta jos kesken päivän työt pitää keskeyttää tanssia varten, tai jokaviikkoisessa palaverissa turistaan niitä näitä ilman oikeaa agendaa, on vaikea pitää näitä asioita tärkeinä. Onneksi kykenemme yleensä käsittelemään (ainakin jotakuinkin) tärkeitä asioita, mutta tämä on asia mihin tulisi kiinnittää edelleen huomiota.

Mahtialla emme tee kummoista tulosta, joten on helppo ajatella että palaverit eivät maksa mitään. Isommassa firmassa palaverit kuitenkin syövät aikaa rahaa tekevältä työltä, ja myös meillä huonosti hoidettu palaveri voi katkaista työputken. Juuri palavereiden johtaminen vaatisi lisää huomiota. Tällä hetkellä palaverit ovat usein sitä, että kokoonnutaan porukalla ja katsotaan mitä jutellaan, mutta vain harvoin niitä johdetaan tehokkaasti. Paremmat kokoukset johtavat parempaan kommunikaatioon, joka johtaa parempaan tuloskeen

 

Ennen kokousta pitäisi aina miettiä voiko asian ratkaista sähköpostilla, kahden kesken tai jollain muulla tapaa. Muutaman kerran palavereissa tai treeneissäkin on käsitelty asioita, jotka eivät suoranaisesti koske minua. Eikä tarvitsekaan koskea, sillä pienellä ryhmällä tehdään tehokkaammin päätöksiä. Jos siis on etukäteen sovittu että tämä ryhmä vastaa tietystä projektista. Käytännön esimerkki tästä on kenties Mahtian ja Waiston yhteistreenit, missä luulin että puhumme tärkeistä käytännön asioista 24H -osalta. Sen sijaan puhuimme useamman tunnin siitä, halutaanko olla piraatteja, disneyhahmoja vai avaruusolioita. Toki teeman päättäminen on tärkeää, mutta tarvitaanko siihen yli 40 miestyötuntia? Kenties päätöksen olisi voinut tehdä pienemmälläkin porukalla, johon kaikki halukkaat pääsevät mukaan, tai kerätä ehdotuksia ja hoitaa äänestyksen esimerkiksi facebookissa.

 

Kirjan oppien mukaan kokouksessa tulisi olla keksustelua tiimin asioista ja päätöksien tekoa, esteiden yksilöintiä sekä ideointia, mutta EI pelkästään asioiden listaamista siitä, mitä viimeviikolla on tapahtunut, tai mitä tulee tapahtumaan. Lisäksi sivuraiteille joutumista tulee välttää, ja voidaan käyttää esille tulleille asioille esimerkiksi “parkkiruutua”, eli ideat jotka eivät liity tämänhetkiseen keskusteluun laitetaan sivuun ja käsitellään myöhemmin.

 

tee oikeita asioita

Sen sijaan että vain tehdään, on hyvä miettiä miksi tehdään, ja miten, onko tälle tehokkaampaa tapaa. Kuitenkin Peter Drucker on viisaasti sanonut, että on tärkeämpää tehdä oikeita asioita, kun asioita oikein. Eli jos keskitymme oikeisiin asioihin, ei haittaa niin paljoa, vaikkemme tekisi niitä parhaalla mahdollisella tavalla. “Täydellinen tieto on epätodellinen ilmiö”. Emme voi tietää kaikkia puolia asioista, ja nykyään onkin tärkeää tehdä parhaat mahdolliset ratkaisut tehokkaasti, vaikka tieto olisikin puuttellista. Tätä käsiteltiin myös kirjassa “viisi toimintahäiriötä tiimissä”; Jos jäämme odottamaan lisää tietoa ja teemme liikaa tutkimusta, emme etene asian kanssa ja menetämme kultaisia tilaisuuksia

 

Ja toinen vinkki tiimiläisillemme kirjasta; ensin päätä, mitä on saavutettava ja vasta sitten ala johtaa. Tässä näkyy ehkä välillä tiimimme puuttuva suunta tai olemus

 

Päätöksen paino

Ihmiset tekevät helposti päätöksiä oikeuttaakseen aiemmat päätöksensä. Jos ostan kalliin auton, ja se hajoaakin alkumetreillä, on todennäköistä että uhraan sen korjaamiseen enemmän aikaa, vaivaa ja rahaa, kuin olisi muuten järkevää. Jos en uhraisi, myöntäisin alitajuisesti itselleni, että auton ostaminen oli virheliike. Tämä ei päde vain rahallisiin päätöksiin, vaan myös muihinkin valintoihimme elämässä. Kirjassa Thinking fast and slow todettiin, että voi olla jopa mahdotonta päästä irti tästä ajatusloukusta, mutta meidän on silti hyvä tiedostaa se. Näin voimme miettiä mikä ohjaa ajatteluamme tiettyyn suuntaan. Tämän takia myös isossa pörssiyhtiössä toimitusjohtajan vaihto voi auttaa, vaikkei uusi johtaja olisi sen kyvykkäämpi. Uudella johtajalla ei ole mitään sitoomusta edellisen päätöksiin, ja hänen on helpompi aloittaa puhtaalta pöydältä.

 

Tästä “lyhyen oppimäärän” sain pelatessani netissä texas hold’emia. Varsin nopeasti oppii, että vaikka teet alussa oikean päätöksen lähteä mukaan jakoon hyvillä korteilla, tilanteen kehittyessä alun jätkä tai kunkkupari ei välttämättä ole enää hyvä jatkoon. Samaa voi toki tehdä huonommillakin korteilla. Tärkeää on ymmärtää, missä vaiheessa luopua kädestä, vaikka siihen onkin panostanut rahaa menemään. Foldaaminen, eli kädestä luopuminen, ei tarkoita että oli alun perin huono päätös lähteä mukaan. Jos alussa tiedostit mahdollisuudet ja riskit, joista jälkimmäiset vaikuttavat käyvän toteen, on oikea ratkaisu tässä vaiheessa luovuttaa (tämän jaon suhteen). Toisaalta jos et alussa lähde nopeasti mukaan (vajavaisilla ja epätäydellisillä tiedoilla), et tule myöskään nauttimaan voitoista.

 

Kun tekee “huonot päätökset”, (tai hyvät päätökset jotka johtavat huonoihin lopputuloksiin) nopeasti, ehtii myös niistä koituvia ongelmia ratkaisemaan nopeammin.

 

Priorisointi

Joskus oli niin, että tehtävää oli vähemmän kuin aikaa, ja tehtävien teko odotti vain päätöstä siitä millon ne tekisi. Nykyään kuitenkin on jatkuvasti kaikenlaista tehtävää. Onneksi osa tästä tehtävästä on hyvin toisarvoista. Minulla on esimerkiksi projekti, jossa haluan kokeilla istuttaa kasveja akvaarion päälle niin, että akvaarioista pumpattu vesi ruokkii kasveja, ja kasvit puolestaan suodattavat akvaarioon palautuvan veden. Mutta koska en koe tätä millään tavalla tärkeäksi, on se eräänlainen ikuisuusprojekti, jonka teen sitten joskus “kun on aikaa”.

Monet vastaavat projektit ovatkin nyt taka-alalla, kun teen päivittäisiä “pakollisia” askareita. Näiden kanssa olen kuitenkin juuttunut rutiiniin, enkä ole pohtinut mitkä näistä ovat pitkällä tähtäimellä minulle tärkeitä

 

Kirjassa neuvotaankin karsimaan turhia tehtäviä ja miettimään niitä seuraavien kysymysten kautta:

-Onko tehtävä esimiehelle/firmalle/tiimille tärkeä?

-Mikä vaikutus tehtävällä on tiimiin?

-Miten tehtävä vaikuttaa henkilökohtaiseen menestykseen?

-Miten suuri negatiivinen vaikutus tehtävän tekemättä jättämisellä on?

 

Kiireessä juuttuukin helposti tiettyyn rutiiniin, jota seuraa. Mutta on helppoa olla kiireinen, vaikeaa olla iskukykyinen. Pitäisi tehdä ero kiireellisten asioiden ja tärkeiden asioiden välillä, ja tunnistan tekeväni joskus turhempiakin asioita päivästä toiseen, koska ne tuntuvat tarpeellisilta. Mutta esimerkiksi talouden kanssa, sen sijaan että selvittelen sotkuja joka kuukausi, voisin edelleen keskittyä rutiinien selvittämiseen ja delegoimiseen, tai jopa miettiä koko kirjanpidon uusimista. Tämä voisi aluksi viedä hiukan enemmän aikaa, mutta pidemmällä tähtäimellä olla kauaskantoisempaa.

 

Lyhyesti

Aseta itsellesi selkeät tavoitteet, ne ohjaavat päätöksentekoa ja auttavat sinua näkemään mikä on tärkeää päivittäisessä ajankäytössä

 

Mieti asioita pitkällä juoksulla. Suuret asiat vaativat päivittäistä panostusta, ja päivittäinen panostus vaatii päämäärän.

 

Kun tiedät päämääräsi, keskity asioihin jotka auttavat sen saavuttamisessa. Karsi turhuudet pois.

 

Mieti viikoittain ajankäyttöäsi, miten jaottelet ajan, ja ovatko kutkin osa-alueet saaneet tarpeeksi huomiota? Viekö tietty asia liikaa aikaa sen tärkeyteen nähden?

 

Voit kulkea pitkin pitkin päiväntasaajaa yhä nopeammin

        ja nopeammin, silti koskaan saavuittamatta etelänapaa.