Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

 

Joni Jaakkola > Huipulla Tuulee 2018/Väkevä Elämä (2017)

 

 

1. Mahtia ulapalla

Tiiminä Mahtia on kokenut aikamoisen myllerryksen kevään 2018 aikana.

Voisi jopa sanoa, että olemme nyt käyneet pohjalla asti. En tiedä, onko tämä paras lähtökohta lähteä kesälaitumia kohti, mutta onneksi toukokuun aikana olemme päässeet nostamaan toisiamme hieman ylöspäin. Tiimin toiminnan elvyttämiseksi pohjalla rypemisen jälkeen, saimme tehtyä yhdessä tiimisynnytyksen, jonka antoi valmentajamme Essi. Tehtävänantona oli, kuinka johtaa Mahtian liiketoimintaa, mielellään jopa oikeasti kannattavaksi.

Olen pohtinut paljon asiaa, miksi tiimimme toiminta on ollut jokseenkin tuloksetonta.

Alussa tuntui, että olimme yksi voimakas, vaikkakin sekava ryhmä täynnä energiaa ja intoa. Projekteihin tartuttiin empimättä, innokkaasti ja ennen kaikkea, yhdessä. Kuherruskuukausien läpi pääsimme yhteisen energian, uutuudenviehätyksen ja innokkuuden voimin. Nyt kuitenkin kaikenlainen yhteinen tekemisen meininki on kadonnut, ja motivaatio sekä mielenkiinto kokeilla uusia juttuja on olematon. Negatiivinen, jopa pelon rikastama ilmapiiri syö ihmisten energian ja innostuneisuuden tehdä asioita olemattomiin.

Henkilökohtaisesti tuntui välillä siltä, että jäi mieluummin kotiin tekemään hommia, ettei päivä menisi pilalle sen takia, koska jollakin muulla on huono päivä, ja joudut sen kohteeksi. Syksyllä taas tuntui, että haluan viettää aikaa toimistolla mahdollisimman paljon, ja kaikki tuntui hirmu kivalta.

Kaikki oli todella jännittävää ja uutta, sekä tuntui, että pystyisimme tiiminä mihin vain. Koko maailma oli meille auki.

Ensimmäisten kuukausien aikana tiimissämme alkoi kuitenkin kyteä uhkaava hiillos, jota osasinkin jo odottaa. Eräs tiimissämme, nyttemmin tehtävistään vapautettu jäsen, alkoi tekemättömyydellään ja henkilökohtaisilla ongelmillaan hidastamaan koko tiimin toimintaa. Yhden henkilön toiminta pakotti meidät luomaan yhteisiä sääntöjä, jotka mielestäni sotivat Tiimiakatemian ja omia periaatteitani vastaan. Henkilökohtaisesti oloni oli hyvin tukala, sillä jännite ilmassa söi kaiken intoni ja energiani. Ihmiset alkoivat olla pahalla tuulella päivittäin, eikä toimistolle tuleminen ollut enää mukavaa. Treenit olivat yhtä tuskaa, sillä emme käsitelleet muuta, kuin yhden ihmisen aiheuttamia konflikteja, ongelmia ja sitä, miten saisimme hommat pyörimään yhden ihmisen osalta.

Koko syksyn tämä tapaus vei valtavasti energiaa meiltä kaikilta.

En todellakaan tarkoita, että kyseinen henkilö olisi paha ihminen. Itse henkilö oli kuitenkin mitä kultaisin persoona, mutta hän ei millään tavoin sopeutunut Tiimiakatemian toimintamalliin, tai pystynyt ymmärtämään ajatusta oppimistavan takana. Toivon hänelle kaikkea hyvää, ja että hän löytää oman tiensä.

Kaiken tämän draaman keskellä moni tiimin toiminnan kannalta oleellinen asia jäi laahaamaan, tai jopa unohtui.

Muun muassa sellaiset asiat, kuten projektien hallinnoiminen, johtaminen, seuraaminen ja yhteinen tekeminen olivat lakaistu ikään kuin maton alle. Treeneissä ei käsitelty tiimin projekteja, eikä kukaan oikein tiennyt, missä mennään. Esimerkiksi viestintä tiimiläisten välillä oli olematonta, ja olettamisesta tuli uusi keskustelemisen korvike. Miten hienoa.

Kaikki johtaminen ja tekeminen perustuu ihmisten väliseen viestintään, joten oletettavissa olikin katastrofi.

Sitä enempää selittelemättä, huomasimme kevään korvilla ajelehtivamme syvillä vesillä, ilman airoja. Ongelmat olivat lakaistu treenitilan maton alle, koska asioista ei haluttu puhua. Uskon, että Essin antama tiimisynnytys oli hyvä herätys meille kaikille. On helppoa olla puhumatta ja pestä kätensä konfliktitilanteissa, mutta se ei valitettavasti ratkaise mitään. Oli aika alkaa kauhomaan kohti rantaa, vaikka omin käsin, ilman airoja.

 

2. Kadonneet airot

Tiimimme synnytys herätti tiimissä monenlaisia ajatuksia ja keskusteluita, ja saimme purettua viestimättömyyden ja kommunikoinnin puutteen aiheuttamia jännitteitä ja jopa kaunoja. Kehittelimme paljon uusia työkaluja tiimillemme, että voisimme johtaa liiketoimintaa tuottoisaan suuntaan.

Synnytyksen pohjalta loimme muun muassa gap-kassajärjestelmän, ja sovimme, että kesän aikana jokainen tiimiläinen sitoutuu tuomaan yhteiseen kassaan 900€. Loimme myös yhteisen CRM-taulukon, jota jokaisen tulee täyttää aktiivisesti. Täytämme viikoittain askelmerkit, joilla pystymme ohjaamaan toimintaamme ja seuraamaan tekemisen tehokkuutta. Jatkamme myös viikkopalaverin pitämistä, jossa käymme läpi taloustilannetta ja pinnalla olevia asioita. Myös johtoryhmän toimintaa kehitetään, sillä toiminta on ollut toisinaan hyvinkin päämäärätöntä ja tavoitteetonta. Aktiivisella, viikoittaisella kokoontumisella pyritään ohjaamaan toimintaa rakettimallin mukaisesti, sekä pitämään taloustilanne vakaana tasaisella seurannalla.

Työkalumme ovat kyllä taatusti hyödyllisiä, ja kuulostavat hienoilta, mutta ne eivät mielestäni ratkaise oikeastaan niitä ongelmia, mitä meillä pinnan alla on. Suurin asia, mikä ajoi tiimimme lainehtimaan päämäärättömästi, on johtamattomuus. Mahtiassa vallinnut ’’hyvä veli’’ meininki ei vie meitä eteenpäin. Kukaan ei ottanut vastuuta tiimin johtamisesta, eli tavoitteita kohti ohjaamisesta.

Kun ei tiedä, mitä kohti on menossa, on hankala löytää perille.

Tällä viikolla Huipulla Tuulee-tapahtumassa koin herätyksen monen asian suhteen. Joni Jaakkolan puheenvuoro iski kuin salama taivaalta meikäläisen pihapuuhun. Hänellä oli tosi hyviä pointteja aloittelevalle yrittäjälle, erityisesti kaaoksen keskellä olevalle yrittäjälle. Hänen oppejaan pystyy soveltamaan niin itseohjautuvuuteen, tiimikuriin, johtamiseen ja liiketoiminnan pyörittämiseen, mitkä ovat taitoja, mitä me Mahtiana emme vielä osaa.

Teoreettisesti varmasti ymmärrämme, mitä nämä asiat vaativat, mutta käytäntöön vieminen on ollut aika heikkoa.

Jaakkolan tapa ilmaista asioita oli hauska, mutta jokaisessa heitossa oli hyviä pointteja, jotka todellakin osuivat ja upposivat niin hyvin, että samana yönä oli pakko aloittaa lukemaan hänen esikoiskirjansa ’’Väkevä Elämä’’, jota pyrin reflektoimaan tiimimme toiminnan kehittämiseksi.

Tässä muutama mieleeni jäänyt fraasi, ja mietteitä siitä, miten Mahtia näitä oppeja voi hyödyntää:

’’Ilman numeroita yrittäjänä toimiminen on kuin säkki päässä sotimista, ja lopulta helvetin kallis harrastus.’’

Liiketoimintaan tulee mielestäni suhtautua objektiivisen analyyttisesti. Liikeidean perusteellinen kannattavuuslaskelma, ja ylipäätäänkin, asioiden perusteellinen pohjustaminen ovat oleellisia asioita, kun aikoo harjoittaa liiketoimintaa. Esimerkiksi tarkkaan laskettu, kunnollinen budjetti ja kannattavuuslaskelma ovat niitä pilareita, jotka pitävät projektia pystyssä, vaikka välillä tuulisikin vähän kovemmin.

Monta kertaa treeneissä olen hiljaisesti repinyt hiuksia päästäni, kun olen nähnyt suuria investointeja vaativien projektien budjetteja tai kassavirtalaskelmia, jotka ovat tehty niin sanotusti vasemmalla kädellä. Jonkun ajan kuluessa, kun kaikki asiat eivät menneetkään kuin Strömsössä ja tili näyttää uhkaavan tyhjältä, olen repinyt lisää hiuksia päästäni. Miksi en sanonut mitään, vaikka näin suoraan, että näin tulee käymään?

En luota siihen, että minua halutaan kuunnella. Koen epämukavaksi avata suutani, koska kuvittelen, että mielipidettäni ei kunnioiteta.

 

3. Yhdessä kauhomista

Tästä päädymmekin yhteen suurimmista ongelmistamme, tiimiluottamuksen puutteeseen. En muutenkaan luota ihmisiin, joten tiimissä toimiminen on minulle välillä haastavaa. Olen todellakin joutunut Tiimiakatemialla epämukavuusalueelleni, eli luomaan luottamussuhteita ihmisten kanssa.

Kuulostaa tyhmälle sanoa näin, mutta se on minulle todella suuri ongelma.

Usein pelkään, että sanon jotakin pahasti tai väärin, ja ihminen loukkaantuu ja ikään kuin ’’hylkää’’ minut. Se on hyvin vaikea asia myöntää itselleni. Siksi usein varon, mitä sanon ihmisille, joista pidän, koska en halua menettää heitä. Esimerkiksi Vaffan tai Menkkafestareiden tapauksessa, kun näin projektien budjetit treeneissä, sisälläni kävi hirveä tunteiden ja järjen välinen pyörremyrsky. Mielestäni laskelmat eivät olleet järkeenkäypiä tai realistisia, ja haluttiin selvästi uskoa ja toivoa, että ehkä kaikki menee hyvin kivasti toivottavasti.

Ei oltu laskettu, että kaikki tulee menemään hyvin. Piste.

Molempien projektien ’’vanhemmat’’, Timi ja Elina, olivat hyvin rakastuneita omiin ideoihinsa, ja heidän uskonsa omaan tekemiseen näkyi. Toivoin todella, että tämä ’’usko’’ riittäisi kantamaan asiat finaaliin asti kunnialla, ja jätin mielipiteeni sanomatta. Mikä on tietenkin väärin. On helppoa olla jälkiviisas, mutta auttaako se mitään?

Olettamukseni oli, että kun ja jos sanoisin heille, että hei nyt oikeasti, tsekatkaa taloushallinnon tai budjetoinnin kirja ennen kuin pistätte suuria summia projekteihin kiinni, loukkaisin heitä syvästi ja he ottaisivat asiat henkilökohtaisesti, sillä kumpikin ovat pohjimmiltaan hyvin herkkiä persoonia. Ja äärimmäisen vakuuttuneita oman ideansa toimivuudesta, joustamatta omasta ajattelumallistaan. Aina voi jossitella ja olla jälkiviisas, ja totta kai hurjille ja uusille ideoille pitää antaa mahdollisuus. Tiimiakatemian tarkoituksena on päästä kokeilemaan uusia juttuja, ja oppimaan niiden kautta. Kantapään kautta oppii parhaiten, se on fakta. Kumminkin koen, että opiskelemme liiketaloutta, ja edes jonkinlainen talouspohja tulee olla joka projektissa.

Älkää käsittäkö nyt väärin, ongelma mistä puhun, eivät ole nämä projektit, mistä edellä mainitsin; Ongelma on se, että me kaikki emme uskalla avata suutamme silloin, kun pitäisi.

 

4. Yllättäviä aallokkoja

Johtaminen, tai oikeastaan sen puute, on ollut suurin syy sille, miksi olemme ulapalla.

Sitten kun olemme kauhoneet itsemme takaisin rantaan ja kehittäneet itsellemme uudet airot, eli tiimin johtamisen työkalut, miten saamme soudettua samaan tahtiin niin kovasti, että tekemämme aallokko saa kaikki muut kilpailijaveneet kumoon? Vaikka joulun jälkeen tiimimme aloittikin yhtä jäsentä köyhempänä, saimme nopeasti korvaajan.

’’Joku’’, uusi jäsenemme, on ollut hyvin suosittu tyyppi tiimissämme.

Hän on sellainen tyyppi, jolle on kiva antaa vastuuta, ja jolle minäkin tykkään lykätä asioita. Harmi vaan, että ’’joku’’ kyllä ottaa mielellään vastaan kaikenlaisia sekalaisia tehtäviä, mutta ei pysty hoitamaan niitä loppuun.

’’Joku’’ on sellainen tyyppi, joka antaa olettaa, mutta jättää roikkumaan.

Jaakkolan kirjassakin mainittu kyseinen tyyppi on saanut alkunsa vastuun väistelystä ja luulen, että tiimissämme vellova negatiivisuus, väsymys ja jopa masentuneisuus ovat synnyttäneet tyypin, joka ei jaksa hoitaa asioita loppuun saakka. Kaikkea ’’pitäisi tehdä.’’ Jaakkola selittää hyvin kirjassaan Väkevä Elämä, miksi vastuun kantaminen voi olla välillä vaikeaa.

’’Olet huomannut, että henkinen jaksamisesi natisee liitoksistaan, ja elämänhallintasi on sekalaista sillisalaattia. Vaikka ongelmat ovat selviä, toimintasuunnitelma jää liian usein ’’pitäisi tehdä jotain’’-tasolle. Olen tullut siihen tulokseen, että erityisesti silloin, kun kuormitus on päässyt kohtuuttomaksi, ja alipalautuminen on yltynyt krooniseksi, ihmisen aloitekyky laskee. Kun on riittävän väsynyt, aloitekyky hipoo nollaa, eikä pysty enää juuri mihinkään,’’ Joni Jaakkola (Väkevä Elämä).

Tuloksena on ikävä oravanpyörä, missä koen Mahtialaistenkin tällä hetkellä pyörivän.

Monella tapaa intensiivinen syksy söi voimavarojamme, toisilta enemmän, toisilta vähemmän. Viimeistään tapahtumarikas kevät söi viimeisetkin muruset joidenkin jaksamisesta, ja lopputuloksena oli juurikin tuo jokseenkin sekalainen sillisalaatti. Minusta tuntui, että osa tiimiläisistä kilpaili alitajuisesti sillä, kuka tekee eniten ylitöitä viikonloppuisin, ja kuka saa poltettua itsensä nopeiten loppuun. Henkilökohtaisesti en koe tarvetta korostaa työtuntimääriäni, sillä minulle on tärkeää ainoastaan se, mitä saan aktuaalisesti aikaiseksi.

Minulle on järkeenkäypää tehdä tuottoisaa työtä viisi tuntia viitenä päivänä viikossa, sillä ihminen on psykofyysinen kokonaisuus, jonka elämä ei voi koostua pelkästään työstä. Tämän huomatessani halusin synnyttää treeneissä Timothy Ferrisin The 4-hour Work Week-teoksen, mitä pystyin käyttämään teoriapohjana toisenlaista työskentelymentaliteettia esitellessäni. Itseään ei tarvitse polttaa loppuun, että voi menestyä.

Tiedän, että jokaisella tiimimme jäsenellä on paljon tietopääomaa, mitä ei ole viety käytäntöön. Vaikka esittelinkin uuden ajattelutavan, jolla helpottaa suhtautumista omaan työskentelemiseen, sen tehokkuuteen ja määrään, tuntuu, että ’’joku’’ on vielä läsnä.

Uupumus on vielä läsnä.

Miten pystymme kanavoimaan tämän tietomäärän, mitä meillä kuitenkin jo teoriassa on, arkeemme ja toimintaamme, että saamme kehitettyä liiketoimintaamme eteenpäin?

 

5. Yhteen hiileen

Jaakkolan esitys Huipulla Tuulee-tapahtumassa avasi minulle, kuinka hallinnoida ja luoda prosesseja. Ilman prosesseja tai systeemejä ei mikään toimi kunnolla.

Pohdin itsekseni pitkään, miten luoda toimivia prosesseja Mahtialle. Miten luoda synnyttämistämme työkaluista tapoja ja prosesseja, jotka pyörisivät johdonmukaisesti? Palasin prosessien ja systeemien kehittämiseen Väkevä Elämä-kirjan tiimoilta. Hänen jo aikaisemmin esittelemänsä löytyi myös kirjasta, ja se on yleispätevä niin tiimin ja liiketalouden johtamiseen, että itsensä johtamiseen. Jaakkola vertaa hyvin työelämää kilpaurheiluun. Mielestäni tämä on hyvin järkeenkäypää.

Kilpaurheilijan matka kauden ensimmäisestä harjoituksesta kohti mestaruuskisoja on määrätietoinen ja ohjattu prosessi. Voittamiseen vaaditaan esimerkiksi harjoitusohjelman säännöllistä noudattamista.

Miksi Mahtia ei ole päässyt mestaruuskisoihin?

Kukaan tai mikään ei ole ohjannut meitä kohti finaalia. Meidän toimintamme ei ole yhteinen prosessi, vaan jatkumo satunnaisia energian (ja välillä itkun) purskahduksia. Kuten Jaakkola puheessaan mainitsi, energian kohdistaminen oikein on elintärkeää missä asiassa tahansa. On tärkeää tehdä asiat oikealla tavalla, mutta pitää olla perillä myös siitä, mitkä ovat niitä oikeita asioita, joita sitten lähtee oikealla tavalla toteuttamaan.

Miten saada prosessit ja systeemit kuntoon Mahtiassa? Jaakkolan toimintamalli on hyvin yksinkertainen, kuten parhaat asiat yleensä ovat.

  1. Kuka tekee?
  2. Miten tekee?
  3. Milloin tekee?
  4. Miten seurataan?

Vastuu tiimin johtamisesta ei yksinään voi olla tiimiliiderin harteilla.

Puhuimme synnytyksessämme myös vastuun jakamisesta tasaisesti tiimin kesken. Mielestäni nallekarkit eivät koskaan mene tasan, mutta uskon, että pääsemme lähelle tasavertaisuutta.

On helpompi seurata prosessia, kun ensinnäkin tietää, KUKA on siitä vastuussa. On myös hyvä tietää, mitä tekee, miten tekee ja milloin tekee. Osalla tiimiläisistä on ollut huono tapa satunnaisesti viskoa nakkihommia muiden niskaan neuvomatta sen tarkemmin, mikä homma on oikeastaan edes kyseessä, miten se tehdään ja milloin tulisi olla valmista.

Asioiden olettaminen on helppoa ja kivaa, ja se säästää ainakin tehtävän antajan aikaa, kun huono-onninen joutuu pähkäilemään asian kanssa, jota ei kuitenkaan pysty hoitamaan kunnolla. Jaakkolan työkalu palaa perusasioiden äärelle, ja on tarpeeksi yksinkertainen käytäntöön viemiselle. Silloin, kun johtaa jotakin projektia, tulee viestiä selkeästi, koska muut eivät osaa lukea johtajan ajatuksia. Kukaan ei osaa lukea kenenkään ajatuksia. Viimeinen kohta, ’’miten seurataan’’, on myös ollut suosittu homma, mikä unohtuu.

Kuka ottaa vastuun siitä, että hommat hoituvat?

Mielestäni projektipäälliköiden on otettava enemmän vastuuta siitä, että muiden tekemisiä seurataan, ja osataan vaatia tuloksia tiettyyn aikamääreeseen mennessä. Mistään ei tule mitään, jos projektipäälliköt jakelevat tehtäviä ja olettavat asioiden hoituvan kuin itsekseen. Jaakkolan sanoin: ’’Suhtaudu bisnekseen analyyttisen objektiivisesti, älä toivoen. Pidä langat omissa käsissäsi.’’

Nyt kun meillä on vaikka mitä uusia toimintamalleja, työkaluja ja prosesseja, miten saamme ne osaksi Mahtiaa?

Oona Tynkkysen sanoin, tiimissämme on paljon ’’keltaisia persoonia’’ (nopeasti kyllästyviä, välillä jopa huolimattomia ekstroverttejä), jotka harvoin jaksavat viedä asioita loppuun asti, ennen kuin uusi ympäristön ärsyke vie keltaisen persoonan huomion mennessään.

Jaakkola kirjoittaa hyvin siitä, miten tahdonvoima ja itsekuri eivät ole mitään hallittujen prosessien rinnalla. Jokaisella meistä Mahtiassa on erilaisia tapoja, hyviä ja huonoja. On hankala vetää rajaa siihen, mikä tapa on hyvä ja huono. Kirjassaan Väkevä Elämä Jaakkola käsittelee tapoja ja niiden muodostumista.

Pesemme hampaat joka päivä, mutta miksi emme esimerkiksi löydä aikaa puolen tunnin kävelytuokiolle päivittäin, tai askelmerkkien täyttämiseen viikoittain? Tulemme treeneihin ajoissa kello 8.15 joka maanantai ja torstai, mutta miksi sovimme perjantaipalavereiden päälle kaikkea muuta menoa?

Treeneistä on tullut meille tapa. Treeneihin tullaan, huvitti tai ei. Perjantaipalaverista ei ole (vielä) tullut tapa. Sinne tullaan ehkä joskus ensi viikolla, koska nyt ei kerkiä.

Jaakkolan esimerkki hampaiden pesemisestä on huvittava, mutta kovin osuva: ’’Hampaat pestään aamuin illoin, oli sille aikaa tai ei. Harva meistä ajattelee lounastunnilla, että olisipa jo ilta, että pääsen taas pesemään hampaat. Ne vain pestään, koska ymmärretään, että ilman säännöllistä pesua seuraa ongelmia. Hammaspesuun ei tarvita motivaatiota, inspiraatiota tai yhteisön tukea.’’

Kaikki ei voi olla mielekästä ja kivaa, ja joskus on mentävä oman epämukavuusalueen ulkopuolelle. Miksi pidämme huolta hampaistamme päivittäin (ainakin toivottavasti), mutta emme pidä huolta tiimimme taloustilanteesta ja yhteisestä tekemisen hengestä viikkopalavereiden muodossa?

Se, että viikoittaisesta palaverista, olkoon se sitten maanantai-aamuna tai perjantaina, vaatii treeniä. Jonkun, esimerkiksi sisäisen viestintäpäällikön tulee ottaa vastuu siitä, että se on kaikilla kalenterissa merkattuna loppuvuodeksi punaisella. Viikkopalaverin rinnastaminen osaksi arkea vaatii toistoja. Viikko viikolta paikalle tuleminen tuntuu helpommalta, koska paikalle on tultava. Piste. Se, joka on ottanut vastuun viikoittaisen palaverin järjestämisestä, on vastuullinen myös seuraamaan tiimin läsnäoloa.

Kuten aiemmin Jaakkolan kirjasta lainattussa prosessien toimintamallissa, tulee tietää, että kuka seuraa. No miten viikkopalavereiden läsnäoloja seurataan? Yksinkertainen excel-taulukkokin voi riittää, mutta pitää olla ennalta tiedossa, mihin ja milloin merkitään. Merkitäänkö läsnäolot heti paikalla, vai parin päivän päästä, jolloin asia ikään kuin menettää arvonsa, on mielestäni väliä.

Johdonmukaisen seuraamisen avulla viikkopalaverista tulee tapa niin kuin hampaiden pesusta ja viikoittaisista treeneistäkin. Uskon, että opimme kantapään kautta varsin hyvin sen, mihin johtamattomuus johtaa.

 

 

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!