Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Johdettu muutos

Kirjoitettu 24.08.18
Esseen kirjoittaja: Elina Paukkio
Kirjapisteet: 2
Kirja: Johdettu muutos - avaimet organisaation hallittuun uudistumiseen
Kirjan kirjoittaja: Pekka Mattila
Kategoriat: 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Aloitin kirjan lukemisen keskikeväällä, Tutkimusmatkailijat-kurssin aikaan. Sain tuolloin idean, että voisin lähteä johtamaan Dimangiaa opinnäytetyön teossa. En halunnut niinkään johtaa itse prosessia, vaan keskittyä tunnelman kohottamiseen. Motivaatio työn aloittamiseen oli koko tiimillä äärimmäisen huono ja työn aloittamista vastustivat ankarasti juuri tiimin kovaäänisimmät. Vaikka joku olisikin kokenut opinnäytetyön teon edes siedettäväksi, olisi vallalla ollut asenne muuttanut tilanteen pikaisesti. Koska opinnäytetyö on kuitenkin pakollinen osa opintojamme, ja haluamme kaikki valmistua ajallaan, ymmärsin, että tilanteeseen on tultava muutos.

No, kuten minulla on tapana ollut, olen päässyt kirjoissa ja suunnitelmissa loppuun vasta kun on jo auttamatta liian myöhäistä. Käyn kuitenkin muistiinpanoni läpi, sillä kertaus on opintojen äiti ja ehkä tästäkin jää oppeja tulevaisuuteen.

Paras lähtökohta hyvälle suoritukselle syntyy lähtötilanteen realistisesta ja tarkasta arvioinnista. Koska Tutkimusmatkailijat-kurssi osui keväälle ja aikatauluihimme nähden liian varhaiseen ajankohtaan, oli etenemistahti työn suhteen epärealistinen. Tilanteen arviointi tuotti lähinnä turhautumista. Haastava tilanne! Perimmäinen syy tiukkaan torjuntaan oli se, menetykset tuntuivat suurilta saatuun hyötyyn nähden. Kalenterin oli venytetty äärimmilleen jo kiireisemmillä ja ajankohtaisimmilla asioilla, suurin osa kun oli jo etukäteen tiennyt tekevänsä opinnäytetyön vasta kesä ja syksyn aikana. Monelta myös puuttui aihe täysin, joten en ihmettele yhtään, miksi oli vaikea nähdä hyötyjä tässä uudessa aikasyöpössä (eli Tutkimusmatkailijat-kurssissa).

Muutoksessa on tärkeää huomioida vastarinta. Niiden unohtaminen ja vaientaminen ei auta ketään, kun taas noteeraaminen lisää huomattavasti mahdollisuuksia onnistua. Tässä epäonnistuttiin kurssin vetäjien puolelta yleisen viestinnän lisäksi pahiten. Valmentaja pyydettiin jopa treeneihin tasoittamaan kaaosta ja kertomaan, mistä hommassa on kyse ja miksi meitä uhkaillaan siirrolla Rajakadulle, vaikka opintomme ovat täysin aikataulussa. Vastaus oli ontuva ja pakkoon nojautuva. Uskon, että erilainen, ymmärtävä ja perusteleva vastaanotto olisi voinut muuttaa tilanteen suuntaa radikaalisti. Ymmärrän, ettei valmentajankaan käsissä ole kaikki opintojamme koskevat päätökset, mutta vastarintatilanteessa ylipäätään olisi viisasta käsitellä tilanne avoimesti. Kun jokainen pääsee ääneen ja edes piirun verran vaikuttamaan tilanteen selvittämiseen, vältytään katkeruudelta. Tilanteen ymmärtämistä valmentajan puolelta olisi voinut helpottaa muutosvastarinnan tasojen tutkiminen.

Muutosvastarinnan tasot rakentuvat kolmioksi, jonka suurimmassa osassa eli pohjapalikkana on Ei tietoa. Meillä ei ollut tietoa, miksi olimme vallitsevassa tilanteessa ja miksi meiltä vaadittiin vaadittuja asioita sanotussa ja usein huonosti viestityssä aikataulussa. Johdon, tässä tapauksessa valmentajan, on hyvä ymmärtää toistojen tärkeys. Yhdelle tiimille kerran viestitty asia ei tule samassa muodossa perille kolmannelle tiimille. Myöskään turhautuneessa ja stressaantuneessa tunnekuohussa kerran kuultu perustelu ei välttämättä myöhemmin enää muistu mieleen. Toinen, keskimmäinen taso on Ei taitoja. Lääkkeenä tähän toimii kouluttaminen, valmentaminen ja ohjaus. Opinnäytetyön osalta tämä ei ole olennaisin palanen, vaikkakin ontunut viestintä putoaa ohjaus-laariin. Kolmas osa, huippu, on Ei halua. Kun alaiset, tai tiimiyrittäjät eivät halua toimia tilanteessa valmentajan toivomalla tavalla, avuksi olisi perustelut, ohjaus, kannustus sekä palkinnot ja rangaistukset. Käsillä olleessa tilanteessa rangaistuksena meidät uhattiin heittää Rajakadulle, palkinto taas oli ”jännittävä” Tutkimusmatkailija-palkinto. Rangaistukset ja palkinnot eivät ole järkevin vaihtoehto, kun tavoitteena on ajoissa valmistuvat opinnäytetyöt, jotka jokaisen on joka tapauksessa tehtävä valmistuakseen. Jälleen perustelut, ohjaus ja kannustus eli tsemppaava asenne ovat mielestäni tärkeimmät välineet tilanteen johtamiseksi oikeaan suuntaan. Kiteytettynä tilanne ajautui keväällä vallinneeseen pisteeseen tiedon puutteen ja siitä johtuneiden huhujen, sekä haluttomuuden vuoksi.

Koska en voinut päästä perimmäisiin syihin itsekään kiinni, pyrin vain rauhoittelemaan tilannetta. Koitin tsempata jokaista tekemään edes jotakin ja niitä, joilla aihe jo oli, kirjoittamaan vaadittuja tehtäviä edes vähän, ja kuitenkin niin, että tuotetun tekstin voisi lisätä suoraan lopputyöhön. Näin ylimääräinen työ ei tuntuisi niin turhalta. Suunnitelmissani oli käyttää tähän osuuteen, ja kelkan kääntämiseksi kokonaan, vielä paljon enemmän aikaa ja energiaa, mutta kaiken keskellä työ jäi kesken. Onneksi olemme kuitenkin kaikki edes jollain tasolla kiinni opinnäytetöissämme.

Olin päättänyt ottaa työkaluikseni Kotterin neljä yleisintä virhettä muutosjohtamisessa ja käyttää niitä käänteisesti asenteen muutoksessa. Neljä yleisintä virhettä ovat:

  1. Johdon kyvyttömyys luoda oikeanlaista kiireen tuntua, jolloin muutosta ei priorisoida ja se hukkuu kaikkeen muuhun työhön.
  2. Johto ei onnistu viestimään selkeästi eikä toimimaan esimerkillisesti.
  3. Muutosta ei viedä loppuun asti, vaan ponnistelut lopetetaan heti kun valonpilkahdus on havaittavissa tunnelin päässä.
  4. Johto kuvittelee näkevänsä vastarintaa väärissä paikoissa.

Käänteisesti suunnittelin toimivani seuraavasti:

  1. Onnistuneesti kiireen tunnun luonti, priorisoinnissa auttaminen juttelemalla aiheesta ja pitämällä aihetta pakollisien palautettavien tehtävien osalta pinnalla.
  2. Näytä esimerkkiä sekä asenteesta, että tehtävien teosta. Tekemällä itse tehtävät ajoissa on helpompi neuvoa ja auttaa muita.
  3. Ponnistele päämäärätietoisesti loppuun asti. Vaikka itselläkin kalenteri oli täynnä, oli tehtävät palautettava palautuslaatikkoon ajoissa. Myös muita tuli tsempata loppuun asti.
  4. Näe ja selvitä oikeat, perimmäiset ongelmat. Keskustele mahdollisista opariaiheista ja stressin aiheuttajista.

Jokaista näistä kohdasta oikeastaan toteutinkin, nyt kun jälkikäteen asiaa pohdin. Työni ei jatkunut yli kesän ja kohti oikeiden opinnäytetöiden palautusta, mutta näiden neljän kohdan avulla saimme (käsittääkseni) kaikki palautettua pakolliset palautettavat tehtävät ajallaan. Muun muassa tutkimusmatkaryhmämme The Redkingcat järjesti juuri ennen vappujuhlia Viiniä ja Oparia -iltapäivän, jossa jokainen toi omat juomat mukanaan ja haimme pizzaa työn vauhdittamiseksi. Tavoitteena oli, ettei kukaan poistuisi vapun viettoon ennen kun tehtävät on palautettu. Ihanan moni tästä innostuikin ja palautti tehtävät pöydän ääressä samalla istumalla! Oikea deadline oli vasta pari päivää vapun jälkeen, joten jos jotain jäi rästiin, oli se ainakin hyvällä mallilla jo alussa. Olin myös kolunnut sekavat tehtävänannot läpi ja kysynyt tarkentavia kysymyksiä valmentajilta ennen tuota iltapäivää. Kirjoitin kaikki tehtävät taululle ylös lyhyine ohjeistuksineen ja olin paikalla apuna, kun kysymyksiä tehtävistä heräsi.

Lisäksi pyrin auttamaan kaikin mahdollisin keinoin aiheita vielä etsiviä. Olin jo hieman aiemmin päättänyt itse opetella LinkedInin aktiivisemmaksi käyttäjäksi ja huomasin keskusteluiden vilisevän hyviä opariaiheita. Keskusteluihin osallistuneet ovat kuin valmis lista haastateltavia ja aiheet useimmiten olivat ajankohtaisia. Annoin tästä vinkin, sekä lähetin screenshotteja ja vinkkasin tietyistä ihmisistä aina, kun bongasin yhtäläisyyksiä aiheettomien osaamisalueisiin. Lisäksi seurasin JAMK:n sähköpostia aktiivisesti, sillä harjoittelijahakemuksista sai myös hyviä ideoita niin projekteiksi, kuin opinnäytetöiksikin. Lisäksi Balentorin kanavat ovat täynnä mielenkiintoisia artikkeleja ja keskustelunavauksia, joita pyrin jakamaan muiden hyödynnettäväksi.

Seuraavaksi tavoitteena ovat valmiit opinnäytetyöt. Tein tänään ensimmäisen puhelinhaastattelun, jonka heti perään litteroin ja jaon pääasioihin. Toivon, että pystyn myös jatkossa toimimaan apuna, kun ensikertalaiset lähtevät haastatteluidensa kimppuun. Tokikaan en ole itsekään ammattilainen, mutta ainakin minua helpottaa monissa tilanteissa jo se, että saa puhua omista huolista ja kuunnella, kuinka muut ovat ne ratkaisseet. Ainakin neljä haastattelua on itsellä vielä edessä jonka jälkeen alkaa tarkemman analysoinnin harjoittelu!

Tagit: