Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Johtajan ajatuksissa – Tee oikeita asioita

Kirjoitettu 11.10.15
Esseen kirjoittaja: Miia Huotari
Kirjapisteet: 3
Kirja: Johtajan ajatuksissa - Tee oikeita asioita: Näkemyksiä ja motivaatiota 366 päivälle
Kirjan kirjoittaja: Peter F. Drucker & Joseph A. Maciariello
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut

Johtajan ajatuksissa - Tee oikeita asioita, 5.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

Mainitsinkin jo aikaisemmassa Johtajuuden 21 kiistatonta lainalaisuutta esseessäni, että en ole vielä tarttunut kunnolla johtamisen haasteisiin, enkä ole vielä päässyt näyttämään todellisia kynsiäni sen suhteen. Siksipä olen nyt ottanut yhdeksi kehittämiskohteekseni johtajuuden, jotta minusta jonain päivänä voisi tulla hyvä johtaja. Päätin sen takia tarttua Peter F. Druckerin ja Joseph A. Maciariellon Johtajan Ajatuksissa – Tee oikeita asioita: Näkemyksiä ja motivaatiota 366 päivälle – kirjaan. Opus olikin monessa suhteessa kaikin puolin hyvä, koska se antoi paljon ajateltavaa ja hyviä pointteja johtajuuteen liittyen, sekä mitä kannattaa viedä myös käytäntöön.

 

Alusta asti meille Tiimiakatemialla ollaan toitotettu sitä, että jotta voi johtaa muita täytyy ensimmäisenä pystyä johtamaan itseään. Olen sen jollakin tavalla aina sisäistänyt, mutta kuitenkaan se ei ole riittävän hyvin näkynyt liiemmin käytännössä. Toki jotkin osa-alueet hoituvat, mutta vielä on minullakin paljon opittavaa. Nyt oikeastaan olen huomannut, minkälainen merkitys itsensä johtamisella todellisuudessa on.

 

Olen huomannut sen, että tiimissämme meillä jokaisella on valtavasti vielä kehitettävää itsensä johtamisessa, mutta kuitenkin tunnelin päässä näkyy jo valoa, sillä ihmiset ovat alkaneet nyt entistä enemmän kiinnittämään huomiota omaan ajankäyttöönsä ja itsensä johtamiseen. Itse tarvitsen hirveästi erilaisia työkaluja ylläpitämään sekä lisäämään omaa tehokkuuttani. Alku syksystä tein melkoisen huomion, sillä tajusin vaikka saatoin olla toimistolla kahdeksasta neljään niin siltikin oli useita päiviä, jolloin en ollut saanut mitään järkevää aikaiseksi. Oivalsin, että jos haluan johtaa tuloksekkaasti itseäni, minun pitää jälleen ottaa käyttöön erilaisia työkaluja itsensä johtamiseen liittyen, joita käytin jo viime vuonnakin.

 

Nyt viimeisen kaksi viikkoa olen halunnut käyttää aikaani tehokkaasti kiinnittäen siihen huomiota. Huomasin, että kun pistän kaiken ylös, mitä minäkin päivänä täytyy hoitaa todennäköisesti saan kaiken hoidettua vaikkakin päivän aikana saattaisi olla kymmeniäkin eri pieniä tehtäviä. Vaikka viikon tehtävälista näyttääkin aina todella pitkältä ja haasteelliselta niin aina kun saan vetää yli listaltani olevan tehtävän tunnen valtavaa tyydytystä sekä iloa, ja odotankin jo innolla sitä, että saan taas toisen ehkä hieman suuremman tehtävän hoidetuksi. Tämän seurauksena olen saattanut uppoutua moneksikin tunniksi tekemään jotakin askaretta, ja näin ollen työn imun on vienyt minut mennessään.

 

’’ Tunne itsesi on vanha viisaus, jota tavallisten kuolevaisten on lähes mahdoton noudattaa. Jokainen voi kuitenkin halutessaan noudattaa käskyä tunne aikasi.’’

 

Mihin aion jatkossakin kiinnittää huomiota sekä panostaa on se, että kiinnitän huomiota omaan ajankäyttööni. Tarkoitukseni on järjestää aikaa hyödyllisiin tuottaviin asioihin sekä toisena on karsia kaikki ylimääräinen turha pois kalenterista. Kirja kehottaa meitä jokaista ensimmäisen kirjaaman omaa ajankäyttöä eli sitä mihin kaikkeen käytän aikaani omasta päivästä tai työviikosta. Sen jälkeen pitää paneutua ajankäytön hallintaan eli kaikki ylimääräinen pois kalenterista ja keskittyä kaikkeen hyödylliseen ja tuottavaan toimintaan. Kolmantena tehtävänä on aikajatkumoiden pidentäminen. Kirjan mukaan itsensä johtamisen viimeinen tärkeä vaihe on palauteanalyysi. Itse jo viime syksynä aloin tekemään viikoittain henkilökohtaisia viikkoanalyyseja, jossa rehellisesti kerroin epäonnistumisistani ja tietysti onnistumisista sekä tietenkin opeista, joita olin saanut. Nyt aloin pari viikkoa sitten jälleen tekemään viikkoanalyyseja, ja olen jotenkin huomannut, että se auttaa valtavasti jäsentelemään ajatuksiani sekä viikkoani. Ja mikä hauskinta niihin on aina hauska palata jonkin ajan jälkeen, ja huomata miten on monessakin suhteessa kehittynyt.

 

Viisi perustehtävää

 

Nyt kuitenkin kun haluan kehittyä myös johtajana. Täytyy keskittyä itsensä johtamisen lisäksi myös muiden johtamiseen. Kirja antoi tähän valtavasti vinkkejä, miten johdetaan muita, miten ollaan hyviä johtajia, mitä on johtajuus ja minkälaisia johtamistaitoja vaaditaan hyvältä ja johtajalta ja niin edelleen.

 

Tässä seuraavaksi esittelen johtajan työhön kuuluvaa viittä perustehtävää, jotka kolahtivat minuun todella kovasti.

 

’’ Johtajat voivat parantaa suoritustaan hoitamalla paremmin alla olevat tehtävät.’’

 

  • Johtajat asettavat ennen kaikkea tavoitteita.
  • Johtajat organisoivat.
  • Johtajat motivoivat ja viestivät.
  • Johtajan tehtävänä on mittaaminen.
  • Johtajat huolehtivat ihmisten kehittämisestä, he itse mukaan lukien.

 

Miten aion jatkossa toimia kehittyäkseni paremmaksi johtajaksi? Tällä hetkellä johtamisoppeja oikeastaan saan talouspäällikkö virkani kautta sekä lisäksi Ekoteko – joulutapahtuman projektipäällikkyydestä. Näiden viiden perustehtävän takia sain aikamoisen oivalluksen ainakin siihen, miten aion joulutapahtuman projektiryhmää johtaa.

 

Kuten ensimmäisessä kohdassa, on johtajan asetettava ennen kaikkea tavoitteita. Itsekin täytän joka sunnuntai askelmittarin johon kirjaan itselleni tehtävät sekä tavoitteet, mihin pyrin seuraavan viikon aikana. Mielestäni se on loistava työkalu, jos sitä vaan osaa hyödyntää oikein, joten jatkossa projektiryhmäni kanssa teemme sen joka maanantaina.

 

  1. Kirjataan edellisen viikon onnistumisemme ylös.
  2. Seuraavana kohtana käymme läpi edellisen viikon tavoitteet, ja miten päässeet niihin. Lisäksi edellisviikon kaikki tehtävät kopioidaan, jossa näkyvät, mitkä tehtävät on suoritettu ja mitkä puolestaan jäivät suorittamatta.
  3. Seuraavana kohtana on, mitä kukakin on oppinut viikon aikana, ja listataan ne.
  4. Kysymykset, joihin tarvitsemme nyt vastauksia. Mietimme yhdessä niitä ja pidämme ne mielessämme, ja haemme niihin vastauksia tulevan viikon aikana.
  5. Orientaatio, mikä on projektiryhmän tärkein tavoite seuraavalle viikolle sekä lisäksi laadimme tehtävälistan, jossa näkyvät jokaisen Ekoteko joulutapahtumaprojektiin liittyvät tehtävät henkilökohtaisella tasolla sekä myös päivä, jolloin tehtävä tulee suorittaa.

 

Tarkoitukseni on se, että kun viikoittain täytämme askelmittarimme, jokainen huomaa omat tehtävänsä sekä yhdessä voimme auttaa toisiamme. Askelmittari jaetaan yhteiseen driveen, jossa jokainen voi sitten merkitä kun on saanut hoidettua jonkun tehtävän. Pääasiana on kuitenkin se, että omat tehtävät näkyvät tuttuun tapaan siellä omassa kalenterissa. Mikä tärkeintä niin kaikki projektisuunnitelmassa olevat tehtävät sekä deadlinet tulevat huomioiduksi sekä tietysti tavoitteenani on se, että pystyn toisen perustehtävän mukaan organisoimaan. Eli käytännössä tarkoittaa sitä, että pysyn kärryillä siitä, mitä tapahtuu, ja jos ei tapahdu mitkä ovat toimenpiteet. Mitkä ovat kenenkin vastuualueet ja niin edelleen.

 

’’ He analysoi tarvittavia toimenpiteitä, päätöksiä ja suhteita. He luokittelevat tarvittavan työn. He jakavat sen hallittavissa oleviksi toimenpiteiksi ja jakavat toimenpiteet edelleen hallittavissa oleviksi tehtäviksi. He ryhmittelevät nämä yksiköt ja tehtävät organisaatiorakenteeksi. He valitsevat ihmiset johtamaan näitä yksiköitä ja toteuttavia tehtäviä.’’

 

Uskon, että tämän askelmittarin avulla saan motivoitua projektiryhmän jäsenet tähän projektiin vaikkakin jokainen on jo tällä hetkellä motivoitunut tähän meidän projektiimme. Mutta jotta jatkossa saan motivaation ylläpidettyä niin se, että meillä on käytössä hyviä työkaluja ja muita järjestelmiä niin uskon, että se kannustaa ihmisiä parempiin tuloksiin, sillä jokainen saa onnistumisia siitä, että on saanut paljon aikaiseksi ja puolestaan taas jos ei ole kovinkaan paljon näyttöä omista suorituksista niin uskon, että kun asia otetaan puheeksi se voi saada tekemään kun huomaa, että itse en ole antanut niin paljon kuin toiset. Aion ainakin itse näyttää esimerkkiä ja uskon, että se ajaa myös muutkin tekemään. Tähän väliin on kerrottava eräs esimerkki huonosta johtajuudesta. Eräänä päivänä jo ennen aamu seitsemää olin todella huonolla tuulella ja mikään päivän aikana ei ollut onnistuakseen. Iltapäivällä olimme sopineet projektiryhmän palaverin, jolloin meidän täytyi tehdä projektisuunnitelma, mutta olin kaikin tavoin todella huonolla tuulella sekä kaiken lisäksi vielä tehoton ja laiska niin koko projektiryhmäkin sen seurauksena latistui eikä mitään saatu sinä päivänä aikaiseksi. Mutta toisaalta päivät jolloin olen täynnä intoa sekä halua, että tietyt asiat saadaan aikaiseksi. Niin tällöin olen aina sen fiiliksen saanut välitettyä myös projektiryhmän jäseniin, ja niinä päivinä olemme saaneet valtavasti aikaiseksi. Innosta sekä kannusta muita toimimaan, älä siis anna negatiivisuudelle tilaa toiminnassa.

 

Lisäksi mihin olen nyt toisen vuoden aikana kiinnittänyt huomiota on se, että mittaaminen on hyödyllistä. Se on todella tärkeää oli sitten kyseessä markkinointitoimenpiteiden mittaaminen, tulosten mittaaminen tai mikä tahansa. Valmentajammekin on monesti antanut palautetta siitä, että esimerkiksi kun teemme motorolia tai muitakin juttuja emme ikinä mittaa mitään, emmekä esittele mitään saatujamme tuloksia. Itse aion ainakin Ekoteko projektin kautta parantaa tapani.

 

Kävimme jo yhtenä päivänä tekemässä kyselytutkimuksen tapahtumaan liittyen, joten meillä on nyt paljon dataa joulutapahtumaan liittyen sekä saimme myös hyviä vastauksia kysymyksiin, jotka askarruttivat mieltämme. Lisäksi mitä muita asioita haluan, että projektin aikana mitataan on tietenkin markkinointitoimenpiteiden tehokkuutta. Hyödynnämme monia kanavia, joten tarkoituksenani on saada hyvää tietoa siitä, että tuoko esimerkiksi markkinointi jossakin kanavassa meidän tapahtumaamme asiakkaita. Mitkä ovat ne kanavat? Herättävätkö jonkinlaiset tempaukset vain mielenkiintoa vai saavatko ne ihmisen tulemaan myös tapahtumaan? Mitkä ovat luvut? Lisäksi haluan, että jokainen kontakti mitä otamme liittyen myyntiin kirjataan sekä myös muut tärkeät seikat, miksi kauppaa ei tullut, mikä viikon päivä on paras päivä myydä, mistä tulevat myyjämme ja niin edelleen. Kaikki mahdollinen data kirjataan sekä tuloksia myös analysoidaan yhdessä. Tarkoituksenani on saada selvyys siitä, kuinka paljon meidän tulee ottaa puheluita ja lähettää sähköposteja, jotta päästään haluttuun tulokseen. Lisäksi tietenkin askelmittarinkin tarkoituksena on mitata sitä, miten pääsemme asettamiimme tavoitteisiin ja kuinka tehokkaita olemme milloinkin olleet. Tässä muutamia esimerkkejä siitä mitä ja miten aion mitata haluamiani asioita tässä projektissa.

 

Viimeisenä mutta ei suinkaan vähäisempänä on se, että johtajan on huolehdittava ihmisten ja itsensä kehittämisestä. Jokaisella meillä on omat vastuualueet liittyen tapahtumaan, ja olenkin jo kehottanut jokaista meistä lukemaan vastuualueelleen sopivia kirjoja. Itse olen iloinen, että olen kerrankin saanut vastuuta projektijohtamisen merkeissä, joka vielä kaiken lisäksi innostaa minua toimimaan. Se onkin jo nyt patistanut minut liikkeelle sekä kehittämään itseäni. Itse aion keskittyä projektijohtamisen kirjoihin sekä tietysti myös luen tapahtumanjärjestämisestä, myynnistä sekä markkinoinnista. Ainakin itse aion näyttää esimerkkiä sen suhteen, että itsensä kehittäminen on huikeata ja siihen meidän jokaisen tulee pyrkiä, koska sillä on paljon suuremmat vaikutuksen, mitä pystymme näkemään. Mitä tulee myös ottaa huomioon on se, että palaute sekä muut sparraukset ovat aina tervetulleita, sillä niiden kautta voimme kehittää itseämme sekä toimintaamme.

 

Tässä oli nyt jonkinlaisia mietteitä siitä, mitä kirja herätti minussa. Itse ainakin olen tyytyväinen siihen, mihin suuntaan olen menossa, ja miten olen huomannut monien asioiden tärkeyden. Nyt vain enää viemään asioita käytäntöön ja harjoittelemaan johtamista käytännössä. Odotan jo innolla tuloksia sekä kehitystä, mitä tulen saamaan tässä tulevaisuudessa. Nyt vaan toimimaan!

 

Miia Huotari

Osuuskunta Bisnera

Tagit: ,