Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Jyväskylän Design Weekin projektisuunnitelma

Kirjoitettu 28.02.13
Esseen kirjoittaja: Tiia Lappalainen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus
Kirjan kirjoittaja: Juhani Kauhanen, Arto Juurakko, Ville Kauhanen
Kategoriat: 9. YPK:n ulkopuoliset, 9.10 Tapahtumat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Juhani ja Ville Kauhasen sekä Arto Juurakon kirjoittama Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus- kirja sopii käsikirjaksi niin ammatikseen tapahtumia järjestävälle kuin amatöörillekin. Kirja käsittelee yksityiskohtaisesti projektin vaiheet: projektin ideointi, suunnittelu, budjetointi, riskikartoitus, toteutus ja sen jälkeiset stepit. Konkreettiset esimerkit jo järjestetyistä tapahtumista helpottavathahmottamista ja keventävät kirjan lukemista.

Teen yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus kirjan pohjalta projektisuunnitelman ensi syksynä järjestettävään Jyväskylän Design Weekkiin. Toimin projektiryhmän ohjelmistovastaavana. Projektisuunnitelman avulla saan havainnollistettua projektiryhmälle kirjan opit parhaiten. Projektiryhmämme junnaa tällähetkellä paikallaan, koska emme ole saaneet paperille selkeitä suunnitelmia, joiden pohjalta rupeamme työstämään ja syventämään omia osa-alueitamme..  Seuraavaksi teen pintapuolisen projektisuunnitelman, jota täydennämme projektin edetessä. Lopuksi kirjaan ohjelmistovastaavan 3 steppiä.

 

JYVÄSKYLÄN DESIGN WEEK

1. Johdanto ja tausta

Jyväskylän Design Week toteutetaan yhteistyössä Suomen käsityömuseon kanssa.  Projektiryhmällä on vapaat kädet ideoida ja toteuttaa tapahtuma. Tapahtuma on järjestetty muutama kerta aiemmin epäsäännöllisesti. Haluamme vakiinnuttaa tapahtuman joka vuotiseksi yleisötapahtumaksi.

Näillä näkymin Jyväskylän Design Week koostuu kahdesta tasavertaisesta tapahtumaosiosta. Kokemattomina tapahtumanjärjestäjinä pyrimme säästämään
oppirahoja tekemällä yhteistyötä muiden yleisötapahtumien järjestäjien kanssa, joilla on jo kokemusta ja valmiita verkostoja. Yhteistyökumppanit julkaistaan sitä mukaan, kun yhteistyösopimukset on allekirjoitettu.

Ensimmäinen tapahtuma kohdennetaan maksaville asiakkaille yhteistyössä paikallisen yrityksen kanssa. Jälkimmäinen tapahtuma on toiminnallinen, jossa
yleisöä osallistetaan. Tapahtuma on tarkoituksella samana ajankohtana kuin monta Jyväskylässä jo vakiintunutta tapahtumaa: valoviikko, Nordic Business
Forum, Suomen Käsityömuseon juhlatapahtuma. Näin yleisöä on valmiina liikkeellä ja voimme ristiin markkinoida ja tehdä yhteistyötä heidän kanssaan.

2. Jyväskylä Design Weekin tavoitteet

  • Design Week tapahtuman mielikuvan parantaminen onnistuneen tapahtuman kautta.  Ei käsityötanttojen pitsinnypläystä!
  • Tarkoituksena luoda erilainen design tapahtuma, joka rikkoo perinteisen designin rajoja.
  • Elämys joka aistille
  • JDW:n vakiinnuttaminen jokavuotiseksi tapahtumaksi
  • Tänä vuonna suuri opinpaikka koko projektiryhmälle
  • Tapahtuman onnistuessa, verkostojen hyödyntäminen ja suuren tapahtuman järjestäminen

3. Projektiryhmä

Projektiryhmä koostuu tällä hetkellä neljästä henkilöstä.

Projektipäällikkö: Anu Kuivaniemi

Myyntipäällikkö: Jaana Fager

Markkinointipäällikkö: Sini Ahonen

Ohjelmistovastaava: Tiia Lappalainen

Lisäksi ehdotan projektiryhmälle, että taloudesta vastaavaksi nimetään erillinen henkilö. Projektiryhmät muodostuvat omat pienemmät solut, joissa
käytännön asioita hoidetaan. Projektiryhmän jäsenet vastaavat ja johtavat omia soluja.
4. Toteutussuunnitelma

– toteutusvaiheet:

  • Projektin alustava valinta: Anu sai projektin ja hän alkoi muodostaa projektiryhmää.
  • Päätös aloittaa projekti: tammikuu 2013 virallinen projektiryhmä koottuna.
  • Tausta ja esiselvitykset: alkuvuonna 2013
  • Projektin suunnittelu: tammi-helmikuu 2013, kesken-> pitää saada päätökseen maaliskuun alussa.
  • Toteutettavuuden ja riskien arviointi:
  • Projektin toteutus: kaksiosainen tapahtuma näillä näkymin ensimmäinen osio: 30.8–1.9.2013 ja toinen osio 23.9- 29.9.2013
  • Projektin päättäminen: lokakuun lopussa.
  • Projektin arviointi: Tapahtuman jälkeen lokakuun loppuun mennessä.

– tehtäväluettelo: Projektiryhmällä on laadittu vastuualueet. Niistä tulee tehdä kirjalliset tehtäväluettelot, joita täydennetään reaaliajassa.

-riskien kartoitus, arviointi ja hallinta: Koonti ja tekeminen maaliskuun aikana.

5. Talous ja päätöksenteko

– Tapahtuman talousarvio:Ennen kuin voidaan aloittaa varsinaisen toteutussuunnitelman laadinta, täytyy arvioida realistisesti projektin taloudelliset resurssit. Projektiryhmän tulee laatia oma talousarvio, josta laaditaan kehysbudjetti. Kehysbudjetti luo tapahtuman toteutukselle tietyt rajat.  Keskeinen
kysymys tulee olemaan, onko projektiryhmällä mahdollisuus tehdä taloudellista tappiota vai pystytäänkö tapahtuman toteutussuunnitelma käynnistämään vasta, kun saadaan varmistettua ulkopuolinen rahoitus, joka kattaa varmasti kaikki menot.

– Kustannusten hyväksyttämismenetelmä: Projektiryhmän tulee sopia hyväksyttämismenetelmä. Onko meillä erillinen talouspäällikkö, jokahyväksyttää projektipäälliköllä ja tiimin talouspäälliköllä vai minkälainen menetelmä.

– Kustannusseuranta

Talousarvio ei riitä talouden suunnittelussa, vaan pitää tehdä myös jonkintasoinen rahoitussuunnitelma. Se antaa vastauksen siihen, milloin rahaa on suunniteltu menevän ja milloin tulevan ja mikä pitäisi olla kassan suuruus milläkin hetkellä. Riskien minimointi on avainasemassa. Taloustilannetta seurataan säännöllisesti projektiryhmän palavereissa.

6. Ohjaussuunnitelma

– Kokonaissuunnitelma: Kokonaissuunnitelma koostuu projektisuunnitelman rungosta, jota täydennetään.

– Tiedottaminen: Tiedottamisen kanavina toimivat JDW:n nettisivut, Google Drive, projektiryhmän palaverit ja treenit. Vastuuhenkilöt
nimetään tiimin väliseen viestintään sekä asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja sponsorien välille.

– Ohjaus ja raportointi:

Ensisijaisesti projektista on vastuussa projektipäällikkö. Projektiryhmä raportoi tekemisestä
projektipäällikölle. Projektiryhmän jäsenet vastaavat omista soluistaan.

Jos projekti epäonnistuu, on vastuussa viimekädessä osuuskunta.  Alla oleva kaavio havainnollistaa vastuuportaikkoa.


On tärkeää tiedottaa muulle osuuskunnalle projektin etenemisestä. Asioiden esille tuonti treeneissä ja ristipölyttäjät palavereissa lisää luottamusta.

Jyväskylän Design Weekin palaverit ja päätökset löytyvät reaaliaikaisen Google Drivessä. Näin raporttien teko ja seuranta on helppoa.

– Laadunvarmistus:

Projektiryhmän tulee tehdä mittaristo laadunvalvonnan ylläpitämiseksi. Pitää kehittää toimintamalli reklamaatioiden vastaanottamiseen ja niihin reagoimiseen.

 

7. Päättäminen ja arviointi

Jyväskylän Design Week päätetään kuukausi tapahtuman jälkeen 31.10.2013, jolloin kaikki kustannukset ovat maksettu, raportti kirjoitettu, palautteen käyty läpi, yhteistyökumppaneille soitettu ja jälkimarkkinointi aloitettu.

 

Laadin yllä olevan Jyväskylän Design Week projektisuunnitelmarungon Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus kirjan pohjalta. Projektisuunnitelma vaatii täydennystä koko projektiryhmältä.

Toimin ohjelmavastaavana ja listaan esseeni perään seuraavat kolme steppiä, jotka teen ohjelmistovastaavana JDW:n osalta.

Ohjelmistovastaavan 3 Steppiä:

  1. Oman toimenkuvani määritteleminen ja aikajanan laatiminen.
  2. Riskikartoitus
  3. Kävelykadun varauspäätöksen teko

 

 

 

Tiia Lappalainen

Osuuskunta Mittava Innovations

tiia@mittava.fi

Tagit: , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!