Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kerralla valmista

Kirjoitettu 07.01.20
Esseen kirjoittaja: Dimitri Suokas
Kirjapisteet: 2
Kirja: Kerralla valmista
Kirjan kirjoittaja: David Allen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Kerralla valmista

 

Onko tuttu tunne, kun tulet töistä kotiin ja muistat, että olisi pitänyt soittaa pankkiin? Kello on jo niin paljon, ettei tänään voi enää soittaa. Seuraavana päivänä ehtii soittaa, kun pääse takasin töihin. Koittaa seuraavan päivän lounasaika ja tulee taas mieleen, että piti soittaa pankkiin. Kun jotain pitäisi tehdä heti, mutta esimerkiksi sinulle tulee tekstiviesti ja joku kommentoi jotain julkaisuasi. Tietenkin alitajuntaisesti lupaa itselleen soittaa pankkiin heti tämän nopean viestin vastaamisen jälkeen. Aikaa kuluukin yllättävän paljon, kun tarkistaa sosiaalisenmedian ja suunnittelee työpäivää. Taas tule sama tunne, kuin edellisenä päivänä, tietenkin unohtui pankkiin soitto. Töiden jälkeen päästyään kotiin tyttöystävä toteaa, että taas unohdit viedä roskat aamulla. Päivä toisensa jälkeen elämä rullaa samalla tavalla ja asioita jää paljon tekemättä tai pitkittyy aivan turhaan. Tämä tietenkin luo stressiä ja paineita. Jotkut yrittävät tehdä tehtävälistan päivälle, mutta se ei kuitenkaan auta. Luettua tämän kirjan Kerralla loppuun, jonka kirjoitta David Allen ymmärsin, että syy ei ole ajan puutteessa vaan täysin itsessäni. Allen mukaan kalenterin ja tehtävälistan päivittäinen käyttö ei takaa hyvää suorittamista, koska lähestymistapa asioihin on vääränlainen. Pitkä-aikaisien tutkimuksien mukaan asioita mitä pitää tehdä, tehdään vain kuin on oikea asenne ja motivaatio kohdallaan. Päivittäisillä tehtävälistoilla tulee vain huijattua itseään. Joten jos haluaa tehdä asiat ajallaan, pitää suunnitella asiat niin, että meidän aivomme ovat valmiita tekemään niitä asioita. Tällä tavalla Allen loi teorian, jonka avulla pitää käydä viisi vaihetta.

 

Ensimmäinen vaihe

Keräilyvaihe. Eli pitää kerätä kaikki asiat, jotka pitää tehdä yhteen kasaan. Esimerkkinä voi kirjoittaa nämä asiat vaikka muistivihkoon tai puhelimen muistioon, tärkeintä on saada kaikki samaan paikkaan. Tämä on tärkein vaihe. Ylös ei laiteta pelkästään työjuttuja vaan ihan kaikki asiat, jotka pitää tehdä. Esimerkiksi jollekin soittaminen, katsoa jokin elokuva, vastata sähköpostiin, tehdä motorolan, tehdä projektisuunnitelman eli toisin sanoen ihan kaikki. Ensimmäinen vika, jonka vuoksi ei onnistu hoitamaan asioitaan ajallaan johtuu muistista. Muisti voi olla lyhytaikainen tai pitkäaikainen. Pitkäaikainen muisti tarkoittaa jotain asiaa mikä ei unohdu useamman vuoden aikana. Ja kun jotain näistä asiaoista halutaan tehdä, ne siirtyvät lyhytaikaiseen muistiin. Lyhytaikainen muisti on kuin tietokoneen RAM-muisti (pienikokoinen muisti, joka pyyhkii vanhan tiedon uuden tultua). Tästä johtuen voi käydä niin, ettei muista edes mitä olisi halunnut tehdä hetki sitten. Tai sitten se asia tulee mieleen huonoon aikaan, ettei sitä voi enää tehdä. Lisäksi tämä nostaa myös stressitasoa, koska ei ole saanut sitä asiaa aikaiseksi. Tunne, jonka kokee, jos jotain ei saa aikaiseksi voi rinnastaa häviämisen tunteeseen, mikä taas johtaa itsetunnon heikentymiseen. Ihmisten aivot eivät voi erottaa todellisuuden illuusiosta, mikä tarkoittaa sitä, että jos kuvittelee tekevän jotain asiaa, aivot tekevät sen samalla tavalla kuin ihminen tekisi sen todellisuudessa. Eli sen sijasta, että olisi hoitanut asian heti kerralla, niin todellisuudessa hoitaa asian hoitaa vasta kun aivot ovat hoitaneet sen kymmeniä kertoja. Aivot väsyvät jokaisesta yrityksestä, minkä vuoksi motivaatiotaso laskee. Tämän takia on tärkeää kirjata kaikki asiat samaan paikkaan, jotta voi seurata mitä tekee.

 

Toinen vaihe

Asioiden järjestäminen ja mitä pitää tehdä, jotta asiat hoituvat. Tehtäville asioille pitää esittää kysymyksiä.

  • Ensimmäinen kysymys, miten tärkeää on hoitaa tietty asia?
  • Toinen kysymys, kuinka paljon aikaa asia vie?
  • Kolmas kysymys, onko asialla deadline?

Pitää muistaa jakaa asioille tarkat vaiheet. Esimerkiksi projektisuunnitelman tekeminen vaatii suurta työmäärää, mikä tarkoittaa, että pitää jakaa kyseinen asia moneen pieneen vaiheeseen. Tämä johtaa myös siihen, ettei tiedä mistä aloittaa hoitaakseen projektisuunnitelman valmistamisen. Joka kerta kun katsoo, että pitää tehdä projektisuunnitelman niin helposti se siirtyy myöhemmäksi, koska aivot käsittelevät tämän asia ilman konkreettia.  Eli täytyy siis jakaa projektisuunnitelman tekemisen moneen osaan ja suorittaa se vaiheittain. Aivomme tykkää pilkkoo isoja asioita pieniin. Tämä sama vaihe toistuu huomaamattomasti päivittäin, kuten esimerkiksi elokuvateatteriin meno kavereitten kanssa, pistää aivot pilkkomaan tämän asian moneen osaan, kuten minkä elokuvan haluaa nähdä, mihin kellonaikaan ja mitä eväitä ottaa mukaan. Lopuksi kun kaikki vaiheet ovat suoritettu, tuloksena pääsee elokuviin. Miksi elokuvaan meneminen on helpompaa kuin tehdä projektisuunnitelma, koska se on paljon mieluisampaa ja helpompaa. Asian helppouden vuoksi aivot pärjäävät hyvin itsekseen, mutta kun kyse on jostain vaativammasta, kuten projektisuunnitelmasta niin se vaatii apua.

 

Kolmas vaihe

Järjestellä asiat tärkeysjärjestykseen, aikatauluttaa ja työvaiheiden määrään. Tämän vuoksi pitää luoda ns. aiheita ja jakaa ne mahdollisimman yksittäiseksi.

  • Ensimmäinen kategoria, ei kiireelliset ja ei tärkeät asiat. Eli asiat, jotka eivät vaikuta muuhun tekemiseen tai elämään. Tämän kategorian sisällä pitää jakaa muutamaan alakategoriaan. Esimerkiksi voisi olla sellainen alakategoria, jossa asioita, joita ehkä tekee ja toinen alakategoria, jossa on asioita, joita on hyvä tehdä.
  • Toinen kategoria, tärkeät asiat. Tässä on tärkeää hahmottaa, kuinka paljon aikaa asiat vievät. Jos asia vie vähemmän kuin kaksi minuuttia, niin se pitää tehdä saman tien. Esimerkiksi sähköpostiin vastaaminen. Lisäksi tämän kategorian pitää jakaa alakategorioihin, kuten projektit, henkilökohtaiset, yritys asioita jne. Jos on jotain asioita, mitä tehdä tiettyyn aikaan niin on tärkeää kirjoittaa ajankohta ylös. On tärkeää kirjoittaa ajankohdat vain niille asioille, jotka pitää tehdä juuri siihen aikaan.

 

Neljäs vaihe

Tarkistaa kaikki kirjoittamansa asiat. Tämä vaihe pilkkoutuu kahteen vaiheeseen. Ensimmäinen vaihe on ennen kuin alkaa tekemään asioita, niin pitää käydä asiat läpi kartoittamaan tärkeät asiat. On tärkeää aloittaa juuri tärkeimmistä asioita. Jos ei ole tärkeitä asioita, niin kannattaa tehdä muut asiat, kun on sopiva hetki. Kerran viikossa pitää tarkistaa omat henkilökohtaiset tavoitteet, jotta tavoitteet pysyisivät ajan tasalla. Monet jättävät tämän vaiheen tekemättä, vaikka se on yksi tärkeimmistä. Jos tämä lista on huonosti tehty, niin siitä ei ole kiinnostusta pitää kiinni, joten on tärkeää tehdä huolellisesti pohjatyö.

 

Viides vaihe

Tee asiat! Tee asiat, niiden tärkeyden ja kiireen järjestyksessä. Kannattaa ottaa myös huomioon jaksamisen ja motivaation.

 

 

Jotta tämä menetelmä tulisi käyttöön, se vaatii henkilökohtaista kurinpitoa. Aikanaan tämä käytäntö muuttuu tottumukseksi. Tämän menetelmän käyttöön ottaminen helpottaa tehdä asiat ajallaan ja parantaa motivaatiota uusien asioiden tekemiseen.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!