Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kohti 4 tunnin työviikkoa

Kirjoitettu 24.10.15
Esseen kirjoittaja: Essi Järviö
Kirjapisteet: 2
Kirja: 4 tunnin työviikko
Kirjan kirjoittaja: Timothy Ferris
Kategoriat: 1. Oppiminen, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut, 3.3. Yrityksen roiminnan kehittäminen, 8.2. Yrittäjänä kasvun taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Yksi kuolemattomista aiheista, mistä Tiimiakatemialla, tai ainakin omassa tiimissäni, puhutaan, ja mistä jatkuvasti opitaan lisää, on ajan käyttö. Itse päätin jo kesällä panostaa omaan ajan käyttööni tänä syksynä. Siksi valitsin kirjalistaani Neljän tunnin työviikon.

Täytyy myöntää, että ajankäyttöä neuvovan kirjan lukeminen on viivästynyt lokakuulle saakka, yllätys, tehottoman ajan käytön takia. 4 tunnin työviikossa pointti on vähentää työnteko kokonaan neljään tuntiin viikossa vähentämällä puuhastelua ja toimistolla paikalla oloa, sekä jakamalla vastuuta ja ulkoistamalla. Jäljelle jäävän ajan voikin sitten käyttää matkustamiseen, perheen kanssa ajan viettämiseen tai mihin itse haluaa, tienaamillaan miljoonilla. Sain kirjasta todella paljon hyödyllisiä ja konkreettisia oppeja, jotka aion viedä käytäntöön heti soveltaen niitä omaan arkeeni ja tarpeisiini.

Isoin juttu, miksi otin kirjan lukuun ja mistä ehdottomasti haluan päästä eroon, on turha puuhastelu. Tuntuu, että sitä tehdään Tiimiakatemialla paljon enemmän kuin töitä. Välillä on kuitenkin pitkiäkin kiireisiä kausia, ja silloin tuntuu, että jokainen vuorokauden tunti on käytettävä jollain lailla hyödyksi: päivät venyvät toimistolla tai muualla projektien parissa ja illalla menee nukkumaan sillä ajatuksella, että ”on pakko saada hyvin nukuttua, että jaksaa taas huomenna”. Silloin on todella tärkeää vähentää turha puuhastelu nollaan ja käyttää aika tehokkaasti.

Miten puuhastelua siis vähennetään? Ensinnäkin on tärkeää tunnistaa, mikä kaikki on puuhastelua, ja mihin toiminnalla oikeasti tähdätään. Minulla on siis oltava jokin unelma tai visio siitä, mihin haluan päästä ja miksi. Ferris esittää todella hyvän pointin suunnan, vision ja unelmien etsimiseen. Usein kysytään: ”Mitä haluat tehdä?” Kysymys on kuitenkin aivan liian laaja. Kysymyksen tarkennus taas kuuluu yleensä: ”Millaisia tavoitteita sinulla on?” Sekään ei riitä. Itsellänikin on syksyllä monenlaisia tavoitteita, kuten saada kirjapisteet ja opintojenkirjaukset palautettua ajoissa. Se ei kuitenkaan ole unelmani. Tavoite on todella tylsä eikä se tuo minulle sen suurempaa onnellisuutta. Tylsyyden vastakohta taas on innostuminen. Oikea kysymys oman elämän suunnan ja unelmien etsimiseen siis on: ” Mikä saa sinut innostumaan?”

Tällä hetkellä minulla on käynnissä kaksi innostavaa projektia: Eko Teko joulu pop up ja Tiimiakatemian syntymäpäivät. Minulle on kuitenkin todella haastavaa asettaa itselleni tarpeeksi haastavia tavoitteita, oli kyse sitten yksittäisestä projektista, tai koko loppu elämästä.

Ferris esittää tähän ongelmaan ratkaisuksi väitteen: ” On helpompi suoriutua epärealistisesta kuin realistisesta.” Ja niinhän se on. Ilmiön aiheuttaa adrenaliinipiikki, joka saa ihmisen toimimaan tehokkaammin. Väite voidaan vahvistaa todeksi vähintäänkin puolivuosittain jokaisen Tiimiakatemian opintojenkirjauksen yhteydessä. Esseitä, tuntikirjauksia ja kurssireflektioita väännetään vaikka koko yö, että ne saadaan deadlineen mennessä valmiiksi. Tehtävä tuntuu mahdottomalta, mutta siitä suoriudutaan kuitenkin, toisin kuin säännöllisestä reflektoinnista, tuntien kirjaamisesta viikoittain tai lukusuunnitelman ja –aikataulun noudattamisesta. Kaikki kolme viimeksi mainittua vaikuttavat paljon helpommilta tehtäviltä suorittaa kuin puolen vuoden opintojen kirjaaminen yhdessä yössä. Niihinhän olisi aikaakin käytettävissä yli 4 kuukautta! Mutta koska epärealistisesta on helpompi suoriutua kuin realistisesta, moni valvoo kirjausten parissa viimeisen deadlinea edeltävän yön ja saa yhtälailla reflektiot palautettua ajoissa valmentajalle.

Aseta siis tavoitteesi epärealistiseen mittakaavaan ja aikatauluun niin onnistut, kuten kuka tahansa akatemialainen opintojenkirjauksien palauttamisessa!

Epärealistiset tavoitteet Eko Teko joulu pop-upille:

  • 10 000 myynti
  • mediahuomiota valtakunnallisissa lehdissä

… ja Tiimiakatemian syntymäpäiville:

  • 350 myytyä lippua (juhlapaikalle ei mahdu enempää ihmisiä)
  • suurimmat kuluerät saadaan katettua kokonaan yhteistyökumppanuussopimusten avulla
  • koko TA, alumnit ja muu verkosto ylistää järjestelyitä, ohjelmaa ja tunnelmaa

Miten nämä tavoitteet näkyvät kalenterissani?

Ensinnäkin tavoitteille pitää asettaa välitavoitteet ja niitä pitää tarkentaa. En kuitenkaan paneudu siihen tässä esseessä, sillä silloin eksyisin totaalisesti aiheesta. Kalenterin käytössäkin voi tehdä monta mokaa. Ferris antaa hyviä vinkkejä siihenkin.

Ensin pari teoriaa:

Pareton laki

80 % tuloksista syntyy 20 % vaivannäöstä ja käytetystä ajasta.

80 % ongelmista johtuvat 20 % syistä.

Tämä tarkoittaa sitä, että 20 % toimistopäivästäsi tuottaa 80 % tuloksistasi. Eli ainoastaan 20 % käyttämästäsi ajasta on oikeasti hyödyllistä. 8 tunnista siis 1 tunti ja 40 minuuttia ovat tehokasta työaikaa.

Toisaalta taas 80 % turhista keskeytyksistä johtuu 20 % syistä.

Parkinsonin laki

Tehtävään tärkeys ja vaativuus paisuvat siihen annetun määräajan mukaan.

Ajankäytön tulisi olla todella tiivistä. Epärealistisia tavoitteita kannattaa hyödyntää tähänkin. Kun asetat itsellesi epärealistisen lyhyen aikamääreen tehtävän, esimerkiksi tietyn kontaktimäärän suorittamiseen, se tulee helpommin hoidettua adrenaliinipiikin ansiosta. Tavoitteeksi kannattaa siis ottaa esimerkiksi hoitaa kaksi isointa prioriteettia lounaaseen mennessä, vaikka tavallisesti käyttäisi niihin koko päivän. Silloin ei ole aikaa keskittyä epäolennaiseen ja homma tulee hoidettua!

Kun edellä mainitut tavoitteet pilkkoo välitavoitteisiin päivätasolle, vähentää niihin käytettävän ajan minimiin ja alkaa seuraamaan oman työnsä tuloksia, pääsee jo todella pitkälle. Samalla tulee priorisoitua tehtävät tärkeysjärjestykseen, kun aikaa on rajallisesti.

Puuhakkuus vaihtuu tehokkuudeksi heti, kun alat vähänkin miettimään omaa ajankäyttöäsi ja aikasyöppöjä. Kysy itseltäsi: ”Keksitkö itsellesi tekemistä vältelläksesi oikeasti tärkeitä tehtäviä?Katso sähköpostisi, vastaa whatsup-viesteihin, ja selaa uutiset vain kerran tai kaksi työpäivän aikana. Ala informaatiodieetille, eli lakkaa seuraamasta uutisia tai sosiaalisen media feedejä jokaisella tauolla. Keskity siihen, miten saat työsi etenemään mahdollisimman tehokkaasti. Vältä turhia palavereja ja vastaa sähköposteihin ja muihin viesteihin niin että viestiketju pysyy mahdollisimman lyhyenä. Ole tiukka ja pidä omaa aikaasi arvossa: Kollegoiden keskeyttäessä mene suoraan asiaan äläkä jää vaihtamaan kuulumisia. Ulkoista ne asiat, joita et osaa, tai jos tiedät jonkun osaavan homman paremmin tai tehokkaammin. Kieltäydy pyynnöistä, jotka eivät vie sinua eteenpäin.

Itselläni oli ongelmana somen käyttö. Nyt olen rajannut toimistoaikaa 6-8 tuntiin ja suunnitteen aina sekä viikon alussa että joka aamu ajankäyttöäni. Somen selailuun ei enää jää aikaa, sillä rajaan työaikani niin selkeästi ja pidän huolen siitä, että se on tavoitteellista.  Toinen oivallus, jonka olen toimistolla työskennellessäni saanut, on ulkoistamisen voima. Kun tarvitsen apua tai sparrausta, kysyn naapurilta. Tiimiakatemian synttäreitä suunnitellessakin olen jo konsultoinut viimevuoden projektiryhmää. Joidenkin markkinointitekstien ideoinnin ulkoistin Ollille, sillä tiedän hänen olevan hyvä markkinointiviestien kiteyttäjä. Samaan aikaan sain tehtyä Partuksen myyntiprojektia. Toki parantamisen varaa on aina. Pitkän aikavälin tavoitteita on edelleen vaikea asettaa ja tehtävien priorisointi tuottaa ongelmia. Toki olen tässä vaiheessa vielä siirtymävaiheessa kohti tehokkaampaa ajankäyttöä.

Klousauksena voisi olla paikallaan kirjan sisällysluettelosta inspiraation saanut mantra, jonka mukaan aion alkaa toteuttaman Tiimiakatemian arkea: Määrittele tavoitteesi, eliminoi aikasyöpöt.

 

Essi Järviö

Osuuskunta Bisnera

Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!