Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kokoukset – akatemian bread & butter

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Luin kirjan palavereista, sillä ne ovat yllättävän tärkeässä roolissa Tiimiakatemialla. Tiimiliiderinä pääsin vetämään tiimipalaverin joka viikko. Palaverit koettiin usein turhiksi ja niitä haastettiin. Opin tämän haastamisen myötä luomaan agendan, aikataulun ja asialistan näihin palsuihin, mutta taito jäi ilokseni elämään myös projektipalavereihin!

Mikä on palaverin tavoite?

Rima nousi, ja nyt minäkin vaadin palavereille agendaa ja tavoitetta. Tavoitteellisuus on yksi lukemani kirjan ekoja oppeja. Itseasiassa tavoitteita voi olla palaverilla hyvin erilaisia:

  1. Synnyttää ideoita
  2. Jakaa tietoa
  3. Tehdä päätöksiä

Näiden määrittäminen kokouksen vetäjänä ainakin itselleen on äärimmäisen tärkeää! Tavoitteelliset ja tehokkaat osallistujat turhautuvat epämääräisissä palavereissa. Tietysti on selvää, että turhat palaverit ilman tavoitetta ovat turhia, ja niitä aika harvoin onneksi on.

Meillä oli johtoryhmän palaverit joka maanantaiaamu, ja aika monta kertaa pidimme ne ihan vaan siksi, että oli tapana. Näin jälkeen päin mietittynä olisi pitänyt viimeistään edellisenä päivänä selvittää, onko tapaamiselle oikeaa tarvetta ja perua se jos tarvetta ei ollut.

Kirjailijan mukaan on ok myös osallistujana kysyä muilta, että mitä minulta odotetaan – ideoita, sparrausta, tietoa? Miksi minut on kutsuttu?

Jorykokouksissa meillä oli epämääräinen tavoite seurata johtajien tavoitteita, ja välillä agendaksi nousi luonnollisesti jokin ajankohtainen asia. Jos seurantaa on tarve tehdä, sille pitää luoda selkeä rutiini ja kaikkien osallistujien tulee olla tietoisia, että se on osa agendaa.

Usein palaverille on selkeästi tarve, ja aiheita käsiteltävänä on monta. Aiheista täytyy valita vain tärkeimmät, jotta ne saadaan käsiteltyä kunnolla! Jos jollekulle tulee mieleen joku kysymys tai agendaan liittymätön asia, on puheenjohtajan tehtävä ohjata keskustelu takaisin itse agendaan. Palaverin tavoitteenhan voi myös kirjoittaa näkyville osallistujille. Mutta mieleen tulleen asian voi kirjoittaa johonkin ylös, niin että osallistuja tuntee itsensä kuulluksi ja että asia muistetaan ottaa käsittelyyn myöhemmin.

Tästä syystä on tärkeää, että jokaisella palsulla on vetäjä. Olen ollut liian pehmeä ja salliva puheenjohtajana, ja ajatellut että on kiva että nousee keskustelua. Mutta varsinkin pidemmän päälle alkaa turhauttaa, että kokouksissa ei tunnu syntyvän mitään konkreettista lopputulosta.

Negatiiviset tunteet ulos!

Hauska idea kirjasta: minuutin valituskierros. Kaikki saavat minuutin aikaa (kannattaa olla joku ajanottoväline kaikkien nähtävillä esim. timeanddate.com/timer) valittaa kaikesta mikä on huonosti. Tämä nopeatempoisuus toivottavasti saa tärkeitä kehityskohteita nopeasti tuotua ilmi. Ekalla kerralla tämä voi kirjoittajan mukaan tuntua epämukavalta, ja onkin kriittistä että valituskierros tulee tavaksi – toisella kerralla kaikki tajuavat jo jutun jujun.

Empä tiedä käytännössä, voiko valituksesta syntyviä tunnekuohuja ja vastaväitteitä välttää – puheenjohtaja saa ainakin kunnon haasteen… Mutta hyödyllinen idea, jota aion kokeilla projektipalaverissa, kun tunnelma tuntuu nihkeältä!

Lyhyet kokoukset

Kirjailija suosittelee asioiden edistämiseksi nopeasti ”provosoivan” lyhyitä kokouksia, esimerkiksi 15 minuuttia. Tähän perustuu minulle vielä toistaiseksi tuntematon ja erittäin kiinnostava SCRUM-tekniikka, jossa kaikkien edistystä seurataan päivittäisissä 15minuuttisissa.

Palaverin voi pitää myös seisten, jolloin ihmisillä on yleensä kiire sanoa asiansa. Toki tämmöinen hoppuilu ei sovellu syvällisempiin aiheisiin, mutta pienet päätökset voisivat saada tästä hyvää boostia!

Kokouksen merkitys

Parastahan olisi, että kaikilla osallistujilla olisi fiilis merkityksellisyydestä. Silloin he osallistuisivat parhaiten, eivätkä vain tulisi paikalle. Tähän voisi toimia se, että kysyy jokaiselta kokouksen alussa, miksi tämä aihe on heille tärkeä yksilötasollakin.

Idea: täysin hiljainen hetki, esim. 3 minuuttia, kokouksen alussa, jonka aikana kaikkien tehtävänä on miettiä, mitä haluaa kokouksessa saavuttaa. Tai sitten osallistujia voi pyytää kirjoittamaan 3 tärkeintä asiaa paperille niin, etteivät muiden nostamat asiat vaikuta omiin prioriteetteihin.

Olemme monesti treeneissä huomanneet, että tunteiden tuleminen esiin tekee treeneistä paljon arvokkaammat ja fiilis on lopussa hyvä. Miten kokouksista voisi saada tunteita herättävämmät? Olemalla itse aito ja läsnä, vähintään.

Tuli mieleen, että kokouksen voisi aloittaa unelmoimalla, innostamalla. Kurkistamalla visioon, eikä vaan menemällä suoraan tylsiin käytännön asioihin, jotka pahimmillaan masentaa ja suututtaa. Treeneissä usein check-in kysymyksenä on ollut, että mitä unelmoit tai mikä innostaa. Projektipalaverissa samaa voisi ottaa enemmän käyttöön!

Olemme nykyään paljon etäpalavereissa, ja teknologiaa voisikin hyödyntää jakamalla zoomissa innostavan kuvan tai moodboardin, joka piristää ja muistuttaa miksi teemme projektia. Duunailen nimittäin kivijalkaliikettä, ja mikään ei innosta tekemistä samoin kuin kuva siitä miltä liikkeemme voisi näyttää.

Kokouksen ei kuulu viedä energiaa, vaan tuoda sitä.

Pieniäkin onnistumisia ja edistystä tavoitteissa kannattaa ehdottomasti tuoda esille motivoimaan ja muodostamaan yhteishenkeä. Eli projektin alussa, jos suinkin mahdollista: laita unelma esille, jaa edistys, kysy mikä on tärkeää osallistujille aiheessa.

Sihteeriys on tärkeää!

Olen syksyllä tehnyt sen virheen, että olen ollut palavereissa useasti puheenjohtaja sekä epävirallinen sihteeri samaan aikaan. Tällöin ei voi kuunnella ja keskittyä tarpeeksi hyvin. Lisäksi sihteeriroolin epäselkeys häiritsee muita.

Usein minulta on kysytty, kirjoitanko näitä juttuja ylös, ja vastaan, että ”joo no kirjoitan omia muistiinpanoja mut voin mä nää jakaakkin” ja en sitten lopulta edes jaa, koska ne ovat henkilökohtaiset ja epätarkoituksenmukaiset. Päätökset lopulta unohtuvat ja seuraavalla kerralla turhauttaa.

Ratkaisuna siis, pyydän jotakuta osallistujista sihteeriksi – taktinen veto olisi antaa rooli jollekulle, jonka keskittymisen epäilet muuten harhailevan tai jos joku koko ajan höpöttää, muistiin kirjaaminen voisi pitää hänet aisoissa.

Muistion tekemisessä kannattaa välttää passiivimuotoa ”vaihdetaan hehkulamppu” ja sihteerin voi neuvoa kysymään tarvittaessa jokaiseen päätökseen vastuuhenkilö ”Liisa vaihtaa hehkulampun”.

Nämä päätökset ja vastuut tulee aina jakaa osallistujille kokouksen jälkeen. Meidän tiimissä jotkut tekee sitä ja toiset ei. Projektiryhmässä ongelmana on yllättäen kokoustemme epävirallisuus (luulin että se on hyvä asia!). Meillä ei ole varsinaista vetäjää eikä todellakaan sihteeriä. Tähän aion ehdottaa heti korjausta, vaikka se tuntuukin typerältä kolmen hengen kokouksessa.

Parempaa keskustelua

Nyt kun palavereissa on tavoite ja roolit, sekä muistio päätöksineen jaetaan osallistujille, voidaan keskittyä tärkeimpään eli keskusteluun. Haluamme, että kaikki tekemistä hidastavat ”tyhmätkin” kysymykset tulee kysyttyä, mielipiteet sanottua ääneen ja että päätökset on hyviä. Että kokouksen jälkeen kaikilla on selkeä fiilis omista vastuistaan ja varma olo tehdyistä päätöksistä.

Monipuolinen päätöksenteko

Tähän voi käyttää SWOT-hattua tai meille akatemialla tutumpia miettimishattuja. Kuvitellaan, että olemme päättämässä mintunvärisestä teemasta kivijalkaliikeeseemme. SWOT-hatuissa kaikki miettivät yhdessä ensin vahvuuksia:

Minttu on trendikäs väri, ja kaikki meistä tykkää vihreästä. Meillä on valmiiksi jo vihreät ikkunapokat, nojatuoli ja tiski. Värikkyys jäisi ihmisille mieleen mustavalkoisuuden sijaan. Sisustaminen olisi helppoa, jos olisi yksi teemaväri.

Sitten heikkouksia:

Meillä ei vielä ole mitään mintunväristä kalustoa, ja itseasiassa vaaterekkimme ovat mustia. Joudumme käyttämään rahaa mattoihin, tuoleihin ja pöytiin, jos haluamme kaikesta oikeasti mintunvihreää.

Seuraavaksi pohditaan mahdollisuuksia:

Monokromaattinen sisustus vahvistaisi brändiämme ja meistä voisi tulla koko Jyväskylän tunnetuin vaateliike ja miksei koko Suomen laajuisestikin tunnettu! Kaikki haluaisivat tulla liikkeeseemme ottamaan asukuvia, koska miljöö on niin hieno, ja saisimme orgaanista markkinointia.

Viimeisenä uhat:

Jos emme löydä kaikkea minttuna, sisustus kärsii tai joudumme metsästämään oikeita tavaroita kauan ja maksamaan niistä paljon rahaa. Teemaan voisi kyllästyä, ja siitä voi tulla oksettavan överi. Koska kaikki tuskin olisi oikean väristä ainakaan heti, sisustus näyttäisi halvalta. Lisäksi kaikki värikkäät vaatteet, joita meillä on paljon, pilaisivat väriteeman jo alkuunsa.

Negatiivinen aivoriihi

Kun kaikki on näennäisesti hyvin, tulee sekoittaa pakkaa, jotta seuraavat kehityskohteet ja siten tavoitteet saadaan ravisteltua esille. Negatiivisessa aivoriihessä saa vain kritisoida.

Aika vaarallinen työkalu, pitää olla velho tunnelmajohtajana, jotta osaa ajoittaa tällaisen session oikein. Osallistujille tulee selittää, miksi käytetään tällaista työkalua ja mitä hyötyä siitä voi olla: kehityskohteiden löytäminen ja hidastavien negatiivisten tunteiden purkaminen.

Jos motivaatio on muutenkin matala, lannistaakohan aivoriihi lopullisesti vai päinvastoin nostaa pelottavat asiat käsittelyyn? Pitää kokeilla!

Kirjassa ei kerrota, miten aivoriihi clousataan, mutta pahinta varmasti jättää negatiiviset havainnot huomiotta. Epäilen, että niiden käsittelyyn kannattaa varata paljon aikaa. Tähän voisin soveltaa alussa mainitsemaani minuutin valituskierrosta, jotta ongelmat saadaan aikapaineella kalastettua osallistujista ja käsittelylle jää runsaasti aikaa.

Liiderin dilemma

Tiimiliiderikauteni loppuu pian, mutta huomasin mielenkiintoisen ongelman johtajuudessa. Olin ennen tiimini kyseenalaistaja, se joka tuo kriittisiä huomioita pöytään. Puheenjohtajana en enää halunnut kyseenalaistaa, koska pidin tehtävänäni saada kokouksen päätökseen ilman aihetta sotkevia konflikteja.

Nyt ymmärrän, että minulla oli väärä agenda kokouksissa – kokouksen tavoite ei ole tietenkään vetää sitä aikarajan sisässä. Kokouksen tavoite on saada päätös tärkeisiin asioihin, ja joskus tärkeitä asioita ja huomioita tulee yllättäen – ei liiderikään tiedä kaikkea.

Toisaalta vetäjänä opin, että kyseenalaistukselle ja mieleentuleville asioille tosiaan on oma aika ja paikka. Niistä voi pyytää erillistä kokousta tai puheenjohtajalta voi pyytää minuutin valituskierrosta, jos ilmapiiri on huono.

Tuntuu, että olen saanut akatemialla olla kahdessa aivan päinvastaisessa roolissa; kriittinen kriminaali ja tehokas tasapainoilija. Kumpikin rooli on opettanut toisestaan – erityisesti että miten tärkeitä kumpikin on.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!