Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kokousten seitsemän kuolemansyntiä

Kirjoitettu 03.04.19
Esseen kirjoittaja: Elina Tolppi
Kirjapisteet: 2
Kirja: Kokousten seitsemän kuolemansyntiä
Kirjan kirjoittaja: Katleena Kortesuo & Reetta Koski
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4. Johtaminen, 4.4. Johtamisen haasteet

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Iso osa työviikosta koostuu erilaisista palavereista. Palavereita pidetään niin ideointia, päätöksentekoa kuin seurantaakin varten. Ongelmana on, että palaverit ovat tehottomia ja usein jopa täysin turhia. Tartuin Katleena Kortesuon ja Reetta Kosken Kokousten seitsemän kuolemansyntiä -kirjaan siinä toivossa, että saisin konkreettisia vinkkejä palaverien parantamiseen.

Usein palavereilta puuttuu selkeä agenda ja tavoite. Kun agenda ilmoitetaan hyvissä ajoin, palaveriin osallistuvat henkilöt voivat valmistautua etukäteen ja asennoitua palaverin aihetta varten. Palaverin alussa olisi tärkeä kirkastaa tavoite: mitä palaverin aikana halutaan saada aikaiseksi. Agendan ja tavoitteen lisäksi tulee miettiä palaverin osallistujat. Aina palaveriin ei tarvitse koko projektiryhmää ja jos tarvitaan, ryhmän voi jakaa palaverin aikana pienempiin ryhmiin tehokkuuden parantamiseksi. Olen huomannut, että usein ison ryhmän palaverit ovat hitaita ja tehottomia. Näiden lisäksi palaverilla tulee olla selkeä vetäjä. Vetäjän tulee pitää huoli, että agenda ja tavoite ovat kaikilla tiedossa viimeistään palaverin alussa. Palaverin aikana vetäjä huolehtii, että keskustelu pysyy itse aiheessa ja palaveri aikataulussa.

Kirjassa esiteltiin noin vartin mittainen scrum-kokous. Sen tarkoituksena on vähentää laajempien kokousten tarvetta. Scrum-kokouksessa osallistujat vastaavat ensin kolmeen kysymykseen: 1. Mitä olet tehnyt edellisen kokouksen jälkeen? 2. Mitä aiot tehdä seuraavaan kokoukseen mennessä? 3. Mikä on hankaloittanut työtä? Tämän kysymyskierroksen aikana muu juttelu on kielletty. Vasta kokouksen päätteeksi järjestetään vapaa keskustelutuokio. Vapaan keskustelutuokion päämääränä on ratkoa kysymyskierroksen aikana ilmenneitä ongelmia sekä suunnitella tulevaa työtä yhdessä. Scrum-kokous voisi toimia joissakin projekteissa ja uskon, että se vähentäisi turhaa palaverointia.

Waiston viikkopalaverin tarkoituksena on tiedonvälitys. Viikkopalaverissa käydään läpi jokaisen tiimiläisen menneen ja tulevan viikon tavoitteet. Usein ongelmana on, että asetetut tavoitteet eivät varsinaisesti ole tavoitteita. Tavoitteiden järkevyyttä on hyvä tarkastella perinteisellä SMART-kriteereillä.

Spesific – tarkasti määritelty

Measurable – mitattava

Acceptable – hyväksyttävissä oleva

Realistic – realistinen eli saavutettavissa oleva

Time-based – aikasidonnainen

Pelkästään tavoitteiden asettaminen ei kuitenkaan riitä. On tärkeää miettiä stepit, kuinka tavoitteisiin päästään: Miten tavoitteet näkyvät kalenterissa? Jos tavoitteena on esimerkiksi sopia kaksi asiakastapaamista, tulee mm. miettiä koska asiakkaita kontaktoi ja kuinka paljon sitä tulee tehdä, jotta saa kaksi tapaamista sovittua. Tavoitteet ohjaavat toimintaa ja helpottavat huomattavasti ainakin omaa viikkoa, kun tiedän tasan tarkkaan mitä tehdä. Kun tavoitteet ovat SMART:n mukaisia ja innostavia, ei stressikään pääse iskemään.

”Jos maanantaipalaveri alkaa säännöllisesti 10 minuuttia myöhässä, tietää se vuositasolla vajaata 5000 minuuttia, mikä taas on lähes kymmenkunta työpäivää. Kaiken lisäksi tämä hävikki on vain yhden ihmisen ajasta pois: jos osallistujia on viisi, organisaatio menettää vuodessa melkein 50 työpäivää pelkän myöhästelyn vuoksi.”

Myöhästely on melko iso ongelma tiimissämme. Kirjassa esiteltiin harjoitus ”Kovennettu boot camp myöhästelijöille”. Boot camp on viisiosainen ohjelma, jossa myöhästelijä saa itseltään viisi erisuuruista palkintoa, ensin pienimmän ja lopuksi suurimman. Palkinnot tulee päättää etukäteen. Boot camp kestää vajaat kaksi kuukautta, jos sen saa suoritettua kerralla. Pahimmassa tapauksessa se voi kestää puolikin vuotta. Boot campin ensimmäisessä vaiheessa myöhästelijä päättää, että hän on seuraavana työpäivänä kaikkialla viisi minuuttia etuajassa. Jos tämä ei onnistu, seuraavana päivänä tulee yrittää uudelleen. Jos ajoissa oleminen onnistuu, myöhästelijä saa ensimmäisen palkinnon. Seuraava haaste on selvitä kahdesta päivästä. Kolmas taso on viikko, neljäs kaksi viikkoa ja viides on kuukausi. Jokaisella tasolla on tarkoitus kirjata ylös, mitä menetti myöhästymisten vuoksi ja mitä sai tilalle, kun lopetti myöhästelyn. Tarkoituksena on kirjata ylös myös myöhästymisen syyt sekä se, miten niitä olisi voinut ehkäistä. Boot campin jälkeen on omaksunut ajoissa olemisen jalon taidon. Boot campin idea on hauska, mutta se vaatii myöhästelijältä omaa halua oppia ajoissa olemisen taito.

Mitä tulee paikalle, kun sinä tulet paikalle?

Koska tunteet leviävät kuin virukset, ennen kokousta kannattaa asennoitua positiivisesti. Kokouksen hyvää ilmapiiriä voi luoda mm. olemalla läsnä, keskittymällä ylläpitämään myönteistä tunnetilaa, antamalla tilaa ja kunnioittamalla aidosti muita osallistujia. Myös ajoissa oleminen on muiden kunnioittamista. Myöhästely puolestaan ärsyttää henkilöitä, jotka ovat ajoissa paikalla ja valmiina, kun kokouksen on tarkoitus alkaa. Jos oma fiilis on todella huono ennen palaveria, kannattaa harkita tarkkaan palaveriin menemistä. Jos fiilis on surkea, ei palaverista saa mitään irti ja oma paha olo tarttuu herkästi muihin.

Jokainen voi vaikuttaa omalta osaltaan palaverin onnistumiseen. Jos palaverin agendaa ei kuulu, voin kysyä sitä ja jos sitä ei ole tulossakaan, voin tehdä sen itse. Kukaan ei voi valmistautua puolestani palaveriin saatikka saapua palaveriin ajoissa puolestani. Palaverin aikana minun tulee olla läsnä, keskittyä itse asiaan ja osallistua keskusteluun. Jos huomaan ettei kukaan johda palaveria, voin tehdä sen itse. Voin tarkkailla kelloa niin, että pysytään aikataulussa ja voin kiteyttää palaverin lopuksi.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!