Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Koreografia kaaokselle

Kirjoitettu 11.12.13
Esseen kirjoittaja: Anna Rönkkä
Kirjapisteet: 2
Kirja: Viestinnän prosessointi - koreografia kaaokselle
Kirjan kirjoittaja: Nina Korhonen & Reetta Rajala
Kategoriat: 1. Oppiminen, 3.3. Yrityksen roiminnan kehittäminen, 6.2. Myynnin ja markkinointiviestinnän taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Luin Nina Korhosen & Reetta Rajalan kirjan Viestinnän prosessointi – Koreografia kaaokselle. Kirjassa esiteltiin mm. viestinnän haasteita ja viestinnän prosessoinnin taustaa ja hyötyjä.

Organisaation viestinnästä ovat vastuussa johtoryhmä ja jokainen tiimiläinen. Ihanteellisessa tilanteessa organisaatiossa toimii viestintäyksikkö, mikä on mukana johdon toiminnassa. Tiimiakatemialla on mahdollisuudet hyvään ja prosessoituun viestintään, koska lähes jokaisella tiimillä on viestintäpäällikkö johtoryhmässään. Projekteissa viestinnästä vastaavan tulisi olla mukana alusta lähtien suunnittelussa, jotta hän tietäisi mitä ja miten sidosryhmille, esimerkiksi asiakkaille, tulisi viestiä. Jos viestintävastaava ei ole suunnittelussa mukana, viestintä vie paljon aikaa ja jää tehottomaksi ja mahdollisesti vain pintaraapaisuksi todellisesta tiedosta. Jokaisella organisaation jäsenellä on myös vastuu viestien vastaanottamisesta. Mikään viestintä ei voi toimia, jos vastaanottaja ei ole aktiivinen. Kuitenkin liian usein kuulee omasta suusta, tai muiden tiimiläisten suusta, että ”minulle ei ole kerrottu mitään.” Johtuuko tämä viestinnän laadusta vai vastaanottajasta, sitä en tiedä. Olemme kuitenkin monesti tiimikavereiden kanssa miettineet, ettei akatemian asioista pysyisi lainkaan perillä, jos ei olisi Facebookissa, missä suurin osa akuutista viestinnästä tapahtuu. Onneksi suurin osa akatemialaisista Facebookin maailmasta löytyy, mutta ovatko he siellä omasta tahdostaan vai pysyäkseen akatemian asioista perillä? En osaa sanoa.

Kirjassa esiteltiin myös monia haasteita, mitä viestintä (tai sen puute) organisaatioille tuo. Ensimmäisenä tartuin riittämättömään yhteistyöhön organisaation ja viestinnän välillä.

Yhteistyön puute → Viestintä ei tiedä organisaation tapahtumista → Tehoton viestintä

Akatemialla useilla tiimeillä on viestintäpäällikkö, joka vastaa tiimin viestinnästä ja johtaa tiimiä muun johtoryhmän kanssa. Näin ollen hänen tulisi kaiken järjen mukaan olla perillä oman tiiminsä asioista. Kuitenkin onnistuneen viestinnän takaamiseksi vaaditaan tiimin sisäistä läpinäkyvyyttä esimerkiksi projektien kohdalla. Läpinäkyvyys takaa oikeanlaisen ja täsmällisen viestinnän tiimin sisällä ja tiimin sidosryhmille. Näin tehdessään jokainen tiimi saa viestittyä omista tärkeistä asioistaan ulospäin. Mutta kuinka talon sisäiset asiat saadaan varmistettua jokaisen akatemialaisen korviin? Tässä korostuu viestin vastaanotaajan rooli. Monipuolisen viestinnän ohella ihmisten tulisi olla aktiivisia, katsella ja kuunnella mitä ympärillä tapahtuu, eikä odottaa että joku tulee henkilökohtaisesti kertomaan tärkeistä asioista.

Toinen haaste: Organisaatio (tiimi) ei ymmärrä viestintärooliaan.

Viestinnän roolit ja vastuut määrittelemättä → Kukaan ei ole vastuussa viestinnästä → Päällekkäin tekeminen, suunnitelmallisuuden puute

Kun organisaatiolla on tietty yksikkö vastaamassa viestinnästään, se on suunnitelmallisempaa ja tehokkaampaa. Tottakai viestintä kuuluu osaltaan jokaiselle tiimiläiselle, jotta organisaation ulkoinen kuva säilyy yhtenäisenä ja oikeanlaisena. Intolla huomasimme, etteivät markkinoinnin ja viestinnän asiat edenneet, kun meillä toimi markkinointi-viestintäsolu. Vaikka solussa oli vain viisi henkilöä, päätöksiä ei syntynyt, toiminta oli hajanaista ja satunnaista. Sanonta ”Jaettu vastuu ei ole kenenkään vastuu” sai merkityksensä näkyviin Inton solutoiminnassa. Uuden johtoryhmän myötä toivon Inton viestinnästä, ja kaikesta muustakin toiminnasta, yhteinäisempää. Vastuu tullaan pilkkomaan pienempiin osiin ja tietyille ihmisille, jotka ovat halunneet niistä ottaa vastuun.

Viestinnän prosessointi tekee viestinnästä yhteinäistä ja toimivaa, sekä sen avulla vältetään kompastuskiviä. Se myös parantaa viestinnän laatua ja tehostaa sitä. Mikä on prosessi?
– sarja toisiinsa liittyviä toimintoja
– sisältää useita vaiheita
– tähtää ennalta määriteltyyn lopputulokseen
– suoritetaan aina samalla tavalla ilman variaatioita
– lopputuote on aina sama

Viestinnän prosessointi on monissa organisaatioissa käsitteenä vielä uusi, eikä sitä osata tunnistaa. Viestintäprosessin vaiheita ei ole kirjattu eikä nimetty, koska niitä ei tunnisteta. Itse en ainakaan vielä osaa tunnistaa viestintäprosesseja. Olenhan kuitenkin vain typerä pinkku, kokematon mutta oppimaan innokas. Uskon kuitenkin Inton viestinnän lähtevän liikkumaan hyväksi koetuilla tavoilla – kunhan ensin keksimme ja kokeilemme eri tapoja viestiä. Periaatteena kuitenkin on aina mukana se, että tiimin sisäinen ja ulkoinen viestintä ovat samassa linjassa keskenään, ja jokaisen tiimiläisen ulosanti on yhtenäistä. Alkuun päästessämme viestintämme ikään kuin prosessoituu itsestään, jonka jälkeen saatamme itsekin tunnistaa prosessin vaiheet, ja alkaa käyttämään niitä tehokkaammin hyväksi.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!