Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kuinka ottaa projekti haltuun

Kirjoitettu 08.09.15
Esseen kirjoittaja: Henri Tokee
Kirjapisteet: 2
Kirja: projekti hallintaan
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4. Johtaminen, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Syksy on taas lähtenyt käyntiin ja meidän tiimissä isoimpana haasteena on tai ainakin pitäisi olla 24h synnytyksen järjestäminen. Itse olen kyseisen projektin johdossa. Tämä on itselleni ensimmäinen sellaisen projektin johto, missä itseni lisäksi työskentelee useita henkilöitä tässä tapauksessa koko tiimi. Tämä on myös meidän tiimille ensimmäinen kunnon projekti, joka tehdään oikeasti yhdessä. Meidän tiimissä on ollut aina kova tekemisen meininki ja hienoja projekteja, mutta tietoisesti niitä on hoidettu pienemmissä ryhmissä ja koko tiimin tai edes suurimpaa osaa työllistävät projektit ovat olleet vähissä. Niitä ei ole tarvinnut tehdä, koska jokaisen henkilökohtaiset projektit ovat kasvaneet koko ajan isommiksi, ettei ole tarvinnut turhaa alkaa järjestämään mitään ylimääräistä.

 

Nyt tiimimme on hiukan uudessa tilanteessa, kun kaikkien on kaivettava motivaatiota ja aikaa 24h projektin toteuttamiseen. Aikataulu on kova ja melko lyhyessä ajassa on saatava kasaan toimeksiantajat ja show. Itselleni tämä on iso johtamishaaste ja siinä suurimpana asiana on saada lyhyessä ajassa ymmärtämään, että tapahtuman järjestäminen tulee vaatimaan kaikkien tiimiläisten panosta. Mitkä ovat niitä asioita, mihin minun tässä vaiheessa kannattaisi johtajana keskittyä ja miten saan alussa luotsattua kaikki siihen tilanteeseen, että jokainen saa itsestään tarpeeksi irti kyseiseen projektiin? Näitä kysymyksiä mietin jatkuvasti ja yritän käydä nyt läpi eri asioiden merkitystä alun hyvään johtamiseen. Alussa on ollut paljon kehitettävää niin ajan priorisoinnissa kuin tiimin yhteen saattamisessakin.

 

 

Projektin organisointi – kuka tekee mitä?

Projekteja teemme akatemialla koko ajan. Projektilla on aina alku ja loppu. Joskus se kestää viikon välillä useampia vuosia. Pidempiaikaisissa projekteissa projektin jäsenten roolit muokkaantuvat lopulliseen uomaansa aina tekemisen ja projektin etenemisen kautta. Henkilö saattaa aloittaa erilaisessa roolissa, mihin lopulta projektissa päätyy. Tämä tapahtuu projekteissa, joissa aikataulu on pitkä eikä lopullista päätepistettä ole edes asetettu. 24h on projektina erilainen ja täysin erilaisessa temmossa. Meillä on asetettu tarkka aika, koska kaiken pitää olla valmista ja kauan siihen on aikaa. Totta kai aina voisi aloittaa aikaisemmin, mutta meidän tapauksessa saimme porukan kasaan kesän muutamia kontaktikertoja lukuun ottamatta nyt syksyllä akatemian alkaessa.

 

Lyhyessä ajassa aikaa roolien muokkautumiseen ei ole niin paljon vaan jokaiselle tulisi mieluummin sopiva rooli heti alkajaisiksi. Itse pyrin tähän ja rakensin jo keväällä ryhmät alueittain ja jaoin tehtävät sen mukaan. Näiden ryhmien lisäksi yritin tehdä kaikille selväksi, että myynti tulee olemaan sellainen osa-alue, jossa tulemme kaipaamaan koko tiimin apua ja voimaa. Tämän tarkoituksena oli nostaa kontaktien määrää ja sen kautta puolestaan todennäköisyyksiä kaupoille. Tässä on kuitenkin tullut huomattua, että olisi ehkä paras käyttää tiimin vahvuuksia ja käyttää myynnissäkin enemmän sellaisia henkilöitä, joille se on enemmän luonnollista ja ketkä ovat siinä innokkaimmin mukana. Itsekin pyrin olemaan koko projektin organisaattorina ja jakamaan töitä sen mukaan, mitä tarvitsee, mutta luultavasti myynnistä otan itsekin enemmän vastuuta.

 

Mutta kuten kirjassakin sanottiin projektipäällikkönä oleminen ei tarkoita sitä, että tekee kaiken itse vaan teettää hommia myös muilla eli delegoi tarvittaessa. On tullut kuitenkin eteen tilanteita, että delegoituja asioita ei ole ehkä hoidettu sillä tasolla mitä ne olisivat edellyttäneet. Jos näkee selvästi tai on edes suuri epäilys, että joku henkilö ei saa hänelle hoidettua asiaa hoidettua kannattaa puntaroida onko se järkevää delegoida juuri hänelle. Totta kai yksilöllekin pitää jättää vastuu eikä delegoidun asian tekemättä jättämistä voi sallia sillä verukkeella, että ei satu kiinnostamaan tai ei ole edes kiinnostusta yrittää priorisoida asiaa muiden asioiden edelle. Kirjassa oli mainittu delegoimiseen liittyviä ongelmia, joista itselle pisti silmään selkeästi seuraava kohta ”Tehtävä hyväksytään luovutuksen yhteydessä vain puolinaisesti eli sitoutuminen jää heikoksi. Tällöin tehtävä jää joko kokonaan hoitamatta tai viivästyy muiden, etusijalla olevien töiden takia”. Tätä on jotenkin ollut ehkä havaittavissa, mutta varmuuden siihen saa seuraavassa chekissä kun katsotaan kuinka sovittuja asioita on hoidettu. Nyt pitää vaan olla tarkkana siinä, mitkä asiat delegoi aina kellekin, jotta saa ne hoitumaan mahdollisimman tehokkaasti. Tärkeintä olisi nyt saada kaikki tiimiläisemme mahdollisimman tehokkaasti käyttöön.

 

 

 

Viestintä

Projektissa on selkeästi viestinnän kannalta kaksi erilaista muotoa, ulkoinen viestintä ja sisäinen viestintä. Ulkoinen viestintä on tärkeää, mutta en keskity siihen vielä, koska käyn läpi projektin liikkeelle lähtemisen kannalta tärkeitä asioita ja ulkoisen viestinnän tärkeys tulee myöhemmässä vaiheessa. Sisäisen viestinnän tarkoituksena on alkuun ollut pyrkiä luomaan henkeä, jolla kaikki saisi innostettua mukaan toimintaan. Tähän tärkeitä keinoja on ollut meidän viime keväänä suunnittelemat unelmat ja tavoitteet ja keinot niihin pääsemiseksi. En tiedä onko unelmien ja tavoitteiden välillä ollut isoja eroavaisuuksia henkilökohtaisissa mielipiteissä, mutta tuntuu, että meidänkin tiimissä toisten sitoutuneisuus on paljon suurempi kuin toisilla. Voi myös olla, että itse pitäisi luoda jokaiselle henkilökohtaisempia motivaattoreita ja käydä tavoitteet paljon henkilökohtaisemmalla tasolla läpi eikä pelkästään koko tiimin tasolla. Se antaisi monelle ehkä paremman asenteen koko hommaan, kun tietää tarkalleen, mitä häneltä odotetaan ja mitä hänen pitäisi toteuttaa. Myynti on alkanut kummittelemaan ajan vähentyessä ja ehkä sen takia on tullut liikaa tuputettua myynnistä vain, että kaikki myy nyt vain, vaikka näkee selvästi, että kaikilla ei ole hirveää halua tarttua puhelimeen. Jakamalla tehtäviä pienempiin ja erilaisiin rooleihin myynnissäkin saataisiin ehkä kaikkien energia edes jollakin tasolla oikeisiin asioihin. Yleisesti olen viestinnässä kuitenkin pyrkinyt face to face viestintään, koska tuntuu, että pelkillä someryhmissä tapahtuvassa viestinnällä saa vielä kaukaisemman kuvan kaikesta.

 

Viestinnän tärkeyttä olisi tarkoitus myös käyttää buustaavassa merkityksessä. Alkuun ehkä tuntuu, ettei myynti onnistu ja ensimmäiset puhelut on vaikeita tai tulee epäonnistunut fiilis, kun joku sanoo ”kiitos, mutta ei kiitos” vastauksen. Huomasin itse muutaman positiivis henkisen myyntipuhelun jälkeen, että itselle tuli hyvä fiilis, kun joku oli kiinnostunut jutusta ja halusi olla uudestaan yhteydessä. Yritin tuoda tätä esille treeneissä, että jaettaisiin heti porukalla onnistumisia ja hyviä fiiliksiä, jotta saataisiin se tartutettua kaikille ja sitä kautta parempia tuloksia. Jos saan porukkaan tartutettua positiivisen fiiliksen ja tekemisen meiningin silloin on paljon paremmat onnistumisen mahdollisuudet. Ensin tähän tarvitsee saada mukaan ne, joilla on itsellä valmiiksi hyvä fiilis lähteä työstämään projektia ja tällaisten henkilöiden kautta se on sitten helpompi tartuttaa muihinkin.

 

 

Projektin suunnittelu ja seuranta

Projektille on luoto selkeä suunnitelma, jossa aika tästä päivästä tapahtumaan asti on jaettu selkeisiin jaksoihin. Syyskuussa tehtävä on keskittyä käytännössä vain ja ainoastaan myyntiin ja sen jälkeen kun myynti on saatu klousattua aikataulun mukaisesti lokakuun alkuun mennessä, otetaan tapetille itse tapahtuman käytännön järjestelyt. Projektin suunnitelma on esitetty kaikille ja se on laitettu facebookin seinälle, jotta kaikki ovat tietoisia siitä missä mennään eikä kenenkään tekeminen jää siitä kiinni, että olisi epätietoinen. Tässä vaiheessa isoon osaan astuu projektin seuranta. Tätä olen ajatellut toteuttaa sen takia, että sovituissa tehtävissä pysytään paremmin kiinni eikä ole varaa jättää tekemättä. Treeneissä on aina hyvä pitää viikoittain tai jopa kaksi kertaa viikossa sovittuja chekkejä, joihin kaikilla on tiedossa asiat, jota käydään läpi. Sen lisäksi meidän syklitavoitteisiin on asetettu omat tavoitteet 24h myyntiä ajatellen. Uskon, että kun aikanaan päästään tapahtuman toteuttamisvaiheeseen, seuranta tulee olemaan kongreettisempaa, koska silloin näkee onko joku tavara hankittu tai ruuat järjestetty yms. Myynti vaiheessa on mahdoton tietää, kuka on hoitanut oman kontaktinsa milläkin tavalla. Täytyy vaan pystyä luottamaan siihen, että kaikilla on kuitenkin halu toimia tiimin parhaan mukaisesti ja tavoitella meidän asettamaa tavoitetta. Itselläni on ainakin kova luotto siihen, että käännämme alun vaikeudet voitoksi ja saamme luotua huikean 24 tapahtuman.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!