Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Muutosaskeleita

Kirjoitettu 09.12.15
Esseen kirjoittaja: Sonja Hyökyvaara
Kirjapisteet: 2
Kirja: Muutosaskeleita
Kirjan kirjoittaja: Hans-Henry Kvist & Teemu Kilpiä
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 4.4. Johtamisen haasteet, 7.4. Tulevaisuuden mahdollisuudet

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Maailma muuttuu jatkuvasti ja vauhdissa on pysyttävä mukana. Parhaimmassa tapauksessa voit olla edelläkävijä ja pyrkiä ennustamaan tulevaisuutta. Vaikka yrityksellä menee hyvin, siihen ei saa tyytyä pitkäksi aikaa. Kasvu, kannattavuus, asiakastyytyväisyys ja henkilöstötyytyväisyys on monen organisaation tavoitelistalla.

Muutos on jokaiselle organisaatiolle haaste. Esimiehet ovat tässä muutosten toteuttamisen avainhenkilöitä. Organisaatiolla on usein paineita mukautua omien työntekijöiden tarpeiden, odotusten ja tavoitteiden moninaisuuteen.

Keskeisimpiin johtamistaitoihin kuuluu motivaation ja sitoutumisen aikaansaaminen, vuorovaikutuskyky ja viestintätaidot, kyky ajatella strategisesti ja taito johtaa muutoksia. Hyvä esimies on joustava ja hänellä on kyky mukautua muutoksen mukana. Koko johdon täytyy olla sitoutunut tekemiseen ja muutokseen. Henkilöstöä täytyy kuunnella, jotta heistäkin saadaan motivoituneita ja sitoutuneita. Muutoksessa tarvitaan systemaattisuutta ja riittäviä resursseja.

Muutos on vaikeasti hahmotettava kokonaisuus. Positiivinen muutosvoima tarkoittaa sitä, että organisaatiosta nouseee uusia ideoita ja innovaatioita ja uudet ajatuksen otetaan avoimin mielin vastaan. Organisaatioiden menestys riippuu paljolti niiden kyvystä sopeuttaa toimintaansa muutosten edellyttämien vaatimusten mukaisiksi.

Muutos on

  • elintärkeä organisaatioille, jotka haluavat välttää pysähtymisen
  • prosessi, ei yksittäinen tapahtuma
  • normaali ja jatkuva olotila
  • on luonnollinen reaktio organisaation ulkopuolella tapahtuviin liikkeisiin
  • voidaan johtaa ylhäältä alas tai yhdessä työntekijöiden kanssa
  • voi olla sarja pieniä muutoksia tai radikaali suurempi muutos

Yksilön käyttäytyminen muuttuu kun tarvittavat tiedot, taidot ja asenteet ovat muuttuneet. Ryhmän käyttäytymisen muutos edellyttää yksilöiden käyttäytymisen muutosta ja yrityksen toiminnan muuttuminen edellyttää kaikkien organisaation tasojen käyttäytymisen muutosta. Käyttäytyminen ei muutu vain tiedon vaikutuksesta. Myös tunteet ovat tärkeitä.

Muutoksen onnistumiseen vaikuttavat tekijät:

  • henkilöstön kehittäminen
  • johtaminen vision avulla
  • valtuuttaminen
  • riittävän tuen antaminen
  • tehokas viestintä

On tärkeää valmistella prosessia etukäteen. Kaikkea ei kuitenkaan pysty, sillä tilannetekijöillä on myös merkitystä. Yrityksen omia toimintamalleja tulee kyseenalaistaa ja strategiaa päivittää ja määritellä uudestaan säännöllisesti.

Virikkeitä saadakseen on tärkeää katkaista päivän rutiinit jollakin tavalla. Kukaan ei pysty yksinään tekemään mitään. Muutosten läpivienti on tiimityötä. Isoimpana haastena on se, miten saadaan aikaan sama ymmärrys kaikille. Tähän ratkaisuna johtoryhmä on ensin saatava näkemään asiat samalla tavalla. Haasteellisinta on löytää oikeat ihmiset johtoon.

Muutoksen vaiheeseen kuuluu alamäkeä ja kaaosta, siitä ei saa säikähtää. Silloin on pakko muuttua, jonka jälkeen syntyy uusia visioita ja oppimista.

Taso 1 – pieni muutos, parannus, jatkuva parantaminen.

  • valmentava johtaminen – haasta ihmisiä tekemään parhaansa
  • ihmiset pystyvät aina parempaan/ ihmiset kykenevät parempaan suoritukseen, mikäli he saavat perusteluja, resursseja, tukea ja tarvittaessa lisää osaamista.
  • jatkuvaa parantamista tuetaan osaamisen kehittämisellä
  • palkitseminen: huomioidaan vain omaa suoritusta parantaneet
  • parannus on projekti, jossa poistetaan jokin pieni ongelma tai hyödynnetään jokin kehitysmahdollisuus
  • muutosvastarinta voidaan yleensä välttää riittävällä viestinnällä.

Taso 2 – uudistus eli transitio

  • uudistuksessa ei paranneta mitään olemassa olevaa vaan korvataan olemassa oleva jollakin uudella
  • tavoitetila
  • haasteet: uudistuksen vaikutukset henkilöstöön on otettava huomioon
  • tarvittavaa osaamista puuttuu
  • ihmiset kokevat, että heille ei kerrota tarpeeksi ja tulevia toimenpiteitä pelätään
  • muutoksen tarkoitusta tai saavutettavia hyötyjä ei ymmärretä tai hyväksytä
  • ihmiset eivät halua muuttaa vanhaa toimintatapaa
  • uuden taidon tai käyttäytymistavan opettelun aloittaminen on jähmeää
  • ihmiset pelkäävät että uudessa tilanteessa ei selvitä

Muutoksessa tapahtumista on viestittävä perusteellisesti ja projektin etenemisestä on tiedotettava jatkuvasti. Ilman syvällistä tiedottamista uudistus aiheuttaa ahdistusta ja kitkaa. Henkilöstöä on osallistettava suunnittelussa ja toteutuksessa sekä annettava heille riittävästi aikaa sopeutua ja opetella. Keskeistä on erojen kirkastaminen nykytilan ja tulevan tavoitetilan välillä: Mitkä nykytilan elementit palvelevat tulevaisuutta ja ansaitsevat tulla jatketuiksi tai jopa vahvistetuiksi? Mitkä nykytilan elementit on poistettava/lopetettava? Mitä uusia elementtejä on otettava käyttöön tavoitetilan saavuttamiseksi?

JATKA – LOPETA – ALOITA

Uudistuksen aikana johtaminen on hyvä pilkkoa kahteen osaan: toinen osa johtamista pitää huolen siitä, että tuotantomylly pyörii tehokkaasti, toinen osa johtaa uudistusta.

Taso 3 – muodonmuutos eli transformaatio

  • monimutkaisin ja syvin muuttumisen laji
  • vaatii radikaalia käännöstä ajattelutavassa, yrityskulttuurissa ja käyttäytymisessä
  • muodonmuutoksen tarve syntyy usein merkittävästä muutoksesta yrityksen ympäristössä tai markkinoilla. Uusi iso kilpailija? Asiakkaitten väheneminen? Avainasiakkaiden käyttäytymisen muutos?

”Hyvällä johtajalla täytyy olla rohkeutta kokeilla uusia asioita ja kyky rohkaista alaisiaan tekemään samoin. Sekä virheistä että onnistumisista tulee puhua avoimesti ja ottaa niistä oppia”

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!