Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Onnistu projektissa

Kirjoitettu 01.12.19
Esseen kirjoittaja: Jaakko Vanha-Viitakoski
Kirjapisteet: 1
Kirja: Onnistu projektissa
Kirjan kirjoittaja: Sami Kettunen
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Kuinka onnistua projektissa

Projektit ovat hyvin erilaisia ja tämä kirja kertoo enemmänkin hyviksi havaituista toimintamalleista ja käytännöistä. Nämä ovat oppeja, joita tarvitsen canvas-projektin johtamisessa sekä tulevissa projektipäällikön tehtävissä. Suurin osa projekteista tehdään muun työn ohessa, kuten canvas-projektikin. Se tuo minulle projektipäällikkönä haasteen saada muut projektin jäsenet vapauttamaan aikaansa tähän projektiin.

 

Projektipäällikkö

Päävastuun tulee olla yhdellä ihmisellä, jotta tiedetään kenen puoleen käännytään projektin suhteen. Sen jakaminen kaikille johtaa helposti siihen, ettei kenelläkään oikeastaan ole vastuuta. Hyvän projektipäällikön ominaisuuksia ovat mm.

– päämäärätietoisuus
– täsmällisyys ja tarkkuus
– vahva itsetunto
– kyky johtaa ihmisiä
– hyvä neuvottelutaito ja esiintymiskyky
– uskallusta puuttua asioihin
– kykyä hoitaa useita asioita yhtäaikaisesti
– uskallusta sanoa ei
– rohkeutta kohdata epäonnistumisia

Raportoinnin tulee olla kaksisuuntaista, eli tiedon tulee kulkea projektipäälliköltä projektin jäsenille ja toisinpäin. Tähän hyvä menettely on esim. viikkopalaveri tai projektiraportit. Canvas-projektissa käytämmekin viikkopalavereita tiedonkulkuun ja seurantaan. Määrämuotoinen toiminta ja valmistautuminen palavereihin edesauttavat niiden tehokkuutta. Tässä minulla on vielä kehitettävää, sillä osa palavereista vaatisi tarkempaa ennakkovalmistautumista.

 

Projektin määrittely

Määrittelyvaihe on ennen suunnittelua ja pienempi. Joskus se voidaan yhdistää suunnitteluun. Määrittelydokumentissa vastataan seuraaviin kysymyksiin:

– Kuka on projektin omistaja?
– Missä ympäristössä projekti tehdään ja mihin ympäristöön projektin tulokset tulevat?
– Minkä ongelman projekti ratkaisee tai mitä uutta projekti tuottaa?
– Mitkä ovat projektin lopputulokselle asetettavat vaatimukset?
– Mitä resursseja projektin toteuttamiseen on olemassa?
– Mitkä ovat projektin sidokset toisiin projekteihin tai kehityshankkeisiin?
– Mitä tuloksia projektilta odotetaan?
– Minkälaisella aikataululla projekti tulisi viedä läpi?
– Mitkä ovat projektin taloudelliset raamit?
– Voidaanko projekti toteuttaa omana työnä vai ostetaanko se ulkopuolisilta palveluyrityksiltä?

 

Projektin suunnittelu

Suunnitteluvaihe on tärkein onnistuneen projektin vaihe. Siinä tulee selvittää paljonko aikaa mihinkin menee ja mitä materiaalia tarvitaan. Suunnitteluvaiheessa selvitetään, missä vaiheessa projektia kutakin jäsentä tarvitaan, jotta ei tarvitse varata heitä kaikkia koko projektin ajaksi turhaan.

Projektisuunnitelman rakenne:

1. Tiivistelmä
2. Johdanto ja lähtökohdat
3. Projektin tavoite
4. Projektiorganisaatio
5. Työsuunnitelma ja resurssit
6. Rajaukset
7. Aikataulu
8. Kustannusarvio
9. Muutosten hallinta
10. Projektin riskit ja niiden hallinta
11. Viestintä ja dokumentointi
12. Projektin tulosten luovuttaminen
13. Projektin päättäminen
14. Projektin sanasto ja termit

Monet lukevat suunnitelmasta vain tiivistelmän, joten siinä tulisi esitellä koko projekti lyhyesti. Johdannosta ja lähtökohdista tulisi löytyä projektin omistaja, tausta ja lähtökohdat, toimintaympäristö ja yhteyshenkilö. Projektin tavoitekohtaan on hyvä kirjata myös välitavoitteet. Projektiorganisaation osalta tärkeimpiä ovat vastuunjako sekä johtamissuhteet. Rajaukset ovat helppo tapa selventää vastuita ja sitä, mitä projektissa tehdään ja mitä ei tehdä. Aikataulua suunniteltaessa tulee muistaa ihmisten muiden töiden kuormittavuus ja varattava aikaa kyseiseen projektiin vain mahdollisuuksien mukaan. Tässä on oltava realisti. Projektille on asetettava alku ja loppu, muuten ne venyvät. Välitavoitteiden asettaminen auttaa myös aikataulun rakentamisessa. Eri työtehtävien väliset riippuvuudet tulee ottaa huomioon ja aikataululle on varattava myös ylitysvara. Muutosten hallinta on hyvä sopia jo etukäteen, sillä harvat projektit tulevat menemään tasan tarkkaan suunnitelman mukaan. Muutokset projektisuunnitelmaan olisi hyvä tehdä alkuperäiseen suunnitelmaan siksi, että ne näkisi heti yhdellä silmäyksellä eikä tarvitse tutustua eri liitteisiin. Muokkaushistoria olisi hyvä näkyä heti alussa. Projektisuunnitelmaan tulee aina sisällyttää riskianalyysi, jossa arvioidaan riskit, niiden vakavuus sekä varotoimenpiteet riskien estämiseen. Sitä tulee myös käsitellä johdonmukaisesti riskien seurannan ja hallinnan kannalta. Viestinnän ja dokumentoinnin osalta on myös tärkeä tehdä heti alkuun suunnitelma, joka sopii kyseiseen projektiin. Samoin on hyvä tehdä suunnitelmat jo koskien projektin päättämistä ja tulosten luovuttamista.

 

Projektin valmistelu

Projektin valmistelussa vaikeinta on aikatauluttaminen. Se on canvas-projektissakin ollut haastavaa. On lähes mahdotonta tietää, miten paljon aikaa toiminnot vaativat ja kaikkea ei ole osattu aikatauluttaa. Aikaa ei myös ole osattu varata tarpeeksi projektille. Nämä asiat tulee korjata, jotta projekti voi onnistua ja voimme sen osalta päästä asetettuihin tavoitteisiin. Työmääriä arvioitaessa tulisi pilkkoa tehtävät helposti hallittaviin osiin, tarpeeksi pieniksi, jotta ajat eivät venyisi. Myös tyhjää tilaa yllättäville muuttujille tulee aikatauluttaa, koska niitä tulee aina.

Gantt-projektisuunnitelma arvioi eri tehtävien aikataulun lisäksi niiden riippuvuuksia. Siksi tämä olisikin hyvä myös canvas-projektissa. Se kertoo mitkä vaiheet pitää tehdä ennen kuin voidaan tehdä seuraavat tehtävät ja puolestaan mitkä tehtävät voidaan suorittaa yhtä aikaa.

Projektin kestosta voidaan tehdä kolme arviota, optimistinen, todennäköinen ja pessimistinen. Todennäköisellä arvioidaan kesto ja projektin viivästymisen riskit arvioidaan sillä, kuinka kauas optimistinen ja pessimistinen asettuvat toisistaan.

Canvas-projektiin yksi hyvä menetelmä tehtävien aika-arvioita laadittaessa voisi olla Planning Poker. Siinä ryhmä arvioi lapuilla, kauanko mihinkin työtehtävään menisi aikaa. Lapuilla siksi, jotta muiden mielipiteet eivät vaikuttaisi liikaa. Keskustelun kautta löydetään yhteiset aika-arviot. Yli 100 tunnin osat täytyy pilkkoa tarkemmin pienempiin osiin. Tämä on hyvä perussääntö, jotta tehtävät ovat helpommin hallittavissa. Arviointiin ei saa vaikuttaa ulkoiset paineet, jolloin aikaa jätettäisiin liian vähän, eikä siinä tultaisi pysymään.

 

Projektin epäonnistuminen

Canvas-projektimme voi epäonnistua ainakin niiltä osin, että projektipäällikön roolissa en seuraa tarpeeksi projektin etenemistä tai vaadi tarpeeksi, yritämme saada liian paljon aikaan kerralla tai emme ole huomioineet tarpeeksi riskejä tai varautuneet niihin. Välitavoitteiden merkitystä täytyy korostaa riskien minimoimisessa, koska isompien asiakokonaisuuksien aika-arviot tehdään yleensä alakanttiin ja projektin tekijät aliarvioivat tehtävien tiiviyden isommissa tavoitteissa, jolloin vähintäänkin aikataulu venyy ja projekti on vaarassa epäonnistua.

 

Projektiryhmän kokoaminen, kommunikointi ja viestintä

Ryhmän roolitus helpottaa vastuunjakoa. Esim. canvas-projektissa meillä on hyvin jaettu vastuualueet, mistä kukin vastaa. Ryhmän kokoamisen jälkeen alkaa korostua yhteydenpidon merkitys, varsinkin isommissa ryhmissä. Projektipäällikkö voi johtaa useiden eri menetelmien avulla projektiryhmää. Näitä ovat esimerkiksi aamupalaverit, viikkopalaverit, henkilökohtaiset tapaamiset, sähköposti, määrämuotoiset raportit ja sähköiset työkalut. Sähköposti on kätevä tapa jakaa tietoa, mutta se ei voi korvata aitoja kohtaamisia esimerkiksi palavereissa eikä sen kautta voi lähettää negatiivisia asioita, vaan ne on käsiteltävä aina kasvokkain. Canvas-projektin projektiryhmä ei ole kovinkaan suuri suhteutettuna, mutta siinäkin viestinnän rooli on merkittävä. Viikkopalavereilla kuitenkin pysymme perille projektin etenemisestä. Haasteita tulee esimerkiksi, kun kaikki eivät pääse osallistumaan palaveriin.

 

Projektin läpivienti

Projektipäällikön tulee hoitaa useita asiakokonaisuuksia yhtäaikaisesti. Tämä on joskus haastavaa, kun painetta tulee monelta suunnalta. Projektin käynnistys voidaan monesti järjestää kickoff-palaverilla. Se on tarpeen etenkin, jos projektin jäsenet eivät tunne toisiaan. Projektipäällikön on hyvä varata yksi palaverivapaa päivä jokaiselle viikolle. Silloin voi hoitaa muita juoksevia asioita.

Projektiryhmään kuuluu erilaisia henkilöitä, jotka motivoituvat eri asioista. Toisia motivoi tavoitteiden saavuttaminen ja toisia hyvä projektiryhmä. Kaikkia kuuluu huomioida yksilöinä, varsinkin pienemmissä projekteissa ja erilaisuutta tulee arvostaa. Sellaisia henkilöitä, jotka ovat projektityöskentelyssä uusia tulee huomioida aluksi paljon, jotta he pääsevät kärryille tekemisestä.

Kokoukset koetaan usein ajan tuhlauksena, mutta ne pitääkin valmistella hyvin ja niiden tulee olla hyödyllisiä projektin kannalta. Projektin etenemistä olisi hyvä seurata viikoittaisilla tai kuukausittaisilla tilanneraporteilla. Ne saattavat tuntua työläältä, mutta tuovat projektiin tarvittavaa jämäkkyyttä.

 

Projektin loppuminen

Projektilla on hyvä olla selkeä etukäteen suunniteltu loppu, jolloin tulokset luovutetaan ja projekti voidaan jättää taakse ja siirtyä seuraavaan. Projektin päätyttyä voi järjestää sen päättäjäiset, joissa virallista ohjelmaa on vähän. Tämä tapahtuma sulkee hyvin projektin ja auttaa kääntämään katseet tuleviin haasteisiin.

 

Tagit: , , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!