Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Onnistunut projekti –projektijohtamisen ja -suunnittelun käsikirja

Kirjoitettu 02.05.13
Esseen kirjoittaja: Tuomo Heinilä
Kirjapisteet: 2
Kirja: Onnistunut projekti –projektijohtamisen ja -suunnittelun käsikirja
Kirjan kirjoittaja: Monica Lööw
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

Onnistunut projekti –projektijohtamisen ja -suunnittelun käsikirja, 5.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

Onnistunut projekti on käytännönläheinen opas projektin johtamiseen ja läpiviemiseen. Siinä on paljon hyvää teoria ja taustatietoa projektin vetämisestä sekä selventäviä esimerkkejä. Lisäksi kirjassa esitellään projektin johtamisen työkaluja ja menetelmiä. Lopussa on myös esimerkkejä projektin läpiviemisestä ja työkirja. Mielestäni tämä on erittäin hyvä työkalu projektityöskentelyyn. Se antaa valmiuksia projektin johtamiseen, viestintään, tavoiteasetantaan motivoimiseen, kannustamiseen ja hyviin toimintatapoihin.

”Voimme ottaa oppia hanhista. Jokainen lintu lentää omilla siivillään, mutta aurassa lentäminen lisää parven tehokkuutta 71 % verrattuna siihen, että kukin lintu lentäisi yksinään. Opetus: Ihmiset, jotka työskentelevät kohti yhteistä tavoitetta ja tuntevat yhteenkuuluvuutta, pääsevät päämääräänsä nopeammin ja helpommin, koska he saavat vetoapua toisiltaan.

Heti kun yksi lintu jää aurasta, se ottaa paikkansa siinä taas mahdollisimman pian voidakseen hyötyä edellä kulkevan hanhen vetoavusta. Opetus: Jos meillä on yhtä paljon järkeä kuin hanhella, meidän kannattaa yhdistää voimamme niiden kanssa, jotka pyrkivät samaan päämäärään kuin mekin.

Kun kärjessä lentävä hanhi väsyy, se jättäytyy aurassa taaksepäin ja antaa kärkipaikan jollekin toiselle hanhelle. Opetus: Kannattaa vuorotella raskaiden tehtävien tekemisessä ja jakaa johtajuutta”.

Löysin kirjasta paljon hyödyllisiä periaatteita, joita kokosin muistiinpanoiksi tähän alle.

Tehokkaan tiimin edellytyksiä ovat:

  • · vähän ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä ja osittain toisiaan sivuavia tietoja ja taitoja
  • · yhteinen tarkoitus ja tavoite, joista koko ryhmä tuntee vastuuta

Projektiryhmään on hyvä valita:

  • · 4-8 henkilöä
  • · henkilöitä, joilla on halua, sitoutumista ja henkilökohtaista kiinnostusta projektiin
  • · erilaisia ihmisiä persoonansa ja osaamisensa suhteen
  • · asiantuntijoita
  • · yksi luova / ideoita tuottava jäsen
  • · Yksi hallinnointiin / rakenteisiin suuntautunut jäsen
  • · henkilö, joka pitää huolen siitä, että asiat tulevat tehdyksi
  • · henkilö, joka huolehtii ryhmän sisäisestä yhteistyöstä

Periaatteita johtajuuteen:

  • · ”Johtajuus tarkoittaa kykyä saada aikaan innostunutta yhteistyötä ja ohjata yksilöiden kokonaiskapasiteettia ja muita resursseja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Taitava johtaja saavuttaa tuloksia muiden kautta!”
  • · ”On hyvä delegoida kiinnostavia työtehtäviä. Ihmiset haluavat lisää vastuuta, jotta he voivat tuntea tyydytystä työstään”.
  • · ”Anna rakentavaa kritiikkiä ja osoita arvostusta”.
  • · ”Sinulle ei projektipäällikkönä ole tärkeintä se, mitä tapahtuu, kun olet läsnä, vaan se, mitä tapahtuu, kun et ole läsnä.”

”Lars Hessner osoittaa kirjassaan Ledare eller bara chef, että työnilon ja tuottavuuden välillä vallitsee suoraviivainen yhteys. Työniloa kasvattaa johtaja, joka”

  • · osoittaa arvostusta ja kunnioitusta
  • · antaa ja ottaa vastaan palautetta ja rakentavaa kritiikkiä
  • · kuuntelee
  • · tiedottaa
  • · ottaa työntekijät mukaan ongelmanratkaisuun ja antaa heidän vaikuttaa päätöksiin
  • · osaa käsitellä ristiriitoja

”Motivaatiotutkija J. Richard Hackman kuvaa motivaation edellytyksiä näin:

  • · Työn tulee vaatia erilaisia tietoja ja valmiuksia.
  • · Työ pitää pystyä tekemään alusta loppuun, jotta siitä saa kokonaiskuvan.
  • · Työllä pitää olla merkitystä muille.
  • · Työn tekeminen pitää voida suunnitella, ja siitä tulee voida tehdä päätöksiä.
  • · Tekemästään pitää pystyä näkemään konkreettisia tuloksia.
  • · Työntekijän tulee olla tyytyväinen organisaatioon ja sen arvoihin”.

Miten kannustaa ihmisiä, ja miten saada heidät sitoutumaan ja osallistumaan? Kokemukset osoittavat, että menestyksekkäät johtajat:

  • · etsivät haasteita ja mahdollisuuksia
  • · kokeilevat ja uskaltavat olla luovia
  • · katsovat eteenpäin ja osoittavat tietä
  • · mahdollistavat toiminnan
  • · rohkaisevat toisia, antavat heille tunnustusta, saavat heidät sitoutumaan ja tukevat heitä
  • · luovat yhteistyölle otollisia tilanteita
  • · asettavat vaatimuksia ja sääntöjä
  • · ovat selkeitä, tiedottavat ja näyttävät esimerkkiä
  • · ovat uskottavia
  • · juhlivat saavutettuja tavoitteita

Työntekijöiden parissa tehdyt tutkimukset osoittavat, että ihaillummilla johtajilla on seuraavat ominaisuudet:

  • · rehellisyys
  • · osaaminen
  • · kaukonäköisyys
  • · kyky inspiroida

Monissa organisaatioissa käytetyn johtamisfilosofian mukaan johtajan tehtävä on vastata siitä, että:

  • · organisaatio toimii tehokkaasti
  • · työntekijöillä on vaikutusmahdollisuuksia
  • · työntekijät ovat sitoutuneita ja motivoituneita työhönsä
  • · sekä työntekijöitä että johtajia kehitetään oikeaan suuntaan
  • · työntekijät haluavat ottaa vastuuta ja tuntea itsensä riippumattomiksi ja itsenäisiksi.

Tavoiteohjaus:

  • · tavoitteet asetetaan yhdessä työntekijöiden kanssa
  • · jokaiselle laaditaan toimintasuunnitelma
  • · resurssit sopeutetaan kulloisenkin tilanteen mukaan
  • · työntehtäviä delegoidaan
  • · suunnitelmia toteutetaan yhdessä työntekijöiden kanssa
  • · on olemassa tukitoimenpiteitä
  • · tulosten seuranta ja arviointi

Projektin menestystekijät:

  • · projektityön selkeä jäsennys
  • · ymmärrettävä toimeksianto
  • · innostuneet työntekijät
  • · kaikille yhteiset tavoitteet
  • · selvästi ilmaistut odotukset, roolit ja työnjako
  • · osallistujien arvojen huomioonottaminen
  • · hyvä suunnittelu; oikeat asiat oikealla tavalla
  • · tavoitteiden jakaminen välitavoitteiksi/ etapeiksi
  • · tavoitteiden muokkaus, jos on tarvetta
  • · jatkuva tiedottaminen ja perehdyttäminen
  • · laadukkaat päätöksenteon pohjatiedot
  • · tulosten ja välitavoitteiden seuranta

Projektityön ansat

    1. puutteellinen suunnittelu

    2. projektiryhmän sisäisen yhteishengen luomiseen ei ole varattu riittävästi aikaa

    3. projekti on liian sekava

    4. projekti etenee ilman, että ohjausryhmä tarkistaa, eteneekö se projektisuunnitelman mukaan

    5. projektipäällikkö ei pysty innostamaan eikä motivoimaan projektiryhmää

    6. projektia ei ole rajattu tai se on rajattu liian löysästi

    7. projektipäällikön on vaikea sanoa ”ei”

    8. projektiryhmässä on liian samanlaisia ihmisiä

    9. projektit ovat liian isoja

      Hyviä normeja projektiryhmän toiminnalle:

      • · ”kaikki ovat tärkeitä”
      • · ”kuuntelemme toisiamme”
      • · ”virheitä saa tehdä”
      • · tyhmiä kysymyksiä ei olekaan”
      • · toisten kunnioittaminen
      • · pelisäännöt luodaan yhdessä

      Tavoitteiden tulisi olla:

      • · Riittävän haasteellisia
      • · ajallisesti rajattuja (tietty kesto, alku ja loppu)
      • · mitattavissa
      • · realistinen
      • · tuloskeskeisiä (mikä tulos pitää saavuttaa)
      • · selkeä
      • · kaikille jäsenille selkeät (jakaa vaikka tulosteena ryhmän jäsenille)

      Työkaluja projektin johtamiseen ja seurantaan (jos epäonnistut suunnittelussa, suunnittelet epäonnistuvasi):

      • · Sidosryhmäanalyysi
      • · riskianalyysi
      • · etappisuunnitelma
      • · projektisuunnitelma
      • · toimenpidesuunnitelma
      • · viestintäsuunnitelma
      • · prosessikaavio

      Kokouksen tehostaminen:

      • · Mitä on tarkoitus käsitellä?
      • · aseta kokoukselle tavoite
      • · Mikä on kokouksen toivottava tavoite ja tarkoitus?
      • · vaadi jokaiselta etukäteisvalmistautumista
      • · mieti keitä on tarpeen kutsua kokoukseen
      • · päätä kokouksen aloitus – ja lopetusaika
      • · miten kokousta ja sen tavoitteiden toteutumista seurataan?

      Projektin tulosten arviointi ja seuranta:

      • · Saavutimmeko tavoitteet?
      • · Mitä teimme hyvin, mitä huonosti, mitä opimme ja mitä teemme ensikerralla paremmin?
      • · Olisiko miehityksen pitänyt olla toisenlainen? Olisiko projektissa tarvittu enemmän, vähemmän tai toisenlaista osaamista?
      • · Pitikö aikataulu?
      • · Pitikö etappijako? Olisiko pitänyt edetä toisin?
      • · Oliko dokumentaatio riittävän hyvä?
      • · Mitä hallinnollisia ohjauskeinoja projektissa käytettiin?
      • · Miten tiedottaminen sidosryhmille ja etenkin loppukäyttäjille onnistui?
      • · Mitä parannustoimenpiteitä tarvitaan tietojen käsittelyssä?
      • · Miten yhteistyö sujui projektin sisällä ja ulkopuolella?
      • · Olivatko projektikokoukset, ohjausryhmän kokoukset ja muut tapaamiset sopivan pituisia? Olivatko ne tarpeeksi tehokkaita? Oliko niitä riittävän usein? Olisimmeko voineet toimia jollain toisella tavalla?
      • · Millainen toimeksianto meillä oli? Oliko se tarpeeksi selkeä?
      • · Tiedotettiinko projektista riittävän hyvin?
      • · Mikä oli lyhyen ja pitkän aikavälin tulos?

      Tagit: ,

      Keskustele artikkelista

      Kirjoita kommentti

      Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!