Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Onnistunut yritystapahtuma

Kirjoitettu 26.05.20
Esseen kirjoittaja: Johanna Lamberg
Kirjapisteet: 2
Kirja: Onnistunut yritystapahtuma
Kirjan kirjoittaja: Johanna Catani
Kategoriat: 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Kuinka järjestetään onnistunut yritystapahtuma? Millä tätä mitataan? Näitä käydään läpi Johanna Catanin teoksessa ”Onnistunut yritystapahtuma – Järjestäjän käsikirja”. Aihe on erittäin mielenkiintoinen, sillä tapahtumat ovat asia mitä haluan tulevaisuudessa tehdä. Tapahtumien avulla voimme tarjota elämyksiä niin yritystapahtumilla kuin yleisötapahtumilla. Minulla on kokemusta parista yritystapahtumasta viime syksyltä. Toinen oli erään järjestön hankkeen juhlagaala ja toinen erään yrityksen promootiotilaisuus Tampereella Saunapäivä -tapahtuman yhteydessä. Yritystapahtumat ovat tapahtumamuoto, mitä haluan ehdottomasti tehdä tulevaisuudessa ja tulenkin tekemään.

Tapahtumien tavoite on syventää osallistujien välistä suhdetta, parantaa yrityksen liiketoimintaa sekä vahvistaa brändiä. Ne ovat kannattavia investointeja, kun yritys haluaa päästä lähelle asiakkaitaan tai parantaa henkilöstön yhteisöllisyyttä ja hyvinvointia, mikä myös vahvistaa yrityksen brändiä. Tapahtumien sisältö määräytyy yrityksen tavoitteiden mukaan. Mitä he haluavat tavoittaa kyseisellä tapahtumalla. Ideointivaihe voi olla monipuolista ja hulluttelua, josta usein myös syntyy suotuisin sisältö tapahtumaan ja houkuttaa vieraat paikalle. Haluan tässä esseessä kuitenkin keskittyä siihen, kuinka mitataan, että tapahtuma on onnistunut.

Tapahtuman onnistumisen arviointi alkaa jo tapahtumahetkellä. Järjestäjä tekee ensimmäiset huomiot asioiden sujumisesta. Keskeisin kysymys onnistumisen arviointiin esitetään jo tapahtuma hetkellä: ”Onko meillä hauskaa?” Tapahtumajärjestäjä pystyy tekemään havainnot tapahtuman sujuvuudesta ja onnistumisesta tapahtuman aikana.

Onnistuneen tapahtuman pikatesti:

  • Tulivatko kaikki kutsutut?
  • Viihtyivätkö vieraat keskenään?
  • Kuinka käytännönjärjestelyt hoituivat?

Yritystapahtumat ovat investointeja. Onnistunut tapahtuma mahdollistaa unohtumattoman elämyksen ja osallistujien positiivinen kokemus vahvistaa brändiä. Onnistuneen yhteisöllisyyden tapahtuma syventää asiakassuhdetta.

Käytännönjärjestelyiden onnistuminen

Tässä tarkastellaan tapahtuman onnistumista ohjelman, budjetin ja tekemisen näkökulmasta. Miten tapahtuman elämyksellisyys onnistui ja tunnelma välittyi osallistujille? Pysyimmekö budjetissa? Tuottiko tapahtuma suoraa tai epäsuoraa taloudellista hyötyä yritykselle? Kuinka käytännönjärjestelyt sujuivat? Tämä yhteenvedon tekeminen tapahtumasta kertoo kuinka onnistuimme tapahtumassa. Näitä pystymme hyödyntämään seuraavassa tapahtumassa joko parantaen tiettyä asiaa tai pitäen samat hyvät asiat mukana seuraavassakin tapahtumissa.

Tapahtumaan osallistuneille lasketaan kontaktihinta, mikä tarkoittaa, että tapahtumaan investoitu raha jaetaan osallistujamäärällä.  Yrityksillä voi olla tavoitteena esimerkiksi saada yhteisen aamiaistilaisuuden aikana tietty määrä kontakteja, joista tietylle määrälle tehdään kauppaa. Jos tavoitteet toteutuvat, on tapahtumakin onnistunut.

Yritystapahtumat ovat loistava viestinnällinen teko, jossa on mahdollista syventää henkilökohtaista suhdetta osallistujien kesken. Tässä onnistuneen tapahtuman mittarina toimii hyvin se, kuinka paljon tapahtumaan kutsusuista saapuu paikalle tai tapahtuman osallistujamäärällä. Se on tapa seurata, kuinka hyvä suhde yrityksellä on tapahtuman kävijöihin. Lisäksi voimme seurata saimmeko tapahtumaan osallistujat uuteen vuoropuheluun yrityksen kanssa. Tai puhutaanko kaupungilla tai sosiaalisessa mediassa yrityksestä jotain hyvää tapahtuman ansiosta?

Jokaisesta tapahtumasta on aina hyvä tehdä tällainen koonti. Näistä opimme seuraaviin tapahtumiin, mitkä asiat toimivat hyvin ja mitkä vähän huonommin!

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!