Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Onnistunut yritystapahtuma

Kirjoitettu 19.04.19
Esseen kirjoittaja: Ida-Maria Muilu
Kirjapisteet: 2
Kirja:
Kirjan kirjoittaja:
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Akatemian aikana minulla on herännyt suuri kiinnostus tapahtumatuotantoa kohtaan ja halu kehittää osaamistani alalla. Viime aikoina olenkin yrittänyt haalia kirjoja tästä aiheesta ja viedä oppeja parhaani mukaan käytäntöön. Tällä kertaa käteen osui Johanna Catanin onnistunut yritystapahtuma – kirja, joka kertoo käytännönläheisesti yritystapahtumien järjestämisestä. Täältä sainkin muutamia hyvä vinkkejä myös omaan toimintaan.

Pidän tapahtumajärjestämisestä erityisesti sen projektimaisuuden sekä ainutlaatuisuuden takia. Tapahtumien järjestäminen ei ole tasaista puurtamista vaan sillä on oma elinkaarensa, alku ja loppu. Jokainen tapahtuma on erilainen ja kahta täysin samanlaista tapahtumaa on mahdotonta järjestää. Jokainen tapahtuma on siis uusi elämys ja kokemus, jonka takia nautin niiden järjestämisestä.

Pidän tapahtumien tuottamisessa myös siitä, että siihen kuuluu monta osaa (kuten suunnittelu, markkinointi, yhteydenpito asiakkaan kanssa, itse toteuttaminen, jälkipuinti jne.), mutta myös yksityiskohtiin täytyy kiinnittää huomiota. Haluan tuottaa tapahtumillani uusia elämyksiä asiakkailleni.

Johanna Catani jakaa kirjansa kolme vinkkiä tapahtumajärjestäjille, jotka hän on itse oppinut muilta tapahtumajärjestäjiltä:

  • Ylitä vieraan odotukset
  • Ymmärrä kokonaisuus, mutta huomioi yksityiskohdat
  • Omista paksu puhelinmuistio

Pidän näitä kaikkia tärkeinä ja hyvinä vinkkeinä myös itselle. Tärkeää elämyksellisen tapahtuman tuottamisessa on ylittää asiakkaan odotukset. Kokonaisuuden huomioiminen on elintärkeää, mutta monesti juuri niillä yksityiskohdilla kiinnitetään asiakkaan huomio ja saadaan panostus näkymään.

Luulen, että paksulla puhelinmuistiolla Catani viittaa verkostoitumiseen ja suhteiden luontiin. Tämä on asia, johon minun täytyy alkaa laittamaan enemmän paukkuja. Sen lisäksi, että verkostoitumalla saan luultavasti lisää asiakkaita, tutustun hyviin alihankkijoihin ja vaikkapa potentiaaliseen mentoriinkin tai tulevaan työpaikkaan. Laitoinkin kalenteriini tavoitteeksi, että vuoden lopussa tunnen 10 uutta ihmistä niin hyvin, että minun on helppo soittaa heille mistä tahansa asiasta.

Tällä hetkelle tapahtumasaralla näyttää siltä, että kesällä järjestämme varmasti kaksi yritysjuhlaa Qvantelille sekä AIRBUS:ille. Muutamia muitakin kesäjuhlia, asiakashankintatapahtumia sekä virkistyspäiviä on neuvotteilla sekä Forumin kanssa neuvotteilla on vähän suuremmat kuviot. Jouluna on tarkoituksena valmistua ja siihen mennessä pitäisi tietää valmistumisen jälkeiset kuviot. Sitä ennen haluan tehdä mahdollisimman paljon isoja ja pienempiäkin tapahtumia ja oppia niistä mahdollisimman paljon. Mahtavaa olisi, jos suurimman osan valmistumisen jälkeisen maailmanympärysmatkan rahat saisi kerätä tapahtumia tuottamalla.

 

Kirjassa oli esimerkkiaikataulua yritysjuhlan tuotantoon, jonka perusteella tein alustavaa aikataulua AIRBUS:in Family Eventin tuotantoon:

VKO 16 Seitsemän viikko ennen tapahtumaa

  • Mahdollisten tapahtumapaikkojen etsintä, tarjouspyynnöt

VKO 17 Kuusi viikkoa ennen tapahtumaa

  • Päivämäärän päättäminen
  • Kutsut
  • Tilavaraus

VKO 18 Viisi viikkoa ennen tapahtumaa (LC)

VKO 19 Neljä viikkoa ennen tapahtumaa (LC)

  • Ohjelmakokonaisuus
  • Tarjoilun päättäminen, mahdollinen varaaminen
  • Työntekijämäärän päättäminen

VKO 20 Kolme viikkoa ennen tapahtumaa

  • Ohjelmakokonaisuuden läpikäynti isännän kanssa sekä sen muokkaaminen
  • Alustava tilasuunnittelu
  • Tapahtumapäivän vastuunjako
  • Muistutus vieraille ilmoittautumisesta

VKO 21 Kaksi viikkoa ennen tapahtumaa

  • Varmistuneet osallistujat, listan jatkuva päivittäminen
  • Tarjoilun varmistaminen
  • Palvelupolun teko, tarkka tilasuunnitelma

VKO 22 Viikko ennen tapahtumaa

  • Tapahtuman läpikäynti isännän kanssa
  • Koko päivän tarkka aikataulutus
  • Yksityiskohtien hiominen

VKO 23 Tapahtumaviikko

  • Tapahtuman läpikäynti työntekijöiden kanssa
  • Paikan valmiiksi laitto
  • Tapahtuma
  • Tapahtumapaikan siivoaminen

VKO 24 Tapahtuman jälkeinen viikko

  • Motorola
  • Palautteen läpikäynti

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!