Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Pidä projekti hallinassa

Kirjoitettu 27.05.16
Esseen kirjoittaja: Petri Vainio-Pekka
Kirjapisteet: 2
Kirja: Pidä projekti hallinnassa
Kirjan kirjoittaja: Kai ruuska
Kategoriat: 4. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tämä kirja tuli minulle tarpeeseen ennen Elosen keissiä. Kai Ruuska on kyllä hyvin pystynyt kirjoittamaan kirjaan kiteytetysti siitä, että mitä täytyy ottaa huomioon projektia tehdessä. Ongelma tässä on vain se, että kirjassa ei ole ihan saman tasoisia projekteja, kuin meillä. Kirjassa puhutaan paljon isommista yrityksistä ja miten ne hoitavat projekteja. Projekteja jos tuppaa liikaa samalla kertaa, niin tuntuu yksinkertaisesti siltä, että miten tästä selviää ja miten tämän saa takaisin kontrolliin. Monta projektia tehdessä on todella tärkeää, että aikaa ei mene sitten turhuuksiin.

 

Ajankäyttö on kyllä tärkeintä ja haastavinta meidän tiimissä. Todella usein tuntuu, että aikaa menee johonkin ei niin tärkeään. Monta kertaa kuulee vastauksen ”mulla on kiire” jos kysyy apua. Tästä ”kiireen” tunnusta pitäisi päästä kyllä eroon. Liiallinen kiireen tuntu jotenkin on sitä nykyaikaa. Mutta näin ei kuitenkaan ole. Kiire ei ole hyvästä ja liiallinen kiire vain ahdistaa ihmisiä. Tässä tulee taas sitten ajankäyttö taidot tarpeeseen, jos oikeasti tuntuu että mihinkään ei pysty enää. Delegointi on toinen hyvä tapa päästä liiallisesta työstä ja kiireestä ainakin hetkellisesti eroon.

 

Suunnittelu

 

Monta projektia kosahtaa usein suunnittelun puutteeseen. Projektisuunnitelma olisi todella hyvä tehdä ja siihen kannattaa toden totta panostaa. Olemme Bisneran kanssa mielestäni tässä hieman huonoja. Tämä vaikeuttaa aina projektipäällikön virkaa, kun tuntuu, että kellään ei oikein ole lankoja käsissään. Mielestäni voisimme alkaa kunnolla opettelemaan projektisuunnitelman tekoa. Nyt kun olen ollut talouspäällikkö, olen yrittänyt tiimilleni aja läpi sitä, että vähintää se, että mihin menee rahaa ja kuinka paljon sitä on tulossa takaisin tulisi esittää. Joonatan ja Jake seuraa sitten enemmän taas juuri ajankäyttöä. Molemmat ovat todella tärkeitä. Moni projekti meillä on ollut sellainen, että yllättäviä kuluja tuleekin, vaikka kuinka niitä yrittää kysyä. Tämä syö aina meidän voittoa sitten. Tiimiakatemialla varsinkin kun seurataan vain liikevaihtoa, niin mielestäni se on väärä tapa. Liikevaihtoa on hyvä seurata, mutta se ei kuitenkaan kerro totuutta tiimin rahasta. Voitto on mielestäni tärkeämpi ja itse tykkään seurata enemmän sitä.

 

Suunnittelussa on hyvä ottaa huomioon myös viestintä. Se, että viesti kulkee vaivattomasti projektiryhmän kanssa, on projektin kannalta elintärkeää. Projektipäällikön tulisi koko projektin aikana olla aina jollain tasolla tavoitettavissa, jos tulee ongelmia. Tähän mekin voisimme vielä enemmän kiinnittää huomiota. Viestintä on meidän tiimissä parantunut toki, mutta kyllä siihen vielä enemmän voisi saada tatsia ja vakautta. Välillä tuntuu, että ei ketään edes kiinnosta, jos sinulla on ongelma. Toki näin ei varmasti ole ja usein tämä on itsestään ja ulosannistaan kiinni. Se, että miten yrität tavoittaa ihmisiä on elintärkeää. Soittaminen on aina hyvä keino mielestäni. Nykyisin varsinkin, kun erilaisia viestintäkanavia on niin monia, niin ihmisillä alkaa tulla viestiä ovista ja ikkunoista. Soittaminen on aina hyvä ratkaisu!

 

Vastuunotto

 

Vastuunottaminen on tärkeää tiimissä ja yrityksessä. Jonkun on aina oltava projektipäällikkö. Kuten valmentajamme on monta kertaa sanonut ”jaettu vastuu ei ole kenenkään vastuu”. Tämä kiteyttää hyvin tämän kappaleen. Meillä on nyt alkanut enemmän ja enemmän alettu ottaa selkeitä projektipäällikön otteita. Tämä on todella hyvä. Tiimissä on aina oltava joku, johon ottaa yhteyttä, jos joku projektissa on epäselvää. Essi hoiti mielestäni Bisnerassa todella hyvin tämän asian Elosen keississä. Kysyimme Jaken kanssa treeneissä pari viikkoa sitten, että kuka haluaa ottaa kopin Elonen projektista, koska me emme sitä kesällä kerkeä tehdä. Niin Essi nousi heti esiin ja sanoi, että nyt olisi hänelle hyvä juttu. Tämä oli minun mielestä esimerkillistä asian hoitamista.

 

Projektipäällikön valitseminen helpottaa myös huomattavasti joryn toimintaa. On paljon helpompi esimerkiksi minun mennä kysymään nyt Essiltä, että milloin saa laskun tehdä. Tämä helpottaa myös sitä, että jos tuntuu, että laskun tekeminen jaa roikkumaan, niin pystyy potkimaan vain yhtä ihmistä. Tämä siitä, koska välillä tuntuu, että Bisnerassa tämä maailman hauskin asia, eli laskuttaminen, jää välillä pitkäksi aikaa roikkumaan. Olen nyt yrittänyt hieman ajaa läpi sitä, että se on ihan mukavaa, kun tilillä on kerralla vähän enemmän rahaa. Ja näinhän se onkin!

 

Delegointi

 

Tämä astuu avain asemaan projektia tehdessä. On todella tärkeää, että projektipäällikkö osaa myös delegoida asioita. Hänen ei ole tarkoitus tehdä kaikkea itse. Tottakai projektipäällikkökin tekee, mutta kaikkea ei tarvitse tehdä. Tämä tulee vielä kärkkäämmin esiin, jos työntekijöitä olisi tiimin ulkopuolelta. Tällöin viestinnän on oltava hyvää ja delegointi taidot tulee tarpeeseen. Muuten käy kyllä helposti köpelösti, jos projektipäällikkö yrittää väkisin tehdä liikaa itse. Näin tulee helposti ongelmia ja äkkiä palaa loppuunkin.

 

Projekteja on mukava tehdä ja Tiimiakatemialla niitä tosiaan saakin tehdä. Näitä on kuitenkin opittava hallitsemaan. Meilläkin alkaa nyt viimeinen vuosi, niin todennäköisesti meillä on syksystä eteenpäin pikkuisen enemmän hommaa. Ainakin toivottavasti.. Kuitenkin haluan uskoa, että kun on selkeä projektisuunnitelma ja sille päällikkö, niin ei meille tule koitumaan suurempia ongelmia! Odotan innolla syksyä ja sitä, että päästään tekemään erilaisia markkinointiprojekteja vielä enemmän!

 

Petri Vainio-Pekka

Bisnera

0400774653

petri@bisnera.fi

Tagit: , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!