Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Pidä projekti hallinnassa

Kirjoitettu 20.11.15
Esseen kirjoittaja: Jari Kovanen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Pidä projekti hallinnassa
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

 Projektin hallinnan ja projektiviestinnän perusperiaatteet ovat samat, olipa sitten kyseessä pyramidin pystytys, perhepäivähoidon kehittämishanke tai tietojärjestelmien uusiminen. Silti samat ongelmat nousevat esiin projektista toiseen. Aikataulut eivät pidä, työmääräarviot ylittyvät eikä lopputuloksen laatukaan aina oikein tunnu tyydyttävän.

 

Projektin määritelmä

 

Lyhyesti määriteltynä projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää. Lisäksi projektilla on kiinteä aikataulu ja budjetti. Choudhury on tarkastellut projektin määritelmää vielä laajemmin ja luetellut seuraavat tyypilliset piirteet :

  • Tavoite : Projektilla on selkeä tavoite tai joukko tavoitteita. Kun tavoitteet on saavutettu, projekti päättyy.
  • Elinkaari : Projekti ei ole jatkuvaa toimintaa. Projektilla täytyy olla etukäteen määritelty päätepiste, joka voidaan normaalisti johtaa tavoitteista.
  • Itsenäinen kokonaisuus : Projekti on loogisesti rajattu kokonaisuus. Vastuu on keskitetty yhteen pisteeseen, vaikka mukana olisi useita erilaisia intressiryhmiä ja osapuolia.
  • Ryhmätyöskentely : Projektin tavoitteiden saavuttaminen edellyttää ryhmätyöskentelyä. Ryhmän jäsenet voivat edustaa eri organisaatio yksiköitä, yrityksiä ja jopa eri kansalaisuuksia.
  • Vaiheistus : Projektissa voidaan sen elinkaaren aikana havaita useita erilaisia vaiheita kasvusta kypsymisen kautta kuihtumiseen. Projekti on aina myös oppimisprosessi, josta saatua kokemusta tulisi hyödyntää seuraavissa hankkeissa.
  • Ainutkertaisuus : Kahta samanlaista projektia ei ole. Ihmiset ja ympäristötekijät muuttuvat ajassa, joten projektia ei voi sellaisenaan toistaa.
  • Muutos : Projekti kokee elinkaarensa aikana lukuisia muutoksia. Osalla muutoksista ei ole vaikutusta projektin toimintaan. Toiset taas saattavat täysin muuttaa projektin luonnetta ja tavoitteen asettelua.
  • Seurannaisperiaate : Meneillään olevassa projektin vaiheessa ei varmuudella tiedetä, mitä seuraavassa vaiheessa tapahtuu. Edellisen vaiheen tulokset vaikuttavat aina seuraavan vaiheen tehtäviin, kun yksityiskohdat työn edetessä tarkentuvat.
  • Tilaustyö : Projekti perustuu aina asiakkaan tilaukseen. Asiakas asettaa projektille vaatimuksia ja reunaehtoja, jotka rajaavat projektin toimintaa. Asiakas voi tulla oman organisaation sisältä tai toisesta organisaatioista sen mukaan, onko kyseessä sisäinen kehittämishanke vai ulkopuolinen toimitusprojekti.
  • Yhtenäisyys ja epäyhtenäisyys : Projekti koostuu monimutkaisesta joukosta lukemattomia eri muuttujia, jotka liittyvät teknologiaan, laitteisiin, materiaaleihin, ihmisiin ja kulttuureihin. Näillä muuttujilla on toisiinsa nähden loogisia riippuvuuksia. Mikäli riippuvuus puuttuu, muuttuja ei kuulu projektiin
  • Alihankinnat : Osa projektin tehtävistä hoidetaan aina alihankintoina, joko sisäisinä tai ulkoisina. Mitä laajemmasta projektista on kysymys, sitä suurempi on alihankkijoiden osuus.
  • Riski ja epävarmuus : Kaikkiin projekteihin liittyy riskejä ja epävarmuutta. Ne kuuluvat projektityön luonteeseen. Riskien määrä riippuu siitä, miten projekti viedään sen eri vaiheissa läpi. Huonosti suunnitellussa ja epäselvästi rajatussa projektissa riskien määrä ja niiden toteutumistodennäköisyys ovat suuria.

 

Siinä lueteltuna todella kattavasti projektille tyypilliset piirteet jotka varmasti löytyvät lähes jokaisesta projektista ja jotka tulee ottaa huomioon myös niitä toteuttaessa. Nämä ovat myös hyvä käydä läpi aina projektia aloitettaessa ja sitä suunnitellessa.

 

Projektin hallinta

 

Keskiajan massiivisten kirkkojen tai Egyptin pyramidien rakentaminen ei olisi ollut mahdollista ilman työn jonkinasteista projektointia. Tarvittiin etukäteen tehtyjä suunnitelmia joiden mukaan töitä tehtiin ja rakennusmateriaaleja hankittiin. Aikataulujen ja henkilöresurssien suhteen projektointi oli väljempää koska rakennus ajat olivat niin pitkiä. Nykyisin on myös tehtävä aikataulut sekä budjetoinnit yms. Dynaamisuudesta ja epästabiiliudesta huolimatta projektin alkuperäinen tavoite ei työn kuluessa merkittävästi muutu. Projektin hallintaan vaaditaan jatkuvaa ennakointia, jotta muutos paineisiin voidaan nopeasti vastata ja sopeuttaa projektin toiminta uuden tilanteen mukaiseksi. Projektin hallinnalle on alan kirjallisuudesta löydettävissä useita samansuuntaisia määritelmiä mutta kaikkiin määritelmiin sisältyy yhteisenä tekijänä valvonta.

 

Barnes on määritellyt projektin hallinnan jopa tieteeksi, jonka avulla määritellään tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat toimenpiteet ja tavoitteet sekä organisoidaan joukko henkilöitä toimimaan siten, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan ja työ saadaan päätökseen. Projektin hallinnassa on mitä suurimmassa osin kyse ihmisten johtamisesta.

 

Projektityöskentelyn ongelmat

 

  • Projektin valmistelu on tehty puutteellisesti : Projekteja asetetaan usein liian heppoisin perustein ja erillään organisaation toiminnan kokonaissuunnittelusta. Projekti on aina investointi, jonka kustannukset ja hyödyt pitäisi ennen asettamista selvittää mahdollisimman monesta näkökulmasta.
  • Projektin rajaus on epäselvä tai se muuttuu : Projektille on luonteenomaista, että yksityiskohtien osalta rajaus tarkentuu vielä lopputuotteen suunnittelutyön edetessä. Mikäli rajausta on muutettava kesken projektin, on kaikille osapuolille tehtävä selväksi, mitä muutos merkitsee aikatauluun ja kustannusten osalta ja mitkä ovat muutoksesta saatavat hyödyt.
  • Linjajohdon sitoutuminen ja tuki puuttuvat : Projekti on aina tilaustyö ja projektilla pitää olla yksikäsitteisesti määritelty asiakas. Perusorganisaatio osoittaa projektille voimavarat, joten projekti on riippuvainen perusorganisaatiossa tehtävissä päätöksistä. Syynä johdon tuen katoamiseen voi olla se, ettei projektin asettamista alunperinkään harkittu riittävästi, lopputuotteen tarve on jostain syystä hävinnyt tai projekti on jäänyt tärkeämmäksi koettujen tehtävien jalkoihin. Tällaisissa tilanteissa projekti tulisi välittömästi keskeyttää ja arvioida tilanne perusteista lähtien uudestaan.
  • Yliorganisointi ja osapäiväisyys : Yleensä perusorganisaatiolla on vaikeuksia irrottaa riittävästi henkilöitä täysipäiväisesti projektiin, vaikka näin olisi alun perin sovittukin. Yksinkertaisesti organisoitu ja riittävän pieni, tavoitteeseen sitoutunut projektiryhmä on parempi kuin suuri projektiorganisaatio, jonka jäsenet hoitavat projektin tehtäviä muiden töidensä ohella.
  • Projektointiin hurahtaminen : Projektityötavan sisäänajo on yleensä työläs ja aikaa vievä prosessi, koska henkilöstön on opeteltava täysin uusia työmenetelmiä ja toimintatapoja. Kun tämä lopulta onnistuu, käy monesti niin, että kaikki tehtävät yritetään hoitaa projekteina. Projektointiin ei pidä hurahtaa, toiminta ei tehostu vain kutsumalla sitä projektiksi.
  • Henkilöristiriidat ja väärät henkilövalinnat : Henkilöristiriitoja voi esiintyä sekä projektin sisällä, että projektin ja sen ympäristön välillä. Joskus jännitteet kasvavat niin suuriksi, ettei projekti kykene enää hoitamaan tehtäväänsä ilman erityistoimenpiteitä.
  • Projektilla on epärealistiset tavoitteet : Lopputuotteelle asetettujen vaatimusten ja aikataulutavoitteiden pitää olla sopusoinnussa käytettävissä oleviin voimavaaroihin nähden. Projektilla pitää olla toiminta edellytykset. Aikataulujen lipsuminen johtuu tavallisesti siitä, ettei projektille ole alunperinkään osoitettu riittävästi voimavaroja, mutta aikaansaannostavoitteet suhteessa käytettävissä olevaan kalenteriaikaan on silti pidetty ennallaan. Aikaa projektin tehtävien suorittamiseen on yksinkertaisesti liian vähän.
  • Työvälineiden ja menetelmien korostaminen : Pahimmillaan työmenetelmiä ja valmisohjelmistoja on ryhdytty pitämään järjen korvikkeina tai ainakin oikotienä onneen. Niitä tarvitaan mutta ne ovat vain apuvälineitä. Asiantuntemus ja ongelmien ratkaisukyky piilevät edelleen projektiryhmän jäsenten korvien välissä. Projektissa ei pitäisi tuottaa mitään sellaisia dokumentteja tai välituloksia, joita ei työskentelyn myöhemmissä vaiheissa hyödynnetä.
  • Suunnitteluvirheet : Projektin hallinta perustuu projektisuunnitelmaan. Projektin onnistumisedellytykset lyödään pitkälle lukkoon jo projektisuunnitelman tekovaiheessa. Mikäli suunnittelu tehdään huonosti, ei hyväkään projektiryhmä pysty selviytymään tehtävästä kunnialla. Yleisiä virheitä, työmääräarviot ja aikataulut liian optimistisia, henkilöiden käytettävyys yliarvioidaan, henkilön kokemusta ei oteta huomioon työmääriä arvioitaessa ja riippuvuuksia unohtuu.
  • Puutteelliset aikataulut : Projektisuunnitelman keskeisin osuus on aikataulu. Sen perusteella projektin kulkua voidaan ennakoida ja etenemistä seurata. Aikataulujen heikkouksia, karkeat tehtävä erittelyt, janojen pituus ei kuvaa tehtävän yhtäjaksoista suoritusta, aikataulusta puuttuu tehtäviä, varmuusmarginaaleja ei käytetä, aikatauluja ei ylläpidetä, aikataulun luotettavuus on kehno.
  • Epäselvä elinkaari ja välitavoitteiden puuttuminen : Projektilla pitää olla selkeä alkamis- ja päättymishetki. Kun projekti on asetettu, on työt saatava heti täysillä käyntiin. Rajauksen muutokset ja epäselvästi määritellyt valmistumiskriteerit johtavat siihen, että projekti siirtyy huomaamatta ylläpitovaiheeseen eikä hanketta pystytä päättämään jämäkästi. Laaja hanke kannattaa ja on yleensä jo pakkokin pilkkoa paremmin hallittavissa oleviksi osaprojekteiksi. Muuten tavoitteet jäävät liian kaukaisiksi eikä kokonaisuus pysy enää kenenkään hallinnassa. Projekti karkaa käsistä. Projektisuunnitelmassa täytyy olla selkeästi asetettuja virstanpylväitä ja välitavoitteita joilla voidaan seurata projektin etenemistä ja onnistumista.

 

Edellä lueteltuna monta todella hyvää pointtia, jotka tulee myös ottaa huomioon ja suunnitella tarkasti seuraavia projekteja toteuttaessa. Projektin mahdolliset ongelmat tarkkaan kartoittamalla jo heti alkuun voidaan säästyä suurelta työmäärältä ja ongelmilta loppua kohden

 

Projektisuunnitelman ja työsuunnitelman laatiminen

 

Projekti- ja työsuunnitelmilla on kolme päätehtävää:

  • Niiden avulla kuvataan, miten haluttu lopputulos saadaan aikaan
  • Ne toimivat seurannan ja valvonnan apuvälineinä.
  • Ne palvelevat organisaation operatiivista kokonaissuunnittelua.

 

Projektisuunnitelman ensimmäinen versio laaditaan tavallisesti projektin asettamisen yhteydessä. Projektisuunnitelman laatimisesta vastaa projektipäällikkö, ja suunnittelu astuu voimaan, kun johtoryhmä on sen käsitellyt ja hyväksynyt. Vaikka vastuu projektin suunnittelusta onkin projektipäälliköllä, edellyttää toimivien suunnitelmien laatiminen koko projektiryhmän osallistumista suunnittelu prosessiin. Näin työmääräarvioista tulee luotettavampia ja projektiryhmä sitoutuu paremmin aikatauluihin. Projektisuunnitelmassa pääpaino on siinä mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä. Suunnittelu ja tehtävien organisointi ovat projektissa jatkuvaa toimintaa, jota harjoitetaan sen koko elinkaaren ajan. Projektisuunnitelman tehtävänä on palvella projektityöprosessin läpivientiä ja projektin etenemisen seurantaa. Projekti- ja työsuunnitelmien laatimista pidetään yleensä hankalana ja vastenmielisenä tehtävänä eikä se sinänsä ihme ole koska tulevaisuuden ennustaminen on vaikeaa.

 

Kiire on yleinen perustelu puutteelliselle suunnittelulle. Jos projektipäällikkö hoitaa viikon projektin toteutusprosessin tehtäviä, hän ehtii parhaillaan tehdä viitisen henkilötyöpäivää. Se edustaa vuoden pituisessa projektissa tyypillisesti promilleissa mitattavaa lisätyöpanosta, jolla ei aikataulun kannalta ole mitään merkitystä. Uhraamalla viikon tilanteen selvittämiseen ja suunnitteluun hän voi ehkäistä monia sellaisia ongelmia, joiden vaikutus projektin valmistumiseen voi olla viikkoja, jopa kuukausia. Projektiin on aina sidottu myös pääomaa joten esim voimalaitos projektin myöhästyminen kuukaudella voi aiheuttaa mittavia tappioita.

 

Tästä kirjasta sain todella paljon hyödyllistä tietoa ja oppia projektin läpivientiä ja sen seurantaa ajatellen. Paras kirja tähän mennessä mitä olen projektin hallinnasta lukenut. Hyvin yksityiskohtaisesti ja johdonmukaisesti käytiin läpi projektin suunnittelu ja toteutus sekä siihen liittyvät ongelmat ja yllätykset. Hyvää luettavaa projektin hallintaan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!