Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projekti hallintaan

Kirjoitettu 24.11.15
Esseen kirjoittaja: Jarna Lehtola
Kirjapisteet: 2
Kirja: Projekti hallintaan
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen

Projekti hallintaan, 5.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

Olen kuusimyynnissä tänä vuonna projektipäällikkönä, joka onkin ensimmäinen kunnon johtamisen haasteeni. Olenkin tästä hyvin innoissani varsinkin kun syksy on ollut vähän vajavainen ja tekemistä ei ole ollut tarpeeksi. Ihana saada oikea vastuutehtävä ja kokeilla, mihinkä siipeni johtajana kantavatkaan. Otinkin avuksi Kai Ruuskan kirjan Projekti hallintaan. Vaikka kirja onkin melkein 15 vuotta sitten julkaistu, päti siinä olevat asiat täysin nykypäivään vaikka johtaminen onkin vuosien saatossa muuttunut.

Olemme vasta aloittaneet projektin suunnittelun projektiryhmän kanssa, jolloin teimme esimotorolan ja jaoimme vastuualueita sekä teimme alustavaa toimintasuunnitelmaa. Kirjassa Projekti hallintaan olikin hyviä juttuja yleisistä suunnitteluvirheistä, joita pyrimme tässä projektissa estämään.

 

 Projektin haasteet ja tavoitteet

Työmääräarviot ja aikataulut ovat liian optimistisia. Voimme viime vuoden perusteella arvioida, kuinka kauan mikäkin asia vie. Aikataulu on tässä projektissa suhteellisen kiireellinen ja jotkut asiat on hoidettava hetimiten. Aion projektijohtajana yrittää jakamaa töitä tasaisesti kaikille, jottei yksi henkilö kuormitu tehtävistä liikaa. Tässä pitääkin ottaa huomioon henkilöiden käytettävyys, sillä osalla on kiire muiden projektien kanssa, joka tietenkin syö aikaa tältä projektilta. Pyrimmekin jakamaan tehtäviä sen mukaan, miten kullakin on aikaa käytettävissä ja tarpeen tullen vaihdamme tehtäviä.

Projektipäällikkönä vaadin projektiryhmäläisiltä yhtäläistä panostamista ja halukkuutta tehdä tätä projektia. Se tarkoittaa, että yhdessä sovitut tehtävät tehdään parhaalla mahdollisella tavalla. Otamme kuitenkin huomioon kunkin kokemuksen ja osaamisen. Pelaamme vahvuuksilla mutta koska projektina kuusenmyynti on melko helppo toteuttaa, kokeilemme tehdä asioita, joita emme ole ennen tehneet. Esimerkiksi itse hoidan markkinointia ja mainosten tekoa, josta aiempaa kokemusta ei ole. Onneksi projektiryhmässä ja tiimissäni on henkilöitä, joilta saan tarpeen tullen apua.

 

Projektin onnistumisedellytykset lyödään pitkälle lukkoon projektisuunnitelman tekovaiheessa. Projektin hallinta perustuu projektisuunnitelmaan. Mikäli suunnittelu tehdään huonosti, ei hyväkään projektiryhmä pysty selviytymään tehtävästä kunnialla. Suunnittelemattoman projektin onnistumista ei voi todeta –epäonnistumisen kyllä.

 

Projekti hallintaan -kaavio

Projektilla voi olla useita tavoitteita. Monesti projektissa ei ole selkeää aikataulua ja työskentely voi olla sen vuoksi osittain tehotonta. Tällöin tulee kiire ja jotkut asiat saattavat jäädä hoitamatta. Tavoitteena on siis keskittyä ja opetella ajankäytönhallintaa. Pyrimme luonnollisesti pitämään myös kustannukset mahdollisimman pienenä mutta saada aikaan laatua. Vaikka onnistuisimmekin täysin aikataulussa, voi kustannuksen mennä pieleen. Muutos missä tahansa kaavion osiossa vaikuttaa aina kahteen muuhun osaan. Mikäli aikataulua kiristetään, kärsii lopputuotteen laatu tai jos halutaan pitää laadusta kiinni, nousevat silloin yleensä myös kustannukset. Kahden tekijän hallinta ei siis ole kovin vaikeaa.

Tässä onkin sitten haaste. Mistä haluamme tinkiä? Ajankäyttöä muuttamalla todennäköisesti joku tehtävä tulee tehtyä vasemmalla kädellä tai se jää tekemättä kokonaan. Tällainen voisi esimerkiksi olla myyntipisteen visuaalisuus tai markkinointi, joka ainakin aiemmin on tupannut unohtua jos jostain on pitänyt karsia. Kustannusten noustessa projektille ei välttämättä tule lisäarvoa, sillä vaikka budjetoisimme satasia koristeluun, ei voitto-osuus voi nousta tiettyä korkeammaksi, vaikkakin kaunis myyntipaikka voi houkutella asiakkaita ostamaan. Lopputuloksesta en halua tinkiä mutta riittää kunhan saamme kokonaisuudesta meidän näköisen ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Toisaalta voimme saavuttaa optimin jokaisella osa-alueella kun hyödynnämme osaamistamme ja esimerkiksi asiakassuhteita, joidenka avulla pystymme vähentämään kuluja. Uskon projektiryhmäämme ja itseeni projektipäällikkönä, että viemme projektin kunnialla läpi, voiden olla tyytyväisiä aikaansaannokseemme.

 

 Viestintä

Projektit ja niin kuin kaikki muukin yleensä kosahtaa viestintään tai oikeastaan sen puutteeseen. Tämän olen jo nyt projektin alkumetreillä havainnut haasteeksi. Face to face viestintä on selkeästi se paras ja tehokkain viestintäkeino. Esittelen projektiryhmälle keksimäni viestintävartin, jolloin käymme yhdessä nopean tilannekatsauksen, mitkä asiat on hoidettu ja millä mallilla hommat ovat. Pyrimme myös työskentelemään yhdessä, jolloin pystymme keskustelemaan asioista välittömästi. Projektipäällikkönä aion säännöllisesti kysellä ja infota projektiin liittyvistä asioista. Yksi tavoitteemme on mutkaton ja sujuva viestintä. Tässä onnistuaksemme on jokaisen projektiryhmän jäsenen mutta varsinkin minun tehtävä töitä ja tarkoituksenani on tehdä viestintäsuunnitelma, sillä viestintä on projektissa sekä työväline että voimavara.

Viestintäsuunnitelmaan on rinnastettavissa raportointi. Projektiryhmän kesken on sovittava seuraavat
• kenelle raportoidaan
• mitä raportoidaan
• milloin raportoidaan
• miten raportoidaan ja
• kuka raportoi

 

Projektipäällikkönä tulen varmasti kohtaamaan monia haasteita, joissa joudun miettimään, mitä tehdään jotta saavutetaan paras lopputulos. Tulen johtamaan esimerkillä ja pitämään projektiryhmän tiiviisti kasassa ja kuuntelemalla heitä. Minulle on vaikea luottaa monesti siihen, että asiat tulee tehdyksi, joten yksi haasteista tuleekin olla luottaminen projektiryhmäläisiin. Tätä tukemassa on tehokas viestintä sekä viestintävartti, jonka mainitsin aiemmin. Asetamme jokaiselle vastuualueet ja avaamme ne konkreettisiksi ja aikataulutamme ne. Näin voin myös vaatia sovittujen asioiden tehdyksi tulemista tietyssä ajassa.

 

Jarna Lehtola

Ideaosuuskunta Aito

jarna@aitoidea.fi

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!