Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projekti hallintaan

Kirjoitettu 15.02.16
Esseen kirjoittaja: Harri Mustonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Projekti hallintaan
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Ryhdyin Kipinäpäivien projektijohtajaksi. Kipinäpäivät ovat tiimioppimisen valmennuspäivä, joka on suunnattu opettajille ja opiskelijoille. Projekti on hyvässä vauhdissa, tavoitteena keväällä on myydä kymmenet Kipinäpäivät. Luin Kai Ruuskan kirjan Projekti hallintaan, etsien vinkkejä projektinjohtamiseen. En ole ennen toiminut projektipäällikkönä, joten ajattelin nyt tarkastella, mikä projektinjohtajalle on tärkeintä. Miten projektin onnistuminen taataan.

Aloitus

Projekteilla on luontainen taipumus ajautua epäjärjestykseen , mikäli projektinhallinta on puuteellista. Useinkaan epäonnistuminen ei johdu resurssien puutteesta, vaan hallinnan tai menetelmien puutteesta. Projekti lähtee usein liikkeelle siitä, että on jokin idea/visio mitä halutaan lähteä kehittämään.

Kirjan mukaan hyvä keino lähteä liikkeelle, on tehdä esiselvitys. Esiselvityksessä käydään läpi;

  • Toiminnalliset tavoitteet
    Keskeiset ongelma-alueet
    Tavoite aikataulu
    Kustannusarvio
    Onnistumisedellytykset
    Lopputuote/ -palvelu

Viestintä

Viestintä on projektin ehkäpä tärkein voimavara ja työväline, sillä se avulla johdetaan projektia. Projektien tavoitteet ja sisältö pitää olla laajasti kaikkien tietoisuudessa, jotta suuremmilta ongelmilta vältytään. Projektinjohtajan täytyy kuitenkin muistaa, että kaikkea tietoa ei tarvitse jakaa, vaan tuoda muiden tietoisuuteen se, että mistä tietoa saa hankittua. Projektiryhmän tulee olla selvillä ryhmän epävirallisista normeista, sillä esimerkiksi työskentelytavat saattavat olla ihmisillä hyvinkin erilaisia. Projektinjohtajan täytyy keskittyä mahdollisimman selvään viestintään, sanomaan sisällyttäen kehonkielen, mallinnuksen ja visualisoinnin.

 

Ulkoisessa viestinnässä projektityöskentelyn kovin haaste on asiakkaan tarpeen ja toimitetun tuotteen/pavelun kuilun minimointi.

 

Mitä asiakas tarvitsee
Mitä asiakas haluaa
Mitä asiakas kertoo haluavansa
Miten asiakasta tulkitaan
Mitä asiakkaalle toimitetaan

 

Johtaminen

Projektinjohtajan tehtävänä on saavuttaa projektiryhmän asettamat tavoitteet. Delegointikyky taas on taito, joka on projektin kannalta välttämätöntä. Tehtävät tulee aina täsmentää riittävän selvästi. Projektinjohtajan tulee kuitenkin antaa projektilaisille tilaa työn toteuttamiseen . Projektinjohtajan tehtävä on kytkeä projektin vaiheet & tehtävät, huolehtii asiakkaasta, sidosryhmistä ja projektiryhmästä. Projektinjohtajan ei tarvitse olla kyseisen tuotteen/palvelun asiantuntija vaan projektijohtamisen asiantuntija. Usein ongelmana onkin, se että itse projektinjohtaja puuttuu liikaa toteutukseen, eikä anna osaajien loistaa.

Hyvä projektijohtaja aloittaa sitouttamalla tiimin tehtäväänsä. Sen jälkeen hän on tehtäväsuuntautunut, eli pitää tekemisen keskiössä. Delegoi tehtävät projektiryhmälle ja motivoi heitä. Puhuu tekijöiden kanssa säännöllisesti hankkeen aikana ja muistaa myös kuunnella ihmisiä ja projektiryhmän signaaleja tulevaa varten. Vetäytyy taka-alalle huolehtimaan kokonaisuudesta. Ottaa kiireen ja loppukirin keskellä ohjat käsiinsä ja puristaa tuotteen/ palvelun loppuun. Lopuksi projektipäällikkö juhlii projektin päätöstä tiiminsä kanssa.

Suunnittelu

Projektia tulee suunnitella vain sen verran mikä on välttämätöntä. Päätetään alustavasti kuka tekee, mitä tekee ja mihin mennessä. Ryhdy pohtimaan miten projekti saadaan kunnialla läpi. Projektisuunnitelmiin on hyvä lisätä viestintäsuunnitelma sekä esimerkiksi GANTT-kaavio hahmottamaan tapahtumien aikataulua.

Pinkkuvuonna tuli huomattua, että johtamisen puutteellisuuden vuoksi, kaikkea tykättiin suunnitella mutta mitään konkreettista ei saatu aikaan. Tuotetta ei missään nimessäkannata suunnitella loppuun asti esimerkiksi ennen myynnin aloittamista , vaan sitä tulee kehittää tämän matkan aikana. Lisäksi myynnin aloittaminen aikaisessa vaiheessa on hyvä motivaattori projektin etenemiseen.

Projektin päätös

Jokaiselle projektille tulee päätös. Ihmisillä on taipumus jäädä projektityöskentelyyn kiinni, joten lopetuksen tulisi olla napakka. Viimeiset tehtävät asiat tulisi hoitaa myös kunnialla loppuun, eikä jättää niitä roikkumaan. Tässäkin on tilanne missä tarvitaan johtajuutta, saadaan projekti maaliin asti, ei vain loppusuoralle. Ja kun projekti todella päättyy on sitä hyvä juhlia tiimin kesken.

 

Tärkeimmät asiat mitä vien käytäntöön;

Teen jatkossa aina sisäisenviestinnänsuunnitelman.

Ulkoisessa viestinnässä panostan asiakkaan tarpeen ja asiakkaalle toimitetun tuotteen/palvelun kuilun minimoimiseen.

Opettelen delegoimaan paremmin. Sitoutan tiimin, annan heille tilaa mutta tarpeen tullen otan ohjat käsiini. Muistan juhlia onnistunutta projektia.

 

Harri Mustonen
Ideaosuuskunta Aito
harri@aitoidea.fi

Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!