Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektityön verhoa raottamassa

Kirjoitettu 22.11.15
Esseen kirjoittaja: Roosa Pihlajamäki
Kirjapisteet: 2
Kirja: Projektityö
Kirjan kirjoittaja: Petri Virtanen
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Lainasin Petri Virtasen Projektityö-kirjan akuuttiin tarpeeseen: Minulla oli alkuvaiheillaan olevan tapahtumaprojektin tapaaminen projektiryhmän kanssa seuraavana päivänä ja minulla oli suunnitelmana käydä heidän kanssaan läpi seuraavat asiat, jotka laitoin viestillä ryhmälleni kutakuinkin näin: ”Tarkoituksena on tehdä kartoitus siitä mitä, mitä halutaan eli määritellään meidän päämäärä, tehdään SWOT-analyysi ja käydään läpi 2 eri tiimissä tehdyt brainstormaukset liittyen paikkaan ja nimeen.”

Tämä oli siis ensimmäinen tapahtuma huikean urani ainana Tiimiakatemialla, jossa olen ylipäätään mukana, ja kaiken hyvän lisäksi vielä projektipäällikkönä. Vaikka otinkin pestin mielelläni vastaan, oli silti hieman epävarma olo. Epävarmuus ei johtunut niinkään projektista, sillä minulla oli ja on vakaa luottamus siihen, että tuli mitä vaan niin tämä tapahtuma syntyy, vaan ennemminkin omasta johtajuudestani. Perfektioinistinkin vikaa kuin löytyy, niin kyllähän tässä on ainekset siihen, että vielä jonkinnäköinen stressipesäke tästä on mahdollista saada aikaan.

Kirjan kuitenkin lainasin siis siksi, että tarvitsin työkaluja ja vinkkejä, jotta saataisiin aikaan mahdollisimman paljon tuloksia ja että minulla olisi jotain teoriapohjaa esittää muulle ryhmälle tapaamisessa, eikä tarvitsisi ihan kylmiltään lähteä sutten syötäväksi.

Koska toimin projektipäällikön roolissa, katsoin kirjaa kovasti sillä silmällä.

Mitkä ovat projektipäällikön keskeisimmät tehtävät/velvollisuudet? Millaisia velvollisuuksia projektipäälliköllä on muuta tiimi kohtaan?”

Itselleni tuosta nousi esiin seuraavia asioita:

– Toimivan tiimin kokoaminen
– Tehtävien jakaminen vahvuuksien mukaan
– Kokonaisuuden hallitseminen/koko kuva
– Projektiryhmän pitäminen ajan tasalla
– Projektin kuljettaminen eteenpäin

Tässä vaiheessa projektiryhmä siis oli jo koottu, ja kysyin seuraavana päivänä tapaamisessa nyt projektiryhmältäni, että mitä he minulta odottavat päällikkönä. Vastaus oli aika yksioikoisesti se, että he haluavat minun pitävän huolen siitä, että tämä projekti etenee niin että tapahtuma todella tapahtuu.

Otin siitä kopin itselleni, sillä haistelin, että kaikilla tuntui olevan pieni pelko siitä, että mitä jos tämä tapahtuma ei toteudukaan. Todennäköisesti samaisesta syystä projektin muut jäsenet eivät olleet ehdottaneet itseään projektin päälliköksi, kun aikaisemmin olimme tehneet päällikkövalintaa.

Toisaalta kuului myös sanottavan, että ei haluttaisi liikaa infoa, sillä ”sitä tulee tarpeeksi jo kun on niin monta eri rautaa tulessa”. Ymmärrän tämän hyvin, sillä tottahan se on että viestintäkanavat raikaa yötä päivää niin työn kuin ystävienkin toimesta, toisaalta taas joistakin asioista on pakko tiedottaa ”välittömillä” viestintäkanavilla.

Tämä saattaa minut päällikkönä aika ristiriitaiseen tilanteeseen, sillä mikäli tykitän paljon asiaa, voi olla että reaktio on päinvastainen kuin mitä toivoisi, ja liialliseen informaatioon ”turtuneilta” projektiryhmäläisiltä menee tärkeitäkin asioita ohitse. Toisaalta taas jos en informoi, voi tulla helposti tunne, että mitään ei tapahdu ja homma ei etene.

Kyseinen projekti tuleekin olemaan haastava ei vain siksi, että se on ensimmäinen tapahtumaprojekti missä olen mukana ja vielä päällikön roolissa, vaan myös siksi, että minun täytyy todella löytää kultainen keskitie jotta pidän motivaatiotason kohdillaan ja näin projektin myös hengissä, koska ilman innostuneita tekijöitä ei synny myöskään hyvää ja freesiä tapahtumaa.

Kirjassa tuotiin esiin myös seuraavat roolitukset, jota jokaiseen projektiin kirjan mukaan vaadittaisiin:

Projekti-insinööri: Hankkeen suunnittelu, tekninen tuki, laatu, ”Help desk”.
Tuotantoinsinööri: ”Liukuhihna toimii”.
Kenttäpäällikkö: Käytännön toimivuus.
Asiakashankintapäällikkö: Sisäiset ja ulkoiset asiakkaat, paperisota.
Controller: Talous ja toiminta vastaa suunniteltua (uskottavuus, rahoittajat).
Tukipalvelupäällikkö: Tukipalvelut toimii

Kävimme nämä roolitukset lävitse tapaamisessa, ja mietimme yhdessä minkä tyyppisiä tehtäviä kuhunkin rooliin kuuluu. Tämän jälkeen jaoimme esitetyt roolit karkeasti kullekin ryhmän jäsenelle perustuen kunkin osaamiseen ja vahvuuksiin, halukkuuteen oppia sekä tasaiseen työmäärään.

Kirjasta löytyi paljon eri työkaluja: Logical framework, PERT, CPM (Creative project management), BSC (Balances scorecard), WBS (Work breakdown structure) sekä GANT-kaavio.

Olin tutustunut näihin ennen tapaamistamme ja esittelin kaikki parhaani mukaan projektiryhmälle, jonkä jälkeen olimme yhdessä sitä mieltä, että suurin osa työkaluista on liian monimutkaisia. WBS ja GANT kuitenkin olisi hyödyllisiä myös meille. Näinpä siis yhteistuumin teimme kuukaudeksi eteenpäin aikajanan, jossa käytimme WBS-mallia. Sovimme, että kun paikka ja nimi on meille selvillä, teemme koko projektista vastaavanlaisen jaksotuksen.

WBS = Work breakdown structure = Työnositus: Mitä pitää saada tehdyksi ? Kenen vastuulla ? Paljonko menee aikaa ja resursseja ?

Jälkikäteen katsottuna myös tavoitteeni tapaamiselle olivat loppupeleissä melko epämääräiset, ja sivusi melko rankasti sitä, mitä oikeasti tapahtui. Kävimme kyllä läpi brainstormaukset ja teimme SWOT-analyysin, sekä saimme yhteisymmärryksen siitä, millainen tapahtuma halutaan.

Lisäksi sitten kävimme myös katsomassa kaksi eri vaihtoehtoista paikkaa mitä olimme tapahtumalle ajatelleet, sekä loimme jo jonkinlaista aikataulua siitä, että kuka tekee mitä ja milloin. Mainitut tavoitteet tapaamiselle olin siis asettanut ennen kuin olin päässyt käsiksi tähän kirjaan, josta poimin oppeja. Myös ryhmällä oli oma osansa tähän, Kaikki ovat valmiita ottamaan vastuuta ja hyvin oma-aloitteisia ideoimaan. Valtava into huokuu jokaisesta tiimimme jäsenestä tässä vaiheessa, ja sitä ei missään nimessä saa kadottaa.

Tässä onkin siis todiste, että aina ei ole pahitteeksi poiketa suunnitelmasta, mutta toisaalta tämä kielii myös siitä, että minulla on vielä paljon opittavaa mikäli haluan saada tämän projektin onnistumaan ja vietyä kunnialla päätökseen. Suurimpina haasteina tällä hetkellä koen sen, että kuinka selviän tilanteessa, jos aikataulutukset jollain tapaa epäonnistuvat ? Ei sillä, että pelkäisin ettei kaikkea ehditä tehdä, vaan ennemminkin sillä, että kuinka kylmäpäisesti tässä kohtaa osaan jakaa vastuuta, enkä ala höösäämään kaikkea mahdollista itse varmistuakseni, että tiedän missä mennään ja että kaikki tulee tehtyä. Tässä esimerkiksi on paljon kehittämisen varaa.

 

Tagit:

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!