Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektina Innovate or die Bilbao

Kirjoitettu 26.03.16
Esseen kirjoittaja: Jarna Lehtola
Kirjapisteet: 2
Kirja: Pidä projekti hallinnassa
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Olin projektipäällikkönä Bilbaossa järjestettävässä Innovate or die –tapahtumassa. En varsinaisesti hinkunut projektipäälliköksi mutta koska muut eivät olleet kovin halukkaita, päätin ottaa haasteen vastaan. Meitä oli yhteensä kuusi ja tulimme viidestä eri tiimistä. Heti projektin alkaessa, huomasin ristipölytteisen projektin johtamisen olevan hankalampaa kun ihmiset ovat vieraita. Myös itse projekti oli hyvin uudenlainen minulle, sillä en ollut ennen järjestänyt tapahtumaa saatikka tehnyt mitään, mihin liittyy kansainvälisyyttä ja englantia.

 

Tuskailin projektin parissa ja halusinkin moneen otteeseen jättäytyä johtajan roolista pois. Otin avukseni kuitenkin Kai Ruuskan kirjan Pidä projekti hallinnassa, josta jotain koppeja sainkin. Kirjassa oli mainittuna lukuisia virheitä, joidenka takia projekti voisi epäonnistua. Yksi näistä oli suunnitelman ja valmistelun puutteellisuus. Emme pitäneet Suomessa kuin muutaman palaverin, joissa ei koskaan ollut kaikki paikalla. Meiltä puuttui joitakin mielestäni olennaisia tietoja, jotta olisimme voineet tehdä edes jonkin sortin suunnitelman tapahtumaan. Teimme kuitenkin sen mitä pystyimme, jaoimme rooleja ja teimme listaa asioista, jotka täytyy tehdä, kun saamme tarvittavat tiedot käsiimme. Osasimme varautua edessä oleviin töihin.

Kun pääsimme Bilbaoon ja tapahtumapäivä alkoi lähentyä, palapelin palat loksahtelivat pikkuhiljaa paikoilleen. Kävimme yhdessä läpi, mitä täytyy tehdä ja kuka tekee. Asiat alkoivat tapahtua, kun jokainen tiesi oman roolinsa. Onnekseni kaikki projektiryhmäläiset olivat hyvin itseohjautuvaisia ja oma-aloitteisia, joten pystyin luottamaan heihin täysin. Kuten kirjassakin sanotaan, projektipäällikkö delegoi ja koordinoi. Tsemppasin ja tuin muita. Mutta mikä tärkeintä, myös muut tsemppasivat minua. Oli huomata, kuinka ryhmädynamiikkamme toimi, kukaan ei jäänyt yksin vaan puhalsimme kaikki yhteen hiileen!

Vaikka monet asiat menivät hyvin projektin aikana, meni jotain myös pieleen. Ja tälläkin kertaa puutteita oli viestinnässä. Viestintä projektiryhmän kesken oli hyvä, mikä johtui varmasti siitä, että olimme koko ajan yhdessä. Toki Suomen päädyssä siinä oli vähän rakoja, ja osa asioista saattoi jäädä vähän epäselväksi. Suurin viestintävirhe tapahtui kuitenkin meidän suomalaisten ja bilbaolaisten muiden tapahtuman järjestäjien välillä. Me emme informoineet heitä tarpeeksi hyvin suunnitelmistamme, niin kuin eivät hekään meitä. Kun käytetään kieltä, joka ei ole kummankaan osapuolen äidinkieli, syntyy väistämättä kommunikaatio-ongelmia ja viestit saatetaan vahingossa tulkita väärin. Myös tapamme viestiä oli hyvin erilainen, mikä aiheutti välillä turhautumista. Tästä oppineena jatkossa kun toimin ulkomaalaisten kanssa, varmistan asiat moneen kertaan ja yritän olla mahdollisimman selkeä. Joskus myös kirjoitettu viesti voi olla puhuttua parempi. Kun projektissa on useampi eri taho mukana, kannattaa kertoa säännöllisesti asioiden kulusta ja varsinkin jos muutoksia alkuperäiseen on tullut. Tämä säästää jokaiselta työtunteja sekä hermoja.

 

Huolimatta siitä, että alkuun projektin onnistuminen vähän epäilyttikin minua, nyt jälkikäteen voin olla ylpeä saavutuksestamme. Sain myös hyvää palautetta johtamisestani, mistä olen erittäin tyytyväinen, sillä välillä meinasi loppua usko kykyihini. Tämä projekti oli minulle todella opettavainen, johdin kansainvälistä sekä myös ristipölytteistä projektia sekä haastoin itseäni monella eri saralla. Opin ja ymmärsin sellaisia asioita, joita ei kirjoja lukemalla voi oppia.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!