Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektinhallinnan taito

Kirjoitettu 12.12.18
Esseen kirjoittaja: Timo Hänninen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Projektinhallinnan taito
Kirjan kirjoittaja: Scott Berkun
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Projektipäälliköllä on paljon valtaa sekä vallan tuomaa vastuuta. Jos projekti onnistuu, annetaan hänelle kiitosta, ja jos se epäonnistuu, syytetään epäonnistumisesta projektipäällikköä. Projektipäällikkö kuitenkin loppupeleissä vastaa siitä, että projekti onnistuu. Kuitenkaan aina kaikki projektit eivät onnistu. Yleensä kokemus ja tekemällä oppiminen ovat parhaita tapoja oppia johtamista käytännössä. Johtamiseen voi ja kannattaa lukea myös kirjoja, joista saa ideoita, joita voi viedä omaan jokapäiväiseen tekemiseen.

Projektinhallinnan taito -kirja antaa mielestäni hyviä neuvoja muun muassa projektin aikataulutukseen sekä käytännön johtamiseen. Syy, miksi valitsin kirjan luettavaksi, johtuu siitä, että itseäni on alkanut tänä syksynä kiinnostaa johtaminen. En ole aiemmin Tiimiakatemian aikana ottanut paljoa vastaan johtamisen haasteita. Arvelen, että kiinnostus johtamiseen liittyy siihen, että itseluottamukseni on kasvanut Tiimiakatemian aikana. Uskallan ilmaista mielipiteeni rohkeasti ja uskallan ottaa vastuuta asioista. Sen lisäksi haluan kehittyä johtajana. Lisää johtamista olen oppinut nyt, kun olen ollut Waiston johtoryhmän jäsenenä. Valikoiduin nyt syksyllä myös 24h-synnytysten projektipäälliköksi. Projektipäällikkönä oleminen oli opettavaista, mutta samalla myös haastavaa.  Huomaan kirjassa olevan yhtäläisyyksiä omaankin tekimiseen.

Tiimiakatemialla puhuttaessa ilmenee mitä useimmin, että projektit epäonnistuvat viestinnän takia. Viestinnästä huolta pitäminen kuuluu mielestäni projektipäällikön vastuulle. Hänen tehtävänään on varmistaa, että tieto kulkee tiimiläisten välillä, ja varmistaa se, että kaikki ymmärtävät viestin samalla tavalla. Todellisuus on kuitenkin, se, että esimerkiksi kiireestä johtuen ei aina ehdi varmistamaan, ovatko kaikki ymmärtäneet viestin. Viestinnän yksi ongelma onkin olettaminen. Välillä on tullut vastaan sellainen tilanne, että on esimerkiksi kysynyt, onko henkilö x hoitanut hänelle määrättyä tehtäväänsä. Tilanteessa ilmenee, että kyseinen henkilö ei ole tiennyt tehtävästään mitään. Tässä tilanteessa on oletettu, että henkilö x tietää, mitä hänen tulisi tehdä. Olettamukset pitäisi selvittää tärkeissä kohdissa, joissa jaetaan tehtäviä. Noissa tilanteissa kannattaa varmistaa, että kaikki varmasti ymmärtävät omat tehtävänsä. Itsellänikin on vielä kehitettävää asian suhteen, mutta nykyään tiedostan, että ei kannata olettaa asioita vaan kysyä.

Tärkeä asia, jonka aion viedä kirjasta käytäntöön, on myös määritellä projektipäällikön sekä muiden ryhmäläisten yhteiset sekä omat roolit. Projektin lopputuloksen kannalta on merkittävää, osaako projektipäällikkö tehdä yhteistyötä muun ryhmän kanssa. Ei auta, vaikka olisi kuinka teknisesti taitava henkilö kyseessä, jos esimerkiksi viestintä ei toimi. Projektipäällikön yhtenä tärkeimmistä tehtävistä on vahvistaa muiden ryhmäläisten arvoa kaikin keinoin. Yksi keino tätä varten, on määritellä roolit mahdollisimman selkeästi.

Kirjassa on hyvä esimerkki, jota aion kokeilla jatkossa projektipäällikkönä. Esimerkissä jaetaan tehtävät kolmeen eri osaan; Mitä projektipäällikkö tekee, mitä tehdään yhdessä, ja mitä ryhmäläiset tekevät. Monesti ollaan vain ruvettu tekemään, eikä olla määritelty vastuita, kuin vasta kun tarve niille ilmenee. Kun keskustellaan vastuualueet läpi, saadaan selville toisten olettamuksia sekä ollaan tietoisia asioista, joista ei päästä heti alussa yhteisymmärrykseen. Roolittamisessa on myös se hyvä puoli, että se auttaa ryhmäläisiä tekemään parhaansa. Jos esimerkiksi tapahtumaa järjestäessä ilmenee, että ruokatilausta ei ole tehty, asia ei kuulu tekniikkavastaavalle, joka asian huomasi, vaan hän voi ohjata asian projektipäällikölle. Tällöin tekniikkavastaava pääsee keskittymään asiaan, joka hänelle olennaisesti kuuluu, eli tekniikkaan.

Projektipäällikön pitää osata johtaa muita, se on selvä. Hänen täytyy osata myös luottaa omiin tiimiläisiinsä. Mutta mitä jos projektipäällikkö ei itse luota itseensä? Ennen kuin tulin Tiimiakatemialle en omannut hyvää itseluottamusta. Vielä pitkälle pinkkuvuonna sama jatkui, mutta suunnilleen viime kevään ja kesän lähettyvillä itseluottamus omaan tekemiseen alkoi kasvaa. ”Itseluottamus lähtee luottamuksesta omiin mielipiteisiin”. Omaa mielipidettä ei tulisi muuttaa sen takia, että muut ovat eri mieltä. Mielipidettä tulisi muuttaa ainoastaan oman harkinnan jälkeen. Olen kehittynyt mielipiteeni ilmaisussa ja olen kuullut samaa myös muilta.

Itseluottamuksen ollessa korkealla, pystyy myös antaa omien mielipiteidensä muuttua ja myöntää omat virheensä. ”Mikään delegoiminen projektien tai inhimillisen psykologian maailmoissa ei ole tehokkaampaa kuin se, että auttaa muita uskomaan omaan kykyynsä luottaa itseensä.” Jos projektipäällikkö oppii luottamaan itseensä, tulee hän muille roolin sivussa näyttämään, että muutkin voivat oppia luottamaan itseensä. Mielestäni hyvä johtaja osaa johtaa esimerkillä ja osaa kuunnella niin muita kuin itseään. Luottaminen sekä itseensä ja muihin on yksi tärkeimmistä asioista projektin onnistumisessa. Ongelmiin tulee reagoida sellaisella tavalla, joka pitää luottamusta yllä molempiin suuntiin. Onneksi Tiimiakatemialla rohkaistaankin kokeilemisen kulttuuriin, jossa ei ole niin väliä, vaikka aina ei onnistuisikaan. Tärkeintä on uskaltaa yrittää ja oppia virheistään.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!