Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektipäällikön tsekkilista

Kirjoitettu 28.02.14
Esseen kirjoittaja: Henry Vesin
Kirjapisteet: 1
Kirja: Nalle Puh ja johtamisen taito
Kirjan kirjoittaja: Roger E. Allen
Kategoriat: 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.7. Johtamisen klassikot, 4.8. Johtamisen käsikirjat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Oi Nalle Puh, opeta minua johtamaan Kotakahvila-projektia!

Luin itse kirjan tuossa vuoden vaihteessa, mutta kiireestä ja laiskuudesta johtuen essee tulee pahasti myöhässä. Näin ollen kirjoitankin siitä, mitä Kotakahvilan kohdalla olisi pitänyt tehdä tai mitä tehtiin. Letim, tässä on nyt sitä peilausta myös tehtyihin asioihin.

 

  1. Tavoitteiden asettaminen
    • Osuuskunta Mittava Innovationsin perusajatus on opettaa liiketaloutta jäsenilleen. Kotakahvila toimii tässä tapauksessa siis loistavasti, koska rahaa liikkuu, asiakkaita on paljon ja teoriaa voi soveltaa suoraan käytäntöön. Meillä tavoitteet on kuitenkin jääneet pahasti taka-alalle, mutta ei onneksi täysin unholaan. Meillä on muutama erilainen tavoite: saavuttaa 10 000e liikevaihto hiihtoloman alkuun mennessä ja toisena päästä tilanteeseen jossa yksikään asiakas ei käänny pois koska Kota on täynnä. Tavoitteet olisi pitänyt asettaa selkeämmin jo ennen avajaisia ja niin, että niitä olisi pystynyt myös seuraamaan tarkasti.
  2. Organisointi
    • Tavoitteiden saavuttamiseksi muutama projektiryhmästä on urhoollisesti uhrannut viikonloppuja ja viikkoja ihan käytännön duunin paiskimiseen. Uuden kehittäminen ja etenkin kakkostavoitteeseen pyrkiminen on kuitenkin jäänyt vähemmälle huomiolle, eli on keskitytty vain suhteellisen lyhytnäköisesti eteenpäin pääsemiseen. Aikataulutus on jossain määrin onnistunut ja kuin myös vastuun jako. Vastuun kohdalla tosin on tullut myös ongelmia niin, että kun toinen tekee toisen vastuita niin ensimmäisen henkilön alkuperäinen vastuu uhkaa jäädä hoitamatta. Inhimillisiä virheitä.
    • Suunnitelma käytiin hyvin läpi jokaisen kohdalta, mutta sitä olisi täytynyt syventää enemmän käytännön tasolle. Toisin sanoen, mitä tarkoittaa että joku on vastuussa Kodan elämyksestä tai tapahtumista. Suunnitelmia ei ehkä tarpeeksi ketterästi ole osattu myöskään muuttaa.
  3. Motivointi
    • Jos katsoo tuolla esseen lopussa olevia kohtia tässä motivoinnissa, niin omasta näkökulmastani olen onnistunut antamaan vapauksia ja luottamaan siihen että ihmiset hoitavat kyllä luvattuja asioita. En tiedä olisiko kuitenkin ollut tarpeellista seurata ja antaa enemmän vielä enemmän ohjeita ja pyrkiä siihen että minä projektipäällikkönä olen tietoinen joka osa-alueesta. Tämä on kuitenkin kaiken kaikkiaan mielestäni ehkä parhaiten onnistunut osa-alue projektipäällikkönä.
  4. Kehittäminen
    • Tässä kohdassa kyse on ennenkaikkea ihmisten kehittämisestä, minun ja jokaisen projektiryhmäläisen. Tätä voisi oikeastaan pitää täysin sammaloituneena alueena. En tiedä onko kukaan ryhmästä lukenut mitään kirjaa omaan vastuualueeseen liittyen (minä olen, tämän kirjan!) ja jokainen olisi voinut ihan aluksi asettaa henkilökohtaiset oppimistavoitteet tässä projektissa, eli mitä minä haluan tästä saada. Onneksi jokainen kuitenkin oli vastuussa alueesta, joka kiinnosti, joten uskoisin että kehitystä on tapahtunut varmasti, vaikka tavoitteet ovat jääneet kristallisoimatta.
  5. Kommunikointi
    • Olen projektipäällikkönä pyrkinyt olemaan mahdollisimman selkeä omassa ilmaisussani. Tähänkin olisi täytynyt kiinnittää huomiota enemmän, koska esimerkiksi talouspäällikkömme ilmaisut ovat joskus hyvin karkeita (”missä vitussa kassaraportit taas on?”). Toinen tärkeä huomio itselleni tulee siitä, että tiedoilla pitää olla merkitystä sille, joka ne saa. Myönnän puhuneeni vääristä asioista väärien ihmisten kanssa aina ajoittain, kun haluan vain saada asiaa eteenpäin. Minun täytyy projektipäällikkönä antaa esimerkki siitä, että oikeat asiat käsitellään oikeiden ihmisten kanssa eikä vain lähimpien kanssa.
    • Niin, ja se tuplawarmistaminen. Sitä ei voi liikaa korostaa, mutta onneksi siinä on aika hyvin nyt onnistuttukin.
  6. Seuranta ja analyysi
    • Hah, no tässä on epäonnistuttu. En onnistunut saamaan haluamiani mittareita talouspäälliköltä esimerkiksi talouden seurantaan, tai tapahtumavastaavalta tapahtumien toimintaan. Minun olisi pitänyt projektipäällikkönä keskittyä siihen, että käytäntö toimii ilman että mun tarvitsee laittaa lusikkaani joka soppaan. Näin olisi jäänyt aikaa seurannalle ja analysoinnille. Nyt olen tehnyt liian paljon käytännön tunteja, mikä suoraan syö aikaa ja motivaatiota tästä teoreettisemmasta taustatyöstä. En ole kiinnittänyt minkäänlaista huomioita poikkeuksiin esimerkiksi myynnissä, ja niinpä emme ole saaneet parasta kehitystä irti itsestämme. Rutiini sentään alkaa muodostua näin loppukautta kohti.

 

Ja lopuksi vielä tsekkilista puhtaana, eli pohja tulevien projektien suunnittelua varten. Tulosta tämä lista ja varmistu, että joka kohta tulee hoidettua.

  1. Tavoitteiden asettaminen
    • Tavoite lähtee aina organisaation perusajatuksesta/-tehtävästä
    • Tavoitteita pitää olla useita, koska tarpeita on monenlaisia ja pitää löytää tasapaino niiden välille
    • Tavoitteiden tulee olla järkeviä ja mahdollisia
    • Tavoitteet eivät ole kiveen hakattuja – vain valistuneita arvauksia tulevaisuudesta
  2. Organisointi
    • Mitä toimia tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi?
    • Suunnittele aikataulu tavoitteen toteutumiseen (mitä tapahtuu, kuka tekee?)
    • Jaa tehtävät ihmisten osaamisten ja vastuiden mukaan
    • Käy suunnitelma läpi tiimin kanssa, kehittäkää, ja käykää toimeen
    • Jos suunnitelma ei toimi, niin muuta sitä
  3. Motivointi
    • Ota muut mukaan jo valmisteluihin eli delegoi jo valmistelevia tehtäviä
    • Anna kuitenkin valta päättää itsenäisesti tapa toimia
    • Ole kiinnostunut tiimiläisistäsi ja heidän asioistaan
    • Kohtele yksilöitä yksilöinä ja kohtaa heidät sellaisina
    • Anna kunnia muille, todellisen työn tekijöille
    • Pysy poissa kuvioista ja anna ihmisten tehdä työnsä rauhassa niskaan huohottamatta
  4. Kehittäminen
    • Anna muille tilaa kehittyä johdonmukaisesti ja järjestelmällisesti, siis jatkuvasti
    • Muista ettet voi muuttaa ihmisiä, on eri asia kehittää ja luoda kasvuympäristö
    • Pidä poissa kehittymisen pakko, koska kehittyminen lähtee aina omista motivaatioista, ei ulkoisesta paineesta
    • Löydä omat heikkoutesi ja kehitä myös itseäsi
  5. Kommunikointi
    1. Kommunikoiminen vaatii tietojen vaihtamista molempiin suuntiin
    2. Kaikkien tietojen tulee olla mahdollisimman selkeitä, yhdellä tavalla ymmärrettäviä ja täydellisiä
    3. Tiedoilla pitää olla merkitystä sille joka ne saa
    4. Varmista aina että viesti on ymmärretty pyytämällä esimerkiksi selittämään asia omin sanoin
    5. Käytä kaikkia eri kanavia tiedon viestimiseen (puhe, visualisointi, nonverbaliikka, käyttäytyminen) = Teot puhuvat selvempää kieltä kuin sanat
  6. Seuranta ja analyysi
    • Pidä huolta että kaikilla on asianmukaiset mittarit työn mittaamiseen ja tavoitteeseen pääsyyn
    • Asianmukaisilla tarkoitetaan mittareita, joista on hyötyä ja merkitystä.
    • Keep it simple, stupid. Yksinkertaisia mittauksia.
    • Nosta poikkeukset esiin, koska ne tarvitsevat huomiotasi
    • Tuloksien tulee säädellä vain omaa työtä, ei muiden työtä. Ei siis isoveli valvoo, vaan minä itse valvon.

 

Henry Vesin
Matalentoinen bisnesenkeli
Osuuskunta Mittava Innovations
p. 040 734 8559
henry@mittava.fi

Tagit: , , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!