Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

SCRUM: Twice the work in half the time

Kirjoitettu 08.05.18
Esseen kirjoittaja: Timo Salo
Kirjapisteet: 3
Kirja: SCRUM: Twice the work in half the time
Kirjan kirjoittaja: Jeff Sutherland
Kategoriat: 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut, 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.5. Projektien johtaminen

SCRUM: Twice the work in half the time, 4.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)

Scrum on sana, jonka olen kuullut jo vuosia sitten ensimmäisen kerran. Tähän asti se on ollut kevyt työkalu ohjata tiimin tai projektin työtä. Sitä on heikolla tai kohtalaisella menestyksellä onnistuttu hyödyntämään joissakin projekteissa, mutta asiat Scrum-taulun takaa eivät ole millään tavalla tuttuja. Kirjan luettuani näen sen suurimpana syynä miksi emme ole onnistuneet projekteissa tehostamaan toimintaa merkittävästi, jos ollenkaan Scrumin avulla.

Kirja avasi Scrumin tarinan ja filosofian, kaikille näkyvän Scrum-taulun takaa. Scrum on paljon enemmän kuin kolme otsikkolappua, To do, Doing ja Done, sekä kasa Post-It-lappuja. Vaikka Scrum alun perin luotiin tehokkaamman ohjelmistotokehityksen tarpeesta, on se vuosien aikana osoittanut taipuvansa muillekin aloille kuten koulu, autojen valmistus ja Yhdysvaltojen merivoimat.

Filosofian ytimessä on siirtää valtaa tiimille ja mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin projektin edetessä. Idea on mullistava verrattuna vanhoihin Gant-kaavoihin ja vesiputousmalleihin perustuvaan ylhäältä alas johdettuun projektijohtamiseen. Hyvin yksinkertaistetusti ideana on pilkkoa työ helposti hallittaviin palasiin eli tarinoihin.

 

Scrum-taulu

Aina sprintin alussa näitä tarinoita nostetaan tarvittava määrä Scrum-taululle back logista (vaihe 1), paikasta jonne kaikki ideat säilötään ja asetetaan to do kohdalle taulua. Tiimin tavoitteena on saada nämä kaikki tarinalaput suritettua ja siten lopulta siirrettyä done kohtaan. Aina kun, tiimiläinen ottaa haluamansa tehtävän to do-listalta, hän siirtää lapun doing sarakkeeseen (vaihe 2). Hän myös merkitsee yhdessä sovitulla tavalla, että hän on vastuussa kyseisen työn tekemisestä. Suoritettuaan tarinalapun työtehtävän hän siirtää lapun done-sarakkeeseen (vaihe 3). Spritti on ennalta määrätty ajanjakso, jonka aikana tavoitteena on saada kaikki tarinalaput suoritettua. Sprintit ovat tyypillisesti 2-4 viikon mittaisia.

Vaikka Scrum onkin suunniteltu organisaatiotasolle, voi sitä soveltaa myös pienemmissä yksiköissä ja tehtävissä, kuten kirjassakin kerrotaan. Sen voi viedä aina kotityölistan tasolle, tämän todisti kirjailijan Jeff Sutherlandin vaimo.

 

Itse olen nyt muutaman viikon kokeillut Scrumia oman työni järjestämisessä. Itselleni sovitin sprintit viikon mittaisiksi. Muutaman viikon kokeilulla se tuntuu hyvältä, vaikka kaikkia tehtäviä ei viikon sprintissä voi saadakaan aikaiseksi. Viikko on kuitenkin helppo hahmottaa ja jakaa työtehtävät kalenteriin. Pyrkimykseni on ollut rakentaa viikon scrum-taulu maantaisin aamusta. Niinä viikkoina, kun tämä on onnistunut, olen kyennyt saamaan enemmän aikaiseksi kuin viikkoina jolloin jokin muu on vienyt maanantain pysähdyksen ja viikon suunnitellun. Pysähdyksen ja visuaalisen koonnin ansiosta olen onnistunut hahmottamaan suhteellisen pirstoutuneen projektikauttaukseni selkeämpänä kokonaisuutena. Sijoitin taulun vaatehuoneen oveen joten se on nopea vilkaista aamulla mitä olikaan listalla ja illasta voi tyytyväisenä siirtää lappuja doing- ja done-sarakkeisiin. Se on kyllä palkitseva fiilis kun huomaa päivän aikana asioiden menneen eteenpäin. Oman kokemukseni pohjalta voin suositella Scrumia yhdeksi työkaluksi helpottamaan oman tekemisensä suunniittelua. Omalta osaltani tämä ei ole jäämässä vain kokeiluksi.