Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus

Kirjoitettu 14.10.15
Esseen kirjoittaja: Heidi Aittanen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 9.10 Tapahtumat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tapahtuma on tilaisuus

 

Olen päässyt seuraamaan tapahtumanjärjestämistä läheltä. Olen ollut tarjoamassa puitteita tapahtumalle, olen ollut puhujana tapahtumassa, sekä olen ollut asiakkaana tapahtumissa. Näiden eri roolien kautta olen päässyt tarkkailemaan tapahtumanjärjestämistä eri näkökulmista. Omana haaveenani Tiimiakatemian aikana on järjestää itse tapahtuma, suunnitella se alusta loppuun. Oppimissopimukseeni kirjoitin järjestäväni jonkinlaisen tapahtuman kakkosvuoden aikana. Tästä syystä otinkin lukuun Helena Vallon ja Eija Häyrysen kirjan, Tapahtuma on tilaisuus.

 

Stiimin ja Aiton kanssa olemme pyöritelleet yhteisissä treeneissämme ideaa tapahtumanjärjestämisestä. Pidimme lapputalkoot, joista saimmekin oikein mainioita ideoita ilmaan leijumaan. Erityisesti Stiimin Marie oli kiinnostunut tapahtumanjärjestämisestä, joten rupesimme Marien kanssa yhdessä pohtimaan asiaa syvemmin. Päätimme haluavamme järjestää jonkinlaisen ”hullunkurisen” tapahtuman. Tästä inspiroituneena otimme selvää erilaisista hulluista tapahtumista ja soitimme samantien Reiska MM –kisojen idean isälle, ja sovimme tapaamisen hänen kanssaan. Kävimme tapaamassa Reiskojen idean isää, ja häneltä saimme oikein paljon vinkkejä ja neuvoja tällaisen tapahtuman kasvattamiseen ja liikkeellelaittamiseen.

Vaikka emme vielä Marien kanssa tiedä tarkalleen minkälaisen tapahtuman haluamme järjestää, löytyi Tapahtuma on tilaisuus –kirjasta mainioita työkaluja tämän tulevan idean kehittämiseen.

Erityisesti tämä seuraava työkalu jäi mieleeni ja menee varmasti käytäntöön:

 

  1. Strateginen kolmio:

_20151014_192125

Strategisen kolmion ideana on mietittävä vastaukset kolmeen kysymykseen, joista monesti syntyy tapahtuman syvin idea.

Ensinnäkin, miksi tapahtuma järjestetään? Mitä tapahtumalla halutaan viestiä, mikä on tapahtuman tavoite?

Kenelle tapahtuma järjestetään? Mikä on kohderyhmä, kuinka se on rajattu, ja miten tapahtuma palvelee parhaiten juuri tätä tiettyä kohderyhmää?

Mitä olemmekaan järjestämässä? Minkä tyylinen tapahtumamme tulee olemaan, missä ja milloin tapahtuma järjestetään ja millainen tapahtuma on sopivin kohderyhmälle?
Meillä on Marien kanssa tiedossa omalta osaltamme syy tapahtuman järjestämiseen. Haluamme oppia siitä ja haluamme luoda tapahtuman avulla pientä hulluutta ja hupia elämään. Meidän pitää kuitenkin vielä pohtia syvemmin, mikä on tapahtuman syvin tavoite, ja miten saavutamme sen.

Avoinna on vielä kuitenkin kenelle tapahtuma järjestetään ja mitä olemme järjestämässä? Tätä strategista kolmiota käyttäessämme toivon kuitenkin että nämä asiat kirkastuvat meille, ja löydämme perimmäisen idean ja syyn tulevalle omalle tapahtumallemme.

 

Esimerkin tämän kolmion toimivuudesta saimme tarinan muodossa Reiska MM –kisojen järjestäjältä tapaamisemme yhteydessä. Hänellä oli jo tiedossa miksi tapahtuma pitäisi järjestää. ”Olisipa hauskaa pelata jalkapalloa Reinotossut jalassa!” Tapahtuman tavoitteena oli siis hullunkurisuus ja hauskuus ja sen tartuttaminen kaikkiin osallistujiin. Mutta kenelle nämä kisat järjestettiin? Reiska MM-kisoihin osallistuminen oli jo ensimmäisenä vuonna, kuten vielä tänä päivänä kaikille mahdollista. Kohderyhmänä on siis kaikki, ketkä haluavat pitää rennosti hauskaa ja ketkä ovat oikeasti kiinnostuneet tästä hauskasta lajista! He päättivät järjestää heti ensimmäisenä vuonna MM –kisat, eli kisataan maailmanmestaruudesta! Selkeä tavoite löytyi heti, selvitetään kuka on tämän lajin maailmanmestari. Siinä oli vastaus kysymykseen mitä, ja paikka ja aikakin selkeytyi heti, tällainen tapahtuma järjestetään tietysti kesällä ja pienellä kunnalla Vesannolla, jossa ei kauheasti muita suuria tapahtumia ole.

 

 

  1. Operatiivinen kolmio

 _20151014_192015

Operatiivinen kolmio toimii samalla tavalla, kuin strateginenkin. Vastataan kysymyksiin;

Miten tapahtuma toteutetaan, miten tapahtuma järjestetään siten, että idea ja teema näkyy koko tapahtuman ajan?

Millainen tapahtuma on? Mitä löytyy sisällössä, millainen on tapahtuman ohjelma? Millä tavalla kohderyhmä otetaan huomioon?

Kuka tapahtuman järjestää ja kuka on vastuussa tapahtumasta?

Näihin kysymyksiin vastaamalla kaivetaan esiin tapahtuman teema, jonka ympärille tapahtuma luodaan.

 

Näistä kahdesta kolmioista muodostetaan päällekkäin asettamalla tähti ja jokaisen sakaran tulee olla tasapainossa toistensa kanssa, näin tapahtumasta voidaan luoda menestyksekäs.

_20151014_192229

 

Reiska MM-kisat toimivat oikein hyvänä esimerkkinä näiden kahden kolmion hyödyntämiseen. Kisojen järjestäjä kiteytti meille vielä kolme tärkeintä asiaa, mitä hän ottaa huomioon vuosittain tapahtumaa järjestäessä. Hulluus, rentous ja mukavuus sekä talkoolaisten onnellisena pitäminen.

Otamme tämän kolmion oman tapahtuman suunnittelun pohjaksi, jotta voimme kirkastaa itsellemme idean, sekä tavoitteen ja pitää huolta siitä että tuleva tapahtuma tulee onnistumaan. Vaikka emme tiedä vielä varmasti millaista on tulossa, tämä tulee auttamaan meitä oikeaan suuntaan!

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!