Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus

Kirjoitettu 18.12.18
Esseen kirjoittaja: Veera Hakaste
Kirjapisteet: 3
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo ja Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tämä Helena Vallon ja Eija Häyrisen kirjoittama tapahtumamarkkinoinnin kirja on kuulemani mukaan yksi ainoista suomenkielisistä tapahtumatuotannon kirjoista. Kyselin Dare to Learn –tapahtuman tuotantoa koordinoidessani meidän tapahtumatuotantotoimiston tuottajilta kirjavinkkejä tapahtumatuotantoon liittyen ja he surkuttelivat kuinka vähän Suomessa kirjallisuutta aiheesta löytyy. Kirjallisuuden vähyyttä selvittää ehkä tapahtumatuotannon hidas kehittyminen ammattimaisempaan suuntaan vasta 2000-luvun alusta lähtien. Ammattimaisuuden lisääntyminen on näkynyt Suomessa tapahtumamarkkinoinnin ammattilaisten määrän kasvuna ja tapahtumien tason nousuna; laiskasti järjestetyt saunaillat ja konferenssit ovat vaihtuneet hyvin suunniteltuihin kokonaisuuksiin, jossa tapahtuman sujuvuuteen, tekniikkaan ja aikatauluttamiseen liittyvät seikat alkavat olemaan itsestäänselvyyksiä. Tunnetuimmat ja isoimmat suomalaiset tapahtumat ovat saaneet myös maailmalla huomiota, esimerkiksi Euroviisujärjestelyt vuonna 2007 ja vuosittainen start up – yrittäjyystapahtuma Slush.

Tapahtumamarkkinointi on tapahtuman ja markkinoinnin yhdistämistä. Se on toimintaa, joka yhdistää tavoitteellisella ja vuorovaikutteisella tavalla organisaation ja sen kohderyhmät valitun sisällön, asian, teeman tai idean ympärille tapahtumaan, joka on toiminnallinen kokonaisuus. Yleisimmin tapahtumamarkkinointi nähdään yhteisön/yrityksen strategisesti suunniteltuna pitkäjänteisenä toimintana viestiä organisaation haluamaa viestiä valitulle kohderyhmälle tapahtuman muodossa. Eli niin kuin kaikessa markkinoinnissa, myös tapahtumamarkkinoinnissa tärkeintä on selkeä viesti, mitä halutaan kertoa. Tapahtuma itsessään on jo viesti, jota sen elementit onnistuneessa tapahtumassa tukevat. Tapahtumaan tarvitaan selkeä pääviesti ja sitä mahdollisesti tukevia sivuviestejä. Meillä Dare to Learn – tapahtumassa pääviesti ja koko tapahtuman järjestämisen pääsyy on elinikäisen oppimisen vaaliminen ja sen tasapuolinen mahdollistaminen kaikille. Tämän pääviestin lisäksi halusimme viestiä eri alojen mahdollisuutta oppia toisiltaan kohdentamalla tapahtuma avoimesti kaikille elinikäisestä oppimisesta kiinnostuneille. Pyrimme mahdollistamaan oppimisen tapahtuman käytännöllisillä, yleisilmettä ja tapahtuman sujuvuutta rakentavilla elementeillä kuten workshop-tiloilla, oppimisen reflektointipisteillä ja toimintaan kannustavilla uusien oppimiseen liittyvien start up – yritysten ständeillä.

Kirjan lukeminen näin oman puolivuotta kestäneen suurtapahtuman tapahtumatuotantoprojektin jälkeen palautti tapahtuman järjestämisen perusasioiden äärelle. Suurin osa kirjan asioista oli itselle tullut tutuksi tapahtuman tuotantoa koordinoidessa, mutta ajan kortilla olemisen vuoksi, niiden tärkeyden tähdentäminen ja ajallinen panostaminen jäi pienemmäksi kuin sen olisi suonut jäävän. Esimerkiksi laajan ohjelman selkeä johdonmukainen ja strateginen viestiminen jäi puolitiehen ja osittain epäonnistui tapahtumasovelluksen ollessa liian epäselvä ja buginen niin laajan ohjelman (workshoppeja, keynoteja, fireside chatteja yms..) esittämiseen. Tämä näkyi kävijäkokemuksessa kävijöiden epävarmuutena ohjelmasta ja ohjelmapaikoista, mikä aiheutti ymmärrettävästi kävijöissä hämmennystä ja turhautumista. Tämä osoitti ja viimeistään opetti itselle sen, kuinka selkeä viestintä on kaikki kaikessa; ei ole järkeä järjestää tapahtumaa, jos sen ohjelma (jonka eteen on nähty paljon vaivaa) ei ole selkeästi viestitty. Meidän organisaatiossa viestinnälle ja ohjelman rakentamiselle oli omat tiiminsä, jotka eivät juuri hirveästi yhteistyötä tehneet heidän tiiminvetäjiänsä lukuun ottamatta. Tästä on varmasti seurannut se, ettei viestintätiimi ole voinut tietää tai sisäistää kaikkea sitä laajaa ohjelmatarjontaa, mitä meidän tapahtumassamme on ollut, mikä on väistämättä näkynyt sitten puolestaan ulkoisessa viestinnässämme. Tällainen vastuualueiden eriyttäminen on kuitenkin näinkin ison tapahtuman järjestämisessä välttämätöntä, mutta pienellä yhteistyön lisäämisellä (esimerkiksi kerran kuussa järjestettävän yhteispalaverin) saataisiin varmasti iso parannus aikaan. Toki selkeän viestin rakentaminen vaatii myös tapahtumasovellukselta suuria parannuksia tähän vuotiseen.

Tapahtumien ja informaatiotulvan lisääntyessä tapahtumamarkkinoinnin kilpailu on kasvanut ja tapahtumakävijöistä on tullut entistä kriittisempiä. Kun aika on kortilla ja tapahtumia on tarjolla monia, valitsevat yksilöt nykyään yhä tarkemmin heille kohdistettuja tapahtumia. Näin kiireiset ihmiset pyrkivät saamaan tapahtumaan osallistumisesta paremman aika-panos-tuotto suhteen itselleen. Tämä on täysin ymmärrettävää, niinhän minä itsekin teen: pohdin nykyään kahdesti mihin tapahtumaan osallistun ja mitä siitä saan irti, varsinkin jos on kyse maksullisesta tapahtumasta. Tänä vuonna olin Slushissa töissä ja siellä huomasi selkeästi, kuinka Slushkin on lähtenyt tähän tarkemmin tietylle kävijäryhmälle kohdistamisen tielle. Tänä vuonna lavoilla ei nähty suuria inspiraatiopuheita, joista niin opiskelija, businessmies kuin aloitteleva start up- pöhisijä saisi usein ideologista inspiraatiota omaan elämäänsä vaan keskityttiin enemmän antamaan käytännön vinkkejä aloitteleville yrittäjille. Tämä on mielestäni fiksua, sillä Slush on kasvanut vuosi vuodelta niin suureksi tapahtumaksi, että sillä ei ole enää mitään painetta kasvattaa kävijämäärää. Tällöin luonnollinen kehittyminen tehdään ohjelman kohdentamisella ja tarkemman kävijäryhmän valitsemisella ohjelmaa rakentaessa, vaikka toki riskinä on samalla se, että tulevina vuosina tapahtuman kävijämäärä voi lähteä laskuun sen ohjelman tarkemman kohdennuksen vuoksi. Slushin brändin luulisi kuitenkin olevan niin vahva, että se saa paikalle tulevaisuudessakin muitakin kävijäryhmiä kuin vain sen ykköskohderyhmää eli start up pöhisijöitä. Itselle tämä yksi vuosi Slushissa riitti- nyt olen nähnyt mistä kaikki oikein on nämä Slush vuodet pöhisseet, mutta pöhinäksi se vain omalta osalta jäi. Slush on mielestäni myös hyvä osoitus siitä, kuinka kävijä itse vaikuttaa omaan kävijäkokemukseensa valtavasti; Slush on kymmenen taalan paikka verkostoitumiselle, jos sen eteen jaksaa tehdä töitä ja siihen jaksaa valmistautua. Jos tapahtumaan lähtee takki auki kiertelemään, on aika tuurista kiinni kuinka paljon tapahtumasta saa irti verkostoitumisen suhteen. Tätä kävijän vastuuta mietin paljon meidän tapahtuman kävijäpolkua rakentaessa; kuinka saada yhä kiireisemmät ihmiset tajuamaan, että tapahtumaan osallistumiseen kannattaa panostaa ajatusta edes hieman enemmän kuin vain tapahtumapäivänä paikalle ilmestymällä ja odottamalla, että kaikki kerrotaan ja tärkein erotetaan heille valmiiksi. Jokaisella meistä on kuitenkin aina omat intressit ja motivaatiot tapahtumiin osallistumiselle, joita olisi jokaisen meistä hyvä miettiä ennen tapahtumaan osallistumista ja ottaa selvää kuinka voisi itse saada eniten hyötyä irti tapahtuman tarjonnasta. Toki on ihanaa osallistua pienempiin viihdetapahtumiin esimerkiksi pikkujouluihin ilman sen kummempaa agendaa, mutta asiatapahtumiin suosittelen ainakin näin itse tapahtumakoordinaattorina olleena paneutumaan edes sen tapahtumaa edeltävän illan verran- sillä voi olla suuri vaikutus! Nyt kun on itse suurtapahtumaa alusta asti ollut mukana rakentamassa ja nähnyt mikä monituhat tuntinen vaiva ohjelman rakentamiseen on tehty, ymmärrän itsekin panostaa kävijänä edes sen verran omaan osallistumiseeni ja samalla kävijäkokemukseeni.