Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus ja Palvelumuotoilu

Kirjoitettu 26.09.18
Esseen kirjoittaja: Antti Stolt
Kirjapisteet: 5
Kirja: Palvelumuotoilu, Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Juha Tuulaniemi, Helena Vallo & Eija Häyrinen
Kategoriat: 3. Yrittäjyys, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut, 3.3. Yrityksen roiminnan kehittäminen, 4.5. Projektien johtaminen, 6. Markkinointi, 6.3. Brandi ja mielikuvien kehittämisen työkalut, 6.7. Sosiaalinen media ja markkinointi

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Vuoden 2018 syksyn aloitin ryhtymällä järjestämään Valon saunaa. Kyseessä on Sauna from Finlandin Valon kaupungin aikaan Hotelli Alban ja yliopiston läheisyyteen järjestettävä ”saunakylä.” Tapahtumassa asiakkaat ostavat itselleen 1.5 tunnin pääsyn saunakylään, jossa he voivat saunoa lukuisissa eri saunoissa ja rentoutua erilaisissa paljuissa. Tapahtuma kestää kolme päivää ja kävijämäärältään sillä on potentiaalia yli 500 ihmiseen. Oli mukava palata Vanhalla Kunnon Kahvilalla vietetyn pullan tuoksuisen ja hikisen kesän jälkeen hommiin, kun oli heti tiedossa hommia mitä tehdä. Ja isoja hommia vieläpä. Ja stressaavia.

Hyppäsin itse tämän tapahtuman järjestämiseen hieman jälkijunassa. Tiimimme Elina oli ehtinyt tavata Sauna from Finlandin pään tyyppejä jo kerran pari aiemmin ja hänelle hommat olivatkin jo hieman selvempiä kuin minulle tavatessani ensi kerran tapahtuman alkuunpanijoita. Kyseessähän oli siinä mielessä jännittävä tapaus, että Sauna from Finland oli laittanut tapahtuman jo aluilleen. He olivat siis muun muassa luoneet tapahtuman konseptin ja hommanneet tarvittavat luvat sekä olleet yhteydessä esimerkiksi Hotelli Albaan ja Jyväskylän yliopistoon. He etsivät siis henkilöitä miettimään ja hoitamaan kaikkea muuta käytännön asiaa mitä saunakylän järjestäminen vaatisi sekä tärkeimpänä, henkilöitä tapahtumapäiville pyörittämään koko saunarumban läpi. Minä ja Elina olimme tarpeeksi rämäpäisiä ottaaksemme tämän homman hoidettavaksi. Elinallahan oli myös kokemusta eräänlaisen kulttistatuksen saavuttaneen tapahtuman eli Menkkafestareiden järjestämisestä.

Tapahtuma on tilaisuus-kirja esitteli kolme erilaista tapahtumalajia toteuttamistavan mukaan. Nämä ovat itse rakennettu tapahtuma, ulkoistettu tapahtuma, ketjutettu tapahtuma sekä kattotapahtuma. Sanoisin, että Valon sauna on ulkoistetun ja kattotapahtuman väliltä. Tapahtuma oli Sauna from Finlandin idea, mutta projektipäälliköt (eli minä ja Elina) ostettiin organisaation ulkopuolelta. Toisaalta Sauna from Finlandin puolelta oltiin erittäin vahvasti myös mukana projektin suunnitteluvaiheessa. Kattotapahtuman piirteitä Valon saunassa oli siinä mielessä, että se oli osa Valon kaupunkia.

Sanoisin, että erikoisen järjestelyistä teki juuri se seikka, että Sauna from Finland oli niin vahvasti mukana suunnitteluvaiheessa. Mahtian suurin merkitys tuli itse tapahtumavaiheessa. Sauna from Finlandilla oli nimittäin Valon kaupungin aikaan oma tapahtumansa toisaalla, joten he eivät itse päässeet järjestämään Valon saunaa. Tämä toi omat haasteensa tapahtuman toteuttamiseen. Koska Sauna from Finlandin päästä oli tehty jo paljon asioita, kuten esimerkiksi kontaktoitu saunat ja järjestetty tapahtumalle tilat, meillä kesti aluksi jonkin aikaa päästä ajan tasalle. Tuntui vaikealta ja hämmentävältä hypätä mukaan kesken suunnitteluvaiheen ja ottaa pallo haltuun. Eri asia olisi, jos olisimme olleet mukana suunnittelemassa alusta asti.

Oikeastaan koko suunnitteluvaiheen ajan tunsin oloni erittäin epämukavaksi tästä syystä. Mitä jos Sauna from Finlandin päästä on unohdettu kertoa jokin tärkeä asia? Heille itselleen asiat olivat itsestäänselvyyksiä, koska he olivat miettineet tapahtuman eri aspekteja jo jonkin aikaa ennen meidän astumista peliin. Mitä jos me olemme unohtaneet jonkin tärkeän asian? Mitä jos me ajattelemme, että Sauna from Finland hoitaa jonkin asian X ja Sauna from Finland ajattelee, että Antti ja Elina hoitaa asian X? Nämä olivat kauhuskenaarioita, jotka päässäni pyörivät yön pikkutunneilla. Tällaisissa tilanteissa korostuu viestinnän ja kommunikaation tärkeys.

Tapahtuma on tilaisuus-kirjassa myös kuvattiin tapahtumaprosessin kulku, josta mielenkiintoisin seikka on suunnitteluvaiheen ja tapahtuman toteutuksen suhde. Suunnittelu on 75% koko tapahtumaprosessista, kun taas itse tapahtuma on vain 10%. En voi itse painottaa tarpeeksi, kuinka tärkeä ja olennainen osa koko prosessia suunnittelu on. Valmistautuminen on tärkeintä. Kirjassa myös todetaan, että tapahtumaprosessin minimiaika suunnittelusta jälkimarkkinointiin on vähintään kaksi kuukautta. Sauna from Finland oli suunnitellut tapahtumaa jo kauan, mutta minä tapasin SfF:n henkilöt ensimmäisen kerran noin kuukausi ennen tapahtumaa. Ennen ensimmäistä tapaamista en ollut oikeastaan ajatellut asiaa, mutta sen jälkeen tiesin, että asiat tapahtuisivat nopealla aikataululla. Ensimmäisen tapaamisen jälkeen olin hämilläni ja kauhuissani. Olisin toivonut hieman pidempää valmistautumisaikaa. Emme olleet Elinan kanssa puhuneet tapahtumasta kuin noin suurpiirteittäin, joten ensimmäinen tapaaminen oli melko runsas informaatiopläjäys, jopa ylikuormitus. Joku – kuten SfF:n tyypit itse – saattaisi jopa käyttää sanaa oksennus. Toisaalta on heti altaan syvään päähän hyppäämiselläkin puolensa.

Tapahtuma on tilaisuus-kirjassa oli myös oma osionsa tapahtuman sujuvuudesta. Kirjassa mainitaan, että olennaisia sujuvuuteen vaikuttavia tekijöitä ovat se, miten hyvin asiat on aikataulutettu ja suunniteltu ennalta. Kirjassa mainitaan, että tässä auttaa ”vankka kokemus tai matematiikka.” Tässä vaiheessa tunsin kuinka iholleni nousi kylmä hiki, sillä en voi sanoa, että minulla kumpaakaan juurikaan on.

Tässä vaiheessa saatat repiä hiuksia päästäsi ja kiljua näyttöpäätteellesi, että mitä tekemistä tällä kaikella on Juha Tuulaniemen ja Palvelumuotoilun kanssa. Mutta ei hätää, se selviää nyt. Nimittäin yksi asia minkä SfF pyysi meitä suunnittelemaan, oli tapahtuman palvelupolku. Palvelumuotoilun kurssista oli jo vierähtänyt tovi, joten päätin verestää muistiani marssimalla kirjastoon ja etsimällä käsiini kirjan palvelumuotoilusta. Kukapa muukaan sellaisen olisi kirjoittanut, kuin alan ehdoton rocktähti Juha Tuulaniemi.

Asiakaskokemus on keskeinen elementti palvelumuotoilussa. Palvelupolussa kuvataan aika-akselilla, miten asiakas kulkee ja kokee palvelun, tai tässä tapauksessa tapahtuman. Siinä suurempi haasteellinen kokonaisuus jaetaan pienempiin osiin, jolloin ne on helpompi hahmottaa ja niihin pääsee helpommin käsiksi. Olennaisia hetkiä ovat palvelutuokiot sekä palvelun kontaktipisteet. Palvelutuokiot koostuvat siis kontaktipisteistä. Kontaktipisteitä ovat muun muassa esineet, ympäristöt, ihmiset sekä toimintatavat. Valon saunan tapauksessa esineitä ovat asiakkaille jaettavat ämpärit, jotka pitävät sisällään pyyhkeen ja pefletin. Ympäristönä toimii Hotelli Alban ja yliopiston välissä sijaitseva ruohikkokenttä sekä tietyssä määrin esimerkiksi tapahtumasta luotu Facebook-tapahtuma. Ihmisiä ovat niin palvelun kuluttajat eli asiakkaat itse kuin myös palvelun tuottajat eli me ja kaikki muut tapahtumapäivän työntekijät.

Seuraavaksi kuvailen suunnittelemani palvelupolun tapahtumalle. Kyseessä on siis pop-up saunateemainen tapahtuma, jossa asiakkaat voivat testata erilaisia saunoja, paljuja sekä myös erilaisia hoitoja kuten turvehoitoja. Tapahtuma järjestetään Mattilanniemessä, Hotelli Alban ja yliopistorakennuksien välissä.

Aloitetaan ilmeisimmistä eli asiakkaan saapumisesta paikan päälle. Ylistön sillalla on valotaideteoksia, jota asiakas todennäköisesti saapuu ihastelemaan, ellei ole tietoinen tapahtumasta jo etukäteen. Asiakas siis Mattilanniemeen ja huomaa Saunakylän rajatun alueen. Niin Saunakylän kuin Ylistön sillan läheisyydessä ylipäänsä on paljon ihmisiä. Asiakas siirtyy lähemmäksi ihmettelemään. Asiakas tulee mahdollisesti kyselemään tapahtumasta ja alueesta. Asiakas ohjataan maksamaan pääsynsä Alban aulaan. Päätimme, että ostotapahtuma hoituu helpommin Hotelli Alban sisätiloissa kuin varsinaisella sisäänkäynnillä alueelle.

Mitä asiakas sitten varsinaisesti ostaa? Asiakas ostaa 90 minuutin pääsyn Saunakylän alueelle. Tämän 90 minuutin aikana hän voi testata jopa kymmentä erilaista saunaa ja paljua. Lisäksi hän saa mukaansa ämpärin, jossa on pyyhe sekä pefletti ja erilaisia tuotenäytteitä Mutta palataan itse Saunakylään myöhemmin.

Ostotapahtuman jälkeen asiakas ohjataan pukutiloihin. Hotellin aulaan on laitettu sekä ohjeistavia kylttejä sekä aulassa on henkilöitä myös tarvittaessa neuvomassa asiakkaita oikeaan suuntaan. Tässä vaiheessa ehkä ilmeisin kipukohta on asiakkaiden uima-asut. Emme pysty tarjoamaan asiakkaille uima-asuja, joten heillä täytyy olla omat matkassa. Koska kyseessä on kaikille avoin yleisötapahtuma, alastikaan saunoissa, eikä varsinkaan paljuissa, voi olla.

Siirryttyään pukutiloihin asiakas vaihtaa ulkovaatteet uima-asuun. Asiakas käy mahdollisesti –toivottavasti – suihkussa, jonka jälkeen hän siirtyy Saunakylään, lauttasaunoille tai Alban terassille. Lauttasaunoja tulee Alban laituriin ja terassilta löytyy myös palju.

Pukutiloista löytyy myös kipukohtia. Pukutilaa on suhteellisen vähän ja suihkuja sitäkin vähemmän, joten ruuhkautumisen vaara on suuri. Asiakkaan täytyy siis kulkea pukutilojen läpi nopeasti. Pukutiloihin tehdään ”Pukutilan säännöt”-lista, joka kiinnitetään seinälle. Tässä säännöt pääpiirteittäin:

  • Miehille ja naisille on omat pukutilat. Suihkut ovat kuitenkin UNISEX-suihkuja. PIDÄTHÄN UIMA-ASUSI PÄÄLLÄ SUIHKUSSA.
  • EMME VASTAA KADONNEISTA TAVAROISTA. Pidä arvotavarasi ja vaatteesi mukana saamassasi ämpärissä.
  • Liiku pukutilojen läpi ripeästi! Suihkuja on rajattu määrä.
  • Kun olet saunan jälkeen saanut vaatteet päälle, pyydämme teitä siirtymään Klubikabinettiin laittautumaan, jotta pukutilat eivät ruuhkaudu.

Pukutiloista asiakas siirtyy ulos Saunakylään, joka on rajattu nurmialue. Alueella hänellä on testattavanaan lukuisia saunoja ja paljuja 90 minuutin ajan. Tälläkin alueella on omat kipupisteensä. Esimerkiksi ämpärien säilytys alueella tulee olemaan hankalaa, varsinkin jos sataa. Toinen mahdollinen ongelma voi tulla veden kanssa. Se jos nimittäin loppuu kesken, olemme todella pulassa. Kolmas ongelma on tietenkin se, että emme juurikaan voi vahtia, kuinka kauan asiakas todellisuudessa viettää aikaa alueella, varsinkaan jos alueella on paljon ihmisiä. Humalaiset ihmiset voivat olla myös mahdollinen ongelma, etenkin kun alueella on samoihin aikoihin jonkin verran opiskelijabileitä, sekä tietenkin jos itse Valon kaupungissa on liikkeellä juhlijoita. Mainittakoon kuitenkin, että itse Saunakylän alue on savuton ja päihteetön.

Alueelta lähdettyään asiakas siirtyy takaisin pukutiloihin, käy mahdollisesti suihkussa ja lähtee toivottavasti ripeästi jatkamaan matkaansa.

Kirjaa lukiessani kiinnostuin myös Tuulaniemen mainitsemasta ambient designista. Kyseessä on ”eri suunnittelualojen hyödyntämä osaamisalue, jonka keskeisenä ajatuksena on hyödyntää kaikkia aisteja. Ambient designissa hyödynnetään ääniä, valoja, värejä, tuoksuja, makuja ja materiaaleja erilaisten tunnelmien luomisessa. Eri tunnelmilla pyritään suunnitelmallisesti vaikuttamaan asiakkaaseen.” Tähän täytyy ehdottomasti perehtyä tarkemmin!

Tapahtuma on tilaisuus-kirjassa puhuttiin myös sosiaalisen median suhteesta tapahtumiin. Itse pääsinkin myös hieman osallistumaan tapahtuman markkinointiin juurikin sosiaalisen median kautta, sillä loin ja päivitin tapahtuman Facebook-sivuja. Tässäkin tapauksessa Sauna from Finland teki kuitenkin suurimman työn markkinoimalla verkostolleen muun muassa uutiskirjein. Rahaa emme Facebook-markkinointiin laittaneet. Silti oli mukavaa päästä myös tekemään markkinointia.

Nähtäväksi jää tuleeko tapahtumasta onnistunut tai nähdäänkö Valon saunaa ensi vuonna. Tätä esseetä kirjoittaessani tapahtumaan on enää alle viikko, joten stressitasot ovat aika lailla huipussaan. Meillä on kuitenkin mahdollisuudet mieleenpainuvaan ja hienoon kokemukseen, joten toivotaan parasta.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!